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Assistant (e) administratif
| Mission | Il/ elle est un appui à l'organisation, accompagne son manager/ son équipe/ son service dans la gestion administrative des dossiers |
|---|---|
| Activités | Assurer l'ensemble des tâches administratives relatives à la gestion des dossiers (création, classement, mise à jour, archivage) |
| Suivi et mise à jour des plannings et organisation des déplacements | |
| Gérer le courrier | |
| Assurer l'accueil (téléphonique ou physique) : accueillir et organiser la réponse ou un premier niveau de réponse à ses interlocuteurs internes et externes, réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques entrants. | |
| Facteurs de variation | Type de spécialisation : selon le besoin et l'organisation de l'entreprise, l'assistant peut intervenir sur un ou plusieurs périmètres, pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable. |
| Interfaces | Relations internes : – collaborateurs/ manager au sein du service. |
| Relations externes : – fournisseurs ; – sous-traitants ; – prestataires. | |
| Classification | Catégorie B |
Assistant (e) métier
| Mission | Il/ elle est un appui opérationnel au sein d'une équipe dans le suivi et la gestion des activités du service. Il assure également la réalisation de certaines activités en lien avec les opérations réalisées dans le service |
|---|---|
| Activités | Contribution à la réalisation des études/ reportings |
| Analyse des données : chiffre d'affaires, étude externe, etc. | |
| Participation à différents projets et au développement de l'activité | |
| Coordination et suivi des différentes activités : gestion et suivi des plannings, suivi budgétaire, suivi des KPIs … | |
| Gestion des relations avec les services internes et externes | |
| Réalisation d'activité de veille (juridique, concurrentielle, etc.) | |
| Traitement des dossiers courants dans son domaine d'expertise | |
| Facteurs de variation | Type de spécialisation : selon le besoin et l'organisation de l'entreprise, l'assistant peut intervenir sur un ou plusieurs périmètres d'activités : marketing, communication, analyse business, juridique … |
| Interfaces | Relations internes : – varient selon le domaine d'activité (marketing, communication, juridique, etc.). |
| Relations externes : – varient selon le domaine d'activité (prestataires, fournisseurs, sous-traitants, etc.). | |
| Classification | Catégorie D |
Chef d'équipe
| Mission | Il/ elle pilote l'organisation du travail d'une ou plusieurs équipe (s) pour atteindre les objectifs définis. Il/ elle a une fonction d'encadrement opérationnel, de contrôle et d'accompagnement des collaborateurs |
|---|---|
| Activités | Superviser le planning et l'organisation des tâches |
| Encadrer et animer l'équipe : intégration des nouveaux arrivants, accompagnement de la montée en compétences, etc. | |
| Apporter une assistance en cas de difficulté et des ajustements si nécessaire | |
| Assurer le bon déroulement des opérations | |
| Contrôler la réalisation des activités par rapport aux objectifs définis | |
| Réaliser et communiquer à sa hiérarchie le reporting de l'activité | |
| Participer à des projets d'optimisation de l'organisation ou à des missions transverses | |
| S'assurer du respect des consignes en matière de sécurité/ réglementation | |
| Facteurs de variation | Taille de l'équipe/ nombre d'équipes |
| Domaine d'activité et nature des tâches | |
| Dimension management d'équipe (de personnels de catégories inférieures) : selon l'organisation et les besoins de l'entreprise, il peut participer à la gestion administrative du personnel, réaliser des entretiens de recrutement, d'évaluation, etc. | |
| Interfaces | Relations internes : – Supply Chain ; – marketing et expérience client. |
| Relations externes : – clients ; – fournisseurs ; – prestataires ; – organismes. | |
| Classification | Catégorie D |
Directeur de département
| Mission | Il/ elle définit les orientations stratégiques de l'organisation et pilote l'activité globale sur l'ensemble des dimensions en assurant l'adéquation des moyens et des ressources au regard des objectifs |
|---|---|
| Activités | Définition et mise en œuvre des orientations stratégiques |
| Pilotage de l'ensemble des activités | |
| Encadrement, coordination et … de l'ensemble des équipes autour des orientations et des objectifs de l'organisation | |
| Garantie du bon fonctionnement des pôles (moyens, ressources …) | |
| Élaboration, gestion et contrôle du budget | |
| Garantie des résultats opérationnels (qualité, délais, coûts …) | |
| Garantie du respect de l'ensemble des procédures | |
| Anticipation des besoins futurs, des évolutions du secteur et accompagnement du changement au sein des familles métiers | |
| Facteurs de variation | |
| Interfaces | Relations internes : tous les services. |
| Relations externes : – client ; – fournisseurs ; – prestataires ; – organismes. | |
| Classification | Catégorie H |