Les entreprises sont tenues de faire parvenir à REGARDBTP, avant ou en même temps qu'elles versent les sommes issues de leur réserve spéciale de participation à REGARDBTP, les renseignements administratifs qui permettront d'effectuer la répartition de cette réserve entre les bénéficiaires.
Les états nominatifs devront être transmis à REGARDBTP 3 mois au plus tard après la clôture de l'exercice.
L'absence de production des états nominatifs dans ce délai peut entraîner pour l'entreprise l'exclusion du régime professionnel de participation. Toutefois, celle-ci ne peut être prononcée en cas d'action en cours, en application de l'article L. 3326-2 du code du travail.