Arrêté du 22 février 2023 modifiant l'arrêté du 5 mai 2021 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat

Version INITIALE

NOR : ECOE2305918A

ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2023/2/22/ECOE2305918A/jo/texte

Texte n°3

Extrait du Journal officiel électronique authentifié

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Le ministre délégué auprès du ministre de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, chargé des comptes publics,
Vu l'ordonnance n° 2022-408 du 23 mars 2022 relative au régime de responsabilité financière des gestionnaires publics ;
Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, notamment son article 50 ;
Vu l'arrêté du 5 mai 2021 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat,
Arrête :


  • A l'article 3 de l'arrêté du 5 mai 2021 susvisé, les mots : « le juge des comptes » sont remplacés par les mots : « la Cour des comptes ».


  • L'annexe de l'arrêté du 5 mai 2021 susvisé est ainsi modifiée :
    1° Le sommaire est remplacé par les dispositions figurant à l'annexe 1 du présent arrêté ;
    2° A la rubrique 1, les lignes suivantes :
    «


    1.2.2.1. Pièces communes
    -Acte de décès ;
    ou
    -Livret de famille.

    1.2.2.2. Paiement aux héritiers
    -Certificat de propriété (délivré par le tribunal ou le notaire) ;
    ou
    -Jugement d'envoi en possession ;
    ou
    -Acte de notoriété (établi par un notaire) ;
    ou
    -Intitulé d'inventaire (établi par un notaire) ;
    ou, le cas échéant,
    -Attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1 500 €.
    La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (article 730 du code civil). Toutefois, les pièces ci-contre permettent d'apporter facilement cette preuve.
    L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007 relative à la simplification du droit). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès.
    Article 1359 du code civil et décret n° 2004-836 du 20 août 2004 portant modification de la procédure civile.


    »
    sont remplacées par les lignes suivantes :
    «


    1.2.2.1. Pièces communes
    -Acte de décès ;
    ou
    -Livret de famille mis à jour.

    1.2.2.2. Paiement aux héritiers
    -Certificat de propriété (délivré par le tribunal ou le notaire) ;
    ou
    -Jugement d'envoi en possession ;
    ou
    -Acte de notoriété (établi par un notaire) ;
    ou
    -Intitulé d'inventaire (établi par un notaire) ;
    ou
    -Attestation successorale européenne ;
    ou, le cas échéant,
    -Attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 5 000 €.
    La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (article 730 du code civil). Toutefois, les pièces ci-contre permettent d'apporter facilement cette preuve.
    L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007 relative à la simplification du droit). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès.

    Décret n° 2004-836 du 20 août 2004 portant modification de la procédure civile.
    Règlement (UE) n° 650/2012 du Parlement européen et du Conseil du 4 juillet 2012 relatif à la compétence, la loi applicable, la reconnaissance et l'exécution des décisions, et l'acceptation et l'exécution des actes authentiques en matière de successions et à la création d'un certificat successoral européen.


    » ;
    3° A la rubrique 2, la ligne suivante :
    «


    2.3.2.1.1. Remboursement aux candidats des frais d'impression et d'affichage
    -Factures libellées au nom du candidat ou du candidat tête de liste ;
    et,
    -Etat liquidatif ;
    et, le cas échéant,
    -Subrogation du candidat au fournisseur ;
    ou, lorsque le candidat a procédé à un recrutement de personnels,
    -Attestation du candidat ou de son mandataire ;
    et
    -Pièces justifiant le recrutement.
    Ces frais ne peuvent concerner que des dépenses effectuées par des entreprises professionnelles. Les prestations bénévoles, associatives ou militantes n'ouvrent pas droit à remboursement.
    Un arrêté fixe, pour chaque élection, les tarifs maxima de remboursement de ces frais.
    Par exemple, contrat de travail, bulletin de paye, déclaration préalable d'embauche.


