Le président du conseil d'administration procède à l'établissement des ordres de recettes, à l'engagement, à la liquidation et à l'ordonnancement des dépenses.

Il est qualifié pour recevoir tous exploits et significations concernant l'office autres que ceux mentionnés à l'article R. 423-55.

L'hypothèque légale attribuée aux droits et créances de l'établissement sur les biens du comptable par application de l'article 2121 du code civil est inscrite, le cas échéant, à la diligence du président du conseil d'administration.

Le comptable est chargé, sous sa responsabilité, de la perception des recettes et du paiement des dépenses. Détenteur de la caisse, il a seul qualité, sous réserve des dispositions des articles R. 423-57 et R. 423-58, pour effectuer tout maniement de fonds et de valeurs.

Aucun comptable ne peut entrer en fonction s'il n'a justifié de la réalisation du cautionnement auquel il est astreint, s'il n'a prêté serment et s'il n'a été régulièrement installé.

Le comptable veille à la conservation des domaines, droits, privilèges et hypothèques de l'office et fait, le cas échéant, au président du conseil d'administration toute représentation utile pour que soit assurée cette conservation.

Il est tenu de faire, sous sa responsabilité personnelle, toutes diligences nécessaires pour assurer la rentrée des sommes dues à l'office.

Le comptable de l'office est placé sous la surveillance du receveur particulier des finances.

La gestion des comptables est, lorsqu'ils sont à la fois receveurs percepteurs ou percepteurs, placée sous la responsabilité des receveurs particuliers des finances.

Le cadre comptable et la tenue des comptes sont fixés par des instructions conjointes du ministre chargé de la construction et de l'habitation et du ministre chargé des finances.

Sous réserve des dispositions de l'article R. 423-45 ci-après, les immobilisations sont comptabilisées soit pour leur prix de revient, soit pour leur coût d'acquisition, soit, en cas de donation, pour leur valeur vénale.

Le prix de revient des immobilisations comprend les dépenses d'acquisition ainsi que le montant des travaux de construction, d'agrandissement et d'amélioration, à l'exclusion des travaux de grosses réparations et d'entretien. Les frais d'architecte sont compris dans le prix de revient des immobilisations.

Les dotations de l'exercice aux comptes d'amortissement des immobilisations doivent permettre l'amortissement intégral de la valeur des immobilisations, terrains exclus, sur une période correspondant à leur durée de vie économique.

Pendant cette période, les dotations globales cumulées aux comptes d'amortissement des immobilisations seront au moins égales au montant cumulé des remboursements des emprunts contractés pour le financement de celles-ci. La faculté donnée de différer le remboursement du capital de certains emprunts ne dispense pas les offices de doter pendant cette période les comptes d'amortissement des immobilisations correspondantes.

Sous réserve des dispositions ci-dessus, le conseil d'administration fixe le rythme d'amortissement des immobilisations en fonction de la durée de vie économique de celles-ci. A l'issue du remboursement des emprunts correspondants, une dotation est constituée pour l'amortissement complémentaire jusqu'à l'amortissement complet des immobilisations.

Si, en cours d'amortissement, des dépréciations particulières apparaissent, des dotations complémentaires aux comptes d'amortissement sont effectuées.

Les instructions prévues à l'article R. 423-40 fixent notamment les conditions dans lesquelles le conseil d'administration détermine les dotations annuelles aux provisions pour risques et pour dépréciation ainsi que les dotations annuelles aux amortissements des charges à répartir sur plusieurs exercices.

La dotation annuelle à la provision pour grosses réparations peut varier, selon les besoins et les possibilités de l'office, sans jamais pouvoir être inférieure à une fraction de la valeur brute actualisée des immobilisations fixée en application des instructions mentionnées ci-dessus.

Les sommes dues en loyers, charges et accessoires par les locataires ayant quitté leur logement et par ceux dont la dette a une origine antérieure à un an sont provisionnées en totalité. Lorsque l'origine de la dette est comprise entre trois mois et un an, les sommes dues sont provisionnées selon les taux et dans les conditions fixés par les instructions prévues à l'article R. 423-40. Le calcul de ces provisions s'effectue sur la base des créances échues et non recouvrées au 31 décembre, exception faite du quittancement de décembre.

Les modalités de révision des bilans sont fixées éventuellement par des arrêtés du ministre chargé de la construction et de l'habitation et du ministre chargé des finances.

Le budget d'un office comprend l'ensemble des prévisions de dépenses et de recettes de l'exercice.

Il est présenté en conformité avec la nomenclature comptable fixée par les instructions prévues à l'article R. 423-40.

Il est divisé en une section d'investissement et une section de fonctionnement.

