Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique et leur conservation pérenne.
Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation, puis le cas échéant d'une destruction sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. A défaut, ils demeurent sous forme papier.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :

- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;
- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;
- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents et données attachées aux documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux Archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de la mission des archives du ministère de la culture.