Le secrétariat de la CPPNI ou CMPPNI, assuré par l'ADPFA, organise et gère la planification desdites réunions.

En vue de garantir le principe de loyauté et de confiance mutuelle des parties, le secrétariat prévoit en amont une consultation des membres de la commission, par voie dématérialisée, pour recueillir à la majorité des membres, leurs positions :
– sur le principe ou le maintien d'une réunion à distance ;
– sur le choix d'une visioconférence ou d'une audioconférence.

Les partenaires sociaux conviennent d'un vote majoritaire des organisations patronales représentatives et des organisations syndicales représentatives de salariés sur chacun des 3 points ci-dessus.