Il est accompagné de budgets annexes correspondant à chacune des opérations réalisées pour le compte de tiers.

Au budget de l'office et aux budgets annexes sont jointes toutes justifications nécessaires, telles que les bilans, plans de financement et de trésorerie mis à jour des opérations en cours ou nouvelles et les prévisions d'engagement pour l'exercice à venir.

Les opérations d'investissement doivent comporter des programmes prévisionnels d'investissement accompagnés de plans de financement. Les plans de financement précisent l'origine et le montant des moyens financiers prévus pour chaque opération.

Les chapitres et articles du budget sont déterminés par un arrêté conjoint du ministre chargé des finances, du ministre chargé de la construction et de l'habitation et du ministre chargé des collectivités territoriales.

La section d'investissement présente notamment, en recettes et en dépenses, conformément à la nomenclature comptable, les opérations à effectuer au titre des comptes de capitaux, des comptes d'immobilisations, des comptes de stocks, des charges à répartir sur plusieurs exercices, des provisions pour dépréciation des comptes de tiers et des comptes financiers.

La section de fonctionnement fait apparaître :

a) Au titre des charges : les charges d'exploitation, les charges financières et les charges exceptionnelles ;

b) Au titres des produits : les produits d'exploitation, les produits financiers et les produits exceptionnels.

En outre, la section de fonctionnement fait apparaître, au titre des charges, selon des délais et des modalités fixés par les instructions prévues à l'article R. 423-40, tout ou partie du report à nouveau figurant au bilan de l'avant-dernier exercice.

L'ordonnateur peut effectuer des virements d'article à article à l'intérieur d'un même chapitre budgétaire dans les conditions prévues par l'article L. 212-2 du code des communes pour les offices communaux et intercommunaux et par l'article 50 de la loi n° 82-213 du 2 mars 1982 modifiée pour les offices départementaux et interdépartementaux.

Le budget, les budgets annexes et les délibérations de programme sont préparés par le président avec le concours du comptable. Le conseil d'administration vote le montant des crédits ouverts aux différentes sections du budget et des budgets annexes.

Les délibérations modificatives sont préparées et approuvées selon la même procédure et dans les mêmes conditions.

Le budget s'exécute par gestion annuelle.

Le recouvrement des produits de l'office est poursuivi dans les conditions prévues par le décret n° 81-362 du 13 avril 1981 relatif au recouvrement des produits des collectivités et des établissements publics locaux.

Si les poursuites engagées ne permettent pas d'assurer le recouvrement des sommes dues à l'office, le comptable en rend compte immédiatement au président du conseil d'administration à qui il appartient de prendre toutes mesures, notamment pour faire prononcer la résiliation des contrats à raison de leur inexécution.

Les créanciers des offices qui en font la demande peuvent obtenir le règlement de leur créance par chèque tiré sur le compte ouvert au Trésor au nom de l'office débiteur.

Dans ce cas, la preuve de l'extinction de la dette à rapporter au juge des comptes est constituée par le mandat de paiement dûment annoté de l'émission du chèque par le comptable, accompagné, s'il y a lieu, des pièces justificatives.

Les conditions d'application du présent article sont arrêtées de concert entre le ministre chargé de la construction et de l'habitation et le ministre chargé des finances.

Toute saisie-arrêt sur les sommes dues par l'office, toutes significations de cession ou de transport desdites sommes et toutes autres ayant pour objet d'arrêter le paiement doivent être faites entre les mains du comptable.

En cas de règlement par chèque, aucune saisie-arrêt ou opposition, aucun transport ou cession, aucune signification ayant pour objet d'arrêter le paiement de la créance ne peuvent avoir d'effet en ce qui concerne la somme inscrite au mandat, s'ils interviennent après que le comptable a délivré le chèque au profit du créancier.

Les opérations de recettes et de dépenses peuvent, par décision du conseil d'administration, être confiées à des régisseurs de recettes et d'avances, conformément à la réglementation applicable aux collectivités locales et aux établissements publics locaux.

L'encaissement des loyers et accessoires peut, avec l'agrément du conseil d'administration, être effectué par des agents spéciaux, sous la responsabilité du comptable et, s'il y a lieu, de régisseurs de recettes.

Leur montant doit être versé au comptable dans le délai de trois jours.

Les instructions prévues à l'article R. 423-40 fixent l'énumération des livres principaux et auxiliaires de l'ordonnateur et du comptable, les modèles d'imprimés nécessaires au service financier de l'office ainsi que la réglementation détaillée de l'ensemble des opérations comptables.

Elles fixent également les dates auxquelles doivent être dressées la balance générale des comptes et les balances des livres auxiliaires.

