Arrêté du 11 janvier 1994 portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à la gestion des groupements d'établissements

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NOR : MENL9306493A

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Le ministre de l'éducation nationale,
Vu la convention no 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe;
Vu la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés;
Vu la loi no 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires;
Vu la loi no 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat;
Vu la loi no 89-486 du 10 juillet 1989 d'orientation sur l'éducation, et notamment ses articles 1er et 19;
Vu le décret no 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 susvisée;
Vu le décret no 85-924 du 30 août 1985 modifié relatif aux établissements publics locaux d'enseignement;
Vu le décret no 86-164 du 31 janvier 1986 modifié portant organisation administrative et financière des établissements d'enseignement dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat et dispositions diverses applicables aux établissements d'enseignement de second degré municipaux ou départementaux;
Vu le décret no 91-1404 du 27 septembre 1991 autorisant l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel;
Vu le décret no 92-275 du 26 mars 1992 relatif aux groupements d'établissements publics (Greta);
Vu l'avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 7 septembre 1993 portant le numéro 93-077,
Arrête:

  • Art. 1er. - Il est créé au ministère chargé de l'éducation nationale un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé S.T.A.G.E. (système de traitement automatisé du groupement d'établissement) ayant pour objet la gestion de l'activité du Greta:
    - gestion administrative des personnels intervenant en formation continue (gestion de la paie et des frais de déplacement);
    - gestion des stagiaires;
    - fichier des correspondants des entreprises en relation avec le groupement d'établissement;
    - gestion administrative et financière des formations.


  • Art. 2. - Le système d'information et de gestion S.T.A.G.E. est mis en oeuvre dans les groupements d'établissements.


  • Art. 3. - Ce traitement constitue un modèle type de référence auquel les responsables de chaque Greta utilisateur devront se référer par une déclaration de conformité auprès de la Commission de l'informatique et des libertés. Ces déclarations de conformité devront préciser les mesures prises pour conserver la sécurité du matériel et la confidentialité des informations.


  • Art. 4. - Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont les suivantes:
    Identité des stagiaires (nom, prénoms, date et lieu de naissance,
    nationalité, situation familiale), catégorie socioprofessionnelle, situation face à l'emploi, niveau d'études professionnelles, objectifs professionnels. Il est précisé que les données concernant la nationalité et la catégorie socioprofessionnelle sont saisies à des fins exclusivement statistiques (anonymes).
    Les informations relatives à l'activité, au statut, ainsi qu'à la classe d'effectif salarial des entreprises sont nécessaires à la tenue d'un fichier d'entreprises susceptibles d'entrer en relation avec chaque Greta.
    Le traitement fait appel pour la gestion administrative des personnels intervenant en formation continue aux informations nécessaires à la gestion de la paie des personnels que sont: le nom, l'adresse, le code formateur, la catégorie professionnelle, le numéro de sécurité sociale (dans la limite des besoins liés aux déclarations, calculs de cotisations et versements destinés aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance), la situation familiale, la santé, la vie professionnelle (dans la limite des besoins liés à la gestion des congés maladie-maternité).


  • Art. 5. - Le traitement n'entre pas dans le champ d'application de l'article 26 de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978.


  • Art. 6. - Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les agents habilités:
    - du service administratif et du service d'intendance du Greta;
    - du rectorat, chargé de la formation continue;
    - des trésoreries et paieries générales;
    - des organismes de sécurité sociale et de prévoyance.


  • Art. 7. - Les informations prévues à l'article 4 du présent arrêté sont conservées en ce qui concerne:
    - la gestion administrative des personnels (paie, frais de déplacement):
    jusqu'à la sortie du système de la personne à laquelle elles se rapportent sauf pour les informations relatives à la situation économique et financière soumises à des dispositions légales et les informations relatives à la mobilité géographique des personnes, à la santé et aux déplacements, qui ne sont conservées que pendant le temps nécessaire à la réalisation des actes de gestion;
    - la gestion administrative des stagiaires, durée de conservation cinq ans, ce qui équivaut à la durée de validité des unités capitalisables constitutives d'un diplôme professionnel;
    - fichiers des entreprises: durée indéterminée, l'entreprise restant dans le fichier aussi longtemps qu'elle est en contact avec le Greta.


  • Art. 8. - Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du chef d'établissement support.


  • Art. 9. - Le directeur des lycées et collèges est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


Fait à Paris, le 11 janvier 1994.

Pour le ministre et par délégation:

Le directeur des lycées et collèges,

C. FORESTIER

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