Code général des collectivités territoriales

Version en vigueur au 15 juillet 2024

  • Sommaire de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales


    Rubrique 0. Pièces communes

    01. Qualité de l'ordonnateur

    02. Acquit libératoire du créancier

    03. Paiement des créances frappées d'opposition

    04. Moyens de règlement

    05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers

    06. Relevé de prescription

    07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture

    Rubrique 1. Administration générale

    10. Consignation et placement financier de certains fonds

    11. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menaçant ruine

    12. Reversement d'excédents de budgets annexes

    13. Réduction des créances et admission en non-valeurs

    14. Paiement de frais juridiques tarifés

    15. Paiement sur décisions de justice

    16. Remboursement d'emprunt et frais

    17. Impôts, taxes et versements assimilés

    18. Transaction et remise gracieuse de dette

    Rubrique 2. Dépenses de personnel

    21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe

    22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes

    23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires

    Rubrique 3. Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation

    31. Indemnités

    32. Remboursements de frais

    33. Autres dépenses

    Rubrique 4. Commande publique

    40. Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l'indemnité forfaitaire et de l'indemnisation complémentaire

    41. Les marchés publics

    42. Les contrats de concession

    Rubrique 5. Opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce

    51. Acquisitions amiables d'immeubles à titre onéreux

    52. Acquisitions amiables d'immeubles à titre gratuit

    53. Acquisitions d'immeubles selon des procédés de contrainte

    54. Opérations conférant le droit de jouir d'un immeuble

    55. Opérations portant sur les fonds de commerce

    56. Charges de copropriété

    Rubrique 6. Interventions sociales et diverses

    61. Dépenses d'aide sociale

    62. Prêts et bourses

    63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules

    64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

    Rubrique 7. Interventions économiques et financières

    71. Prêts et avances

    72. Subventions et primes de toute nature

    73. Garanties d'emprunts

    74. Bonification d'emprunt

    75. Participation au capital de sociétés ou organismes

    76. Fonds de Concours

    77. Opérations pour le compte d'organismes rattachés à la collectivité

    78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité

    Annexes de la liste des pièces justificatives

    Annexe A-Frais de déplacement des agents

    Annexe B-Etat de frais de changement de résidence

    Annexe C-Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires

    Annexe D-Enonciation des mentions devant figurer sur l'état liquidatif pour le paiement d'un acompte

    Annexe E-Enonciation devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et/ ou actualisations de prix

    Annexe F-Mentions relatives à l'affacturage

    Annexe G-Enonciation des mentions obligatoires devant figurer dans les pièces justificatives des marchés publics

    Annexe H-Mentions obligatoires devant figurer dans un marché de partenariat

    Annexe I-Tableau mensuel de service

    Annexe J-Enonciation des mentions devant figurer dans un contrat de concession

    DÉFINITIONS ET PRINCIPES

    1. Collectivités


    Dans la présente nomenclature, le terme collectivité s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (EPS) visés à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales et D. 6145-54-3 du code de la santé publique. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d'un comptable public.


    2. Décision


    La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil départemental, du conseil régional, ou du conseil d'administration ( délibération ) ; de l'organe régulièrement habilité à agir en leur lieu et place (commission permanente du conseil départemental ou du conseil régional, par exemple), ou de l'autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).

    Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l'ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).

    Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).

    De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante.

    L'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) constitue une décision (décision du directeur pour les EPS) que le directeur exécute. Le directeur n'est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l'EPRD, ou par l'ensemble des crédits en cas d'arrêt de l'EPRD par le directeur de l'Agence régionale de santé (ARS), s'agissant des EPS.

    Concernant particulièrement les établissements publics de santé, les décisions émanent essentiellement du directeur qui peut déléguer sa signature.

    S'agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public, l'assemblée délibérante est le syndicat.


    3. Le cas échéant, s'il y a lieu, production de la pièce justificative


    Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :


    -Première hypothèse :


    La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :

    Exemple.-Prêts et avances (rubrique 71) :

    La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige (rubrique 711).

    De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 7211).


    -Deuxième hypothèse :


    La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d'excédents de budgets annexes (rubrique 12).

    La décision de reversement d'un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l'autorise.


    4. L'utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense


    Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :


    -la neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence.

    -l'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles.

    -le caractère obligatoire : La liste est obligatoire en ce qu'elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables.


    Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles), conformément aux dispositions émanant de l'arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense.

    En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l'ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial, selon la procédure décrite à l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.


    Conformément à l'article 89 du décret n° 2022-1605 du 22 décembre 2022, ces dispositions sont applicables à compter du 1er janvier 2023 dans les conditions fixées aux II à IV dudit article.

