Liste indicative de mesures pouvant être mises en place

Action sur les outils :
– la définition d'une plage horaire souhaitable pour l'utilisation de la messagerie ;
– l'ajout d'une mention automatique en bas de chaque mail pour rappeler que les envois transmis hors temps de travail ne nécessitent pas de réponse immédiate ;
– la prévision de circonstances exceptionnelles, d'urgence et encadrées pouvant justifier le recours aux outils numériques en dehors du temps de travail (par exemple, une période d'astreinte).

Action sur les relations de travail entre salariés et les relations au travail :
– rappeler que l'usage du mail est un mode de communication parmi d'autres, notamment plus directs (téléphone, réunion, échange verbal…) et qu'il ne doit pas devenir le seul outil de communication ;
– définir la notion d'urgence et ses modalités de traitement impliquant l'envoi d'un mail ;
– insister pour que les messages transmis soient clairs, précis, succincts et neutres ;
– communiquer sur la meilleure façon de gérer sa messagerie et notamment les destinataires des mails (par exemple, ne mettre en destinataire d'un mail que ceux qui doivent faire une action ou limiter les personnes en copie au strict nécessaire sans y mettre toute la ligne hiérarchique) ;
– communiquer sur la meilleure façon d'utiliser les fonctions « réponse à tous » et « transférer » ;
– former et sensibiliser les managers à la gestion des mails en vue d'un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de la communication professionnelle ;
– systématiser la réponse automatique en cas d'absence avec envoi d'un mail comportant les coordonnées d'un collègue pouvant assurer le remplacement (la période de retour de congés est jugée sensible en termes de surcharge d'informations) ;
– rappeler que les appels téléphoniques et envois de SMS se font sur les outils professionnels en priorité ;
– instaurer des principes de base avant toute invitation à des réunions :
–– programmation à l'avance ;
–– vérification des disponibilités ;
–– respect des horaires de travail ;
–– interroger sur la pertinence de la présence de chaque personne ;
–– restreindre l'usage des messageries pendant la réunion… ;
– rappeler que le droit à la déconnexion est l'affaire de tous et s'applique dans les rapports entre salariés et managers et également entre collègues. Chacun doit adapter son comportement pour rendre effectif le droit à la déconnexion.