    »
    est remplacée par la ligne suivante :
    «


    2.3.2.1.1. Remboursement aux candidats des frais d'impression et d'affichage
    -Factures libellées au nom du candidat ou du candidat tête de liste ;
    et,
    -Etat liquidatif ;
    et, le cas échéant,
    -Subrogation du candidat au fournisseur ;
    ou, lorsque le candidat a procédé à un recrutement de personnels,
    -Attestation du candidat ou de son mandataire ;
    et
    -Pièces justifiant le recrutement.
    Ces frais ne peuvent concerner que des dépenses effectuées par des entreprises professionnelles. Les prestations bénévoles, associatives ou militantes n'ouvrent pas droit à remboursement.
    Un arrêté fixe, pour chaque élection, les tarifs maxima de remboursement de ces frais.
    Par exemple, contrat de travail, bulletin de paye, déclaration préalable d'embauche.
    Cf. Annexe D-Mentions relatives à l'affacturage.


    » ;
    4° A la rubrique 4, la ligne :
    «


    4. COMMANDE PUBLIQUE
    Conformément à l'article 3 du présent arrêté, pour toutes les pièces justificatives de cette rubrique, la transmission de copies est acceptée par le comptable public sous réserve qu'elles soient rattachées respectivement à l'engagement juridique (EJ) pour les pièces initiales du marché public ou du contrat ou à la demande de paiement (DP) pour les pièces d'exécution et de facturation. Le rattachement des pièces justificatives aux DP peut être opéré par le service facturier ou le centre de gestion de financière.
    Par exception, l'exemplaire unique ou le certificat de cessibilité afférent à une cession ou un nantissement ne peut faire l'objet de copies.
    Les contrats visés à la présente rubrique, passés sous forme dématérialisée et signés électroniquement par les parties, font l'objet, au titre du contrôle de la régularité externe de la pièce justificative, d'un contrôle de la présence des signatures des cocontractants.
    Les comptables publics étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s'agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à contrôler la compétence du signataire du contrat.
    Le contrôle de la présence des signatures des cocontractants et de leur lien avec le contrat peut être satisfait par la production du rapport de vérification de signature issu de la plate-forme PLACE ou du portail Chorus Pro. À défaut, et en cas d'impossibilité de satisfaire ce contrôle, la pièce justificative « contrat » est accompagnée d'un certificat administratif de l'ordonnateur attestant la présence des signatures et leur lien avec le contrat.
    Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (contrat, marché, CCAP, facture …) ayant des incidences financières, doit lui être transmise.


    »
    est remplacée par la ligne suivante :
    «


    4. COMMANDE PUBLIQUE
    Conformément à l'article 3 du présent arrêté, pour toutes les pièces justificatives de cette rubrique, la transmission de copies est acceptée par le comptable public sous réserve qu ‘ elles soient rattachées respectivement à l'engagement juridique (EJ) pour les pièces initiales du marché public ou du contrat ou à la demande de paiement (DP) pour les pièces d'exécution et de facturation. Le rattachement des pièces justificatives aux DP peut être opéré par le service facturier ou le centre de gestion de financière.
    Par exception, l'exemplaire unique ou le certificat de cessibilité afférent à une cession ou un nantissement ne peut faire l'objet de copies.
    Les contrats visés à la présente rubrique, passés sous forme dématérialisée et signés électroniquement par les parties, font l'objet, au titre du contrôle de la régularité externe de la pièce justificative, d'un contrôle de la présence des signatures des cocontractants.
    Les comptables publics étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s ‘ agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à contrôler la compétence du signataire du contrat.
    Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (contrat, marché, CCAP, facture …) ayant des incidences financières, doit lui être transmise.


    » ;
    5° La rubrique 5 est ainsi modifiée :
    a) La ligne suivante :
    «


    5.1. SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT
    Article 33 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
    La décision attributive de subvention vise les textes de référence et précise l'objet, le bénéficiaire, le montant, les modalités de versement et les conditions d'utilisation de la subvention.
    Pour les subventions de l'Etat aux associations, voir la circulaire du Premier ministre du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations.


