Le Président de la République,
Sur le rapport du Premier ministre et du ministre des affaires étrangères,
Vu la Constitution, notamment ses articles 52 à 55 ;
Vu le décret n° 53-192 du 14 mars 1953 modifié relatif à la ratification et à la publication des engagements internationaux souscrits par la France,
Décrète :
L'accord entre le Gouvernement de la République française et le Programme alimentaire mondial des Nations unies pour la prestation de services du Réseau des entrepôts de matériel destiné aux interventions humanitaires des Nations unies (ensemble trois annexes), signé à Rome le 5 janvier 2012, sera publié au Journal officiel de la République française.
Le Premier ministre et le ministre des affaires étrangères sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
A C C O R D
ENTRE LE GOUVERNEMENT DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE ET LE PROGRAMME ALIMENTAIRE MONDIAL DES NATIONS UNIES POUR LA PRESTATION DE SERVICES DU RÉSEAU DES ENTREPÔTS DE MATÉRIEL DESTINÉ AUX INTERVENTIONS HUMANITAIRES DES NATIONS UNIES (ENSEMBLE TROIS ANNEXES)
Le Gouvernement de la République française (« la partie française »), d'une part, et le Programme alimentaire mondial des Nations unies (« le PAM »), d'autre part, ci-après dénommés « les parties »,
Désireux d'établir un cadre de coopération technique relatif à la prestation par le PAM de services d'entreposage et d'utilisation de matériel destiné aux interventions humanitaires au profit du centre de crise du Ministère des affaires étrangères et européennes (le « centre de crise »),
Rappelant que le PAM s'est vu confier le mandat d'assurer la gestion des entrepôts de matériel destiné aux interventions humanitaires dans un certain nombre de régions du monde,
Prenant en compte le souhait du centre de crise de s'appuyer sur les facilités de stockage et de mise à disposition de fournitures et/ou du matériel du réseau d'entrepôts constitué par le PAM,
Sont convenus de ce qui suit :
1. Objet de l'accord
Le présent accord (ci-après dénommé « l'accord ») a pour objectif d'établir un cadre de coopération technique relatif aux modalités de participation du centre de crise aux facilités de stockage et de fourniture de matériel destiné aux interventions humanitaires au sein du réseau d'entrepôts gérés par le PAM (chacun de ces entrepôts étant ci-après dénommé « l'entrepôt » et leur ensemble étant dénommé « le réseau d'entrepôts » ou « le réseau »).
Les parties constatent que le réseau d'entrepôts (dont une liste est jointe en annexe 1) offre des services à des institutions des Nations unies, à des organisations gouvernementales et non gouvernementales et à des organisations internationales qui ont conclu un accord technique suivant des termes et conditions analogues à celles du présent accord avec le PAM (ci-après « les utilisateurs »), là où le déploiement rapide de fournitures et de matériel de soutien opérationnel est nécessaire dans le cadre d'un programme d'aide humanitaire. Les parties conviennent que seuls les fournitures et le matériel correspondant à cette définition seront stockés dans les entrepôts du réseau.
Les parties conviennent que le présent accord doit être interprété à la lumière des modes opératoires normalisés joints en annexe 2, qui régissent l'utilisation des installations du réseau d'entrepôts par les parties pour toutes les questions non traitées par le présent accord.
2. Domaines de coopération technique
2.1. Le PAM fournit au centre de crise les services normalisés décrits à la section 4 ci-dessous.
2.2. Sur demande du centre de crise, le PAM fournit tout ou partie des services spécifiques décrits à la section 5 ci-dessous.
3. Planification et coordination
3.1. Les parties conviennent de participer à tout mécanisme de coordination logistique interinstitutions qui pourrait être mis en place en relation avec le réseau d'entrepôts et de coordonner leur planification logistique, en tant que de besoin.
3.2. Les parties s'engagent à coopérer à tout moment (conformément à leurs réglementations respectives) de façon à ce que les installations du réseau d'entrepôts soient utilisées de la manière la plus efficace possible et dans l'intérêt de tous les utilisateurs.
3.3. Le PAM s'engage à traiter et à stocker avec toutes les précautions voulues les fournitures et le matériel du centre de crise au sein du réseau d'entrepôts (tel que défini à l'annexe 1).
3.4. Le PAM se réserve le droit de refuser certains articles dont le centre de crise demande le stockage dans tout entrepôt du réseau, en application du point 6.1 ci-dessous.
Dans ce cas, le PAM s'engage à en informer le centre de crise en temps voulu de façon à éviter que le centre de crise n'expédie aux entrepôts des articles non acceptés.
3.5. Les parties conviennent de se communiquer, en fonction des besoins, les informations ayant trait à la logistique, telles que les données concernant le suivi des produits et les filières d'approvisionnement, les dates de péremption et les numéros de lot, et toute autre information de cet ordre.
3.6. Les parties conviendront au cas par cas des modalités de déchargement des fournitures et du matériel au lieu de destination finale, après expédition.
4. Services courants
Le PAM s'engage à gérer les fournitures et le matériel opérationnel prévus aux fins des programmes d'aide humanitaire et stockés par le centre de crise dans les entrepôts. Dans le cadre de cette gestion, le PAM assure les services normalisés suivants :
4.1. Fournir, dans chacun des entrepôts, le volume de stockage indiqué à l'annexe 3 ;
4.2. Recevoir et traiter avec toutes les précautions voulues les fournitures et le matériel du centre de crise (conformément aux consignes du centre de crise, telles que communiquées au PAM) désignés par le centre de crise comme devant être stockés dans chacun des entrepôts du réseau ;
4.3. S'assurer que les fournitures et le matériel du centre de crise soient inspectés et qu'ils soient conformes aux documents de transport, qu'ils soient stockés de manière appropriée et préparés pour l'expédition à partir du réseau d'entrepôts pour le compte du centre de crise ;
4.4. Aider le centre de crise à déterminer les modes d'emballage et d'étiquetage appropriés pour ses fournitures et son matériel en vue de standardiser le conditionnement ;
4.5. Servir de coordinateur pour permettre, le cas échéant, la mise à disposition de fournitures et/ou de matériel entre utilisateurs, sur autorisation des utilisateurs concernés du réseau d'entrepôts ;
4.6. Donner un reçu au centre de crise pour les fournitures et/ou le matériel réceptionnés et s'assurer que ces fournitures et/ou ce matériel ne sortent des installations du réseau d'entrepôts qu'à réception d'un ordre d'expédition normalisé signé émanant du centre de crise, conformément aux modes opératoires normalisés ;
4.7. Préparer tous les documents de douane nécessaires à la réception et à la réexportation des fournitures et du matériel du centre de crise conformément aux réglementations et usages douaniers locaux, dans la mesure où ceux-ci peuvent s'appliquer aux opérations des entrepôts ;
4.8. Fournir au centre de crise des rapports d'activités à chaque réception et expédition de fournitures et de matériel du centre de crise, ainsi qu'un rapport d'activités annuel énumérant toutes les mesures prises en ce qui concerne les fournitures et le matériel du centre de crise stockés au sein du réseau d'entrepôts. Le PAM autorise aussi l'accès des représentants du centre de crise aux rapports de stocks en ligne sur le site web du réseau d'entrepôts (www.unhrd.org) ;
4.9. Servir d'interlocuteur pour l'accès aux services communs coordonnés par le PAM et, s'il y a lieu, par d'autres prestataires de services interinstitutions, de manière à favoriser la rotation des stocks et la fluidité des filières d'approvisionnement.
5. Services spécifiques
Le PAM s'engage, sur demande écrite du centre de crise et sous réserve de l'acceptation écrite par le centre de crise de la facture pro forma prévue au point 7.3 ci-dessous, à fournir les services spécifiques suivants :
5.l. Organiser le transport secondaire des fournitures et du matériel du centre de crise jusqu'aux destinations spécifiées. Le PAM s'engage à prendre les précautions voulues pour la manutention des fournitures et du matériel du centre de crise pendant les opérations de chargement et de déchargement et à fournir au centre de crise un reçu signé ou un bordereau d'expédition attestant de la livraison ;
5.2. Procéder aux réparations, au remplacement des palettes, au reconditionnement/à la reconstitution ou à la protection spéciale des articles qui doivent être stockés, conformément aux recommandations formulées après inspection ou de toute autre manière ;
5.3. Organiser l'entretien spécifique, y compris la réparation des véhicules et des autres biens stockés dans les entrepôts ;
5.4. Accompagner le fret transporté par avion des entrepôts jusque sur le terrain, fournir une assistance technique et assurer la formation du personnel local à l'installation ou à l'entretien des fournitures ou du matériel ;
5.5. Prévoir l'achat de fournitures et/ou de matériel de remplacement dans les cas où ces fournitures ou ce matériel sont mis à disposition entre utilisateurs en vertu du point 4.5 du présent accord ;
5.6. Mettre à disposition les locaux du centre de formation au sein du réseau d'entrepôts ;
5.7. Procéder à l'assurance des fournitures et du matériel du centre de crise stockés au sein du réseau d'entrepôts.
Le PAM peut fournir au centre de crise d'autres services spécifiques arrêtés d'un commun accord entre les parties, au cas par cas et sur demande écrite.
