1re étape : recevoir le signalement

Quel que soit son auteur (la victime, un témoin, un représentant du personnel, etc.) et la forme qu'il prend (courrier, mail, SMS, remontée orale à l'occasion d'un entretien, etc.), tout signalement doit faire l'objet d'une transmission rapide et sérieuse de la part de l'employeur. La personne en charge de cette prise en compte peut être :
– dans les entreprises d'au moins 250 salariés : le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au travail, outre les personnes visées ci-après ;
– dans les entreprises de taille inférieure : le responsable des ressources humaines ou toute personne désignée parmi les membres de la direction ou l'employeur lui-même, à condition que la personne choisie ne soit pas elle-même mise en cause au moment du signalement.

Dans les deux cas, le CSE et le référent harcèlement du CSE, quand il existe, seront informés.

La ou les personnes recevant le signalement devront garantir toute confidentialité tant interne qu'externe.

2e étape : accuser réception du signalement

L'auteur du signalement est informé par la direction du fait que la situation est en cours de traitement.

Un accusé de réception est communiqué à la personne qui a signalé la situation. Cela doit être l'occasion de lui rappeler ses droits (notamment articles L. 1152-1 et suivants du code du travail).

Dès l'engagement de la procédure de signalement ou d'alerte, l'employeur réunit les conditions d'une protection des personnes impliquées et propose un accompagnement adapté à la situation en présence, individuel et collectif.

3e étape : procéder à une première écoute de l'auteur du signalement et de la victime

L'auteur du signalement et la victime (s'ils sont distincts) seront reçus ensemble ou individuellement (selon leur souhait) par un représentant de la direction.

Lorsque l'auteur du signalement n'est pas la victime présumée, l'entretien a pour objectif de recueillir sa perception et son appréciation des faits ainsi que les premiers éléments de fait dont il ou elle a connaissance.

L'auteur du signalement et la victime peuvent être accompagnés par la personne de leur choix pour cet entretien, notamment un membre du CSE ou le référent harcèlement quand il existe, et doit en être préalablement informée.

Si l'auteur du signalement est la victime elle-même, l'entretien aura pour but de constituer un premier cadre d'écoute sécurisant et de signifier à la personne que le signalement est pris au sérieux par la direction de l'entreprise. Ce sera l'occasion de recueillir son témoignage et ses ressentis, et prendre en compte les premiers éléments de faits ou indices.

À cette étape, l'employeur met en place des équipements et espaces dédiés garantissant la confidentialité. L'employeur affiche des principes d'accueil et de procédure clairs pour mettre en confiance la victime.

4e étape : réaliser une enquête interne

L'enquête interne a deux objectifs principaux :
– chercher à établir un faisceau d'indices ou réunir les preuves permettant d'étayer la réalité des faits allégués de harcèlement moral ou sexuel en recueillant les témoignages des personnes impliquées directement (victime et auteur présumés) et indirectement (témoins, responsables hiérarchiques, médecine du travail…) ;
– conclure si les faits sont ou non constitutifs d'une présomption de harcèlement.

Les principes prioritaires qui doivent guider la réalisation de l'enquête sont les suivants :
– la parole des personnes sera recueillie comme pour la première étape de signalement, par une écoute active et sans jugement ;
– la confidentialité, pour protéger la dignité et la vie privée de l'ensemble des personnes impliquées ;
– les personnes en charge de l'enquête interne sont tenues au secret des informations communiquées au cours de celle-ci ;
– en cas de communication d'informations à des personnes extérieures à l'enquête il faudra procéder à leur anonymisation ;
– l'impartialité des enquêteurs ;
– la démarche contradictoire avec un traitement équitable des personnes ;
– l'enquête doit être diligentée sans délai et, de préférence, sans interruption.

a) L'enclenchement de la phase l'enquête

Le lancement de la phase d'enquête doit se faire, à l'initiative de la DRH ou d'un représentant de l'employeur, par l'organisation d'une réunion préparatoire réunissant les personnes chargées de sa réalisation ayant pour but de préciser la méthodologie, les modalités pratiques et le cadre de l'enquête (calendrier, liste des personnes à auditionner, périmètre de l'enquête, règle de confidentialité et d'impartialité, écoute active, bienveillante et sans jugement de valeur, principe de la liberté de refuser l'entretien, garantie de sécurité des personnes, etc.).

Afin de garantir une pluralité des points de vue, l'enquête (réalisation des auditions, élaboration d'un rapport d'enquête) doit être menée conjointement par un représentant de la direction et un représentant du personnel (qui peuvent être le référent prévu à l'article L. 1153-5-1 du code du travail pour la partie « employeur » et celui prévu à l'article L. 2314-1 du code du travail pour la partie « salariés »).

