Départements

Sous la responsabilité du président du Haut Conseil, les départements sont chargés de mettre en œuvre une ou plusieurs des missions énoncées à l'article L. 114-3-1 du code de la recherche. Leurs directeurs, et le cas échéant, les membres de leur conseils d'orientation, sont désignés par le président, selon des modalités adoptées par le collège.
Les départements du Haut Conseil sont les suivants :

- le département d'évaluation des établissements (DEE) ;
- le département d'évaluation des formations (DEF) ;
- le département d'évaluation des organismes (DEO) ;
- le département d'évaluation de la recherche (DER) ;
- le département Europe et international (DEI) ;
- le département du numérique et des données (DND) ;
- l'office français de l'intégrité scientifique (OFIS) ;
- l'observatoire des sciences et techniques (OST).

Commissions consultatives internes

Le président du Haut Conseil peut créer des commissions consultatives destinées à l'assister dans l'exercice de ses fonctions. Il peut proposer à des membres du collège de participer à ces commissions.

Calendrier des séances et convocation

Le collège se réunit au moins deux fois par an en séance plénière à l'initiative et sur convocation du président du Haut Conseil.
Un calendrier prévisionnel des séances ordinaires du collège pour l'année à venir est établi avant la fin du mois de septembre de l'année calendaire précédente.
Des séances extraordinaires peuvent être organisées à l'initiative et sur convocation du président du Haut Conseil.
Sauf cas d'urgence, la convocation est adressée aux membres du collège au plus tard cinq jours avant la tenue de la séance.
Tout membre du collège qui ne peut pas répondre à la convocation en informe dans les meilleurs délais le secrétariat du collège.

Ordre du jour et documents

Le président fixe l'ordre du jour des séances du collège.
L'ordre du jour mentionne le ou les points soumis à l'examen du collège et est accompagné, le cas échéant, du ou des projets de délibération lorsqu'une délibération est requise et de tout document utile.
L'ordre du jour et les documents correspondants sont transmis, avec la convocation, par voie électronique (courriel ou lien pour télécharger les documents) au plus tard cinq jours avant la tenue de la séance.
Tout membre du collège peut demander au président d'inscrire à l'ordre du jour un ou plusieurs points, au plus tard deux jours avant la tenue de la séance, en lui communiquant les éléments d'information nécessaires.

Déroulement des séances

5.1. Tenue des séances

Le collège se réunit au siège du Haut Conseil.
La tenue d'une séance dans un autre lieu ou à distance peut, si les circonstances l'exigent, intervenir sur décision du président.
Le président conduit les débats. Il peut ordonner toute suspension qu'il juge utile. Les séances du collège ne sont pas publiques. Les rapports et documents adressés au collège sont confidentiels.
En cas d'empêchement du président ou de vacance de son emploi, la séance du collège est présidée par le plus âgé des membres présents.

5.2. Gestion des situations de conflit d'intérêts

Conformément à l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, tout membre du collège qui se trouve dans une situation de conflit d'intérêts s'abstient de siéger ou, le cas échéant, de délibérer.
Lorsqu'un membre du collège autre que le président estime que sa participation à une délibération le placerait en situation de conflit d'intérêts, il en informe le président dès qu'il a connaissance de cette situation ou, au plus tard, au début de la séance.
Lorsque le président estime qu'un membre ne peut délibérer sur un dossier en raison de l'existence d'un conflit d'intérêts, il en informe sans délai l'intéressé et l'invite à s'abstenir de siéger ou de participer à la délibération.
Lorsqu'un membre ne prend pas part aux débats du collège relatifs à une délibération, il n'est pas réputé présent au titre du quorum.
Lorsqu'un membre du collège s'abstient de siéger au motif qu'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il en est fait mention au procès-verbal de la séance.
Lors de l'examen du point concerné de l'ordre du jour, le président informe les membres du collège des conflits d'intérêts et des déports dont il a connaissance et le cas échéant des conflits d'intérêts qui le concernent. En cas de déport du président du Haut Conseil, le président de séance est désigné en application du dernier alinéa du 5.1 ci-dessus.