6. Obligations de la partie française
La partie française s'engage à ce que le centre de crise :
6.1. Fournisse au PAM en temps voulu une notification écrite de toute livraison à un entrepôt, en donnant toutes les précisions utiles, telles que la description, le poids et/ou les dimensions des articles et en précisant l'entrepôt concerné ainsi que la durée de stockage requise dans cet entrepôt ;
6.2. Organise la livraison des fournitures et du matériel du centre de crise dans le réseau d'entrepôts et donne les instructions de stockage nécessaires ;
6.3. Fasse en sorte que tout le matériel et toutes les fournitures à stocker dans le réseau d'entrepôts soient marqués de façon appropriée afin d'en faciliter l'identification ;
6.4. Inspecte ses fournitures et matériel stockés dans le réseau d'entrepôts tous les ans ou à une autre fréquence déterminée par les parties, sous réserve que le PAM en soit avisé dans un délai raisonnable ;
6.5. Respecte les procédures et usages douaniers locaux tels qu'indiqués par le PAM et fournisse les documents requis pour faciliter le dédouanement effectué par le PAM pour le compte du centre de crise.
Si le centre de crise demande l'organisation d'un transport à titre de service spécifique au sens du point 5.1 ci-dessus, la partie française s'engage à ce que celui-ci :
6.6. Présente au PAM en temps voulu les demandes afférentes au transport requis. Les demandes doivent être adressées au PAM par télécopie ou par courrier électronique sous la forme d'un ordre d'expédition normalisé du réseau (sauf accord contraire entre les parties, au cas par cas) après accord des parties sur la meilleure offre possible ;
6.7. Obtienne des autorités locales toutes les autorisations nécessaires ;
6.8. S'assure que le destinataire est présent sur le lieu de destination finale pour réceptionner les fournitures et/ou le matériel ;
6.9. Prenne à sa charge tous les frais ou redevances directement liés au transport de fournitures et matériel du centre de crise encourus pendant le transport, y compris, lorsque le PAM n'en est pas directement responsable, les frais d'immobilisation de véhicules.
7. Obligations financières
7.1. Le PAM s'engage à fournir gratuitement au centre de crise les services normalisés énumérés à la section 4 ci-dessus et dans les modes opératoires normalisés.
7.2. Dans le cas des services spécifiques énumérés à la section 5 ci-dessus ou de tout autre service auquel le centre de crise pourrait recourir au cas par cas, la partie française s'engage à ce que le centre de crise s'acquitte du remboursement des coûts directs, majoré des frais de gestion, comme spécifié dans les modes opératoires normalisés.
7.3. Le PAM délivre une facture pro forma mentionnant le coût estimatif de chaque service spécifique. L'acceptation par le centre de crise de ce devis vaut acceptation de s'acquitter d'un montant maximal égal au montant indiqué pour le service spécifique considéré.
7.4. Hormis le cas de l'assurance (cf. point 7.5 ci-dessous), une fois le service spécifique accompli, le PAM délivre une note de débit pour le paiement dudit service tel qu'il a été effectivement accompli.
7.5. Le PAM facture séparément au centre de crise le paiement de l'assurance.
7.6. Le paiement des services fournis en vertu du présent accord est réglé dans les 30 jours suivant la date de la note de débit.
7.7. En cas d'envoi groupé de fournitures et de matériel du PAM et du centre de crise et/ou de tout autre utilisateur, le coût du transport est calculé au prorata du poids brut ou du volume, si ce dernier est plus élevé.
8. Règlement des dommages
8.1. Le PAM s'engage de bonne foi à fournir les services prévus en vertu du présent accord.
8.2. Le centre de crise procède lui-même à l'assurance de ses fournitures et matériel stockés au sein du réseau d'entrepôts, à moins qu'il n'ait demandé au PAM de fournir ce service spécifique conformément au point 5.7 ci-dessus. Le PAM rend compte au centre de crise de tous dommages ou pertes de fournitures ou matériel, et il l'aide, dans la mesure du possible, à enquêter sur ces dommages ou pertes.
8.3. Chaque partie renonce à tout recours qu'elle pourrait avoir contre l'autre partie, pour les pertes ou dommages survenus à ses fournitures ou à son matériel, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part de l'autre partie ou de son personnel.
8.4. Chacune des parties prend à sa charge tout sinistre encouru par son propre personnel dans le cadre de l'exécution du présent accord, y compris en cas de pertes ou dommages survenus à des biens, ou de dommages corporels, d'invalidité, de décès ou de tout autre risque, sauf si le sinistre est dû à une négligence grave ou à une faute intentionnelle de la part de l'autre partie ou de son personnel
8.5. Chacune des parties prend à sa charge toute demande d'indemnisation par des tiers concernant des pertes ou dommages survenus à des biens, ou des dommages corporels, une invalidité, un décès ou tout autre événement résultant d'actes ou omissions de son propre personnel dans le cadre de l'exécution du présent accord. Lorsque le dommage est imputable aux deux parties ou lorsqu'il n'est pas possible d'en attribuer l'imputabilité à l'une ou l'autre des parties, le montant des indemnités est réparti proportionnellement entre les parties.
8.6. Les services de transport secondaire effectués en vertu du présent accord sont organisés par le PAM en qualité de simple exécutant agissant pour le compte du centre de crise. Les pertes ou dommages survenus au matériel ou aux fournitures lors de l'exécution de ces services ne sont pas pris en charge par le PAM, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle. Le PAM offre toute l'assistance possible au centre de crise pour toute réclamation à l'encontre des parties en sous-traitance, en cas de perte ou de dommages survenus au matériel ou aux fournitures pendant ce transport.
9. Notifications
Toute correspondance concernant la mise en œuvre du présent accord est envoyée aux adresses suivantes :
a) Si elle est destinée au PAM :
M. Giuseppe Saba, coordinateur du réseau PAM-UNHRD, via G.C. Viola 68-70, Parco dei Medici, 00148 Rome, Italie, tél. : +39 0831 506650, fax : +39 0831 506649, mél : [email protected].
b) Si elle est destinée à la partie française :
M. Serge Mostura, directeur du centre de crise du MAEE, 37, quai d'Orsay, 75007 Paris, France, tél. : +33 (0)153591189, fax : +33 (0)153591140, mél : [email protected].
Chacune des parties doit aviser l'autre par écrit et dans les meilleurs délais de tout changement d'adresse pour la correspondance relative à la mise en œuvre du présent accord.
10. Force majeure
Si une partie se trouve dans l'impossibilité totale ou partielle de s'acquitter de ses obligations en raison d'un cas de force majeure, entendu comme la survenance d'une force ou d'un événement extérieur, irrésistible et imprévisible, échappant au contrôle des parties, celles-ci se concertent sur les moyens de poursuivre la mise en œuvre du présent accord.
11. Règlement des différends
11.1. Tout différend entre les parties découlant de l'interprétation ou de l'exécution du présent accord est réglé par voie de consultation ou de négociation.
11.2. Tout différend qui ne peut être réglé conformément au point 11.1 ci-dessus ou par un autre mode de règlement des différends agréé par les parties en tant que de besoin peut être soumis par l'une ou l'autre des parties à l'arbitrage, qui est définitif et contraignant, conformément au Règlement facultatif de la Cour permanente d'arbitrage pour l'arbitrage des différends entre deux parties dont l'une seulement est un État, en vigueur à la date [de signature] du présent accord.
12. Durée, dénonciation et modification
12.1. Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à la date de sa signature. II peut être amendé d'un commun accord par écrit entre les parties. Il peut être dénoncé d'un commun accord, ou par l'une des parties moyennant un préavis écrit de 60 jours. Cette dénonciation n'affecte pas les activités déjà entreprises ou les engagements déjà souscrits.
12.2. Les parties se réunissent environ six mois après la signature du présent accord, puis au moins une fois par an, pour réexaminer le présent accord et notamment le volume de stockage alloué.
En foi de quoi les représentants des deux parties, dûment autorisés à cet effet, ont signé le présent accord.
Fait à Rome, le 5 janvier 2012, en double exemplaire en langues française et anglaise, les deux textes faisant également foi.
Signatures :
A N N E X E S
A N N E X E 1
ENTREPÔTS DE FOURNITURES HUMANITAIRES
DES NATIONS UNIES
United Nations Humanitarian Response Depot ― Support Office
c/o Aeroporto Militare « Pierozzi »
p.za Del Vento 1
72011 Casale ― Brindisi, Italy
Tél. : + 39.0831.506650
Fax : +39.0831.506649
Mél : [email protected]
UNHRD Brindisi
c/o Aeroporto Militare « Pierozzi »
p.za Del Vento 1
72011 Casale ― Brindisi, Italy
Tél. : + 39.0831.506672
Fax : + 39.0831.506649
Mél : [email protected]
UNHRD Dubai
UAE Office Building No.2, Dubai Humanitarian City
P.O. Box 506003
Doha Road-Dubai, United Arab Emirates
Tél. : + 971 50 624 4386
Fax : + 971 4 3681381/13492229
Mél : [email protected]
UNHRD Accra
Courier Enclave ― Kotoka International Airport
P.O. Box. 1423
Accra, Ghana
Tél. : + 233 302 770 054
Fax : + 233 302 770 052
Mél : [email protected]
UNHRD Panama
Programa Mundial De Alimentos ― UNHRD
Rail Road Export Processing Zone BLDG 200 (next to DAMCO)
BLDG 200, Av. Omar Torrijos, Corozal Este, Corregimiento de Ancon
Ciudad de Panama, Rep. de Panama
Tél. : +507-317-6332
Fax : + 507-317-6319
Mél : [email protected].
