L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Si une raison majeure impose que l'entretien soit conduit par un supérieur hiérarchique différent, il en est fait explicitement mention dans le compte rendu.
La date, l'heure et le lieu de l'entretien sont communiqués par écrit au moins dix jours à l'avance à l'agent. Afin de permettre à celui-ci de préparer l'entretien, la convocation est accompagnée de sa fiche de poste et du formulaire de compte rendu d'entretien professionnel.