  • Rubrique 0-Pièces communes

    01. Qualité de l'ordonnateur (1) (2)


    (1) Au titre du contrôle de la qualité de l'ordonnateur que les comptables sont tenus d'exercer s'agissant des ordres de payer, il leur incombe de s'assurer que le signataire de cet ordre a la qualité d'ordonnateur de la personne morale concernée ou a reçu de ce dernier une délégation lui donnant qualité pour agir en son nom.

    (2) Les comptables publics étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s'agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à vérifier la compétence du signataire de l'acte qui constitue le fondement juridique de la dépense.

    011. Qualité de l'ordonnateur (3)


    1. Formulaire mentionnant :

    1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

    2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

    3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

    4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

    2. Délibération constatant son élection selon les modalités prévues par le code général des collectivités territoriales et autres réglementations en vigueur ou décision de nomination selon les modalités prévues par le code général des collectivités territoriales, le code de l'action sociale et des familles, le code de la construction et de l'habitation, le code de l'éducation, le code de la santé publique et autres réglementations en vigueur.


    (3) Article 7 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

    012. Qualité d'un suppléant ou d'un délégataire de l'ordonnateur (4)


    1. Formulaire d'accréditation signé par l'ordonnateur accrédité auprès du comptable et par son délégataire et mentionnant :

    1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

    2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

    3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

    4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

    2. Décision de l'ordonnateur portant délégation qui précise la liste exhaustive des compétences de l'ordonnateur, énumérées par le décret du 7 novembre 2012 susvisé, que le délégataire est autorisé à exercer.


    (4) Article 8 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

    02. Acquit libératoire du créancier

    021. Pièces communes (5)

    0211. Justification de l'identité


    Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible (6) ;

    A défaut, constat de la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée (7)


    (5) Ces pièces sont à fournir par le bénéficiaire du paiement et non par l'ordonnateur. Elles ne concernent que les règlements de mémoire en numéraire.

    (6) Par exemple, carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil. La production de l'original peut être demandée conformément aux dispositions de l'article R.113-6 du code des relations entre le public et l'administration.

    (7) La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 1 500 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire.

    0212. Justification de l'état civil


    Présentation du livret de famille ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance (PACS) ou certificat sur l'honneur de l'intéressé justifiant la non-séparation de corps.


    0213. Justification du domicile et de résidence


    Justification par tous moyens y compris une déclaration sur l'honneur.


    022. Paiement à des créanciers ne sachant ou ne pouvant pas signer


    1. Lorsque la somme est inférieure à un montant fixé par décret (8), déclaration établie par le comptable, sur le titre de paiement, indiquant que le créancier ne sait ou ne peut pas signer. Cette déclaration désigne deux témoins. Elle est signée par ces derniers et le comptable.

    2. Le cas échéant, quittance ou procuration notariée.


    (8) La preuve testimoniale est admise dans certains cas, quel que soit le montant de la dépense et notamment pour le paiement de secours, des indemnités de dépossession de terrain pour cause d'utilité publique.


    023. Paiement à des mandataires

    0231. De droit commun


    Mandat sous seing privé ou acte passé devant notaire.


    0232. Avocat


    Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat (9),

    ou

    Jugement attestant de la qualité de représentant (10).


    (9) Au-delà du délai d'un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée.

    (10) Cf. article 420 du code de procédure civile et Relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la C.A.R.P.A créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit.


    0233. Notaire


    Attestation du notaire (11).


    (11) Cette attestation précise quel est le notaire chargé de la succession ou quel est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds.

    024. Paiement aux ayants droit des créanciers décédés (12)


    (12) Le paiement des prorata de traitement et d'arrérages de pensions dus au décès peut, à moins d'opposition de la part des héritiers légataires ou créanciers, être effectué entre les mains du conjoint survivant sur présentation ou copie du livret de famille, et d'une déclaration sur l'honneur attestant qu'aucun jugement de séparation de corps n'est intervenu.

    0241. Pièce commune


    Acte de décès ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance ou certificat sur l'honneur de l'intéressé.

    0242. Pièces particulières

    02421. Héritiers


    Certificat d'hérédité délivré par le maire de la commune de résidence du défunt,

    ou

    Certificat de propriété,

    ou

    Acte de notoriété,

    ou

    Intitulé d'inventaire ou jugement d'envoi en possession,

    ou

    Une attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1000 euros.


    02422. Légataires universels

    024221. Légataire universel


    1. Expédition du testament.

    2. - En cas d'héritiers réservataires : preuve par tous les moyens de la délivrance du legs (13),

    - En l'absence d'héritiers réservataires : un acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires,

    ou

    Une copie conforme de l'ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal (14).


    (13) En cas de concours avec des héritiers réservataires, le légataire universel doit satisfaire à la formalité de la demande en délivrance.

    (14) En l'absence d'héritiers réservataires, si le testament est olographe ou mystique, le légataire universel sera tenu de se faire envoyer en possession.


