Trame de charte sur le télétravail

Les mentions en grisé doivent être adaptées, confirmées ou supprimées.

La présente charte a pour objet de préciser les modalités de la mise en place du télétravail dans l'office, dans des conditions conformes à l'accord collectif de branche du 14 juin 2018.

Le recours au télétravail ne peut résulter que d'une volonté commune entre employeur et salarié.

Définition

Conformément aux dispositions de l'article L. 1222-9-I du code du travail , le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'office, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'office qui bénéficie, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, (à adapter, confirmer ou supprimer selon les critères d'éligibilité) de cette organisation du travail.

Le télétravail peut être régulier lorsqu'il s'agit d'une organisation de travail pérenne ou occasionnel lorsqu'il est mis en place pour répondre à des circonstances exceptionnelles.

Au sens de la présente charte, sauf mention spécifique, le télétravail s'entend d'une organisation du travail pérenne.

Statut du télétravailleur

Le salarié qui effectue une partie de sa mission en télétravail, bénéficie des mêmes droits que les autres salariés de l'office.

La plus grande vigilance est apportée pour que le recours au télétravail n'entraîne aucune atteinte au respect de sa vie privée.

Critères d'éligibilité

Le télétravail n'est ni un droit, ni une obligation, ni une récompense, ni une sanction. Il s'agit d'une forme d'organisation du travail qui n'est pas adaptée à tous les postes et à toutes les personnes.

– Les postes

Sont éligibles au télétravail, les postes suivants :
– …
– …

Ou

Le télétravail est ouvert à tous les postes ne nécessitant pas de présence physique dans l'office et utilisant les technologies de l'information, sous réserve que le recours à cette organisation de travail ne fasse encourir aucun risque d'atteinte au secret professionnel ou ne nuise à la bonne organisation de l'office ainsi que précisé ci-dessous.
(à adapter)

Les contraintes de l'organisation du travail au sein de l'office peuvent rendre le recours au télétravail inapproprié pour certains postes.

Aucune réception de clientèle ne peut intervenir sur le lieu du télétravail.

– Les personnes

Le télétravail concerne en principe les salariés ayant au moins … d'ancienneté. (à adapter, ou supprimer)

Il est exclu pour les salariés en CDD ou (à confirmer ou supprimer) titulaires d'un contrat de travail en alternance ou en apprentissage dont la présence dans la communauté de travail est indispensable à la formation.

Le télétravail ne peut s'envisager que dans le cadre d'un rapport de confiance mutuelle. Il requiert de la part du salarié certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles, telles que la gestion du temps de travail, la connaissance expérimentée du poste occupé, la maîtrise de l'environnement informatique et des applications dédiées à son activité.

L'autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions, est également un des facteurs importants pris en compte.

Le nombre de télétravailleurs au sein de l'office (ou du service) ne peut être supérieur à … (à préciser éventuellement en %)

En cas de nécessité, les critères pour départager plusieurs demandes sont :
– …
– …
(par exemple : situation de famille, temps de transport, ancienneté dans l'office)
(à adapter, confirmer ou supprimer)

Conditions de passage en télétravail

Le télétravail ne peut reposer que sur une volonté réciproque de l'employeur et du salarié.

Le télétravail peut être proposé au salarié dans les circonstances suivantes :
– en cas d'épisodes de pollution faisant l'objet de mesures prises par le préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture,
– …
(à compléter)

La demande de télétravail émanant du salarié fait l'objet d'un écrit motivé de sa part auquel il est répondu, également par écrit, dans un délai de 2 mois.

Cette demande fait l'objet d'une analyse précise et peut donner lieu à un ou plusieurs entretiens pour étudier la faisabilité du projet.

Le refus opposé par l'employeur à une demande de télétravail formulée par un salarié qui occupe un poste éligible est motivé.

Modalités du télétravail

– Lieu du télétravail

Le télétravail s'effectue au domicile du salarié sauf dérogation par accord réciproque, dans un environnement propice au travail et à la concentration.

