Les demandes d'autorisation d'absence doivent être adressées au directeur de l'établissement d'affectation dix jours au moins avant la date de tenue de la réunion.
Le représentant syndical doit justifier, lors de sa demande, du mandat dont il a été investi pour participer au congrès ou à la réunion ainsi que de la convocation afférente.
Le refus d'autorisation d'absence pour nécessités de service émis par le directeur d'établissement doit être motivé.