    024222. Légataire à titre universel ou à titre particulier


    1. Expédition du testament.

    2. Preuve de la délivrance du legs par les héritiers (réservataires ou non) ou par le légataire universel.


    02423. Donataires


    Copie délivrée par le notaire du contrat de donation (avec mention expresse de l'acceptation du donataire) ou copie délivrée par le notaire de l'offre de donation et de l'acceptation.


    02424. Exécuteur testamentaire


    1. Expédition du testament.

    2. Le cas échéant, expédition de l'ordonnance d'envoi en possession.

    3. Acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires ou pièce attestant de leur consentement.


    02425. Paiement à un porte-fort


    1. Attestation de porte-fort (15).

    2. Le porte-fort doit prouver sa qualité héréditaire et celle de ses co-héritiers dans les conditions de droit commun.


    (15) Le ministre des finances fixe les conditions et limites dans lesquelles un notaire ou un héritier se portant fort pour ses cohéritiers peut être habilité à recevoir les sommes dues aux héritiers d'un créancier.


    025. Paiement des sommes dépendant de successions non réclamées, vacantes ou en déshérence

    0251. Successions non réclamées


    Copie de l'ordonnance du président du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession désignant un administrateur provisoire.


    0252. Successions vacantes


    Copie du jugement du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession déclarant la vacance et désignant un curateur (le service des domaines).


    0253. Successions en déshérence


    Copie de l'ordonnance d'envoi en possession définitive délivrée par le greffe du tribunal.


    026. Paiement des sommes dues à des créanciers absents


    Jugement de présomption d'absence,

    ou

    Jugement déclaratif d'absence.


    027. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs

    0271. Mineur

    02711. Mineur sous le régime de l'administration légale pure et simple ou sous contrôle judiciaire


    1. Pièce justifiant la qualité du représentant du mineur.

    2. Le cas échéant, ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral.

    3. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.


    02712. Mineur adopté


    1. Jugement d'adoption.

    2. Certification sur l'honneur que les parents adoptifs ne sont ni divorcés, ni séparés, ou que l'un d'eux n'est pas décédé.

    3. Le cas échéant, ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral.

    4. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.


    02713. Mineur sous tutelle


    1. Le cas échéant, expédition du testament ou de la déclaration devant notaire contenant la nomination du tuteur testamentaire.

    2. Le cas échéant, extrait ou expédition de la délibération du conseil de famille qui a nommé le tuteur datif.

    3. Le cas échéant, extrait ou expédition du jugement ou de la décision qui a organisé la tutelle spéciale.

    4. Autorisation du subrogé tuteur.

    5. Le cas échéant, autorisation du conseil de famille.

    6. Et/ou autorisation du juge des tutelles.

    7. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.


    02714. Mineur émancipé


    Copie du livret de famille ou extrait de l'acte de mariage, ou copie de l'acte de mariage ou certificat sur l'honneur de l'intéressé, ou expédition du jugement qui a prononcé l'émancipation,

    ou

    Déclaration des parents ou du conseil de famille reçue par le juge des tutelles.


    02715. Mineurs étrangers isolés


    Déclaration établie et signée par deux témoins que le mineur est sans représentant légal et peut recevoir les sommes directement.


    0272. Incapable majeur

    02721. Majeur sous curatelle


    1. Jugement portant ouverture de la curatelle et désignant le curateur avec indication de ses pouvoirs d'assistance ou de représentation.

    2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée.

    3. Le cas échéant, acquit du curateur ou autorisation supplétive du juge des tutelles.


    02722. Majeur en tutelle


    1. Jugement portant ouverture de la tutelle et désignant, le cas échéant, le représentant légal.

    2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée.

    3. Le cas échéant, délibération du conseil de famille qui a désigné le tuteur.

    4. Le cas échéant, autorisation du conseil de famille et/ou autorisation du juge des tutelles.


    028. Paiement des sommes dues à des personnes morales (16) (17)


    (16) A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire

    (17) Le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire les pièces justificatives. Le paiement à des groupements de fait, (associations ou sociétés), se traduit soit par un paiement à un mandataire, soit nécessite l'acquit de tous les associés.

    0281. Sociétés commerciales


    Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce,

    ou

    Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

    ou

    Extrait du journal d'annonces légales qui a publié les statuts de la société.


    0282. Paiement à des associations


    Copie des statuts, à défaut numéro SIRET,

    ou

    Référence de la publication au Journal officiel.


    029. Paiement des sommes dues à des personnes morales faisant l'objet d'une procédure collective

    0291. Règlement des sommes dues à des créanciers en redressement judiciaire

    02911. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire


    Copie du jugement d'ouverture désignant, le cas échéant, l'administrateur et définissant sa mission,

    ou

    Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement,

    ou

    Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) portant avis de l'ouverture d'une procédure de redressement.