UNHRD Subang
Subang Royal Malaysian Air Force Base (TUDM)
Shah Alam 40000 Selangor Darul Ehsan
Subang, Malaysia
Tél. : + 60 3-7846 0473
Fax : + 60 3-7846 0920
A N N E X E 2
MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS
(traduit de l'anglais)
Entrepôt de fournitures humanitaires
des Nations unies (UNHRD)
PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES NORMALISÉES
du Réseau des entrepôts de fournitures
humanitaires des Nations unies
(UNHRD)
PAM
wfp.org
1. Aperçu d'ensemble
1.1. Introduction
1.2. Objet et domaines traités
2. Structure organisationnelle et installations
2.1. Organigramme de l'UNHRD
2.2. Installations
3. Utilisateurs autorisés
4. Services
4.1. Un guichet unique : le Service de la clientèle de l'UNHRD
4.2. Services courants
4.3. Services spécifiques et paiement
5. Biens
5.1. Types de stocks
5.2. Inventaire des stocks
5.3. Autorité habilitée et accès aux stocks des autres utilisateurs
5.4. Déstockage
6. Expédition
6.1. Procédures applicables à l'importation
6.2. Procédures applicables à l'exportation
Annexes :
1. Annexe 1 : Services courants
2. Annexe 2 : Services spécifiques et diagramme
3. Annexe 3 : Règles en matière de passation de marchés
4. Annexe 4 : Mandat des équipes d'intervention rapide
5. Annexe 5 : Autorité habilitée
6. Annexe 6 : Fiche de données de sécurité
7. Annexe 7 : Installations
1. Aperçu d'ensemble
1.1. Introduction
Un premier entrepôt de fournitures humanitaires a été mis en place en 2000 par le Programme alimentaire mondial (PAM) à Brindisi. Cette action ayant été couronnée de succès, le PAM a ensuite entrepris, à sa charge et sur la base de ses propres critères de fonctionnement, de créer quatre plates-formes complémentaires implantées en des lieux stratégiques situés dans le monde entier : Panama City (Panama), Accra (Ghana), Dubai (Emirats arabes unis) et Subang (Malaisie).
Le réseau des entrepôts de fournitures humanitaires des Nations unies (UNHRD) constitue désormais un outil de préparation à l'action à l'appui des efforts de constitution de stocks stratégiques menés par les Nations unies et par des organisations internationales, nationales et non gouvernementales. Il détient des stocks stratégiques de biens destinés à des secours d'urgence (trousses médicales d'urgence, abris, équipements d'information et de télécommunications, équipements d'appui) qui permettent d'aider les organismes chargés des secours à réagir aux situations d'urgence. Il a également été mis en place pour permettre au PAM de réagir plus efficacement à des situations multiples d'urgence de grande ampleur à tout moment.
1.2. Objet et domaines traités
Les présentes Procédures opérationnelles normalisées ont pour objet de fournir des directives et d'exposer les procédures d'accès et de recours aux différents entrepôts qui relèvent du réseau UNHRD (chacun de ces entrepôts, considéré à titre individuel, étant dénommé ci-après « HRD »). Elles recouvrent les domaines ci-après :
― directives d'ordre général ;
― structure de I'UNHRD et implantations connexes ;
― utilisateurs autorisés du réseau UNHRD ;
― mise en œuvre des services offerts par les HRD et du service de la clientèle de l'UNHRD ;
― procédures financières ;
― services offerts par les entités relevant du PAM ;
― types de stocks autorisés au sein du réseau des HRD, maximums acceptables, prêt ou emprunt, accès aux « stocks en blanc » ;
― livraisons aux HRD et précisions d'ordre technique sur les documents requis à l'importation et sur le conditionnement ;
― exportation à partir des HRD ;
― gestion des stocks et déstockage ;
― indicateurs de qualité pour les services courants et spécifiques ;
― aperçu des règles du PAM en matière de passation de marchés.
2. Structure organisationnelle
et installations
2.1. Organigramme de l'UNHRD
L'UNHRD relève du cadre administratif du PAM ; de ce fait, il est régulièrement soumis à des procédures de vérification conformément aux règles en vigueur au sein de cette organisation.
L'administration et la gestion financière de l'ensemble du réseau UNHRD sont assurées par le PAM, par l'intermédiaire d'un bureau d'appui que dirige un coordinateur du réseau UNHRD. Chaque HRD a à sa tête un directeur qui rend compte directement au coordinateur du réseau UNHRD. Ce dernier rend compte directement au directeur de la division logistique du PAM (ODL). On trouvera ci-dessous l'organigramme du réseau.
Vous pouvez consulter le tableau dans leJOn° 158 du 08/07/2012 texte numéro 4
2.2. Installations
Chaque HRD est implanté dans le périmètre d'un aéroport ou à proximité et comprend au moins 5 000 m² d'espace de stockage couvert et 5 000 m² d'espace de stockage à ciel ouvert. Ils disposent tous d'une zone d'entreposage à température contrôlée et d'un centre de formation. Pour plus d'informations sur chacun d'eux, voir l'annexe 7.
3. Utilisateurs autorisés
(1) Tous les utilisateurs, qu'ils soient autorisés ou occasionnels, se verront remettre une facture pro forma correspondant au contrat. L'obligation financière liée à la transaction sera conformée par le versement de l'acompte qui sera demandé à l'utilisateur.
Les utilisateurs autorisés de l'UNHRD sont les organisations humanitaires appartenant ou non à la famille des Nations unies, les organismes d'aide humanitaire et les organisations gouvernementales ou non gouvernementales qui ont signé avec le PAM un accord technique en vue de recourir au réseau UNHRD. L'accord technique est inséparable des présentes Procédures opérationnelles normalisées, les deux documents constituant le cadre juridique régissant entre le PAM et l'utilisateur autorisé la prestation de services au sein du réseau UNHRD. Les utilisateurs autorisés peuvent détenir des stocks dans un ou plusieurs HRD et peuvent solliciter des services auprès de tout HRD, même s'ils n'ont de stock dans aucun d'entre eux. Les services de passation de marchés, par exemple, sont mis à la disposition de tous les utilisateurs par le réseau UNHRD.
Les autres organisations ou entités actives dans le domaine de l'aide humanitaire et désireuses de recourir à des installations de l'UNHRD et à des services spécifiques (moyennant paiement) peuvent en faire la demande au cas par cas.
Tous les utilisateurs, qu'ils soient autorisés ou occasionnels, doivent se conformer aux présentes Procédures opérationnelles normalisées¹.
4. Services
4.1. Un guichet unique : le Service de la clientèle de l'UNHRD
(2) Le Service humanitaire mondial (GHS) a été mis en place au 1er juin 2011 à Dubai où sont implantés plusieurs centres de services du PAM autres que la plate-forme du réseau UNHRD.
Le Service de la clientèle de l'UNHRD constitue le point d'entrée qui permet à l'ensemble des utilisateurs d'avoir accès aux services du réseau. Toute demande de services doit être adressée par courriel à une des deux adresses réservées à cette fin : [email protected] et, pour la plate-forme de Dubai uniquement, [email protected]². Le directeur du HRD concerné par la transaction doit figurer en copie (voir à l'annexe 5 et/ou sur le site www.unhrd.org la liste des contacts, notamment les autorités habilitées à l'égard des stocks des HRD). Dans la rubrique « Objet » du courriel, il convient de mentionner toujours le pays ou la destination prévu. Le Service de la clientèle dispose dans chaque HRD d'un représentant qui veille au suivi des demandes, quel que soit le HRD concerné.
Le Service de la clientèle peut être joint en permanence, y compris en fin de semaine et les jours fériés. Chaque demande reçue par courriel se voit attribuer un numéro de référence à rappeler dans toute correspondance ultérieure (à la rubrique « Objet ») afin d'identifier la transaction.
Tous les HRD disposent d'un agent de permanence qui peut être joint 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les renseignements afférents aux agents de permanence peuvent être consultés dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD.
4.2. Services courants
Les services courants sont ceux qui portent sur le déchargement, la réception, l'inspection, les menues réparations, les formalités de dédouanement (à l'exclusion des frais), l'entreposage, l'entretien courant, la gestion des stocks et l'administration. Des renseignements plus détaillés à ce sujet figurent à l'annexe 1. Après avoir signé l'accord technique, les utilisateurs autorisés bénéficient automatiquement de ces services en toute gratuité et conformément aux indicateurs de qualité et aux délais mentionnés à l'annexe 1, sans avoir besoin d'en faire la demande.
4.3. Services spécifiques et paiement
(3) Les expressions « bordereau de débit » et « facture définitive » sont interchangeables : l'une comme l'autre désigne un document présenté à un client et identifiant une transaction au titre de laquelle le client est tenu de payer une somme à l'entité qui a délivré ce document.