5.3. Personnes participant aux séances

Le secrétaire général ou son représentant et l'agent comptable assistent aux séances du collège avec voix consultative.
Le président peut convier toute personne à assister aux séances du collège.
Les personnes participant aux séances sont tenues au secret des délibérations.
Le collège peut également entendre toute personne qualifiée ou expert dont le président juge l'audition utile. La personne invitée ne participe qu'au point de l'ordre du jour sur lequel le collège l'entend et ne participe pas aux délibérations.

Délibérations du collège

6.1. Quorum

Le collège ne peut délibérer valablement qu'en présence de la majorité de ses membres en exercice. Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération ou s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il n'est pas pris en compte au titre du quorum.
Le quorum est constaté par le président en début de séance et lors de l'examen de chaque point de l'ordre du jour. Si le quorum n'est pas atteint en début de séance ou en cours de séance, le président suspend la séance et reporte les points non examinés à une séance ultérieure, qui a lieu dans un délai de quinze jours au plus.
Les délibérations du collège sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

6.2. Modalités de vote

Les votes ont lieu à main levée. Le vote à bulletin secret est de droit à la demande du président ou d'un membre du collège. En cas de partage des voix lors d'un vote à bulletin secret, le vote du président est rendu public et sa voix est prépondérante.
Les votes par procuration ne sont pas autorisés. Aucun membre du collège ne peut être représenté.
Le président du Haut Conseil peut décider qu'une délibération est organisée au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle en application des articles 2 et 4 de l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial et du décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014. Le dispositif mis en œuvre garantit l'identification des participants, leur participation effective à la séance et la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers. Les caractéristiques techniques de ce dispositif permettent la retransmission continue, simultanée et effective des débats.

6.3. Consultation écrite

Le recours à une procédure exceptionnelle de consultation écrite peut être décidé par le président, lorsque la nécessité impose de consulter le collège en urgence sur un point précis et sans attendre sa prochaine séance.
Dans ce cas, les membres du collège sont consultés individuellement par tout moyen écrit disponible ou sous forme électronique.
Le président du Haut Conseil recueille, dans un délai qui ne peut être inférieur à quarante-huit heures, les observations et les votes des membres exprimés.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont réputées être intervenues à l'issue du délai fixé par le président. Le quorum est calculé sur la base du nombre de réponses reçues dans ce délai. Les décisions prises sont annexées au procès-verbal de la séance suivante du collège avec indication des suffrages et des observations recueillis, du nom des votants et du résultat du vote.

Empêchement et manquements

Un membre du collège qui se trouverait dans une situation d'incompatibilité met fin à celle-ci dans un délai de trente jours à compter de sa nomination. A défaut d'option dans ce délai, le président du Haut Conseil, ou un tiers au moins des membres du collège lorsque l'incompatibilité concerne le président, le déclare démissionnaire.
En cas d'empêchement à exercer les fonctions de membre du collège, le mandat peut être suspendu, pour une durée déterminée, soit à la demande du membre concerné, soit par le collège, à la majorité des trois quarts des autres membres, sur proposition de l'un d'entre eux.
Il est mis fin aux fonctions d'un membre du collège, dans les formes prévues pour sa nomination, soit en cas de démission, soit sur proposition du président ou d'un tiers des membres du collège, après délibération à la majorité des trois quarts des membres du collège autres que l'intéressé, constatant un manquement grave à ses obligations légales ou une incapacité définitive empêchant la poursuite de son mandat.
Cette délibération ne peut intervenir qu'après que l'intéressé a été en mesure de produire ses observations dans un délai qui ne peut être inférieur à une semaine. Le vote a lieu à bulletin secret hors la présence de l'intéressé.
L'information relative à la démission ou à la délibération proposant qu'il soit mis fin aux fonctions d'un membre du collège est transmise à l'autorité de nomination.

