1. La présente convention, éventuellement complétée par l'accord de participation mentionné aux paragraphes 2 et 3 de l'article 3 de la présente convention est portée à la connaissance des bénéficiaires par voie d'affichage sur des emplacements réservés à cet effet et par tout autre moyen d'information que les entreprises jugeraient nécessaire.
2. Le mode et les résultats de calcul de la participation sont affichés chaque année aux emplacements réservés à cet effet et communiqués aux membres du personnel sous forme d'une note d'information. Dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l'exercice, l'entreprise présente au comité d'entreprise, ou à la commission spécialisée créée à cet effet, un rapport comportant les éléments servant de base au calcul du montant de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé et auquel est joint, le cas échéant, le rapport établi par PRO BTP Finance prévu au 6 du présent article.
Dans les entreprises où il n'existerait pas de comité d'entreprise, le rapport visé à l'alinéa précédent doit être présenté aux délégués du personnel, aux délégués syndicaux et adressé à chaque bénéficiaire présent dans l'entreprise à l'expiration du délai de 6 mois suivant la clôture de l'exercice.
3. Chaque bénéficiaire reçoit, à l'occasion de toute répartition de participation faite en application du présent accord, une fiche individuelle comportant les informations suivantes :

– le montant total de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé ;
– le montant des droits attribués à l'intéressé au titre de la participation de l'exercice ;
– le montant des prélèvements effectués au titre de la contribution sociale généralisée et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale ;
– le montant des droits dont l'intéressé peut demander, en tout ou partie, le versement direct ;
– l'affectation de la moitié de la quote-part de ces sommes au plan d'épargne pour la retraite collectif, lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise, en cas d'absence de réponse de sa part ;
– le délai exact dans lequel l'intéressé peut formuler sa demande de versement direct de tout ou partie de sa quote-part de participation ;
– les dates à partir desquelles lesdits droits seront négociables ou exigibles en cas de blocage ;
– les cas dans lesquels ces droits peuvent être exceptionnellement liquidés avant l'expiration de ce délai ;
– l'adresse de REGARDBTP.
Ces fiches individuelles d'information sont transmises aux bénéficiaires, au choix de l'entreprise et en fonction de la situation de chaque bénéficiaire :

– soit directement par courrier simple adressé aux intéressés par REGARDBTP ;
– soit par courrier (interne, postal ou électronique) par l'entreprise employeur à ses salariés ; le cas échéant, concernant d'une part les bénéficiaires ayant quitté l'entreprise à J - 22, d'autre part les bénéficiaires dont le contrat de travail est suspendu à J - 22 pour une durée restant à courir d'au moins 7 jours calendaires, par courrier simple transmis à la dernière adresse indiquée par eux. Cette transmission de l'information peut être assurée par l'entreprise sur la base des documents d'information établis par REGARDBTP.
En tout état de cause, les bénéficiaires sont présumés avoir été informés, selon le cas :

– 7 jours calendaires après la date d'envoi de l'information susvisée par courrier simple aux intéressés ;
– 5 jours calendaires après la transmission de l'information susvisée par courrier électronique aux intéressés ;
– 5 jours calendaires après la transmission de l'information susvisée par courrier interne aux intéressés.
A compter de cette date, le délai laissé au bénéficiaire pour faire connaître son choix est de 15 jours calendaires, soit :

4. Un état récapitulatif des droits de chaque porteur de parts est édité au début de chaque année, mentionnant l'existence des droits inscrits sur son compte au 31 décembre précédent.
Cet état récapitulatif comporte les informations et mentions suivantes :

– l'identification du bénéficiaire ;
– la description de ses avoirs acquis ou transférés dans l'entreprise par accord de participation et plans d'épargne dans lesquels il a effectué des versements, avec mention, le cas échéant, des dates auxquelles ces avoirs seront disponibles ;
– l'adresse de REGARDBTP.
REGARDBTP envoie ces états récapitulatifs à l'adresse de la dernière entreprise adhérant au régime professionnel de participation dans laquelle a travaillé le porteur de parts ou, selon le cas, directement à l'adresse personnelle de celui-ci. Si la transmission est réalisée par l'entreprise, celle-ci doit remettre cette fiche à l'intéressé dans les plus brefs délais. Si celui-ci a quitté l'entreprise, la fiche doit être transmise à la dernière adresse indiquée par lui. En cas de retour, l'entreprise doit renvoyer le document à REGARDBTP.
5. Lorsqu'un titulaire de droits quitte l'entreprise sans faire valoir son droit à déblocage, l'entreprise est tenue de lui remettre l'état récapitulatif de ses droits, mentionné au 4 du présent article, ainsi que, s'il n'en possède pas encore, un livret d'épargne salariale. Ces documents sont fournis à l'entreprise par REGARDBTP.
Si le départ de l'entreprise a lieu avant que celle-ci ait été en mesure de liquider la totalité de ses droits, l'entreprise doit également lui remettre une attestation indiquant la nature et le montant de ses droits ainsi que la date à laquelle seront répartis ses droits éventuels au titre de l'exercice en cours.
Dans tous les cas, l'entreprise est tenue :

– de lui demander l'adresse à laquelle devront lui être envoyés les documents d'information établis par REGARDBTP ;
– de l'informer de ce qu'il y aura lieu, pour lui, d'aviser REGARDBTP en temps voulu de ses changements d'adresse ultérieurs.
6. Conformément à la réglementation en vigueur, chaque année PRO BTP Finance tient à la disposition des entreprises adhérant au régime un rapport sur la gestion des fonds communs de placement multi-entreprises.