    »
    est remplacée par la ligne suivante :
    «


    5.1. SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT
    Article 33 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
    Compte tenu de l'obligation de contrôle par le comptable du caractère suffisamment précis et complet des pièces fournies, et afin de disposer de la base juridique de l'acte, la décision attributive de subvention vise les textes de référence et en précise l'objet.
    La décision précise également le bénéficiaire, le montant, les modalités de versement et les conditions d'utilisation de la subvention.
    Pour les subventions de l'Etat aux associations, voir la circulaire du Premier ministre du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations.


    » ;
    b) La ligne suivante :
    «


    5.2.2. Autres subventions d'investissement

    Décret n° 2018-514 du 25 juin 2018 relatif aux subventions de l'Etat pour des projets d'investissement.
    La décision attributive de subvention vise les textes de référence et précise le bénéficiaire, les caractéristiques du projet, la nature et le montant de la dépense subventionnable, le montant maximum de la subvention et ses modalités de calcul, les modalités de versement de la subvention ainsi que les conditions de son reversement.


    »
    est remplacée par la ligne suivante :
    «


    5.2.2. Autres subventions d'investissement

    Décret n° 2018-514 du 25 juin 2018 relatif aux subventions de l'Etat pour des projets d'investissement.
    Compte tenu de l'obligation de contrôle par le comptable du caractère suffisamment précis et complet des pièces fournies, et afin de disposer de la base juridique de l'acte, la décision attributive de subvention vise les textes de référence et en précise l'objet.
    La décision précise également le bénéficiaire, les caractéristiques du projet, la nature et le montant de la dépense subventionnable, le montant maximum de la subvention et ses modalités de calcul, les modalités de versement de la subvention ainsi que les conditions de son reversement.


    » ;
    6° A la rubrique 9, les lignes suivantes :
    «


    9.6. EXTINCTION DE LA PENSION

    9.6.1. Arrêt de la pension
    -Certificat de rejet ou d'annulation établi par le service des retraites de l'Etat ou l'Office Nationale des Anciens Combattants (ONAC) ;
    ou
    -Acte ou bulletin de décès du pensionné, ou jugement déclaratif d'absence délivré par le greffe.

    9.6.2. Paiement des derniers arrérages en cas de décès
    Article L. 91 du code des pensions civiles et militaires de retraite.
    Note de service 1D/13-24055 du 23 août 2013 sur les pièces justificatives de la qualité d'héritiers dans le cadre du paiement d'arrérages décès.

    9.6.2.1. Au conjoint survivant
    -Livret de famille mis à jour.
    Le conjoint survivant n'est pas prioritaire pour percevoir les arrérages en cas de décès.

    9.6.2.2. Aux héritiers ou créanciers
    Article 8 de l'arrêté du 24 décembre 2012 portant application des articles 25,26,32,34,35,39 et 43 du décret GBCP.
    La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (article 730 du code civil). Toutefois, les pièces ci-contre permettent d'apporter facilement cette preuve.
    Il est rappelé que nul texte législatif ou réglementaire n'impose aux maires la délivrance de tels certificats ; c'est seulement dans le souci de simplifier les règles de preuve et d'éviter aux héritiers la production d'actes authentiques plus onéreux que la production de tels actes a été admise.
    L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès.

    9.6.2.2.1. Le montant des arrérages décès est inférieur ou égal à 2 500 €
    -Relevé d'identité bancaire (au nom du porte-fort le cas échéant) ;
    et
    -En cas de pluralité d'héritiers, attestation de porte-fort ;
    et
    -Livret de famille mis à jour ;
    ou-Certificat d'hérédité ; ou
    -Certificat de notoriété établi par le notaire ;
    ou
    -Certificat de propriété (établi par le notaire ou le tribunal d'instance).

    9.6.2.2.2. Le montant des arrérages décès est supérieur à 2 500 € et inférieur à 5 335,72 €
    -Relevé d'identité bancaire (au nom du mandataire le cas échéant) ;
    et
    -En cas de pluralité d'héritiers, mandat sous-seing privé signé par l'ensemble des cohéritiers ;
    et
    -Certificat d'hérédité ;
    ou
    -Certificat de notoriété (établi par le notaire) ;
    ou
    -Certificat de propriété (établi par le notaire ou le tribunal d'instance).