Secrétariat du collège

Le secrétaire du collège est un agent du Haut Conseil désigné par le président. Il est chargé de préparer les convocations, la mise en forme des dossiers des séances, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux des séances du collège.
Le procès-verbal de chaque séance est approuvé par le collège à la séance suivante. Le procès-verbal et les délibérations, ainsi que tout acte, document ou correspondance adoptés par le collège sont signés par le président.
Celui-ci peut rectifier d'office toute délibération adoptée par le collège qui serait entachée d'une simple erreur ou d'une omission matérielle, lorsque celle-ci est sans incidence sur le sens et la portée de la délibération.
Les délibérations sont publiées sur le site internet du Haut Conseil, dans le respect des secrets protégés par la loi et les règlements. Les exemplaires originaux des procès-verbaux et des délibérations sont conservés et archivés par le secrétariat général.

Obligations générales des membres du collège

Les membres et anciens membres du collège du Haut Conseil sont tenus de respecter le secret des délibérations. Ils sont soumis au secret professionnel, dans les conditions prévues aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal. Ils font preuve de discrétion professionnelle pour tous les faits, informations ou documents dont ils ont ou ont eu connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions.
Les membres du collège exercent leurs fonctions avec dignité, probité et intégrité et veillent à prévenir ou à faire cesser immédiatement tout conflit d'intérêts, au sens de l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique.
Aucun membre ne peut siéger ou, le cas échéant, ne peut participer à une délibération si :

- il y a un intérêt, ou il y a eu un tel intérêt au cours des trois années précédant la délibération ;
- il représente ou, au cours de la même période, a représenté, une des parties intéressées.

Dans ce cas, ce membre ne peut prendre part à aucune réunion ni émettre aucun avis en rapport avec la délibération en cause.
Dans l'exercice de leurs attributions, les membres du collège ne reçoivent ni ne sollicitent d'instruction d'aucune autorité.
Les membres ne sollicitent ni n'acceptent dans le cadre de leurs mandats, pour eux-mêmes ou pour des tiers, aucun avantage, cadeau ou invitation qui puisse influencer ou paraître influencer leur indépendance, leur impartialité ou la façon dont ils exercent leur mandat de membre du collège.

Incompatibilités

Le mandat de membre du collège est incompatible avec les fonctions mentionnées aux articles 2 et 3 de la loi organique n° 2017-54 du 20 janvier 2017 relative aux autorités administratives indépendantes et autorités publiques indépendantes, à l'article 10 de la loi n° 2017-55 du 20 janvier 2017 portant statut général des autorités administratives indépendantes et des autorités publiques indépendantes ainsi qu'avec les fonctions visées à l'article 5 du décret n° 2021-1536 du 29 novembre 2021 relatif à l'organisation et au fonctionnement du Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur.

Déclarations auprès de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP)

11.1. En début de mandat

En application des dispositions de l'article 11 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, dans les deux mois qui suivent leur entrée en fonction, chaque membre du collège doit adresser au président de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (ci-après HATVP) une déclaration de situation patrimoniale et une déclaration d'intérêts.
Conformément au décret n° 2013-1212 du 23 décembre 2013 relatif aux déclarations de situation patrimoniale et déclarations d'intérêts adressées à la HATVP, ces déclarations ne sont pas rendues publiques par la HATVP.
Le fait de ne pas transmettre ces déclarations, d'omettre de déclarer une partie de ses intérêts ou de son patrimoine est puni de sanctions pénales.
Une copie de la déclaration d'intérêts est transmise au président du Haut Conseil.
Conformément à l'article 11 de la loi n° 2017-55 du 20 janvier 2017 portant statut général des autorités administratives indépendantes et des autorités publiques indépendantes, la déclaration d'intérêts déposée par un membre est mise à la disposition des autres membres du collège qui en font la demande auprès du président du Haut Conseil.

11.2. En fin de mandat ou en cas de renouvellement

Dans les deux mois suivant la fin de leur mandat ou du renouvellement de leur mandat - si dans ce dernier cas aucune déclaration n'a été envoyée au cours des six mois précédents -, les membres doivent adresser au président de la HATVP une déclaration de situation patrimoniale.
Elle est transmise par l'intermédiaire d'un télé service accessible sur le site internet de la HATVP (ADEL).

Obligations de déclaration d'intérêts et de déport

12.1. Déclaration auprès du président du Haut Conseil

Les collaborateurs déclarent au président du Haut Conseil les fonctions qu'ils occupent ou ont occupées pendant les cinq dernières années, les mandats et les intérêts qu'ils détiennent ou ont détenus au cours de la même période dans les établissements ou organismes qui ont vocation à faire l'objet d'évaluations conduites par le Haut Conseil.