Les services spécifiques sont les services complémentaires que l'UNHRD est en mesure de proposer à ses utilisateurs, sur demande et sous condition de défraiement (coût du service plus frais de gestion). Les services qui relèvent de cette catégorie sont les grosses réparations, les opérations extraordinaires d'entretien d'équipements, le déchargement de matériel non monté sur palettes, la fourniture de biens et de services non alimentaires, le transport de biens non alimentaires, les missions techniques sur le terrain, l'assurance, le déstockage et tout autre service nécessitant un engagement financier de la part du PAM. Ces services sont fournis conformément aux indicateurs de qualité et aux délais mentionnés à l'annexe 2.
En cas de demande de service spécifique, le Service de la clientèle de l'UNHRD adresse à l'utilisateur une facture pro forma qui précise le montant des frais afférents à la demande et celui des frais de gestion.
L'approbation de la facture pro forma et sa signature par l'utilisateur constituent un engagement financier formel à concurrence du montant indiqué (sauf en ce qui concerne le PAM, pour lequel l'établissement et la délivrance d'un bon d'achat en faveur du vendeur sont également requis). Dès qu'elle a été retournée par l'utilisateur au Service de la clientèle, elle vaut demande en bonne et due forme et permet à l'UNHRD d'agir aussitôt pour y donner suite.
Si, au cours de l'opération, le coût du service se révèle plus élevé que l'estimation mentionnée dans la facture pro forma, un nouveau document est établi et présenté à l'utilisateur pour accord. Aucune prestation de service n'a lieu si son coût excède le montant estimé d'origine, sauf s'il a été formellement approuvé par l'utilisateur.
On a vu plus haut que le coût de chaque service spécifique se compose de deux éléments : le coût du service proprement dit et les frais de gestion :
― le coût du service est le coût directement lié au service fourni. On trouvera dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD, à titre uniquement indicatif, une liste des prix des services spécifiques pour chaque plate-forme, à laquelle on pourra se reporter pour établir et approuver les factures pro forma ;
― les frais de gestion correspondent aux coûts liés à la prestation et à la gestion du service spécifique ; ils se montent à un pourcentage fixe de 7 % (chiffre susceptible d'être modifié par le PAM, auquel cas les utilisateurs en seront informés).
La facture pro forma comprend également une marge de sécurité de 10 % du coût du service, destinée à compenser d'éventuelles différences de taux de change intervenant au cours de la prestation de service, ainsi que la différence entre le montant estimé et le montant effectif du coût du service. Les frais de gestion sont calculés sur la base du total du coût du service et de cette marge de sécurité.
N.B. : Les utilisateurs autorisés ne sont nullement tenus de recourir aux services spécifiques offerts par l'UNHRD. Ils ont toute latitude pour faire appel à leurs propres fournisseurs. Cependant, s'il est fait appel à des membres du personnel et/ou à des équipements du réseau UNHRD pour des opérations de chargement, le tarif correspondant est appliqué.
La facture pro forma comprend les éléments suivants :
― numéro de la facture ;
― date de délivrance ;
― énoncé clair et exhaustif du service ou des biens demandés ;
― quantité du service ou des biens demandés ;
― prix total du service ou des biens demandés (plus prix unitaire s'il y a lieu) ;
― devise dans laquelle le service ou les biens seront facturés (dollars U.S.) ;
― adresse effective de l'UNHRD et de l'utilisateur ;
― délai estimatif de livraison et modalités de livraison s'il y a lieu ;
― condition internationale de vente (INCOTERM) à appliquer et durée de transit/de livraison entre le point d'origine et la destination finale s'il y a lieu ;
― numéro de référence attribué à la transaction par le Service de la clientèle de l'UNHRD ;
― toutes autres informations afférentes à la commande.
Règlement de la facture (bordereau de débit) : Le règlement du bordereau de débit est effectué par virement bancaire conformément aux instructions émises par l'UNHRD. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la délivrance du bordereau de débit³.
Autres services offerts par les entités relevant du PAM aux organismes d'aide humanitaire : Le PAM peut offrir aux organismes d'aide humanitaire d'autres services, notamment :
― services de transport aérien (par l'intermédiaire du Service aéronautique de la division logistique) ;
― expéditions par voie maritime (par l'intermédiaire du Service des expéditions par mer de la division logistique) ;
― fourniture de biens non alimentaires, en particulier d'équipements d'information et de communications (par l'intermédiaire du bureau de Dubai et de son service FITTEST) ;
― véhicules légers et blindés (par l'intermédiaire du bureau de Dubai du Programme mondial de location-vente de véhicules [GVLP]).
Les utilisateurs peuvent en faire la demande auprès de l'UNHRD au titre de l'accord technique et suivant les modalités et conditions énoncées par celui-ci et par les présentes Procédures opérationnelles normalisées. Ces services complémentaires seront répertoriés dans un catalogue de l'ensemble des services offerts par le PAM et mis à la disposition de tous les utilisateurs.
5. Biens
5.1. Types de stock
Le réseau UNHRD ayant été conçu à l'appui d'actions d'urgence, les biens qu'il détient sont prêts à être déployés dans un délai de 24 à 48 heures. Cependant, ses installations ne sont pas destinées à un entreposage de longue durée ni à conserver des équipements inutilisables ou dépourvus de valeur d'urgence. De ce fait, les utilisateurs doivent veiller à assurer une rotation fréquente de leurs stocks. Il leur sera demandé de récupérer tout bien qui n'a fait l'objet d'aucun mouvement au bout de 24 mois. L'UNHRD peut, sur demande, organiser un entreposage de longue durée à titre de service spécifique.
Les stocks d'urgence du réseau UNHRD peuvent comprendre :
― des stocks physiques (neufs ou réapprovisionnés) :
― stocks des utilisateurs autorisés ;
― stocks de fournisseurs sur site (dits « stocks en blanc ») ;
― stocks partagés ;
― des stocks virtuels (détenus par le fournisseur).
Les utilisateurs ont accès en temps réel sur le site www.unhrd.org à la liste de l'ensemble des stocks des utilisateurs pour toutes les plates-formes. Des informations complémentaires (coût estimatif de chaque article, par exemple) peuvent être consultées par les utilisateurs autorisés dans la rubrique à accès réservé de ce site (identifiant et mot de passe réclamés).
Les stocks des utilisateurs sont propres au mandat organisationnel de chacun d'entre eux. Ils peuvent être fournis soit directement par les utilisateurs, soit, sur demande, par l'UNHRD à titre de service spécifique.
Les « stocks en blanc » sont des stocks de fournisseurs entreposés dans les locaux du réseau en vertu d'un accord à long terme conclu avec le PAM qui définit les caractéristiques des produits, leur prix, leur délai estimé de livraison au sein du réseau des HRD et leur disponibilité. Ces stocks ne sont « en possession » d'aucun organisme particulier et leur présence dans chaque HRD n'est pas garantie en permanence ; ils restent en possession du fournisseur et ne portent aucun logo ou emblème, d'où la désignation de « stocks en blanc » de l'UNHRD. Le PAM peut les proposer à ses utilisateurs suivant les mêmes modalités et conditions et sous réserve de leur disponibilité au sein du réseau.
Les utilisateurs ont la faculté de prêter, de vendre ou d'échanger des stocks avec d'autres utilisateurs sous réserve d'accord bilatéral entre les parties. Ces stocks sont considérés comme des stocks partagés. Le mode d'accès aux stocks d'un autre utilisateur le plus répandu est la vente : l'utilisateur A peut acquérir des biens qui font partie des stocks de l'utilisateur B et en prendre possession dès que ce dernier l'y a habilité (voir le paragraphe 5.3 ci-après). Sur demande du prêteur ou vendeur, l'UNHRD peut se charger de réapprovisionner le stock vendu ; l'utilisateur peut également s'en charger lui-même. La délivrance des permis d'accès relève des utilisateurs. Les directeurs des HRD doivent veiller à ce que le document attestant la transaction soit dûment enregistré et à la disposition des deux parties.
Les HRD ont été conçus pour utiliser des stocks neufs et pour en gérer les mouvements dans un seul sens, entre le fournisseur et le lieu de l'opération de secours. Il existe toutefois des exceptions : certains équipements (véhicules blindés, par exemple) peuvent être remis dans un état convenable. La désaffectation d'équipements à l'issue d'une mission parvenue à son terme est à la charge de l'utilisateur et il y a lieu de certifier de manière appropriée que leur remise en état est effective. Leur retour éventuel au HRD doit être décidé d'un commun accord par le directeur du HRD et l'utilisateur, la décision définitive en l'espèce revenant au directeur du HRD.
La notion de stocks virtuels s'applique aux marchandises qui ne sont pas physiquement présentes au HRD mais qui y ont une place « virtuelle » en vertu d'un accord à long terme conclu avec le PAM tout en étant concrètement conservées dans les locaux des fournisseurs. Ces stocks sont mis à la disposition de I'UNHRD moyennant l'établissement d'un bon de commande. Ce mécanisme permet de négocier les prix avant de faire appel au stock et est assorti d'un délai de livraison garanti. En cas de non-respect de ce délai par le fournisseur retenu, l'UNHRD ne saurait en être tenu pour responsable.
