Un représentant du personnel titulaire empêché de prendre part à la séance d'une instance de dialogue social peut se faire remplacer par un représentant suppléant élu ou désigné dans cette instance par la même organisation syndicale.

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé de maternité ou d'adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues à l'article R. 252-26 du code général de la fonction publique.

Les membres suppléants, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l'instance de dialogue social au sein de laquelle ils exercent leur suppléance, sans pouvoir prendre part aux débats.

Le président d'une instance de dialogue social est assisté en tant que de besoin dans les conditions prévues par l'article R. 254-22 du code général de la fonction publique.

Les dispositions des articles R. 254-23 à R. 254-25 du même code sont applicables.

La convocation fixe l'ordre du jour de la séance.

Cet ordre du jour est arrêté conjointement par le président et le secrétaire adjoint de l'instance. A défaut d'accord, l'ordre du jour est fixé par le président.

Lorsque l'instance de dialogue social se réunit à la demande d'au moins la moitié des représentants du personnel titulaires, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l'ordre du jour de la séance.

Ces convocations sont adressées, par voie électronique, aux représentants du personnel titulaires et suppléants avec l'ordre du jour au moins dix jours avant la date fixée pour la séance, sauf cas exceptionnel justifié par l'urgence. En cas d'urgence, la convocation et l'ordre du jour sont adressés au moins cinq jours avant la date fixée pour la séance.

Les documents et pièces nécessaires à la consultation des membres de ces instances sont envoyés aux mêmes destinataires dans un délai de huit jours avant la date fixée pour la séance. En cas d'urgence, ce délai est ramené à trois jours.

Le secrétariat de séance des instances de dialogue social est assuré par les services de l'Autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection.

Chacune de ces instances désigne en son sein un secrétaire adjoint et son suppléant parmi les représentants du personnel titulaires qui y siègent. Cette désignation est valable pour la durée du mandat des membres de l'instance.

Après chaque séance, il est établi un procès-verbal comprenant un compte rendu des débats et le détail des votes.

Le procès-verbal est signé par le président, contresigné par le secrétaire adjoint et transmis dans le délai d'un mois aux représentants du personnel.

A défaut de contreseing, le procès-verbal établi par le secrétariat de séance contient au moins le résumé des délibérations des instances de dialogue social et la décision motivée du président de l'autorité sur les propositions faites lors de la séance au titre des procédures individuelles.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation des membres des instances de dialogue social au cours de la séance suivante.

Le procès-verbal approuvé est affiché ou diffusé par le secrétaire adjoint de l'instance de dialogue social en cause, selon les conditions et modalités précisées par le règlement intérieur commun prévu à l'article R. 592-97.

Les séances des instances de dialogue social peuvent être organisées par conférence audiovisuelle sur décision du président du comité, soit de sa propre initiative, soit à la demande de la moitié au moins des membres élus du comité, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles rappelées au début de celle-ci, afin que :

1° N'assistent que les personnes habilitées dans le cadre des présentes dispositions. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;

2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.

Les modalités d'enregistrement et de conservation des débats et échanges sont définies par le règlement intérieur commun prévu à l'article R. 592-97.

La formation plénière du comité social d'administration, les commissions des agents publics et des salariés ainsi que la formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail siègent valablement si la moitié des représentants du personnel sont présents lors de l'ouverture de la séance.

Lorsque le quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours à compter de la première séance aux membres intéressés.

La formation ou la commission siège alors valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de représentants du personnel présents.

Les dispositions de l'article R. 254-63 du code général de la fonction publique s'appliquent à la formation plénière du comité social d'administration, sauf lorsqu'elle se prononce en application des dispositions de l'article L. 2421-3 du code du travail, ainsi qu'à la commission des agents publics. Ces dispositions ne sont toutefois pas applicables en cas de nouvelle séance organisée à défaut de quorum.

Les avis sont émis à la majorité des membres ayant voix délibérative présents. S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée sauf exception prévue par les textes ou s'il est demandé un vote à bulletin secret.

L'abstention est admise.

L'avis est favorable ou défavorable lorsque la majorité des membres présents s'est prononcée en ce sens. A défaut de majorité, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Seuls les représentants du personnel titulaires participent au vote. Les suppléants n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.

Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation au cours de la séance à un autre membre de l'instance pour voter en son nom, dans la limite d'une délégation par membre.

Les séances des instances de dialogue social ne sont pas publiques.

Les personnes qui participent, à quelque titre que ce soit, aux travaux des instances sont tenues à l'obligation de discrétion professionnelle à raison des pièces et documents dont ils ont eu connaissance à l'occasion de ces travaux.

Le président de la formation plénière du comité social d'administration arrête, après avis de cette formation et après avoir reçu les propositions de la formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail, le règlement intérieur commun à l'ensemble des instances de dialogue social qui précise les modalités de leur fonctionnement.

La formation plénière du comité social d'administration se réunit au moins six fois par an sur convocation de son président, à son initiative ou, dans un délai maximum d'un mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants du personnel titulaires.

Les commissions des agents publics et des salariés se réunissent au moins deux fois par an, sur convocation de leur président, à son initiative ou, dans un délai maximum de deux mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants du personnel titulaires.

La formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail et, le cas échéant, les formations locales se réunissent au moins quatre fois par an sur convocation de leur président ou, dans un délai maximum d'un mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants du personnel titulaires.