    02912. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant un plan de redressement


    Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de redressement ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement,

    ou

    Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.


    02913. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant le plan de cession de l'entreprise


    Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de cession et la désignation du commissaire à l'exécution du plan et, le cas échéant, de l'administrateur judiciaire ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication du jugement,

    ou

    Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.


    0292. Règlement des sommes dues à des créanciers en cours de liquidation

    02921. Dispositions communes aux créanciers en liquidation judiciaire


    Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée.


    02922. Liquidation amiable


    1. Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce,

    ou

    Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

    ou

    Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur.

    2. Lettre dans laquelle ce dernier demande le paiement des sommes revenant à la société créancière.


    02923. Liquidation sur décision de justice


    Copie du jugement du tribunal ordonnant la liquidation de la société et nommant le liquidateur, ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement, indiquant, s'il y a lieu, le maintien en fonction de l'administrateur.


    03. Paiement des créances frappées d'opposition

    031. Oppositions sur créances non salariales

    0311. Saisie-attribution


    1. Acte de signification de l'opposition énonçant le titre exécutoire en vertu duquel l'opposition est pratiquée, la qualité du comptable assignataire, du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée l'opposition et la désignation de la créance saisie.

    2. Certificat de non-contestation (délivré par le greffe ou établi par la banque ou par l'huissier qui a procédé à la saisie) ou déclaration du débiteur autorisant le tiers saisi à payer sans délai la créance objet de la saisie.


    0312. Cession ferme ou nantissement

    03121. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement


    1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

    2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine (18).


    (18) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.


    03122. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit de commun


    1. Exemplaire original de signification de la cession (ou du nantissement) énonçant la qualité du comptable assignataire, du cédant (ou du créancier à l'initiative du nantissement), du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) et désignant la créance cédée (ou nantie).

    2. Original de l'acte de cession.


    03123. Paiement au cédant (ou au créancier à l'initiative du nantissement)


    Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

    ou

    Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.


    0313. Saisie à tiers détenteur (SATD)


    Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception.


    032. Oppositions sur créances salariales

    0321. Cession ou saisie des rémunérations

    03211. Cession


    Notification de l'acte de cession par le secrétariat-greffe du tribunal.


    03212. Saisie des rémunérations


    Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal énonçant la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie.


    0322. Oppositions pratiquées en vertu des créances alimentaires


    1. Demande de paiement direct formulée par un huissier de justice sous forme de lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

    2. Domiciliation bancaire.


    0323. Saisie à tiers détenteur (SATD)


    Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.


    04. Moyens de règlement

    041. Paiement par virement


    Le cas échéant (19), RIB.


    (19) Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Cette pièce ne peut qu'émaner du créancier, qu'elle soit délivrée ou signée par celui-ci.

    042. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement

    0421. Premier prélèvement suite à une autorisation


    1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur.

    2. Facture ou relevé de consommation.


    0422. Prélèvements suivants


    Facture ou relevé de consommation.


    05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers


    1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.

    2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée.


    06. Relevé de prescription


    Décision de l'assemblée délibérante, ou, pour les établissements publics de santé, décision du directeur, de ne pas opposer la prescription,

    ou

    Copie de l'acte interruptif de prescription.


    07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture


    1. Lettre de voiture ou tout élément susceptible de constater l'existence d'un contrat de transport.

    2. Mise en demeure de la collectivité ou de l'établissement public local par le transporteur ou le voiturier.

  • Rubrique 1-Administration générale

    10. Consignation et placement financier de certains fonds

    101. Consignation


    Convention ou décision de justice passée en force de chose jugée (1) ou, le cas échéant, décision de consignation de l'ordonnateur.


    (1) Seule l'acceptation par le créancier de la consignation a les effets d'un paiement. Dans le cas contraire, la consignation tient lieu de paiement pour le débiteur, mais elle ne constitue pas un paiement pour le créancier qui n'a pas été satisfait.

    102. Placement financier de certains fonds


    1. Le cas échéant, décision précisant l'origine des fonds, le montant de la souscription, la durée de placement et la nature des valeurs souscrites.

    2. Le cas échéant, relevé d'opéré faisant apparaître la commission d'achat.


    11. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menaçant ruine (2)


    1. Décision de substitution.

    2. Attestation de défaillance établie par le syndic de copropriété précisant notamment la date du procès-verbal de l'assemblée générale et le récapitulatif des impayés pour chaque copropriétaire.


    (2) Article L. 1331-29 III et les articles R. 1331-6 à R. 1331-8 du code de la santé publique pour ce qui concerne l'insalubrité ; l'article L. 511-2 IV et les articles R. 511-8 à R. 511-10 du code de la construction et de l'habitation (CCH) pour ce qui concerne le péril, les articles L. 129-2 et R. 129-7 du CCH pour les équipements communs des immeubles collectifs.

