A. - Reliure définitive des registres
50 Les registres reliés préalablement à leur mise en service sont en général brochés et pourvus d'une couverture provisoire. Les registres peuvent toutefois recevoir une reliure définitive avant leur mise en service.
Après la clôture annuelle du registre, et avant le dépôt du second original au greffe, chaque exemplaire reçoit, à la diligence de l'autorité communale, une reliure définitive ; rien ne s'oppose à ce que des registres de catégories différentes (naissances, mariages, décès, etc.) soient réunis sous une même reliure. Cependant, si les registres de l'année écoulée comportent un nombre de pages restreint, ils peuvent, sur avis conforme du parquet, être reliés avec les registres des années suivantes, par période de trois, cinq ou même dix ans. En pareil cas, le maire et le greffier en chef font procéder, chacun en ce qui le concerne, à la reliure des exemplaires dont ils assument la garde.
Un groupement adéquat des collections à relier est essentiel à une gestion économique des crédits. En règle générale, une reliure décennale suffit pour les communes de moins de 5 000 habitants. Les communes de plus de 10 000 habitants font le plus souvent relier annuellement quel que soit le nombre de registres utilisés.
50-1 L'expérience de la gestion administrative et financière des dépenses de reliure conduit à formuler des recommandations tendant à une utilisation plus économique des crédits. La solidité et la durabilité sont les qualités primordiales à attendre des registres, alors que la recherche d'un certain luxe serait sans rapport avec les objectifs poursuivis par l'établissement et la conservation des actes de l'état civil.
Lorsque les registres sont reliés séparément par catégories, naissances, mariages ou décès, les techniques de reliure les plus solides doivent être appliquées en priorité aux registres des naissances qui donnent lieu, de très loin, aux consultations les plus fréquentes et sont sujets, par voie de conséquence, aux risques de détérioration les plus graves.
50-2 Une attention particulière doit être apportée au choix des relieurs. Des disparités importantes existant actuellement entre les tarifs pratiqués par ceux-ci, il convient de ne passer commande qu'après avoir provoqué autant que possible la mise en concurrence des fournisseurs sur le plan des prix et de la qualité des prestations : la présentation de devis est nécessaire. L'observation de cette directive est encore plus indispensable lorsqu'il s'agit de travaux de reliure groupés (par exemple, à l'échelon d'un département).
51 L'article 3 de l'arrêté du 24 septembre 1962 modifié le 21 février 1968, détermine les diligences auxquelles il convient de procéder quand l'état civil est tenu sur feuilles mobiles :
« Si, à la fin de chaque année civile, le nombre de feuilles remplies est insuffisant pour constituer un volume de taille normale, elles sont réunies en un fascicule qui est scellé par le greffier du tribunal de grande instance ou le magistrat vérificateur. Ce fascicule est conservé tant à la mairie qu'au greffe dans un classeur provisoire spécialement prévu à cet effet, jusqu'à ce que la reliure définitive soit possible. »
Le registre définitif peut, en conséquence, être constitué par des feuilles où ont été inscrits les actes de deux ou plusieurs années consécutives. Dans une telle hypothèse, il convient, pour éviter tout risque de confusion, que les feuilles utilisées soient enliassées en fin d'année, c'est-à-dire que les services municipaux y effectuent une perforation et les relient entre elles par un cordonnet. Les deux exemplaires de ces fascicules sont alors déposés au greffe du tribunal de grande instance pour être scellés soit par le greffier, soit par le magistrat vérificateur, qui renverra un des deux exemplaires à la mairie.
Dans ce système, l'emploi de six classeurs provisoires est nécessaire : deux où sont conservées les feuilles vierges destinées à l'inscription soit des premiers, soit des seconds exemplaires des actes ; deux où sont conservés les actes de l'année courante ; deux (dont un déposé au greffe) où sont conservés jusqu'à reliure définitive, les fascicules constitués par les actes des années écoulées.