L'évaluation des stocks repose sur le montant effectivement facturé ou, pour des marchandises d'occasion approuvées, sur la valeur indiquée par l'utilisateur. En tout état de cause, elle relève de la seule responsabilité du détenteur du stock.
Les états des stocks sont établis par l'UNHRD et tout changement ou mouvement est régulièrement porté à la connaissance des utilisateurs. Ils peuvent être consultés en temps réel sur le site www.unhrd.org.
En outre, un catalogue électronique de l'ensemble des marchandises entreposées dans chaque HRD est en cours d'élaboration et figurera sur le site Internet de l'UNHRD.
Les niveaux des stocks pour chaque HRD sont définis par son directeur en fonction (i) de la capacité d'entreposage nécessaire exprimée en volume et (ii) du type et de la qualité du stock nécessaire dans la région desservie par chaque HRD. La capacité d'entreposage nécessaire est susceptible d'être révisée en fonction (a) de la rotation des stocks, (b) des besoins reconnus dans la région pour chaque type d'article entreposé par chaque utilisateur, sur la base d'une étude réalisée avec le soutien des organismes chefs de file, et (c) de l'espace disponible. Au cas où l'espace disponible serait insuffisant, des priorités sont définies en fonction des besoins de la région tels qu'établis conformément au point (b) ci-dessus ; il appartient au directeur du HRD d'en décider en dernier recours.
5.2. Inventaire des stocks
Chaque année, au mois de décembre, chacun des HRD procède à un inventaire de ses stocks. Cet inventaire annuel constitue un service courant. Toute demande d'inventaire supplémentaire (ou d'inventaire à un autre moment de l'année) émanant d'un utilisateur sera traitée comme un service spécifique au titre duquel le HRD sera pleinement défrayé pour un montant non négociable. Pour plus d'informations, voir l'annexe 2.
5.3. Autorité habilitée et accès
aux stocks des autres utilisateurs
Il appartient à chaque utilisateur de désigner une autorité habilitée, c'est-à-dire un ou plusieurs représentants de son organisation habilité(s) à autoriser l'UNHRD à opérer des prélèvements sur ses stocks. La liste des autorités habilitées figure à l'annexe 5. Tout changement doit être mentionné dans les présentes Procédures opérationnelles normalisées et publié dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD.
Nul n'a accès au stock d'un autre utilisateur pour y opérer des prélèvements, le prêter, l'emprunter, le vendre ou en faire usage sans l'accord écrit de l'autorité habilitée pour ledit stock.
5.4. Déstockage
Si un stock est parvenu à sa date limite de conservation, l'utilisateur est informé des mesures à prendre. Les marchandises considérées sont détruites ou rendues inutilisables conformément à la réglementation nationale et aux protocoles internationaux sur la destruction des stocks parvenus à expiration. Le coût de cette opération est à la charge du propriétaire du stock.
Si un utilisateur ne peut maintenir son stock dans un état utilisable et acceptable, le directeur du HRD propose à son propriétaire de le vendre, de le détruire ou encore de retourner les biens, et aide l'utilisateur à prendre une décision. Dans ce cas également, les frais sont à la charge du propriétaire du stock.
Si un utilisateur abandonne son stock ou n'est pas en mesure d'honorer les obligations financières liées à son entretien, le directeur du HRD, après en avoir dûment averti le propriétaire, procède au déstockage suivant les modalités les plus appropriées et les moins coûteuses pour l'UNHRD.
6. Expédition
6.1. Procédures applicables à l'importation
à destination de tout HRD
Les stocks à destination des HRD doivent être livrés conformément à la règle Incoterm DAP. Tout coût supplémentaire dû à une livraison autre que DAP est à la charge de l'utilisateur/du propriétaire du stock. La livraison doit être notifiée à l'adresse [email protected] et au directeur du HRD considéré. Chaque HRD doit être informé au moins une semaine avant l'autorisation électronique de transport (ETA). Si la plate-forme concernée ne dispose pas d'un espace suffisant, l'UNHRD en informe l'utilisateur et se réserve le droit de refuser la livraison. Le directeur du HRD peut proposer des solutions de rechange, notamment la fourniture d'espace d'entreposage réservé à titre de service spécifique.
Aux fins du dédouanement, les originaux des documents d'expédition doivent porter la mention « UNHRD + nom du pays » en qualité de consignataire de la cargaison.
L'envoi doit arriver sous conditionnement approprié permettant au personnel du HRD de procéder au déchargement du stock, à son inspection, à sa mise en place et à sa préparation en vue d'une livraison rapide ultérieure. Tous les stocks doivent être livrés sous conditionnement, emballés, sanglés et disposés sur des palettes Euro ou d'autres palettes normalisées n'excédant pas la hauteur maximale de 1,10 m-2,10 m.
Les documents et informations énumérés ci-après constituent les exigences de base à respecter par tous les utilisateurs pour expédier des marchandises à un HRD :
― notification d'expédition par l'utilisateur, précisant les Incoterms et décrivant la cargaison et son conditionnement ;
― documents d'expédition requis pour l'importation (copies par courriel et originaux par courrier pour les expéditions par voie maritime, avant l'arrivée de la cargaison) comprenant :
1. lettre de transport aérien (LTA), connaissement ou lettre de transport routier (CMR), en fonction du mode de transport ;
2. facture commerciale ou certificat de don ;
3. bordereau de colisage ;
4. certificat d'origine (y compris le code SH pour les produits appropriés, afin d'assurer le bon déroulement des formalités de dédouanement) ;
5. tout autre certificat afférent à la cargaison considérée (à confirmer d'avance auprès du directeur du HRD) ;
― délai de livraison estimé ;
― valeur d'inventaire (uniquement pour les marchandises d'occasion en ce qui concerne le PAM) ;
― copie du bon de commande et, en particulier, spécifications techniques ;
― fiche de données de sécurité (voir l'annexe 6 aux présentes Procédures opérationnelles normalisées) ;
― étiquette d'unité de chargement (descriptif des marchandises, nombre d'unités, dimensions, poids, numéro de référence de l'utilisateur, etc.).
Tous les documents ci-dessus doivent être fournis au directeur du HRD considéré. L'UNHRD se réserve le droit de demander tout certificat ou document complémentaire susceptible d'être nécessaire pour l'importation dans le pays d'accueil du HRD.
Chaque HRD accuse réception des stocks par courriel, conformément aux indicateurs de qualité, et remet un rapport d'inspection confirmant la réception de la cargaison et sa conformité au bon de commande. Les stocks destinés aux HRD doivent arriver sur place préemballés de telle sorte qu'ils puissent être rapidement réexportés. Si les marchandises livrées ne sont pas conformes au bon de commande ou si leur conditionnement n'est pas approprié, le rapport d'inspection recommande les mesures à prendre.
6.2. Procédures applicables à l'exportation
en provenance de tout HRD
Les demandes d'exportation en provenance d'un HRD doivent être présentées par courriel à l'adresse [email protected] ainsi qu'au directeur du HRD considéré (voir également le paragraphe 5.3 ci-dessus).
Les documents et informations énumérés ci-après constituent les exigences de base à respecter par tous les utilisateurs pour exporter des marchandises en provenance d'un HRD :
L'utilisateur ou le destinataire désigné doit fournir à l'avance :
― une autorisation écrite émanant de l'autorité habilitée par le propriétaire du stock ;
― un descriptif du stock (de la cargaison) ;
― la quantité ;
― le nom du consignataire, la destination et les modalités de livraison ;
― l'adresse de livraison de la cargaison ;
― l'adresse à laquelle les documents d'expédition doivent être remis ;
― le point de contact à destination, à mentionner sur le bordereau de colisage ;
― le type de service spécifique demandé, le cas échéant ;
― toute autorisation d'importation émanant des autorités du pays destinataire ou tout accord conclu avec elles aux fins d'exemption fiscale ou d'exemption d'autres droits à l'importation ;
― tout certificat nécessaire aux fins des procédures d'importation dans le pays destinataire ou aux fins du transport des marchandises (par exemple, certificat d'origine/certificat IATA pour matières dangereuses) ;
― toute autre recommandation particulière ;
― une facture pro forma signée (pour les utilisateurs du PAM, sous format PR/PO par le Système mondial et réseau d'information du PAM [WINGS]) telle que décrite au paragraphe 4.3 des présentes Procédures opérationnelles normalisées ;
― une autorisation de dépense pour les utilisateurs qui ont accordé à l'UNHRD un financement anticipé au titre de services spécifiques ;
― préciser selon le cas livraison de porte à porte ou livraison à un aéroport (le type de service varie d'une plate-forme à l'autre).
A réception des marchandises :
― accusé de réception sous forme de retour d'un exemplaire signé du document approprié (feuille de route, bulletin de livraison ou autre). Un bordereau de colisage ou une facture pro forma dûment signé pourra compléter ces documents et, dans des cas exceptionnels, tenir lieu d'accusé de réception.
En l'absence des documents ci-dessus (accusé de réception par le consignataire, par exemple), la preuve de la livraison doit être postée par le système sept (7) jours après que le transitaire a confirmé la bonne livraison de la cargaison.