    12. Reversement d'excédents de budgets annexes (3)


    Délibération d'affectation de résultat.


    (3) Cette rubrique ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier institue cette dépense.

    13. Réduction des créances et admission en non-valeurs

    131. Restitution par la collectivité du trop-perçu et reversement


    Etat de liquidation dressé par l'ordonnateur portant mention de la nature de la recette, du montant à restituer et des motifs de la restitution.


    132. Annulation ou réduction de recettes


    Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.


    133. Admission en non-valeurs (4)


    1. Décision (5).

    2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis.


    (4) Les pièces 1 et 2 peuvent soit faire l'objet d'une délibération spécifique, soit être remplacées par une liste de créances admises en non-valeurs annexée au compte administratif. S'agissant d'un EPS, la décision émane de son directeur.

    (5) La décision peut être formalisée par la signature du bordereau de mandats lorsque l'ordonnateur dispose du pouvoir budgétaire (EPS).

    14. Paiement de frais juridiques tarifés

    141. Pièce commune


    Le cas échéant, décision de l'assemblée délibérante (6).


    (6) Lorsque les frais et honoraires ne sont pas fixés en vertu d'un tarif réglementé.

    142. Pièces particulières

    1421. Pour les honoraires des notaires


    Mémoire ou état de frais présenté par le notaire.


    1422. Pour les frais d'huissier et d'expertise


    Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens

    ou

    Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l'huissier et/ou mémoire.


    1423. Pour les legs (remboursement à l'exécuteur testamentaire)


    Acte notarié contenant les débours.


    15. Paiement sur décisions de justice

    151. Paiement sur décisions de justice

    1511. Décisions de justice rendues par des juridictions administratives ou civiles


    1. Copie de la décision de justice (7) exécutoire (8) ou le cas échéant, décision d'abandon de l'instance ou transaction.

    2. Le cas échéant, décompte portant référence à la décision de justice.


    (7) Y compris les décisions non contentieuses telles les provisions destinées aux commissaires enquêteurs dans le cadre de l'ouverture d'une enquête publique (article R.123-27 du code de l'environnement).

    Dans le cas où la décision de justice administrative (revêtue de la formule exécutoire) ne ferait pas apparaître la mention du greffier relative à la certification conforme, seul l'accusé de réception émanant de la juridiction dans le cadre de la procédure Télérecours permet de suppléer valablement cette carence. Dans ce cas, cette décision devra obligatoirement être accompagnée de cet accusé de réception.

    (8) Décision exécutoire dès sa notification s'agissant d'une décision rendue par une juridiction administrative ou exécutoire à partir du moment où elle est passée en force de chose jugée s'agissant d'une décision rendue par une juridiction judiciaire.

    1512. Astreinte


    Décision juridictionnelle liquidant une astreinte à laquelle la collectivité locale a été condamnée par une précédente décision juridictionnelle.


    1513. Exercice par un contribuable des actions appartenant aux collectivités et aux établissements publics de coopération intercommunale

    15131. Recours pour le compte de la collectivité


    1. Autorisation du tribunal administratif.

    2. Etat de frais d'honoraires de plaidoirie.

    3. Copie de la décision de justice exécutoire.

    4. Le cas échéant, état de frais taxé.

    5. Le cas échéant, décision d'acquiescement ou de transaction.

    6. Mémoire du contribuable.

    7. Décision de l'organe délibérant portant examen du mémoire du contribuable.


    15132. Pour le compte d'une section de commune


    1. Autorisation de la commission syndicale ou du représentant de l'Etat dans le département.

    2. Pièces prévues aux 2), 3), 4), 5), 6), 7) de la rubrique 15131.


    152. Paiement des frais de justice

    1521. Paiement des condamnations aux dépens


    1. Copie de la décision de justice.

    2. Etat exécutoire des dépens,

    ou

    Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effet ou le président de la section du contentieux du Conseil d'Etat.


    1522. Paiement de frais irrépétibles


    Copie de la décision de justice qui condamne la collectivité au paiement de frais irrépétibles.


    16. Remboursement d'emprunt et frais

    161. Remboursement d'emprunt souscrit auprès d'organismes prêteurs

    1611. Première échéance


    1. Contrat de prêt.

    2. Le cas échéant (9), tableau d'amortissement.

    3. Avis d'échéance ou avis de domiciliation (10).


    1612. Echéances suivantes


    1. Le cas échéant (11), tableau d'amortissement actualisé.

    2. Avis d'échéance ou avis de domiciliation (10).


    (9) Cette pièce n'est pas à fournir lorsque les caractéristiques financières du prêt ne permettent pas la production du tableau d'amortissement dès la signature du contrat.

    (10) L'avis de domiciliation doit être produit en cas de recours à la procédure du débit d'office.

