Les entreprises sont tenues de faire parvenir à REGARDBTP avant ou en même temps qu'elles versent leur réserve spéciale de participation à REGARDBTP les renseignements administratifs qui permettront d'effectuer la répartition de cette réserve entre les salariés bénéficiaires.
Les états nominatifs devront être transmis à REGARDBTP 3 mois au plus tard après la clôture de l'exercice.
L'absence de production des états nominatifs dans ce délai peut entraîner pour l'entreprise l'exclusion du régime professionnel de participation. Toutefois, celle-ci ne peut être prononcée en cas d'action en cours en application de l'article L. 3326-2 du code du travail.