Les documents et renseignements ci-après sont fournis par l'UNHRD :
1. documents d'expédition (un original et deux copies) comprenant :
― bordereau de colisage et facture pro forma ;
― lettre de transport aérien (LTA), connaissement ou lettre de transport routier (CMR), en fonction du mode de transport demandé ;
― certificat de don ;
― déclaration en douane et certificat de dédouanement ;
― tout autre certificat éventuellement nécessaire, si l'on en dispose (par exemple, certificat IATA pour matières dangereuses, certificat sanitaire ou certificat d'origine) ;
2. le point de contact de l'UNHRD en qualité d'expéditeur.
N.B. : Les marchandises doivent être dédouanées à destination par le consignataire indiqué par l'utilisateur.
Les opérations d'exportation sont traitées sur la base du principe « premier arrivé, premier servi », en fonction des demandes et du financement du transport. L'UNHRD favorise la mise en commun des moyens de transport lorsque cela est possible et approprié.
A N N E X E 1
SERVICES COURANTS
Les services courants sont offerts aux utilisateurs autorisés à titre gracieux. Il s'agit de services qui relèvent de la gestion ordinaire des stocks depuis le point de réception au HRD et pendant la durée de leur entreposage dans ses locaux.
La liste des services courants peut se résumer comme suit :
― déchargement des cargaisons reçues (conditionnées conformément aux Procédures opérationnelles normalisées) ;
― délivrance des rapports d'inspection ;
― formalités douanières à l'importation ;
― entreposage des stocks ;
― services de magasinage ;
― rapports réguliers sur l'état des stocks ;
― préparation à l'envoi ;
― établissements des documents requis pour l'exportation ;
― rapports d'activité (à la réception / à l'envoi) ;
― inventaire annuel des stocks.
Ces prestations de services sont accordées régulièrement à l'ensemble des utilisateurs autorisés conformément aux indicateurs de qualité et aux délais ci-après :
NUMÉRO
SERVICE
RÉSULTAT ATTENDU
DÉLAI
1
Réception des stocks au HRD
Accusé de réception
24 à 48 heures
2
Inspection des stocks au HRD
Rapport d'inspection établi selon le formulaire n° 6
Une semaine
3
Entreposage
Dans un espace approprié
Même délai que pour l'inspection
4
Opérations courantes de magasinage
Inventaire annuel
Relevé des denrées périssables
Chaque année en décembre
Figure régulièrement sur le rapport d'état des stocks avec date d'expiration et numéro de lot
5
Manutention dans les locaux
Déchargement
Préparation au chargement
Dès réception au HRD
A réception d'une demande d'envoi
6
Menues réparations
Menues réparations du conditionnement
Dès l'inspection
Avant l'entreposage
7
Formalités douanières (entrée et sortie)
Documents douaniers (entrée et sortie)
Conformément à l'accord avec le gouvernement de l'Etat d'accueil
8
Entreposage de médicaments, dont ceux qui sont placés sous contrôle international et ceux qui sont soumis à la chaîne du froid
Entreposage dans un local approprié ou réfrigéré
Conditionnement approprié avant expédition
Dès la livraison
Avant le départ
9
Accès à d'autres services courants
Contacts avec les points focaux concernés
Dans les 24 à 48 heures suivant la demande
10
Communication entre utilisateurs (prêt et emprunt)
Contacts avec les autorités habilitées
Recommandations appropriées
24 à 48 heures
24 à 48 heures
11
Définition du conditionnement approprié
Propositions techniques sur le mode de conditionnement et spécifications techniques du conditionnement à adopter
Sur demande, dans un délai d'une semaine
12
Publication de rapports sur l'état des stocks
Rapport actualisé
Chaque mois par courriel
Chaque semaine dans la rubrique à accès réservé du site Internet
13
Accès au site Internet
Délivrance de mots de passe et d'identifiants
Maintenance régulière du site
Une semaine à compter de la demande émanant de l'utilisateur
Sur demande
14
Accès aux locaux du HRD
Accès accordé
24 heures
A N N E X E 2
SERVICES SPÉCIFIQUES
A) Définition : La notion de « services spécifiques » s'applique aux activités et tâches qui réclament un engagement financier de la part des utilisateurs autorisés. Ils portent essentiellement sur les domaines suivants :
― entretien des biens pendant leur entreposage dans un HRD ;
― entretien et gestion des véhicules et des médicaments (notamment ceux qui sont placés sous contrôle international) ;
― manutention et reconditionnement des stocks reçus (s'ils ne sont pas conformes aux Procédures opérationnelles normalisées) ;
― fourniture de biens et de services (notamment de transport) pour le compte des utilisateurs ;
― réalisation d'ensembles d'accessoires, pose sur palettes, chargement, missions techniques, usage de locaux de formation, assurance de stocks, etc. ;
― tout service offert par les autres services ou branches du PAM et demandé par l'intermédiaire de l'UNHRD au titre de l'accord technique et des Procédures opérationnelles normalisées applicables.
B) But : Offrir aux utilisateurs une solution de rechange aux options commerciales.
C) Caractère optionnel : Les services spécifiques sont proposés aux utilisateurs à titre optionnel.
D) Possibilité de négocier : Le coût des services offerts par les HRD n'est pas négociable.
NUMÉRO
SERVICE
RÉSULTAT ATTENDU
DÉLAI
1
Gestion de médicaments, dont ceux qui sont placés sous contrôle international et ceux qui sont soumis à la chaîne du froid
Enregistrement selon les modalités requises et comme demandé par l'utilisateur et/ou le ministère de la Santé
Dès la livraison
Services d'un pharmacien
Demande d'autorisation du ministère de la Santé du pays destinataire
Dès qu'indiqué par le pays destinataire mais toujours avant l'arrivée de la cargaison
Demande d'autorisation d'exportation au ministère de la Santé
Après réception du certificat de dédouanement par le ministère de la Santé du pays destinataire
Documents afférents au dédouanement
2
Gestion de matières dangereuses
Vérification du conditionnement approprié et de la documentation
Dès la livraison
3
Manutention et assistance piste pour opérations aériennes
Proposition chiffrée sur la base du poids total de la cargaison
Chargement conformément au plan de vol
Dès que le transport par avion a été décidé
4
Manutention de cargaisons à expédier par voie maritime ou terrestre
Proposition chiffrée
Chargement en fonction de l'horaire de départ
Dès que le moyen de transport est disponible
5
Réalisation d'ensembles d'accessoires
Assemblage conformément à la composition indiquée
Dans le délai convenu
6
Reconditionnement à la suite de dégâts importants
Reconditionnement conformément au rapport d'inspection
Dans le délai estimé par le rapport d'inspection
6.a
Fourniture de produits non alimentaires
Devis et bon de commande conformément aux règles du PAM
Offre émise (ou, dans le cas d'un accord à long terme, bon de commande délivré) dans un délai d'une semaine à compter de la réception de la facture pro forma signée
6.b
Fourniture de services de transport
Devis et bon de commande conformément aux règles du PAM
Instructions pour des produits particuliers soumis à la chaîne du froid ou relevant de la catégorie des matières dangereuses
24 à 48 heures à compter de la demande
6.c
Réparation/remise en état d'objets d'occasion
Estimation et calendrier des travaux
Offre dans un délai d'une semaine à compter de la réception de la facture pro forma signée
6.d
Liquidation de biens
PSB [?] local et recommandations
Délivrance d'une facture pro forma
Un mois à compter de l'accord de l'utilisateur
7
Assistance technique sur le terrain
Mandat applicable à la mission
Rapport de mission
Dès accord et obtention des visas et des habilitations de sécurité, si nécessaire
Dans les 10 jours suivant la fin de la mission
8
Décompte extraordinaire
Mise à jour de l'état du stock et délivrance d'une facture pro forma
3 jours
9
Utilisation des locaux du centre de formation
Plan de formation et facture pro forma
3 jours
10
Assurance
Proposition technique chiffrée
Sur demande
12 [sic]
Entretien de véhicules
Mise à jour de la liste de contrôle
Une fois par mois
13
Autres services
Évaluation au cas par cas
Selon le cas
A N N E X E 3
RÈGLES EN VIGUEUR AU PAM
EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS
Objectifs
Les règles de passation de marchés en vigueur au PAM ont pour objectif d'ensemble d'assurer l'efficacité des achats de biens et services à l'appui des projets de développement et des opérations d'urgence menés par le PAM.
Elles ont également pour objectifs spécifiques d'obtenir les biens et services les meilleurs possibles eu égard à la dépense encourue, d'assurer un usage efficace et efficient des ressources de manière compétitive et transparente, et d'appliquer des procédures saines de passation de marchés contribuant à nos buts opérationnels et stratégiques.
Principes
La politique de passation de marchés suivie par le PAM repose sur la concurrence. Cette condition est remplie si trois fournisseurs au moins sont invités à présenter des devis, soumissions ou propositions, quel que soit le nombre d'offres reçu. Il est souhaitable d'inviter le plus grand nombre possible de fournisseurs qualifiés sur la base du Registre des fournisseurs qualifiés du PAM. Le PAM peut également, si nécessaire, publier des appels d'offres internationaux.