    (11) Un nouveau tableau d'amortissement doit être produit au comptable lorsque la variation du taux a un impact sur l'échéancier de remboursement du capital ou sur la durée résiduelle du prêt (exemple : emprunt à durée ajustable).

    162. Remboursement anticipé d'emprunt

    1621. Remboursement intégral


    1. Décision de remboursement.

    2. Le cas échéant, état de liquidation des sommes dues produit par le prêteur.


    1622. Remboursement partiel


    1. Décision de remboursement.

    2. Nouveau tableau d'amortissement.

    3. Pour toute échéance suivant le remboursement partiel, pièces prévues aux rubriques 1611 ou 1612.


    163. Remboursement d'emprunt émis directement par la collectivité (12)


    1. Etat récapitulatif établi le cas échéant par l'organisme financier.

    2. Le cas échéant, contrat de service financier.


    (12) En cas de paiement de coupons prescrits : Décision de l'assemblée délibérante et état récapitulatif des coupons prescrits (à l'exclusion des EPS).

    17. Impôts, taxes et versements assimilés (13)

    171. Impôts, taxes, droits de timbre et d'enregistrement


    1. Avertissement ou état portant liquidation des droits, établi par les services fiscaux ou par toute administration financière habilitée.

    2. Dans l'hypothèse où la mutation de la cote n'est pas intervenue, certificat de l'ordonnateur.


    172. Impôts et taxes sur véhicules

    1721. Carte grise


    Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.


    173. Impôts et taxes indirectes, redevances diverses


    Avertissement ou exemplaire de l'état liquidatif des droits ou de la déclaration expédiée aux directions des Finances Publiques.


    (13) Les pièces justificatives exigées à l'appui du paiement d'impôts ou taxes dues sur rémunérations sont traitées en rubrique 2 "Dépenses de personnel ".

    174. Frais de transcription et d'inscription hypothécaire


    1. Imprimés de demandes de renseignements ou de copies de documents :


    - renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée avant le 1er janvier 1956 (imprimés 3230 SD ou 3231SD) ;

    - renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée après le 1er janvier 1956 (imprimés 3233 SD ou 3236SD ou 3240 SD) ;


    2. Imprimés de formalités de publicité foncière autres que les demandes de renseignements ou de copies de documents :


    - les actes à publier (formulaire 3265-SD "formule de publication ") comme les ventes ou les constitutions de servitude par exemple ;

    - les bordereaux d'inscriptions de privilèges et d'hypothèques (formulaires 3267-P-SD "bordereau d'inscription hypothécaire à plan ", 3267-C-SD "bordereau d'inscription hypothécaire à cadres " et 3267-R-SD) ; "bordereau d'inscription hypothécaire [renouvellement] ") ;

    - tout autre document à publier au fichier immobilier qui ne requiert pas l'utilisation d'un des formulaires précités, comme les mainlevées d'hypothèques par exemple.


    18. Transaction et remise gracieuse de dette

    181. Transaction (14)


    1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la transaction, sauf pour les EPS.

    2. Contrat de transaction.


    (14) La transaction dans le cadre des marchés publics est traitée dans la rubrique 425.

    182. Remise gracieuse de dette


    Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive (15) ou du directeur pour les EPS autorisant la remise gracieuse.


    (15) Par exemple, le président du Conseil Départemental, s'agissant du RSA, conformément à l'article L.262-46 du CASF.

  • Rubrique 2 – Dépenses de personnel (1) (2)

    (1) Lorsqu'elles sont accompagnées d'un certificat administratif par lequel l'ordonnateur atteste de la signature du contrat, peuvent être transmises au comptable public sans la signature des personnes habilitées à y procéder, les pièces justificatives dématérialisées ayant un caractère contractuel prévues à la rubrique 2 du présent décret.

    (2) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés d'un certificat administratif attestant la présence des signatures des parties au contrat.


    21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe (3) (4)


    (3) A l'exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médicaux sociaux et des établissements publics de santé.

    (4) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d'établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente sous-rubrique 21.


    210. Rémunération du personnel

    2101. Premier paiement


    1. Acte d'engagement mentionnant :


    - la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés, les contrats d'apprentissage ou les vacataires ;

    - l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ;

    - les modalités de recrutement (5), les conditions d'emploi (temps complet, non-complet, partiel et la quotité de temps de travail) ;

    - le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.


    2. En cas de changement de comptable assignataire (ex : mutation, détachement, etc), certificat de cessation de paiement.

    3. Cas particulier de la reprise d'activité (6) : contrat dont l'agent disposait antérieurement à la reprise d'activité et délibération portant reprise de l'activité.

    4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.


    (5) Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement, etc.

    (6) Il s'agit de la mise en œuvre de l'article L. 1224-3 du code du travail, pour la période qui précède soit le nouveau contrat de l'agent, soit son licenciement.

