C. - Utilisation de feuilles mobiles

42 Les maires qui veulent inscrire les actes de l'état civil sur feuilles mobiles sont tenus d'en aviser le procureur de la République. Celui-ci peut s'opposer à ce changement s'il l'estime inopportun (décret no 77-207 du 3 mars 1977 modifiant l'article 1er du décret no 62-921 du 3 août 1962).

Etant donné que les commandes de papier d'état civil doivent être effectuées avant le 1er avril précédant l'année de son utilisation, en pratique les parquets devront être avisés de la décision du maire dans les deux premiers mois de l'année civile.

43 Les officiers de l'état civil utilisant les feuilles mobiles sont soumis à des obligations particulières précisées par l'arrêté du 24 septembre 1962 (J.O. du 9 octobre 1962), modifié par les arrêtés du 22 février 1968 (J.O. du 27 février 1968) et du 3 mars 1977 (J.O. du 8 mars 1977).

44 Conformément aux dispositions de l'arrêté susvisé, les feuilles destinées à recevoir les actes de l'état civil doivent être réunies dans des classeurs provisoires. Ceux-ci doivent être conçus de telle sorte que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive des registres.

Lorsqu'il est tenu trois catégories de registres (naissances, mariages, décès), il convient que les feuilles indiquent la catégorie d'actes qu'elles sont appelées à recevoir, par exemple à l'aide d'un tampon encreur. En outre, ces feuilles doivent être placées dans des classeurs distincts.

De plus, il est rappelé que les registres de l'état civil devant être tenus en double, il convient de prévoir deux classeurs pour chaque catégorie d'actes, l'un d'eux recevant la série de feuilles destinée à constituer le premier exemplaire des registres, l'autre recevant la série de feuilles destinée à constituer le deuxième exemplaire. En conséquence, lorsqu'il existe un registre des naissances, un registre des mariages et un registre des décès, les feuilles non encore remplies doivent être placées dans six classeurs provisoires (art. 1er arrêté du 24 septembre 1962 modifié).

45 Les feuilles sont retirées des classeurs provisoires et utilisées dans l'ordre de leur numérotation (art. 2 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). Dès qu'elles ont été remplies, elles sont placées dans d'autres classeurs destinés à les recevoir (art. 3 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). Il doit y avoir autant de classeurs destinés à recevoir provisoirement les feuilles remplies qu'il y en a destinés à conserver les feuilles blanches ; les classeurs contenant les feuilles portant les actes de l'état civil, vides à l'origine, se remplissent au fur et à mesure de l'établissement des actes, tandis que les classeurs contenant les feuilles blanches se vident dans les mêmes proportions. En conséquence, dans les mairies où il est tenu un registre pour les naissances, un pour les mariages et un pour les décès, l'officier de l'état civil doit disposer de douze classeurs : six pour les feuilles blanches, six pour les feuilles remplies. Le nombre de classeurs est réduit à quatre lorsque tous les actes de l'état civil sont portés sur un même registre.

46 Les classeurs provisoires, contenant soit des feuilles blanches, soit des feuilles déjà remplies, doivent être placés dans des meubles fermés à clé (art. 4 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). La plupart des meubles de bureau ayant une fermeture présentant peu de garanties, il importe que les meubles où sont conservées les feuilles d'état civil soient munis de serrures de sûreté, et que seuls les officiers de l'état civil ou les fonctionnaires municipaux ayant des responsabilités particulières (chef de service de l'état civil, fonctionnaires municipaux délégués en application de l'article R. 122-9 du code des communes, par exemple) détiennent les clés desdits meubles. Il est également recommandé que ces meubles soient ignifugés.

47 Les officiers de l'état civil utilisant les feuilles mobiles doivent tenir un cahier spécial sur lequel sont mentionnés sommairement les actes de l'état civil, au fur et à mesure de leur enregistrement, et qui constitue, en quelque sorte, une table chronologique des registres (art. 5 arrêté du 24 septembre 1962 modifié).

Lorsqu'il est tenu des registres différents pour les naissances, les mariages et les décès, il doit y avoir également un cahier spécial pour les naissances, les mariages, les décès. Ces cahiers peuvent être tenus en un seul exemplaire.

Il importe que la règle prévue à l'article 5 de l'arrêté, et qui vient d'être rappelée ci-dessus, soit scrupuleusement respectée par les officiers de l'état civil. La bonne tenue des tables chronologiques est en effet de nature à éviter les risques de fraude et à faciliter la reconstitution des actes, en cas de perte ou de destruction des feuilles.

Pour les officiers de l'état civil dont les services enregistrent les actes d'état civil sur leur système informatique, préalablement à leur impression sur les feuilles mobiles et qui simultanément procèdent à leur archivage sur support informatique, ce cahier spécial peut être constitué par l'édition hebdomadaire de tables chronologiques des registres.

48 L'article 7 de l'arrêté du 24 septembre 1962, modifié le 22 février 1968, détermine les diligences auxquelles il convient de procéder en cas de perte ou de détérioration de l'une des feuilles dont le maire a accepté la prise en charge (voir no 39 à 39-2).

Il doit être sur-le-champ rendu compte de ces incidents au juge du tribunal d'instance.

Si la feuille inutilisable ou perdue était vierge, ce magistrat a deux possibilités :

- soit ordonner le remplacement de la feuille. Dans ce cas, il numérote et paraphe la nouvelle feuille. En outre, il appose mention sommaire de sa décision ;

- soit décider que l'inscription des actes sera poursuivie sur la feuille suivante. En ce cas, il ordonne seulement la rectification du procès-verbal d'ouverture et en avise le procureur de la République.

Si la feuille détériorée ou perdue avait été complètement ou partiellement remplie, le juge autorise la reconstitution à partir de l'original existant sur une nouvelle feuille, ou même sur la page suivante si celle-ci est encore vierge et si cette manière de faire apparaît opportune. Le juge confère force probante aux actes ainsi reconstitués par un jugement dont mention est faite en marge de ces actes et dont une copie est annexée au registre.

Si les deux feuilles contenant les mêmes actes ont été perdues ou détériorées, les actes de l'état civil qui y étaient portés ne peuvent être reconstitués qu'en vertu d'un jugement supplétif rendu en application de l'article 46 du code civil.

Il est bien évident que la perte ou la détérioration d'une feuille d'état civil doit demeurer un cas extrêmement rare. La multiplication des cas de perte ou de détérioration amènerait à conclure à la mauvaise organisation du service de l'état civil et justifierait l'opposition du procureur de la République à ce que ce service continue d'être tenu sur des feuilles mobiles. Il importe donc que le juge d'instance se renseigne avec précision sur les circonstances de la perte ou de la détérioration de la feuille et en avise éventuellement le parquet.