Les fonds libres appartenant à l'office doivent être déposés au Trésor, à un compte de chèques postaux, à la Caisse des dépôts et consignations, à une caisse d'épargne, ou, sur autorisation spéciale du ministre chargé des finances, à la Banque de France.

En fin d'année, le président du conseil d'administration arrête les livres du comptable, dont il peut prendre à tout moment connaissance et se fait présenter les rentes et valeurs mobilières appartenant à l'office.

S'il s'agit d'un comptable spécial, il constate l'existence des valeurs en caisse, ainsi que les soldes des comptes courants.

Il dresse procès-verbal de ces différentes opérations.

Les états financiers réunissent le compte administratif du président du conseil d'administration et le compte de gestion du comptable. Ils comprennent le bilan, le compte de résultats, l'annexe et tous les documents justificatifs énumérés par les instructions prévues à l'article R. 423-40.

Le conseil d'administration de l'office délibère sur l'affectation du résultat de l'exercice clos selon le schéma suivant :

A. - Le bénéfice est affecté :

1° En priorité :

a) En cas de cession de biens immobiliers, dans la limite de la plus-value correspondante, au compte de réserve Plus-values nettes sur cessions immobilières ;

b) Au compte de report à nouveau, dans la limite du solde débiteur de ce compte.

2° Pour le solde :

a) Au compte de réserve de compensation ;

b) Au compte de réserves diverses ;

c) Au compte de report à nouveau.

Le report à nouveau créditeur est affecté au financement des investissements lors de la clôture financière des opérations.

B. - Le déficit est couvert :

1° En priorité, par une reprise totale ou partielle sur la réserve de compensation et, éventuellement, sur les réserves diverses.

2° Le cas échéant, pour le reliquat, par une imputation sur le compte de report à nouveau.

Le bilan et le compte de résultat sont préparés par le comptable et visés par le président du conseil d'administration.

Les instructions prévues à l'article R. 423-40 fixent l'ensemble des informations constituant l'annexe et définissent la répartition des tâches entre le comptable et l'ordonnateur pour son élaboration.

Ces documents sont obligatoirement accompagnés d'un rapport du président du conseil d'administration sur l'activité de l'office pendant l'année écoulée.

Au plus tard quinze jours après le délai limite fixé selon le cas par l'article 9 ou par l'article 51 de la loi du 2 mars 1982 susvisée pour l'adoption des états financiers, des copies de ceux-ci ainsi que du rapport du président du conseil d'administration sont adressées au préfet et au ministre chargé de la construction et de l'habitation.

Le défaut de transmission des états financiers à l'autorité compétente est au nombre des irrégularités, fautes graves ou carences qui peuvent justifier l'application de l'articles R. 421-60.

Les instructions interministérielles prévues à l'article R. 423-40 déterminent la contexture du compte financier ainsi que la nomenclature des pièces justificatives à produire par le comptable, conformément à l'article R. 423-65.

Le cadre comptable et la tenue des comptes des sociétés anonymes d'habitations à loyer modéré sont fixés par des instructions conjointes du ministre chargé du logement et du ministre chargé du Trésor, après avis du Conseil supérieur des habitations à loyer modéré.

Pour ce qui concerne les sociétés anonymes de crédit immobilier, des règles relatives à leur cadre comptable et à la tenue de leurs comptes peuvent être fixées par instruction du ministre chargé du logement, pour compléter les règles édictées par le comité de la réglementation bancaire et la commission bancaire, après avis du Conseil supérieur des habitations à loyer modéré et de la chambre syndicale des sociétés anonymes de crédit immobilier.

Les sociétés anonymes de crédit immobilier établissent à compter de l'exercice ouvert le 1er janvier 1992 pour chaque exercice comptable un document distinguant, d'une part, les produits résultant des activités qu'elles exercent en application du I et du II de l'article L. 422-4 et, d'autre part, les produits résultant des activités qu'elles exercent en application du III dudit article. Ce document est établi conformément à des règles fixées par arrêté du ministre chargé du logement et du ministre chargé des finances.

Sous réserve des dispositions de l'article R. 423-72, les immobilisations sont comptabilisées pour leur prix de revient.

Le prix de revient des immobilisations comprend les dépenses d'acquisition ainsi que le montant des travaux de construction, d'agrandissement et d'amélioration, à l'exclusion des travaux d'entretien proprement dits. Les frais d'architectes sont compris dans le prix de revient des immobilisations.

Les dotations de l'exercice aux comptes d'amortissement des constructions qui n'ont pas été données en location-attribution ou en location-vente doivent permettre l'amortissement intégral de la valeur des constructions, terrains exclus, dans une période limitée à la durée de remboursement des emprunts à long terme contractés pour la construction des immeubles en cause.