    2102. Paiements ultérieurs

    21021. Pièces générales


    1. Etat nominatif décompté individuel (notamment bulletin de paye) ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :


    - le grade, l'échelon, l'indice majoré, l'indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ;

    - la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

    - le traitement brut mensuel ;

    - l'indemnité de résidence ;

    - le supplément familial de traitement ;

    - la NBI ;

    - chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

    - complément de traitement indiciaire (CTI) pour les personnels non médicaux ne relevant pas de la fonction publique hospitalière (EHPAD des CCAS ou des CIAS) ;

    - les heures supplémentaires ;

    - les indemnités d'astreintes ou de permanences ;

    - le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

    - l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;

    - le traitement net mensuel ;

    - la somme nette à payer.


    2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

    3. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d'effet ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.


    21022. Pièces particulières (7)


    (7) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.

    210221. Supplément familial de traitement


    Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

    1. Nombre d'enfants à charge.

    2. En cas de séparation :


    - le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

    - nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union,

    - le cas échéant (8), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (9) de chaque ancien conjoint,

    - le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.


    (8) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.

    (9) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

    210222. Nouvelle bonification indiciaire


    Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribué à l'agent.


    210223. Primes et indemnités (10)


    1. Décision de l'assemblée délibérante fixant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen des indemnités.

    2. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination (11) fixant le taux applicable à chaque agent.


    (10) Au sens de l'article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

    (11) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d'engagement.


    210224. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires (10)


    1. Délibération fixant la liste des emplois dont les missions impliquent la réalisation effective d'heures supplémentaires.

    2. Etat liquidatif précisant pour chaque agent, par mois et par taux d'indemnisation le nombre d'heures effectuées (12).

    3. Le cas échéant, décision justifiant le dépassement du contingent mensuel autorisé.


    (12) Cette pièce peut prendre la forme d'états automatisés, elle n'est pas exigée lorsque ses indications figurent dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la rubrique 21021.

    210225. Astreintes et permanences


    1. Délibération déterminant les cas dans lesquels il est possible de recourir à des astreintes ou à des permanences, la liste des emplois concernés (13), les modalités de leur organisation et, le cas échéant, montant des crédits budgétaires alloués à cet effet (14).

    2. Le cas échéant, état des crédits alloués aux astreintes ou permanences consommés (14).

    3. Etat liquidatif, précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte ou de permanence, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.


    (13) Y compris les emplois d'encadrement de la filière technique relevant des astreintes de décision.

    (14) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.

    210226. Primes et accessoires au salaire des personnels des établissements publics industriels et commerciaux


    Convention, accord collectif de travail, convention de branche ou accord professionnel visés au contrat de travail, mentionnant la prime (15) ;

    ou

    Mention de la prime au contrat de travail (15) ;

    ou

    Décision du conseil d'administration.


    (15) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d'administration doit en préciser les modalités.

    211. Avantages accessoires

    2111. Frais de représentation (16)


    1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'agent.

    2. Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :


    - factures ;

    - état de consommation des crédits.


    (16) L'organe délibérant peut :

    - soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;

    - soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.

    2112. Remboursements opérés au titre des avantages en nature (17)


    1. Délibération précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.

    2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant le nom des bénéficiaires.

    3. Factures acquittées.


    (17) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.

    2113. Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire (17)


    1. Délibération précisant les conditions d'attribution des prestations.

    2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant les bénéficiaires.

    3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.


    2114. Participation au financement de la protection sociale complémentaire


    1. Délibération(s) fixant les risques couverts par la participation, les modalités, le montant unitaire applicable à tous les agents non modulés, les conditions de modulation unitaire individuelle de la participation, et le mode de versement de la participation.

    2. Le cas échéant, la convention de participation, ou le contrat collectif ou de groupe (18) et le bulletin d'adhésion signé par l'employeur qui peut l'accompagner (18).

    3. Etat liquidatif établi par organisme de protection sociale complémentaire, faisant apparaître, par agent, le montant unitaire de la participation applicable à l'agent. Lorsque ce montant est modulé, l'état mentionne les éléments justifiant la modulation de la participation. L'état présente la somme des montants unitaires de la participation.


    (18) Lorsque la convention s'accompagne d'une opération collective facultative souscrite par l'employeur (Cf. Art. 31 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents). Ce contrat peut régler les modalités de paiement par la collectivité.

    212. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

    2121. Cas général


    Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer

    ou

    Etat de proposition de rectification suite à un contrôle (URSSAF, Pôle emploi, administration fiscale)

    ou

    Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :


    - décision précisant l'objet du remboursement ;

    - décompte.


    2122. Prélèvement à la source


    Décompte global précisant :


    - la période de versement,

    - le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

    - le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

    - le montant total des sommes mises en paiement.