Lorsque l'entreprise ne compte pas de représentant du personnel, un salarié peut être choisi sur la base du volontariat.

En outre, il convient de veiller à ne pas confier l'enquête à un salarié ou représentant du personnel ou de la direction travaillant dans le même service que la victime ou l'auteur présumé, ou à l'un de leurs supérieurs hiérarchiques directs, et plus largement à toutes personnes dont la participation est de nature à remettre en cause l'impartialité de l'enquête.

Il est conseillé de faire appel à un tiers extérieur expert formé à la conduite d'enquête en situation de harcèlement.

En cas d'intervention d'un expert une réunion préparatoire destinée à présenter sa lettre de mission et sa méthodologie et son approche déontologique sera organisée avec les représentants de la direction et du CSE.

b) Les entretiens

Il convient d'entendre, avec leur accord, l'ensemble des personnes concernées directement ou indirectement, par les faits telles que :
– la victime présumée ;
– la personne à l'origine du signalement (si différente de la victime présumée) ;
– la personne mise en cause ;
– les témoins directs et indirects ;
– les responsables hiérarchiques directs de la victime présumée et de la personne mise en cause ;
– toute personne demandant à être auditionnée ou dont l'audition est souhaitée par la victime présumée ou la personne mise en cause ;
– le médecin du travail.

Dans le cadre des entretiens, il convient :
– d'informer les personnes entendues dans un délai raisonnable en amont de l'entretien (3 jours avant par exemple) en précisant l'objet de l'entretien ;
– de recueillir le consentement des personnes et rappeler que chacun conserve sa liberté de participer ou non aux entretiens ;
– d'entendre les personnes de manière individuelle ;
– d'éviter les ambiances intimidantes et non sécurisante : il convient de choisir un lieu d'entretien neutre (pas le bureau de la DRH ou du manager) il est recommandé de mener conduire les entretiens à deux personnes maximum ;
– de rédiger un compte rendu détaillé et daté à la fin de chaque entretien en l'absence de témoignage écrit, avec l'accord de la personne entendue.

Au cours des entretiens, les enquêteurs chercheront sans forcer et contraindre les personnes, à évoquer les thèmes et points suivants :
– chronologie des faits et dynamique de la situation ;
– particularités des conditions de travail (environnement, charge et temps de travail) et de l'organisation du travail dans le service concerné ;
– ressentis et réactions de la personne victime, et état de sa santé ;
– présence de témoins lors des faits ;
– existences d'éléments de preuve matérielle ;
– pratiques et état des relations interpersonnelles dans le service ;
– liens hiérarchiques et non hiérarchiques en jeu.

c) Gérer les relations de travail pendant l'enquête

L'employeur est dans l'obligation d'agir le plus rapidement possible pour faire cesser les comportements inappropriés et assurer la protection des personnes impliquées (victime présumée, salarié mis en cause, témoins).

En premier lieu, il convient de s'assurer qu'aucune de ces personnes n'est l'objet de mesures de représailles et d'orienter la victime présumée vers les services de la médecine du travail. En outre, selon le cas il peut être opportun, au cours de l'enquête, d'adapter les conditions de travail au sein de l'organisation de l'entreprise afin de limiter au maximum les contacts entre les différentes personnes impliquées.

La consigne peut ainsi être donnée aux personnes impliquées de ne pas entrer en contact les unes avec les autres.

En parallèle, des mesures transitoires peuvent s'envisager :
– si la victime présumée et le salarié mis en cause travaillent habituellement ensemble, l'un des deux salariés peut être affecté le temps de l'enquête dans un autre service. Ce changement d'affectation doit de préférence se faire au profit de la victime présumée et avec son consentement ;
– si le salarié mis en cause est un responsable hiérarchique de la victime présumée, il peut être envisagé d'affecter temporairement cette dernière, avec son accord, auprès d'un autre responsable, en faisant en sorte qu'elle continue d'exercer les mêmes fonctions ;
– si les faits signalés sont suffisamment graves et que le maintien dans l'entreprise du salarié mis en cause fait courir un risque sur la santé physique et mentale de la victime présumée ou des autres salariés, il est recommandé de procéder à sa mise à pied ou à une dispense d'activité, selon la gravité des faits relevés), à titre conservatoire le temps de l'enquête.

Quelle que soit la mesure transitoire retenue, il est important de préserver la dignité de toutes les parties prenantes.

d) L'élaboration du rapport d'enquête et sa communication

Le rapport d'enquête a vocation à rassembler :
– l'ensemble des comptes rendus des entretiens ;
– les conclusions de l'enquête.

La retranscription des entretiens peut contenir des verbatim en garantissant l'anonymat des personnes s'exprimant.

La retranscription des entretiens ne doit pas se contenter d'énumérer les faits et actes matériels identifiés, il doit aussi retranscrire les ressentis exprimés par les différents interlocuteurs.