Toute passation de marchés par le PAM est subordonnée à l'obtention de devis, soumissions ou propositions concurrentiels, mode le plus transparent d'obtenir des biens et services au coût et aux conditions les plus avantageux.
Dans certains cas, cependant, l'appel à la concurrence peut se révéler impossible ou malcommode. Un marché peut alors être passé directement, avec l'accord de l'autorité appropriée, sans choix entre concurrents.
Le PAM peut renoncer à faire appel à la concurrence pour les motifs suivants :
― si des prix ou des tarifs sont fixés en application de la législation nationale ou par des autorités réglementaires ;
― si, au vu d'un avis technique qualifié, le PAM a approuvé la normalisation de fournitures, d'équipements, de pièces de rechange ou d'autres produits et si les services afférents à ces produits normalisés ne permettent pas de faire appel à la concurrence ;
― si les exigences propres à des opérations d'urgence ou d'autres besoins opérationnels ne permettent pas de respecter le délai lié à l'engagement d'une procédure d'appel à la concurrence ;
― si un seul fournisseur est raisonnablement en mesure de répondre aux besoins du PAM ou si le marché porte sur des biens périssables ;
― si un marché compétitif portant sur des produits identiques a été passé au cours des trois derniers mois, sauf si les prix ou les tendances du marché ont connu dans l'intervalle un changement substantiel ;
― si le contrat prévu porte sur des services de personnes autres que des membres du personnel.
Toute renonciation à l'appel à la concurrence doit faire l'objet d'une justification écrite, à la demande du responsable considéré, approuvée et signée par l'autorité appropriée chargée de la passation du marché avant que l'achat ou l'action prévue au contrat puisse avoir lieu. Tout abus en la matière peut entraîner le retrait de l'habilitation à passer des marchés.
Dans le cadre de la procédure de passation de marchés, la séparation des fonctions constitue un principe important du contrôle interne. Un spécialiste de la passation de marchés ou un agent affecté à cette fonction ne doit pas être la même personne que celle qui demande l'ouverture d'un appel d'offres, qui rédige les spécifications techniques ou définit l'ampleur des travaux à effectuer, qui sollicite des soumissions ou propositions ou encore qui approuve l'octroi du marché et le paiement.
Les directeurs régionaux et les directeurs-pays sont tenus de veiller à tout moment à cette séparation des fonctions. Le fonctionnaire régional chargé des achats a un grand rôle à jouer pour conseiller les directeurs régionaux et les directeurs-pays sur les pratiques à suivre pour respecter ce principe. Le directeur de la Division des services de gestion est chargé de veiller à son respect au niveau du Siège.
TRAVAIL DES ENFANTS ET MINES ANTIPERSONNEL
Les dispositions ci-après font partie des modalités et conditions applicables à tout achat passé par le PAM.
MINES ANTIPERSONNEL
Le fournisseur certifie ne pas avoir d'activités afférentes, directement ou indirectement, à la vente ou à la fabrication de mines antipersonnel ou de composants produits dans le but essentiel d'en assurer le fonctionnement. Toute infraction à cette disposition habilitera le PAM à dénoncer immédiatement, sans frais, la présente commande moyennant notification au fournisseur.
TRAVAIL DES ENFANTS
Le fournisseur certifie que ni lui-même ni aucun de ses fournisseurs ne se livre à des pratiques incompatibles avec les droits énoncés dans la Convention sur les droits de l'enfant, y compris son article 32, qui requièrent notamment qu'un enfant ne soit astreint à aucun travail comportant des risques ou susceptible de compromettre son éducation ou de nuire à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social. Toute infraction à cette disposition habilitera le PAM à dénoncer immédiatement, sans frais, la présente commande moyennant notification au fournisseur.
A N N E X E 4
MANDAT DES ÉQUIPES D'INTERVENTION RAPIDE DES HRD
A) Composition et frais à prendre en charge :
Une équipe d'intervention rapide se compose généralement d'au moins deux personnes dont un chef d'équipe.
Les frais de déplacement, indemnités journalières, frais de remplacement des intéressés pendant la durée de leur mission et autres frais y afférents sont à la charge de l'utilisateur.
Les HRD ne recommandent pas de faire appel à une équipe d'intervention rapide pour des missions de longue durée ni pour installer la totalité des équipements mais plutôt pour assurer la formation de personnel local.
B) Missions d'ordre général :
Assister l'utilisateur pour (en fonction de ses demandes) la réception, l'entreposage, la formation sur les lieux, l'entretien et le reconditionnement d'équipements et de produits provenant de l'UNHRD ;
En cas de nécessité, assister l'utilisateur pour déterminer dans quelles zones les équipements seront installés ;
En cas de demande de désaffectation d'équipements d'occasion auprès d'un HRD, assister l'utilisateur pendant la phase d'abandon progressif du projet ;
Sur demande, assurer la gestion d'aires d'attente, d'un terminal de fret ou d'un point de transbordement pour des opérations de grande ampleur propres au PAM ou communes à plusieurs organismes ;
Dans un délai de dix jours à compter de la fin de la mission, remettre un rapport de mission comprenant les enseignements à en tirer, exposant des recommandations et précisant les actions à entreprendre.
C) Missions détaillées :
Option 1)
Procéder à une évaluation rapide des zones identifiées auparavant par l'utilisateur, analyser les contraintes et tout besoin imprévu d'équipements ou de matériel complémentaires pour parvenir au meilleur résultat ;
Assister l'utilisateur dans la conception d'un plan de distribution, de formation et d'installation ;
Aider à sélectionner et à identifier le personnel local le plus apte à être formé pour installer, entretenir, démanteler et/ou reconditionner les équipements ou produits fournis par l'UNHRD ;
Former le personnel local dans les domaines susmentionnés et identifier les personnes les plus qualifiées à recommander à l'utilisateur pour de futurs plans d'installation ou d'entretien ;
Veiller à ce que tous les manuels d'installation et d'entretien soient remis à l'utilisateur sur les lieux ;
Fournir un inventaire définitif des équipements installés.
Option 2)
Evaluation rapide des équipements qui font l'objet d'une proposition de désaffectation auprès d'un HRD ;
Estimation du coût de transport vers l'installation la plus proche ;
Estimation des coûts de remise en état et calendrier des travaux ; exposé des motifs pour lesquels il est proposé ou recommandé de désaffecter les équipements au lieu de les radier.
Option 3)
En coordination avec d'autres mécanismes interinstitutions et entités logistiques, mise sur pied et gestion d'un terminal de fret, d'un point de transbordement ou d'aires d'attente, y compris la gestion des cargaisons à l'arrivée et au départ ;
Enregistrer les secours d'urgence à l'arrivée et au départ et déterminer les reliquats ;
Préparer les secours d'urgence à expédier et la documentation nécessaire ;
Etablir sur demande des rapports sur les mouvements (entrées, sorties, reliquat).
A N N E X E 5
AUTORITÉ HABILITÉE À L'ÉGARD DES STOCKS
DÉTENUS PAR L'UNHRD
Les noms et les coordonnées des personnes habilitées à faire opérer des prélèvements sur les stocks de leur organisme figurent dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD (www.unhrd.org).
Cette liste doit être mise à jour régulièrement par chaque utilisateur.
A N N E X E 6
FICHE DE DONNÉES DE SÉCURITÉ
Généralités
(*) La fiche reproduite concernant un produit particulier, nous n'avons traduit que les titres des rubriques (Note du traducteur).
Dans des circonstances particulières et sur demande, il convient de fournir une fiche de données de sécurité. Pour plus d'informations, voir ci-dessous.
Une fiche de données de sécurité est un formulaire spécialement conçu où sont exposées les propriétés d'une substance donnée. Composante importante de la gestion des produits et de la sécurité sur les lieux de travail, elle a pour but de faire connaître au personnel et aux services de secours les procédures afférentes au maniement ou à l'utilisation de la substance considérée en toute sécurité et informe notamment sur ses données physiques (point de fusion, point d'ébullition, point d'inflammation, etc.), sa toxicité, ses effets sur la santé, sa réactivité, ainsi que sur les premiers secours à dispenser, les procédures d'entreposage, les équipements de protection à utiliser et le maniement du produit en cas de fuite. La présentation d'une fiche de données de sécurité peut varier d'une source à l'autre dans un même pays, en fonction des spécificités des normes nationales. Ces fiches constituent un système largement utilisé pour cataloguer des informations relatives à des produits, composés et mélanges chimiques. Les informations qu'elles renferment peuvent comprendre des instructions relatives à l'usage du produit en toute sécurité et aux risques potentiels liés à une matière ou à un produit particulier. Ces fiches sont utilisées partout où l'on se sert de produits chimiques.
On trouvera ci-après un spécimen de fiche de données de sécurité* :
[Nom de l'organisme d'origine]
Section I : Informations relatives au produit
― fabricant [nom, adresse, téléphone, télécopie, site Internet] ;
― numéros de téléphone d'urgence ;
― présentation du produit ;
― date de révision.
Section II : Informations relatives aux ingrédients dangereux
― désignation ;
― risques chimiques ;
― risques physiques et pour la santé ;
― limites d'exposition à l'inhalation.
Section III : Caractéristiques physiques
― point d'ébullition ;
― poids spécifique des vapeurs ;
― pression des vapeurs ;
― solubilité dans l'eau ;
― apparence et odeur ;
― poids spécifique ;
― point de fusion.