    9.6.2.2.3. Le montant des arrérages décès est supérieur à 5 335,72 €
    -Relevé d'identité bancaire (au nom du mandataire le cas échéant) ;
    et
    -En cas de pluralité d'héritiers, mandat sous-seing privé signé par l'ensemble des cohéritiers ;
    et
    -Certificat de notoriété (établi par le notaire) ;
    ou
    -Certificat de propriété (établi par le notaire ou le tribunal d'instance) ;
    ou
    -Intitulé d'inventaire (établi par le notaire) ;
    ou
    -Jugement d'envoi en possession.

    9.6.2.3. Notaires
    Se reporter au point 1.2. Paiement à des représentants qualifiés.

    9.6.2.4. Prélèvement de frais d'obsèques sur les derniers arrérages de pension
    -Demande de prélèvement sur les arrérages ;
    et
    -Factures acquittées.
    Remboursement des frais funéraires plafonné à 3 048,98 €.
    Instruction n° 79-70-B3 du 28 mai 1979.
    Instruction n° 86-62-B3 du 16 mai 1986.


    »
    sont remplacées par les lignes suivantes :
    «


    9.6. EXTINCTION DE LA PENSION
    Cf. Rubrique 1.2.2. relative aux héritiers.
    Article L. 91 du code des pensions civiles et militaires de retraite.
    Note de service 1D/13-24055 du 23 août 2013 sur les pièces justificatives de la qualité d'héritiers dans le cadre du paiement d'arrérages décès.
    Pour le paiement des derniers arrérages en cas de décès, le conjoint survivant n'est pas prioritaire pour percevoir les arrérages en cas de décès.

    9.6.1. Arrêt de la pension
    -Certificat de rejet ou d'annulation établi par le service des retraites de l'Etat ou l'Office national des anciens combattants (ONAC) ;
    ou
    -Acte ou bulletin de décès du pensionné, ou jugement déclaratif d'absence délivré par le greffe.
    À l'exception des radiations suite à réception du flux informatique INSEE ou SNGI.

    9.6.2. Prélèvement de frais d'obsèques sur les derniers arrérages de pension
    -Demande de prélèvement sur les arrérages ;
    et
    -Factures acquittées.
    Remboursement des frais funéraires plafonné à 3 048,98 €.
    Instruction n° 79-70-B3 du 28 mai 1979. Instruction n° 86-62-B3 du 16 mai 1986.


    » ;
    7° La rubrique 10 est remplacée par les dispositions figurant à l'annexe 2 du présent arrêté ;
    8° Elle est complétée par une annexe H, figurant à l'annexe 3 du présent arrêté.


  • Le directeur général des finances publiques est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