Il est recommandé que le rapport d'enquête soit validé et signé par l'ensemble des enquêteurs.

Le rapport est présenté en CSE à l'occasion d'une réunion de restitution.

À défaut d'accord des enquêteurs sur la retranscription de tel ou tel témoignage, il pourra être envisagé de solliciter de nouveau la personne pour laquelle tel ou tel propos retranscrit conduit à cette différence d'interprétation.

5e étape : les suites de l'enquête

Que l'enquête interne conclue à l'existence ou non d'un harcèlement moral ou sexuel, ou d'agissements sexistes, il convient d'informer la personne à l'origine du signalement pour l'informer des conclusions de l'enquête et des suites données.

a) Information du CSE

En toute hypothèse, le rapport d'enquête devra être présenté au CSE pour information avant toute prise de décision sur les suites à donner aux conclusions de l'enquête. Une réunion extraordinaire du CSE sera organisée si nécessaire, à laquelle sera invité l'expert s'il y en a eu un de mandaté.

b) Conclusions de l'enquête

Hypothèse 1 : Le rapport conclut à l'existence d'un harcèlement moral ou sexuel, ou à des agissements sexistes :

Sanction de l'auteur du harcèlement ou des agissements sexistes :

Les agissements de harcèlement sont des agissements fautifs passibles d'une sanction disciplinaire.

Il appartient à l'employeur, dès qu'il a connaissance de faits de harcèlement commis par l'un de ses salariés, de mettre en œuvre la procédure disciplinaire. Si la sanction est laissée à son appréciation, elle peut aller jusqu'au licenciement pour faute grave. Il convient en tout état de cause de prendre les mesures nécessaires pour que le salarié ne puisse continuer ou réitérer ce type d'agissements.

Lorsqu'il a connaissance des faits, l'employeur doit agir rapidement. En effet, celui-ci dispose d'un deux mois pour engager les poursuites disciplinaires. Cette notion doit s'entendre d'une information précise et complète des événements.

Concernant la reconnaissance d'agissements sexistes sans harcèlement, il appartient à l'employeur de déterminer si une sanction est nécessaire en regard de la gravité des faits révélés lors de l'enquête.

Accompagnement de la victime :

Une fois l'auteur du harcèlement ou d'agissement sexistes sanctionné, il faut veiller à ce que la victime retrouve des conditions normales de travail. Il s'agit d'être particulièrement vigilant aux représailles dont la victime, voire les témoins, peuvent être l'objet de la part de collègues « solidaires » de la personne mise en cause.

En prévention, des entretiens réguliers avec la victime peuvent être organisés au cours des semaines et des mois suivant l'enquête.

L'employeur et les représentant du personnel pourront aussi rappeler à la victime ses droits en matière de justice pénale.

Hypothèse 2 : Le rapport conclut à l'absence de harcèlement moral ou sexuel :

Le salarié ayant dénoncé des faits de harcèlement dont l'enquête n'a pas révélé l'existence ne saurait faire l'objet d'une sanction disciplinaire sauf mauvaise foi caractérisée de sa part.

Il convient dans ce cas d'informer l'auteur du signalement, de préférence au cours d'un entretien physique, du fait que le rapport conclut à l'absence de harcèlement.

La voie judiciaire demeure actionnable, à l'initiative de la personne se considérant comme victime d'un des agissements visés dans le chapitre susvisé des définitions.

D'une manière générale, il convient de :
– rester vigilant tout en évitant d'instaurer un climat de suspicion : l'absence de harcèlement auquel a conclu l'enquête peut simplement résulter de l'absence de témoignages ou d'éléments suffisamment probant ;
– accompagner la poursuite des relations de travail : au-delà des salariés directement impliqués, la réalisation d'une enquête peut générer des tensions dans l'entreprise et un climat de défiance peut s'instaurer à l'égard de la personne mise en cause, et/ou de celles à l'origine du signalement ou ayant témoigné. Le management de proximité, les responsables des ressources humaines et l'employeur doivent être particulièrement vigilants à la non-détérioration des conditions de travail.

L'enquête aura pu néanmoins mettre en évidence des tensions relationnelles ou des conflits, voire des problèmes d'organisation ou de conditions de travail.

Il sera ainsi nécessaire d'apporter toute mesure d'adaptation, de correction ou d'accompagnement destinée à améliorer la situation.

Le CSE sera informé le cas échéant sur les actions envisagées dans ce cadre en amont de leur mise en place.

c) Information des salariés concernés

En toute hypothèse, une information à destination des salariés concernés ou du service concerné sera effectuée pour annoncer la fin de l'enquête et ses éventuelles conséquences sur le collectif de travail en respectant bien entendu le principe de confidentialité et d'anonymat qui s'impose.