Si, en cours d'amortissement, il apparaît, en raison de l'état des constructions, que les amortissements effectués ne sont pas suffisants, il est procédé à des amortissements supplémentaires.

La faculté donnée par l'article 2 de la loi n° 47-1686 du 3 septembre 1947 de différer pendant cinq ans l'amortissement des emprunts consentis par l'Etat au titre de la législation sur les habitations à loyer modéré ne saurait être interprétée comme dispensant les sociétés de doter pendant cette période les comptes d'amortissement des constructions correspondantes.

La provision pour créances douteuses de loyers doit être au moins égale, après sa dotation de fin d'année, au montant des loyers échus depuis plus d'un an et non recouvrés.

La nature des autres provisions et le montant des dotations annuelles sont fixés par les instructions prévues à l'article R. 423-68.

Les sociétés d'habitations à loyer modéré et de crédit immobilier désireuses de procéder à la réévaluation de leur actif doivent obtenir au préalable l'accord du ministre chargé de la construction et de l'habitation sur leur projet de réévaluation. Les instructions prévues à l'article R. 423-68 indiquent la forme dans laquelle cet accord est demandé. L'accord du ministre est donné, pour les sociétés anonymes de crédit immobilier, sur proposition de la chambre syndicale des sociétés anonymes de crédit immobilier.

Les immeubles donnés en location-attribution ou en location-vente ne peuvent faire l'objet d'une réévaluation.

Les instructions prévues à l'article R. 423-68 fixent les règles applicables à la tenue des livres de comptabilité.

Elles fixent également les dates auxquelles doivent être dressées la balance générale des comptes et les balances des livres auxiliaires.

Les fonds libres appartenant à une société d'habitations à loyer modéré doivent être déposés au Trésor, à la caisse des dépôts et consignations, à un compte de chèques postaux, dans une caisse d'épargne ou à la Banque de France, sauf l'encaisse nécessaire aux besoins courants.

Les conditions de placement des fonds disponibles des sociétés anonymes de crédit immobilier et des établissements de crédit qu'elles contrôlent, ensemble ou séparément, directement ou indirectement, sont fixées par leur chambre syndicale.

En dehors des opérations prévues par la législation en vigueur, les sociétés anonymes d'habitations à loyer modéré et les sociétés coopératives de production ou de location-attribution d'habitations à loyer modéré ne peuvent effectuer que des achats de bons du Trésor ou valeurs assimilées et de rentes sur l'Etat ou de valeurs garanties par l'Etat.

Les sociétés anonymes d'habitations à loyer modéré, les sociétés anonymes de crédit immobilier et les sociétés anonymes coopératives de production d'habitations à loyer modéré peuvent en outre souscrire ou acquérir des actions ou des parts d'autres sociétés d'habitations à loyer modéré, ou de sociétés d'économie mixte, ou de sociétés ou d'organismes à caractère mutualiste ou coopératif susceptibles de faciliter leur action dans le cadre de la réglementation sur les HLM.

Le montant total des prêts et investissements immobiliers effectués par une société d'habitations à loyer modéré ou de crédit immobilier doit être au moins égal au montant des sommes restant à amortir sur les prêts consentis par l'Etat. S'il se trouve inférieur, la différence doit être versée à la caisse des dépôts et consignations dans le délai d'un mois pour être affectée au remboursement des emprunts correspondants. Toutefois, les organismes peuvent conserver les avances à découvert qui leur auront été accordées par l'Etat dans les conditions fixées lors de l'attribution de ces avances.

Les instructions prévues à l'article R. 423-68 fixent la contexture des documents comptables et de l'état détaillé des opérations de l'année prévus à l'article R. 431-15.

Dans le mois suivant celui au cours duquel s'est tenue l'assemblée générale ordinaire réunie en application de l'article 157 de la loi du 24 juillet 1966, sont adressées :

a) Pour les sociétés d'habitations à loyer modéré, au préfet, au ministre chargé du logement et à la Caisse des dépôts et consignations, des copies des documents annuels, soumis conformément à la loi à l'assemblée générale des actionnaires, auxquelles est joint le procès-verbal de cette assemblée, ainsi que les états réglementaires définis par la réglementation applicable aux sociétés d'habitations à loyer modéré ;

b) Pour les sociétés anonymes de crédit immobilier, au préfet du département du siège, au ministre chargé du logement et à la chambre syndicale des sociétés anonymes de crédit immobilier, des copies des documents annuels, soumis conformément à la loi à l'assemblée générale des actionnaires, auxquelles est joint le procès-verbal de cette assemblée, ainsi que le document mentionné au troisième alinéa de l'article R. 423-68.