    • ANNEXES
      ANNEXE 1
      Sommaire


      1. Généralités
      1.1. Acquit libératoire du créancier
      1.2. Paiement à des représentants qualifiés
      1.3. Paiement des créances frappées d'opposition
      1.4. Relevé de prescription
      1.5. Paiement après réquisition du comptable
      1.6. Paiement par plan de facturation
      2. Dépenses de fonctionnement spécifiques
      2.1. Frais de déplacements temporaires
      2.2. Frais de changement de résidence
      2.3. Autres dépenses de fonctionnement
      3. Dépenses de personnel
      3.1. Rémunération principale
      3.2. Accessoires de traitement
      3.3. Indemnités
      3.4. Prestations sociales diverses
      3.5. Prestations d'action sociale des administrations
      3.6. Cotisations patronales des militaires
      4. Commande publique
      4.1. Marchés publics
      4.2. Autres contrats de la commande publique
      5. Dépenses d'intervention
      5.1. Subventions de fonctionnement
      5.2. Subventions d'investissement
      5.3. Prêts et avances remboursable accordés
      5.4. Dotations résultant des transferts de compétences
      5.5. Avances aux collectivités territoriales (programme 833)
      5.6. Dépenses directes (Bourses, allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers …)
      5.7. Rentes mutualistes
      6. Opérations immobilières
      6.1. Acquisitions immobilières
      6.2. Prise à bail et conventions assimilées
      7. Exécution de décisions de justice
      7.1. Ordonnancement préalable
      7.2. Demande de paiement direct en cas d'absence d'ordonnancement dans le délai requis
      7.3. Transaction (hors commande publique)
      7.4. Paiement à des compagnies ou à des sociétés d'assurance à la suite de sinistres matériels et/ ou corporels
      8. Frais de justice
      8.1. Frais de justice criminelle, correctionnelle et de police
      8.2. Frais assimilés aux frais de justice criminelle, correctionnelle et de police
      8.3. Dépenses d'aide juridictionnelle
      9. Pensions de l'Etat, accessoires de pensions et émoluments assimilés
      9.1. Mise en paiement
      9.2. Gestion
      9.3. Opérations de gestion proprement dites
      9.4. Retenues sur pension
      9.5. Paiement à des tiers
      9.6. Extinction de la pension
      10. Dépenses à l'étranger
      10.1. Dépenses de personnel
      10.2. Dépenses de fonctionnement spécifiques
      10.3. Commande publique
      10.4. Opérations immobilières
      10.5. Dépenses d'intervention
      Annexe A-Mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires
      Annexe B-Mentions devant figurer sur 1'état liquidatif pour le paiement d'un acompte
      Annexe C-Mentions devant figurer sur 1'état liquidatif des révisions et/ ou de l'actualisation des prix
      Annexe D-Mentions relatives à 1'affacturage
      Annexe E-Mentions devant figurer dans un marché de partenariat
      Annexe F-Mentions devant figurer dans un marché public faisant l'objet d'un écrit
      Annexe G-Mentions devant figurer dans un contrat de concession
      Annexe H-Validité des signatures


    • ANNEXE 2
      RUBRIQUE 10 : DÉPENSES À L'ÉTRANGER


      10. DÉPENSES À L'ÉTRANGER
      Lorsqu'un texte législatif ou réglementaire l'exige, la copie certifiée conforme est conservée.
      Pour les dépenses à l'étranger, la traduction des pièces en français est un principe de base pour les contrats et les marchés (cf. circulaire du 19 mars 1996 concernant l'application de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française). Pour les autres pièces, une traduction sommaire est la règle. Le principe d'une traduction systématique des pièces est exclu mais le comptable peut demander la traduction d'une pièce spécifique.

      10.1. DÉPENSES DE PERSONNEL

      10.1.1. Rémunération du personnel local
      Textes locaux d'ordre général (textes législatifs ou réglementaires locaux, règlement intérieur, convention collective …).

      10.1.1.1. Premier paiement
      -Contrat de travail ;
      -Avenant éventuel ;
      -Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ;
      -RIB ou document équivalent.

      10.1.1.2. Payes ultérieures
      -Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ;
      -Décision ou avenant ayant une incidence financière (promotion, primes, heures supplémentaires …).

      10.1.1.3. Acomptes
      -Décompte liquidatif signé par l'ordonnateur ;
      -Acquit libératoire si paiement en numéraire.

      10.1.2. Avantages familiaux et sociaux
      -Justificatifs de la situation familiale ouvrant droit aux avantages ;
      -Document retraçant l'adhésion volontaire à une caisse d'assurances sociales ;
      -Congés de maladie : décompte liquidatif des indemnités.

      10.1.3. Cessation d'emploi
      -Etat liquidatif de l'indemnité de fin de fonction, décompte du pécule signé par l'ordonnateur.

      10.2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES

      10.2.1. Aide aux Français de passage en difficulté et dispositifs de provisions

      10.2.1.1. Avances remboursables
      -Imprimé 74 ;
      -ou autorisation du ministère chargé des affaires étrangères.

      10.2.1.2. Paiements sur provisions
      -Autorisation du ministère chargé des affaires étrangères ;
      ou
      -Autorisation de la DSFiPE ;
      -Le cas échéant, factures.
      Opérations de trésorerie visées au 8° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger.

