Sauf urgence motivée, l'ordre du jour, accompagné des pièces afférentes à chaque affaire, est adressé aux membres titulaires du conseil au moins quinze jours avant la date de la réunion. Lorsqu'un membre titulaire prévoit qu'il ne pourra pas être présent, il lui appartient de transmettre les éléments à son suppléant et d'en informer le secrétariat.
Tout membre titulaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour. Lorsque cette demande est formulée après l'envoi de l'ordre du jour, le conseil détermine, au début de la séance, s'il ajoute cette question à l'ordre du jour ou s'il l'inscrit à celui de la séance suivante.
Une fois par an, un membre suppléant peut, pour se familiariser avec le fonctionnement de l'instance, demander à assister à une séance, y compris en cas de présence de son titulaire.