Section IV : Risques d'incendie et d'explosion
― point d'inflammation ;
― agents d'extinction ;
― procédures spéciales de lutte anti-incendie ;
― protection des voies respiratoires ;
― vêtements de protection ;
― risques particuliers d'incendie et d'explosion.
Section V : Réactivité
― stabilité ;
― incompatibilité ;
― corrosion ;
― risque de polymérisation.
Section VI : Risques pour la santé
― voies de pénétration ;
― risques aigus et chroniques ;
― pouvoir cancérigène ;
― signes et symptômes de l'exposition ;
― procédures d'urgence et premiers secours.
Section VII : Précautions à prendre en cas de manipulation
― procédures de nettoyage en cas de fuite ;
― désactivation par voie liquide ;
― coordonnées du service d'assistance ;
― élimination ;
― désactivation du produit préemballé partiellement utilisé ;
― précautions à prendre pour la manutention et l'entreposage ;
― autres précautions.
Section VIII : Mesures de contrôle
― protection des voies respiratoires ;
― vêtements de protection ;
― protection des yeux ;
― ventilation.
A N N E X E 7
LES INSTALLATIONS
Les renseignements ci-après ont pour objet de fournir aux utilisateurs autorisés de l'UNHRD des éléments techniques sur l'implantation des HRD et leurs spécificités afin de leur permettre de choisir la meilleure solution pour faire assurer leurs stocks.
Les HRD sont situés pour la plupart dans le périmètre d'un aéroport et comprennent au moins 5 000 m² d'espace de stockage couvert et 5 000 m² d'espace de stockage à ciel ouvert. Ils disposent tous d'une zone d'entreposage à température contrôlée et d'un centre de formation.
Le HRD d'Accra : Conçu à partir d'une structure métallique préfabriquée équipée de panneaux isothermes, il se compose de trois unités différentes : deux de 2 000 m² pour les produits non alimentaires ne nécessitant pas de contrôle de la température et 1 000 m² d'espace à température contrôlée. Il dispose en outre d'une chambre froide pouvant fonctionner à basse température, notamment en dessous de 0° Celsius. Le HRD est doté d'un système de vidéosurveillance, une entreprise privée de sécurité est présente sur le périmètre et un système d'extinction des incendies a été mis en place. Les locaux sont situés à l'intérieur de l'aéroport international de Kotoka (KIA) et soumis aux procédures de sécurité relevant de l'autorité civile ; la circulation des personnes et des moyens de transport y est limitée.
Le HRD de Brindisi : Les installations d'entreposage sont situées dans le périmètre de l'aéroport militaire O. Pierozzi de Brindisi et sur l'ancienne base de l'U.S. Air Force de San Vito dei Normandi. A l'aéroport de Brindisi, les espaces couverts s'étendent sur 5 250 m² ; 940 m² sont utilisés comme zone à température contrôlée (maintenue en règle générale entre 18 et 20° centigrades), dont une chambre froide de 52,50 m² (2 à 8°). L'espace à ciel ouvert s'étend sur 2 400 m². En outre, la base de San Vito comprend 5 000 m² d'espace couvert et 3 500 m² d'espace à ciel ouvert.
La sécurité extérieure est assurée par l'Armée de l'air italienne grâce à un mémorandum d'entente signé en 1994 entre les Nations unies et le gouvernement italien et relatif à l'utilisation par les Nations unies de locaux situés à l'intérieur d'installations militaires en Italie à l'appui d'opérations de maintien de la paix et d'opérations humanitaires et connexes. L'article XV de ce mémorandum dispose en effet que le périmètre extérieur, le maintien de l'ordre et l'accès aux installations militaires dans lesquelles se trouvent les locaux utilisés par les Nations unies relèvent de la responsabilité de l'autorité italienne appropriée. Pour ce qui est des locaux situés à l'intérieur de l'aéroport militaire de Brindisi, il s'agit d'un ancien hangar pour aéronefs composé d'une structure de métal qui a été remise en état et a fait l'objet de quelques travaux, d'un ancien abri pour aéronefs en béton et d'une tente mobile dotée d'une structure métallique et d'une couverture en PVC sur soubassement de béton. Les installations de San Vito sont pour la plupart en béton.
Outre les espaces de formation habituels communs à tous les HRD, celui de Brindisi héberge également à San Vito un centre d'excellence où ont lieu d'importantes actions de formation qui nécessitent beaucoup de place pour simuler des opérations de secours d'urgence.
Le HRD de Dubai : Il se trouve actuellement dans la Cité humanitaire internationale (IHC), dans l'attente de la construction d'une nouvelle IHC à proximité du port de Jabal Ali et du nouvel aéroport international de Dubai. La zone prévue pour l'UNHRD s'étendra sur environ 120 000 m² composés d'espaces couverts et d'espaces à ciel ouvert. Les locaux actuels ont été bâtis en béton préfabriqué et disposent d'un système complet d'extinction des incendies ; la sécurité est assurée 24 heures sur 24 et sept jours sur sept par une entreprise privée. Sur les 10 000 m² existants d'espaces couverts, 6 000 m² sont réservés aux secours entreposés par les utilisateurs de l'UNHRD. dont 1 000 m² de zone à température contrôlée ; cette dernière comprend une chambre froide de 108 m² où la température est limitée à 8° centigrades et une autre de 20 m² où elle peut être abaissée à ― 18°.
Le HRD de Panama : II est prévu de mettre en place dans le périmètre de la base Howard des installations comprenant 5 000 m² de zones d'entreposage couvertes (dont des zones à température contrôlée) et 5 000 m² à ciel ouvert, auxquelles s'ajouteront des bureaux et des locaux destinés à la formation. Pour le moment, le HRD de Panama dispose de 2 000 m² d'espace couvert dont une zone à température contrôlée. Bénéficiant d'une procédure accélérée et simplifiée de dédouanement, il est aisément accessible depuis l'aéroport international de Tocumen, le port de Balboa et le chemin de fer du Canal de Panama. L'entrepôt est une structure de béton répondant aux nonnes de l'armée américaine (il avait été construit par l'Armée de terre des Etats-Unis et utilisé comme dépôt de provisions), équipée d'alarmes anti-incendie (détecteurs de chaleur et de fumée) ainsi que d'extincteurs. Il est situé dans une enceinte close sous douane et des gardes de sécurité, présents sur place 24 heures sur 24 et sept jours sur sept, y effectuent des rondes toutes les 30 minutes. Le bâtiment est doté d'un boîtier d'alarme codé à l'entrée et de caméras à détecteur de présence dont les enregistrements sont conservés trois mois. Toutes les portes sont métalliques, dont un accès pour piétons avec clef et serrure magnétique (pression de 600 livres par pouce carré pour l'ouverture).
Le HRD de Subang : Semblable à ceux d'Accra et de Panama, il est en cours de construction sous une structure préfabriquée en acier équipée de panneaux isothermes. Il se compose de trois unités distinctes, deux de 2 000 m² destinées aux produits non alimentaires qui ne nécessitent pas de contrôle de température et une de 1 000 m² à température contrôlée. Il sera équipé d'un système de vidéosurveillance, gardé de l'extérieur par une entreprise privée et comprendra un dispositif de lutte anti-incendie avec gicleurs. Les locaux sont situés dans le périmètre de l'aéroport militaire de Subang, zone gardée par les services de sécurité de l'Armée de l'air malaisienne où la circulation des personnes et des moyens de transport est limitée.
En attente de la construction de ces nouvelles installations, le HRD provisoire est hébergé par l'aéroport militaire de Subang et par la base militaire logistique de Sulo-Buloh. A Subang, il dispose d'un hangar d'environ 3 000 m² comprenant une partie centrale de 2 000 m² environ et deux petits entrepôts de 500 m² reliés à celle-ci. Cette structure métallique, isotherme et munie d'un dispositif de lutte anti-incendie, se trouve en face du tarmac utilisé par l'Armée de l'air royale de Malaisie, ce qui facilite les opérations de chargement et de déchargement en cas de besoin.
A N N E X E 3
VOLUME DE STOCKAGE FOURNI
AU CENTRE DE CRISE
Dans l'éventualité du prépositionnement d'un stock du centre de crise, le volume de stockage mis à disposition sera communiqué ultérieurement
Entrepôt Brindisi : XXXX mètres cubes.
Entrepôt Dubai : XXXX mètres cubes.
Entrepôt Accra : XXXX mètres cubes.
Entrepôt Panama : XXXX mètres cubes.
Entrepôt Malaisie : XXXX mètres cubes.
Fait le 5 juillet 2012.
François Hollande
Par le Président de la République :
Le Premier ministre,
Jean-Marc Ayrault
Le ministre des affaires étrangères,
Laurent Fabius
Pour le Gouvernement
de la République française
Bérengère Quincy
Ambassadrice, représentante
permanente de la France
auprès de l'Organisation
des Nations unies pour
l'alimentation et l'agriculture
Pour le Programme
alimentaire mondial
des Nations unies
Wolfgang Herbinger
Directeur de la logistique
Extrait du Journal officiel électronique authentifié
PDF - 725,6 Ko