      10.2.1.3. Paiements sur provisions ONG
      -Convention tripartite conclue entre le ministère chargé des affaires étrangères, l'organisation non gouvernementale et la DSFiPE.
      Opérations de trésorerie visées au 9° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger.

      10.2.2. Rapatriements
      -Décision du ministère chargé des affaires étrangères ;
      -Factures.

      10.2.3. Protection des citoyens de l'Union européenne par les représentations diplomatiques et consulaires de France
      -Autorisation des autorités de l'Etat membre dont le ressortissant a la nationalité ;
      -Pièces justifiant les dépenses engagées à son profit à envoyer au ministère chargé des affaires étrangères en vue du remboursement de l'avance effectuée par l'Etat membre.

      Décret n° 2018-336 du 4 mai 2018 relatif à la protection consulaire des citoyens de l'Union européenne dans les pays tiers.


      10.2.4. Escales des bâtiments de la Marine nationale et des appareils des armées

      10.2.4.1. Dépenses payables en espèces par le responsable de bord selon la procédure des avances consulaires
      -Décision du ministère de la défense ;
      -Reçu provisoire établi lors du versement de l'avance ;
      -Liste des dépenses engagées ou des fournitures livrées, payées par le bord ;
      -Reçu définitif lors du reversement des fonds non employés.

      10.2.4.2. Dépenses payables sur factures remises au poste
      -Liste certifiée par le bord des dépenses engagées ou fournitures livrées et non payées ;
      -Factures liquidées et certifiées par le commissaire de bord ou l'attaché de défense du poste ou par l'autorité diplomatique.

      10.2.5. Volontaires civils à l'étranger

      Décret n° 2000-1159 du 30 novembre 2000 pris pour l'application des dispositions du code du service national relatives aux volontariats civils.


      10.2.5.1. Visite médicale de fin de séjour
      -Note d'honoraires du médecin ;
      -Décision d'affectation et, le cas échéant, décision de prolongation.

      10.2.5.2. Frais de déplacement des volontaires
      -Décision d'affectation ;
      ou
      -Ordre de mission ;
      -Facture ;
      ou
      -Titre de transport.

      10.2.5.3. Prise en charge du transport de bagages
      -Décision d'affectation ;
      ou
      -Ordre de mission ;
      -Factures.

      10.2.5.4. Déplacements au sein du pays d'affectation
      -Ordre de mission ;
      -État de frais.
      Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État.

      10.3. COMMANDE PUBLIQUE

      10.3.1. MARCHÉS PUBLICS PASSÉS SOUS FORME ÉCRITE
      Lorsque le marché est passé et exécuté en application de la circulaire du 3 mai 1988 relative à la passation des marchés publics à l'étranger, le code de la commande publique ne s'applique pas de plein droit. Les services de l'État à l'étranger sont incités à s'y référer expressément
      Dans ce cas, il convient de se référer à la rubrique 4 de la présente nomenclature.
      Dans le cas contraire, en l'absence de référence au code de la commande publique, les pièces listées aux présentes rubriques 10.3. et 10.4. constituent les pièces nécessaires aux contrôles du comptable, en matière de justification de la dépense et de vérification de l'exactitude des calculs de liquidation.

      10.3.1.1. Pièces générales
      -Contrat et sa traduction ;
      ou
      -Lettre de commande ;
      ou
      -Devis ;
      -Toute pièce constitutive du contrat : cahier des charges, bordereau des prix ;
      et
      -Caution bancaire ou engagement de la caution solidaire s ‘ il y a lieu.
      Dans le système d'information Crocus, la certification du service fait est opérée électroniquement (cf. rubrique 10.3.2.6.).