12.2. Déclarations auprès de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP)

Dans les deux mois qui suivent leur nomination, le secrétaire général et ses adjoints, ainsi que les directeurs de département, adressent au président de la HATVP, une déclaration de situation patrimoniale et une déclaration d'intérêts.
Dans les deux mois qui suivent la fin de leurs fonctions, ils adressent une nouvelle déclaration de situation patrimoniale au président de la HATVP.
Ces déclarations ne sont pas rendues publiques par la HATVP. Une copie de la déclaration d'intérêts est transmise au président du Haut Conseil.

12.3 Obligation de déport

Les collaborateurs du Haut Conseil ne peuvent participer ni aux travaux ni à la rédaction de rapports relatifs à l'évaluation d'une entité à laquelle ils appartiennent par ailleurs.

Devoirs généraux

Les collaborateurs exercent leurs fonctions dans le respect des obligations déontologiques mentionnées dans le présent règlement intérieur et dans la charte de l'évaluation du Haut Conseil avec :

- dignité : le collaborateur ne doit pas commettre de manquement à l'honneur envers le Haut Conseil ;
- impartialité : le collaborateur n'intervient pas dans une procédure et ne participe pas à un avis ou une décision dans laquelle il a un intérêt ;
- intégrité : le collaborateur exerce ses fonctions de façon désintéressée ;
- probité : le collaborateur ne doit pas tirer profit de l'exercice de ses fonctions afin de ne pas compromettre son indépendance.

Ils accomplissent leurs missions avec diligence et efficacité dans l'intérêt du Haut Conseil et des personnes physiques ou morales avec lesquelles ils sont en relation.

13.1. Neutralité

Les collaborateurs du Haut Conseil sont tenus à l'obligation de neutralité. Ils ne doivent, dans le cadre de leurs fonctions, faire état d'aucune opinion politique, philosophique ou religieuse.
Cette obligation impose notamment à chaque collaborateur de s'abstenir de faire état de ses convictions dans l'exercice de ses missions et de se servir de son appartenance au Haut Conseil à des fins de propagande ou de prosélytisme. Le collaborateur du Haut Conseil traite de façon égale toutes les personnes et respecte leur liberté de conscience et leur dignité.

13.2. Devoir de réserve

Les collaborateurs du Haut Conseil sont soumis à un devoir de réserve. Tout collaborateur doit faire preuve de réserve et de mesure dans l'expression écrite et orale de ses opinions personnelles.
Ils s'abstiennent d'émettre, dans l'exercice de leurs fonctions ou en faisant état de leur qualité de collaborateur du Haut Conseil, une opinion qui porte atteinte à l'image du Haut Conseil ou au bon fonctionnement de celui-ci.
Le devoir de réserve ne fait pas obstacle au droit d'expression des responsables syndicaux lorsqu'ils s'expriment en cette qualité et dans le cadre de leurs fonctions syndicales. Les collaborateurs du Haut Conseil s'abstiennent d'accomplir des actes ou d'adopter un comportement ayant pour effet de porter préjudice au Haut Conseil, y compris par atteinte à sa réputation ou à son image.

13.3. Loyauté

En toute circonstance de leur vie professionnelle, les collaborateurs agissent avec loyauté envers le Haut Conseil, respectent les dispositions légales, réglementaires, statutaires ou conventionnelles qui leur sont applicables.
Il appartient à chaque collaborateur de respecter les obligations déontologiques mentionnées ci-dessus.
Il appartient, le cas échéant, au responsable hiérarchique ou fonctionnel de veiller au respect de l'ensemble de ces principes par l'ensemble des collaborateurs placés sous son autorité.

