A défaut de convention ou d'accord mentionné à l'article L. 3142-65, le salarié informe l'employeur par tout moyen conférant date certaine, au moins quinze jours avant le début du congé de représentation, de sa volonté de bénéficier de ce congé.
Il précise la date et la durée de l'absence envisagée et désigne l'instance au sein de laquelle il est appelé à siéger.

A défaut de convention ou d'accord mentionné à l'article L. 3142-65, le bénéfice du congé de représentation peut être refusé par l'employeur s'il établit que le nombre de salariés, par établissement, ayant bénéficié de ce congé, durant l'année en cours, atteint la proportion suivante :

1° Moins de 50 salariés : un bénéficiaire ;

2° 50 à 99 salariés : deux bénéficiaires ;

3° 100 à 199 salariés : trois bénéficiaires ;

4° 200 à 499 salariés : huit bénéficiaires ;

5° 500 à 999 salariés : dix bénéficiaires ;

6° 1 000 À 1 999 salariés : douze bénéficiaires ;

7° A partir de 2 000 salariés : deux bénéficiaires de plus par tranche supplémentaire de 1 000 salariés.