      10.3.1.2. Avance
      -Etat liquidatif.

      10.3.1.3. Acompte
      -Facture, demande de versement de l'acompte ;
      -Etat liquidatif de l'acompte ;
      Le cas échéant :
      -Certification du service fait ;
      -Etat des révisions de prix, actualisation et intérêts moratoires le cas échéant ;
      -Parutions locales des index de révision et/ ou d'actualisation des prix ;
      -Si monnaie de paiement différente de la monnaie de facturation, joindre les éléments de liquidation.
      Si le versement d'un acompte est prévu au marché.

      10.3.1.4. Paiement unique et/ ou solde au titre des dépenses de fournitures
      -Facture ou mémoire indiquant le détail des fournitures, les prix unitaires, la date de livraison et la somme à payer ;
      Le cas échéant :
      -Certificat du service fait ;
      -Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou d'actualisation des prix ;
      -Attestation de l'ordonnateur s'il s'agit d'un paiement pour solde.
      Si le versement d'un acompte est prévu au marché.

      10.3.1.5. Paiement unique et/ ou solde pour les autres dépenses
      -Décompte ou facture ;
      Le cas échéant :
      -Certificat du service fait ;
      -Si le marché le prévoit, procès-verbal de réception pour les travaux ;
      ou
      -Attestation de l ‘ ordonnateur qu'il s'agit d'un paiement pour solde si tel est le cas pour les marchés de prestations ;
      -Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou actualisation des prix.

      10.3.2. MARCHES PUBLICS NE FAISANT PAS L'OBJET D'UN ÉCRIT
      Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.

      10.3.2.1. Pièces générales
      -Facture ou mémoire.

      10.3.2.2. Pour le paiement des denrées périssables
      -Toute pièce ayant une incidence financière.

      10.3.2.3. Mentions obligatoires d'identification du créancier
      -Nom ou raison sociale du créancier ;
      Le cas échéant :
      -Référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;
      -N° SIREN ou SIRET.
      Dans certains pays, certaines mentions ne peuvent être exigées.

      10.3.2.4. Domiciliation
      -Mention de la domiciliation du fournisseur dans le corps de la facture claire et lisible ;
      -Si elle n ‘ y figure pas, production d'un RIB du fournisseur ou tout document en tenant lieu.

      10.3.2.5. Éléments de liquidation
      -Nature des fournitures ou services ;
      -Prix unitaire et quantité, le cas échéant ;
      -Mention d'un avoir, le cas échéant ;
      -Mention d'une variation de prix, le cas échéant : dans ce cas, nécessité de produire l'engagement contractuel correspondant ;
      -Mention de frais de facturation ;
      -La date de livraison de fournitures ;
      ou
      -en l'absence de cette date sur la facture, un bon de livraison.

      10.3.2.6. Certification du service fait
      -Mention du service fait avec signature de l'ordonnateur ou de son représentant habilité à cet effet ;
      ou
      -Certificat de service fait établi par l'ordonnateur ou son représentant. Dans ce cas, le certificat devra comporter les références de la facture correspondante.
      Dans le système d'information Crocus, la validation d'un acte de gestion par un acteur « ordonnateur secondaire (OS)/ délégataire de l'ordonnateur secondaire (DELOS) » authentifié et dûment habilité emporte signature de celui-ci et certification du service fait.
      Dans le système d'information Chorus, les règles de droit commun de dématérialisation relatives aux modalités de certification du service fait s'appliquent.

      10.4. OPÉRATIONS IMMOBILIÈRES

      10.4.1. Acquisitions immobilières

      10.4.1.1. Pièces à produire par l'administration centrale
      -Décision d'acquisition du ministère concerné.
      Articles R. 1221-1et R. 1221-2 du code général des propriétés des personnes publiques.

