Chacune des parties peut librement venir exposer sa ou ses demandes à la commission. Elles peuvent donner leur point de vue sur la ou les dispositions objets de la saisine de la commission.

Le temps nécessaire à cette participation, par les parties au litige, sera considéré et payé comme du temps de travail effectif par l'entreprise ou l'établissement où est apparu le litige. Chacune des parties procédera aux remboursements des frais conformément à ses barèmes de remboursement.

Les membres de la commission entendent les parties puis passent à une phase d'échanges et de délibération pour rendre leur avis. Les parties n'assistent pas à cette phase de travaux de la commission.

Le président ou le vice-président dirige les débats et veille au bon déroulement des séances.

Le secrétariat rédige, dans un délai maximum de 3 mois, les comptes rendus des réunions et avis, sous le contrôle du président et du vice-président de la CPPNIC. Si la rédaction d'un extrait de décision s'avère utile, ce dernier devra être rédigé dans un délai maximum de 1 mois.

La CPPNIC ne peut valablement délibérer que si au moins 3 membres titulaires (ou suppléant en remplacement d'un titulaire absent par collège) sont présents.

Chaque représentant peut donner pouvoir à un autre membre de la commission, de son choix, du même collège.

Le représentant choisi devra justifier lors de la réunion de la commission qu'il a reçu pouvoir du représentant dans l'impossibilité de siéger. Le pouvoir donné au membre sera établi par écrit, daté et signé par le représentant. Il ne peut pas être donné un pouvoir permanent pour être représenté aux réunions de la commission. Les représentants n'ont pas à justifier de leur impossibilité de siéger.

Le nombre de pouvoirs est limité à un par représentant.

Lorsque la commission siège en tant que commission d'interprétation, le secrétaire de séance rédige des avis. Les avis sont signés par l'ensemble des membres de la commission présents à la séance.

Les procès-verbaux et avis sont adressés, par le secrétariat de la commission, dans un délai maximum de 3 mois suivants la date de la réunion :
– aux parties au litige ;
– à l'ensemble des membres de la commission ;
– aux organisations syndicales signataires de la convention collective et aux organisations syndicales représentatives dans la branche.

Il est tenu au siège de la CPPNIC un registre de ces procès-verbaux et avis.