Les agents concernés transmettent au secrétariat de la commission un dossier comprenant tous éléments permettant à la commission d'apprécier le respect des conditions statutaires exigées aux articles 1er et 2 du décret du 18 juin 2001 susvisé.
Ce dossier doit comporter obligatoirement une description détaillée des fonctions occupées qui permettent à l'agent de justifier de 4 années de fonctions durant les 8 années mentionnées au premier alinéa de l'article 1er du même décret, leur ayant permis d'acquérir l'expérience administrative nécessaire à l'occupation d'un emploi de chef de service déconcentré.
Ils attestent sur l'honneur l'exactitude de l'ensemble des informations figurant au dossier.