En cas de déménagement, le télétravailleur en informe l'employeur afin que le principe et les conditions du recours au télétravail soient réexaminés.

Les obligations légales en matière d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail nécessitent que le télétravailleur autorise l'accès au lieu du télétravail, notamment lorsqu'il est effectué à son domicile, sur demande écrite préalable, aux représentants de l'employeur et aux représentants du personnel compétents en matière d'hygiène et de sécurité, pour que ceux-ci s'assurent que sa mission est exercée dans des conditions conformes.

Préalablement à la signature de l'avenant de télétravail ou du contrat de travail prévoyant le télétravail (à confirmer ou supprimer), le salarié fait contrôler la conformité aux normes de sécurité des installations électriques sur le lieu du télétravail par un organisme agréé. Le coût de ce diagnostic lui est remboursé sur présentation de la facture acquittée.

En cas de non-conformité, le salarié s'engage à procéder aux travaux nécessaires et à en assumer les frais.

– Répartition du temps de travail

En dehors des cas de recours occasionnel, le télétravail est en principe organisé sur un rythme fixe et régulier, sur la semaine ou le mois.

Il est limité à … jour (s) par mois et … jour (s) par semaine (à préciser dans les conditions prévues par l'accord de branche du 14 juin 2018) afin de privilégier la présence physique sur le lieu de travail pour préserver au mieux le lien du salarié avec la communauté de travail.

Il est précisé que les journées de télétravail non effectuées ne peuvent être cumulées ou reportées ultérieurement.

Mise en œuvre et cessation du télétravail

– Accord des parties

Le télétravail nécessite un accord mutuel qui est matérialisé par la signature d'un avenant ou d'une clause insérée dans le contrat de travail (à confirmer ou supprimer), sauf dans les cas de recours occasionnel.

– Période d'adaptation

Toute mise en place de télétravail régulier débute par une période d'adaptation d'une durée de … (durée précise exprimée en semaines ou mois)

Cette période permet à l'employeur de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'office n'en perturbe pas le fonctionnement.

Elle permet au salarié de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance de … (durée précise exprimée en semaines ou mois), le salarié reprenant alors l'exercice de ses fonctions dans les locaux de l'office.

– Conditions de retour à une exécution sans télétravail

Une fois la période d'adaptation terminée, le salarié qui souhaite mettre un terme à la mesure de télétravail dont il bénéficie et qui a donné lieu à la conclusion d'un avenant à son contrat de travail, en fait la demande par écrit remis contre récépissé. Il bénéficie alors d'une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses compétences et qualifications professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche au bénéfice d'autres salariés de l'office.

La liste des postes disponibles correspondant à ces critères est portée à sa connaissance.

Il peut être imposé au salarié de revenir travailler à temps complet dans les locaux de l'office, pour les raisons suivantes :

– manquement aux règles d'utilisation des équipements de travail à distance fournis ;
– réorganisation de l'office ;
– déménagement du salarié ;
– …

Cette décision lui est notifiée par écrit remis contre récépissé.

L'activité en télétravail cessera … (semaines ou mois) à compter de la première présentation au salarié de la décision d'y mettre fin.
(à adapter ou supprimer)

Le retour du salarié à temps complet dans les locaux de l'office s'accompagne d'un entretien destiné à en faciliter les conditions.

Organisation du télétravail

– Modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail

Le télétravail est sans incidence sur le temps de travail tel que prévu dans le contrat de travail et organisé au sein de l'office.

Les modalités de contrôle du temps de travail pendant les journées télétravaillées sont …

Les plages horaires de travail habituelles pendant lesquelles le télétravailleur est joignable sont …

Le télétravailleur accepte d'être contacté pendant ces périodes sur son téléphone personnel dont il communique le numéro. (à adapter notamment en cas de remise d'un téléphone professionnel)

Ou

Les modalités de contrôle du temps de travail pendant les journées télétravaillées seront convenues dans l'avenant au contrat de travail, tout comme les plages horaires de travail habituelles pendant lesquelles le salarié sera joignable et les modalités de ce contact.
(à adapter)

Aucune heure supplémentaire ne pourra être effectuée par le salarié sans autorisation ou demande, expresse et préalable.