13.4. Avantages, cadeaux, invitation

Les collaborateurs ne tirent directement ou indirectement aucun avantage des rapports qu'ils entretiennent avec les personnes physiques ou morales en relation avec le Haut Conseil et aucun profit de l'influence qu'ils peuvent exercer du fait de leurs fonctions.
Ils ne sollicitent aucun avantage, aucun cadeau, aucune invitation, ni aucune promesse de telles libéralités. Les collaborateurs sont tenus à la plus grande prudence à l'égard des cadeaux et invitations qui peuvent leur être faits par des tiers dans le cadre des fonctions qu'ils exercent, et doivent en informer leur responsable hiérarchique avant toute acceptation.
En toute hypothèse, les collaborateurs ne peuvent accepter à titre individuel que des petits cadeaux (objets promotionnels/publicitaires de faible valeur) et invitations se situant dans le cadre des usages habituels en matière de relations professionnelles et n'étant pas susceptibles d'altérer leur indépendance et leur impartialité.
De manière générale, il est de la responsabilité du collaborateur de signaler les autres invitations et/ou cadeaux reçus ou proposés. Le directeur de département ou de service décide des mesures à prendre :

- acceptation pour un usage collectif ;
- retour vers l'expéditeur ;
- signalement au secrétaire général.

Prévention et gestion des conflits d'intérêts

Les collaborateurs veillent à prévenir ou à faire cesser immédiatement les situations de conflit d'intérêts dans lesquelles ils se trouvent ou pourraient se trouver.
Constitue un conflit d'intérêts, au sens de l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 modifiée relative à la transparence de la vie publique, toute situation d'interférence entre l'intérêt du Haut Conseil et les intérêts personnels d'un collaborateur ou ceux de sa famille ou de ses proches qui sont de nature à influencer ou paraître influencer l'exercice indépendant, impartial et objectif de ses fonctions.
Il revient aux collaborateurs de détecter les situations susceptibles de créer un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts et de veiller à prendre, sans délai, des mesures afin que de telles situations cessent.
Dès que le collaborateur estime se trouver dans une situation de conflit d'intérêts, il saisit son responsable hiérarchique ou fonctionnel par écrit. Celui-ci, à la suite de la saisine ou de sa propre initiative, évalue la situation et en tire les conséquences opérationnelles.
Il confie ainsi, le cas échéant, le traitement du dossier ou l'élaboration d'une décision à une autre personne. Cette décision s'impose au collaborateur concerné.
Le collaborateur prend également les mesures suivantes :

- lorsqu'il a reçu une délégation de signature, il s'abstient d'en user ;
- lorsqu'il appartient à une instance collégiale, il s'abstient de siéger ou, le cas échéant, de délibérer (devoir d'abstention) ;
- lorsqu'il exerce des compétences qui lui ont été dévolues en propre, il est suppléé par un délégataire auquel il s'abstient d'adresser des instructions.

Lors de l'entretien annuel professionnel avec son responsable hiérarchique, le collaborateur lui indique sa situation en matière de risque de conflit d'intérêts dans le cadre de l'exercice de ses fonctions.

Obligation de déclaration d'intérêts et de déport

Les experts déclarent au président du Haut Conseil les fonctions qu'ils occupent ou ont occupées pendant les cinq dernières années, les mandats et les intérêts qu'ils détiennent ou ont détenus au cours de la même période dans les établissements ou organismes qui ont vocation à faire l'objet d'évaluations conduites par le Haut Conseil.
Les experts du Haut Conseil ne peuvent participer ni aux travaux ni à la rédaction de rapports relatifs à l'évaluation d'une entité à laquelle ils appartiennent.

Confidentialité

Les experts intervenant pour le Haut Conseil et mentionnés au sixième alinéa de l'article L. 114-3-1 du code de la recherche sont tenus, dans leur mission, au respect des règles de secret professionnel en application des articles 226-13 et 226-14 du code pénal.
Ils font preuve de discrétion professionnelle pour tous les faits, informations ou documents dont ils ont ou ont eu connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leur mission.
Ils s'engagent à n'utiliser les données ayant permis de réaliser l'évaluation que pour les besoins de leur mission d'évaluation et à les détruire à l'issue de celle-ci.

Dispositions diverses

Le présent règlement intérieur est publié au Journal officiel de la République française. Il est consultable sur le site internet du Haut Conseil.
Toute modification du présent règlement intérieur est adoptée par le collège à la majorité des membres présents, sur proposition du président, et est publiée au Journal officiel de la République française, ainsi que sur le site internet du Haut Conseil.