      10.4.1.2. Pièces à produire par le poste
      -Expédition certifiée conforme de l'acte d'achat/ vente approuvé des deux parties ;
      -Preuve que le bien acquis n'est pas grevé d'hypothèques, de charges ou de droits réels susceptibles de mettre en cause la responsabilité de l'Etat français, certificat (notarié ou établi par le représentant des domaines) de non hypothèque ou de levée d'hypothèque en fonction de la réglementation locale ;
      -Projet d'inscription à l'inventaire physique des propriétés de l'Etat tenu dans Chorus ;
      -Tout document justifiant du règlement entre les mains du véritable créancier indiqué dans l'acte de vente comme le vendeur ou à un tiers habilité à le représenter, le cas échéant (séquestre, avocat …).

      10.4.2. Titres d'occupation

      10.4.2.1. Au premier paiement
      -Titre d'occupation et sa traduction ou, dans le cas d'un titre oral, attestation de l'ambassadeur ;
      -Projet d'inscription ou référence à l'inventaire physique des propriétés de l'État tenu dans Chorus ;
      ou
      fiche de présentation ou fiche descriptive.

      10.4.2.2. Paiements ultérieurs
      -Appel de fonds du propriétaire ;
      ou
      -Fiche liquidative établie par le service.

      10.5. DÉPENSES D'INTERVENTION

      10.5.1. Paiement direct et appui logistique
      -Décision ou convention de l'ordonnateur rattachant la dépense à un projet ;
      ou
      -Accord de coopération ;
      -Facture du fournisseur ou marché s'il y a lieu.
      -Dépenses dans le cadre du fonds de solidarité prioritaire (FSP), qui relèvent de l'aide au développement ;
      -Dépenses au profit des EAF (cf. TD n° 2013-006989 du 12 avril 2013) ;
      -Dépenses au profit de la coopération militaire (cf. note n° 1104/ DCMD/ MS/ BJF du 6 mai 2008).

      10.5.2. Assistance technique
      -Décision de l'ordonnateur secondaire fixant le barème d'indemnisation relatif aux missions des assistants techniques dans le cadre de leurs fonctions.
      Lettre DGCP n° 23768 du 26 avril 2001 adressée au ministère chargé des affaires étrangères.


    • ANNEXE 3
      ANNEXE H
      VALIDITÉ DES SIGNATURES


      Au titre de l'examen de la régularité externe des pièces justificatives, les comptables publics doivent contrôler la présence des signatures manuscrites ou électroniques, lorsque celles-ci sont requises. En revanche, ils n'ont pas à contrôler la compétence du signataire de l'acte qui constitue le fondement juridique de la dépense. Le contrôle de la qualité de l'ordonnateur ne porte que sur les ordres de payer.
      1. Les signatures manuscrites
      Les comptables contrôlent la présence des signatures sur les actes qui constituent le fondement juridique de la dépense (décisions, contrats …) ainsi que sur les actes dont la valeur et la qualité ne sont reconnues que par la présence des signatures (décompte global et définitif, états liquidatifs …).
      2. Les signatures électroniques
      Les comptables ne vérifient pas la validité des certificats de signature électroniques.
      a) La signature électronique « simple » (niveau 1)
      La signature électronique « simple » est recevable et a force probante identique à celle d'une signature manuscrite, à condition que :
      -le signataire soit identifié ;
      -l'écrit soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ;
      -le signataire soit lié de façon indissociable à la signature.
      b) La signature électronique « avancée » (niveau 2)
      La signature électronique « avancée » est recevable à condition :
      -d'être liée au signataire de manière univoque ;
      -de permettre d'identifier le signataire ;
      -d'avoir été créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif et être liée aux données associées à cette signature, de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
      c) La signature électronique « qualifiée » (niveau 3)
      L'effet juridique d'une signature électronique « qualifiée » est équivalent à celui d'une signature manuscrite. Au même titre que la signature électronique « simple » ou « avancée », la signature « qualifiée » est recevable. La signature « qualifiée » est associée à un certificat qualifié qui apporte les garanties nécessaires, tant sur l'authentification du signataire que sur le respect des normes de stockage et d'intégrité de l'acte.


Fait le 22 février 2023.


Pour le ministre et par délégation :
Le chef du service de la fonction financière et comptable de l'Etat,
B. Llorca

Extrait du Journal officiel électronique authentifié

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