En tout état de cause, le salarié s'engage à respecter les durées maximales de travail ainsi que les durées minimales de repos telles qu'elles sont prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur, ainsi que celles précisées dans la convention collective nationale du notariat.

À ce titre, il reconnaît avoir été informé des dispositions relatives :
– aux durées maximales de travail quotidien et hebdomadaire ;
– aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Aucun travail ne peut être exécuté par le télétravailleur dont le contrat est suspendu quelle que soit la raison de cette suspension (congés payés, maladie, maternité …).

D'un commun accord entre l'employeur et le télétravailleur, le télétravail peut être suspendu dans des conditions qui sont précisées dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail (à confirmer ou supprimer).

Le salarié qui rencontre des difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, doit alerter … (préciser le nom) afin que soient trouvées les solutions appropriées le plus rapidement possible.

Les conditions de l'activité en télétravail ainsi que la charge de travail liée au télétravail sont abordées au cours d'un entretien annuel qui peut se dérouler à la suite de l'entretien annuel d'évaluation prévu par l'article 16 de la convention collective nationale du notariat.

– Équipements de travail

Il est fourni au télétravailleur les équipements nécessaires à la réalisation de sa mission, précisés dans l'avenant (ou la clause de télétravail du contrat de travail) (à confirmer ou supprimer).

Ou

Il est fourni au télétravailleur les équipements suivants :
– …
– …

(à adapter)

Le télétravailleur reçoit une information portant sur l'installation, l'utilisation et l'entretien de ces équipements qui resteront la propriété de l'office.

Le salarié s'engage à en prendre soin, à prévenir sans délai de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement, à ne pas les utiliser à des fins personnelles et à veiller à ce qu'aucun tiers n'y ait accès.

Le non-respect de ces conditions d'utilisation des équipements fournis est sanctionné par la suppression du bénéfice du télétravail.

Le télétravailleur est informé de toute installation permettant la prise en main de l'ordinateur à distance et de tout dispositif de contrôle à distance.

Les frais d'entretien, de réparation ou de remplacement du matériel ainsi que les coûts directement engendrés par le télétravail sont à la charge de l'office.

Lors de la cessation du télétravail, le salarié restitue sans délai le matériel.

– Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale .

– Droit et devoir de déconnexion

Le télétravail est, par définition, effectué par un salarié hors des locaux de l'office en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le droit à la déconnexion du télétravailleur sera respecté. Sauf circonstances exceptionnelles qui l'exigent, aucune sollicitation à titre professionnel ne lui sera adressée en dehors des plages horaires de contact prévues dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail (à confirmer ou supprimer).

Le télétravailleur s'engage à cesser toute connexion à titre professionnel en dehors de ses horaires de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

– Confidentialité et protection des données

Eu égard au caractère confidentiel des données exploitées par le salarié, ce dernier s'engage à respecter l'ensemble des procédures suivantes … (à préciser)

Il veillera en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès à son matériel informatique afin de s'assurer d'en être le seul utilisateur.

Par dérogation aux dispositions ci-dessus relatives à la fourniture d'équipements informatiques, lorsque le salarié a accepté d'utiliser du matériel personnel dans le cadre du télétravail, il respectera les consignes de sécurité suivantes :

– éviter la redirection des messages électroniques professionnels sur des services de messagerie utilisés à des fins personnelles ;
– ne pas héberger de données professionnelles sur les équipements personnels ou sur des moyens personnels de stockage en ligne ;
– éviter la connexion de supports amovibles personnels aux ordinateurs professionnels.

– Assurances

Une assurance couvrant le salarié en télétravail ainsi que le matériel informatique mis à sa disposition est souscrite par l'office.

Le salarié informe son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l'employeur et remet annuellement une attestation « multirisque habitation » couvrant ledit domicile.