Il est convenu que la convocation aux réunions de négociation émanera de l'OPCA DEFI. Elle sera adressée aux participants préalablement désignés par les organisations syndicales signataires de l'accord du 22 décembre 2010 et dont les noms et adresses mail lui auront été communiqués.

Cette convocation entraîne la convocation à une réunion préparatoire d'une journée pour les organisations syndicales de salariés signataires de l'accord du 22 décembre 2010. Ces deux convocations donnent lieu à une autorisation d'absence dans les limites fixées à l'article 1er.

Les organisations syndicales d'employeurs organisent de leur côté leurs réunions préparatoires.

La convocation à la réunion de négociation et la convocation à la seconde réunion préparatoire indiquent la date, le lieu et la durée de la réunion.

Chaque organisation syndicale de salariés signataire de l'accord du 22 décembre 2010 organise la première réunion préparatoire.