41.8.1. Réunions. Convocations

La commission se réunit sur convocation du président de la commission financière au moins 2 fois par an.

Les convocations sont adressées par courrier ou par mail au moins 2 semaines avant la date de la réunion pour retour du bulletin de participation sous 8 jours.

Lors de chaque réunion, une feuille de présence est établie, portant la signature des membres présents, pour eux-mêmes et leurs mandants.

41.8.2. Dossiers

Les dossiers sont adressés aux membres titulaires au moins 7 jours avant la date de la réunion, charge à eux, en cas d'empêchement, de les transmettre à leur suppléant.

41.8.3. Prises de décisions

Les membres de la commission ne peuvent prendre part aux décisions concernant l'entreprise à laquelle ils appartiennent.

Le vote a lieu par collège. Les décisions ne sont adoptées qu'à la majorité des voix obtenues dans chacun des deux collèges.

Et, en cas de désaccord persistant, la décision sera prise à la majorité des membres présents ou représentés.

41.8.4. Relevé de décisions

Le relevé des décisions mentionne :
– l'identité des participants, l'organisation membre qu'ils représentent et, le cas échéant, s'ils la représentent au titre d'un pouvoir ;
– toutes les décisions prises.

Le relevé des décisions est signé par le président et vice-président de la commission.

Il est adressé pour information à chaque membre de la commission dans un délai maximum de 15 jours suivant la réunion.

Le relevé de décisions, l'attestation de présence ainsi que les pouvoirs sont conservés dans un registre chronologique.

41.8.5. Secrétariat

Il est assuré par les services d'OCAPIAT sous la responsabilité de son directeur général.

Il comporte la préparation des convocations, la constitution des dossiers et la rédaction du relevé de décision.