    213. Indemnisation de la perte d'emploi

    2131. Indemnités de licenciement


    1. Décision de licenciement.

    2. Justification de la durée de l'emploi.

    3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

    4. Décompte des droits.


    2132. Indemnité de rupture conventionnelle

    21321. Agents de droit privé


    1. Convention de rupture conventionnelle.

    2. Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2e alinéa de l'article L. 1237-14 du code du travail.

    3. Le cas échéant, délibération autorisant la convention de rupture (si les statuts de l'organisme le prévoient).


    21322. Agents de droit public


    1. Convention de rupture fixant le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de nomination ou son représentant, signée des deux parties.

    2. Décompte déterminant le montant attribué à l'agent bénéficiaire de la rupture, dans le cas où les éléments liés à la liquidation ne sont pas présents dans la convention de rupture conventionnelle.


    2133. Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi

    21331. Avance sur indemnisation


    1. Décision d'ouverture des droits autorisant le versement de l'avance dans l'attente des calculs des droits définitifs.

    2. Etat liquidatif du montant de l'avance.


    21332. Indemnisation

    213321. Premier paiement


    1. Décision d'ouverture de droits précisant la durée maximale d'indemnisation.

    2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

    3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.


    213322. Paiements ultérieurs


    Etat de liquidation.


    2134. Indemnités compensatrices de congés non pris


    Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'autorité territoriale, en raison notamment de la définition du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.


    2135. Rémunération versée dans le cadre d'un congé spécial

    21351. Premier paiement


    1. Arrêté d'admission en congé spécial précisant la période, ainsi que les éléments de liquidation de la rémunération

    ou

    Arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.

    2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.


    21352. Paiements ultérieurs


    Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.


    214. Capital décès


    1. Décision de l'exécutif précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d'eux.

    2. Etat de liquidation et le cas échéant précisant la répartition du capital décès.

    3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.


    215. Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques

    2151. Rémunérations publiques accessoires versées aux agents des services déconcentrés de l'Etat ou de ses établissements publics (art. 97 de la loi du 2 mars 1982)

    21511. Premier paiement


    1. Le cas échéant :

    Délibération relative à l'octroi de l'indemnité indiquant le ou les bénéficiaires fixant le montant ou les modalités de calcul et faisant référence à l'arrêté interministériel de portée générale,

    ou

    Arrêté individuel du représentant de l'Etat dans le département ou dans la région fixant le montant de l'indemnité et ses conditions d'attribution.

    2. Le cas échéant, décompte.


    21512. Autres paiements


    Pièce prévue au 2 de la rubrique 21511.


    2152. Complément communal à l'indemnité représentative de logement


    Liste nominative notifiée par le préfet précisant le montant du complément communal.


    2153. Versement d'indemnités à d'autres agents publics

    21531. Premier paiement


    1. Délibération fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée,

    2. Le cas échéant, arrêté d'engagement (19),

    3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.


    (19) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.

    21532. Paiements ultérieurs


    Décompte.


    2154. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

    21541. Remboursement des rémunérations


    1. Délibération autorisant la conclusion de la convention.

    2. Convention de mise à disposition.

    3. Etats liquidatifs.


    21542. Complément de rémunération versé à l'agent mis à disposition


    1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.

    2. Le cas échéant, délibération précisant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen, si l'indemnité complémentaire relève du régime indemnitaire institué dans la collectivité.

    3. Si la convention ne le précise pas, arrêté fixant le taux individuel de l'indemnité complémentaire.


    2155. indemnité de maniement de fonds des régisseurs


    1. Délibération fixant le taux de l'indemnité de maniement de fonds susceptible d'être allouée aux régisseurs.

    2. Arrêté fixant le montant de l'indemnité (20).


    (20) Cet arrêté peut consister en l'acte de nomination du régisseur.

    216. Rémunérations d'intervenants extérieurs et des assistants familiaux et maternels

    2161. Gratifications

    21611. Premier paiement


    1. Décision (21) prévoyant les conditions dans lesquelles les stagiaires peuvent recevoir des gratifications.

    2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.


    21612. Paiements ultérieurs


    Etat liquidatif.


    (21) La décision est soit une délibération, soit l'ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d'octroi de gratifications.

    2162. Intervention de professionnels de santé extérieurs à l'établissement rattaché à un centre communal ou intercommunal d'action sociale


    1. Convention avec le professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.

    2. Décompte.


    2163. Indemnité des commissaires enquêteurs


    Ordonnance du président du tribunal administratif ou arrêté préfectoral fixant le montant de l'indemnité (vacations et remboursement des frais),

    ou

    Ordonnance du président du tribunal administratif fixant le montant de la provision.


    2164. Assistants familiaux et maternels

    21641. Premier paiement


    1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2101.

    2. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.


    21642. Paiements ultérieurs


    1. Le cas échéant, état précisant, pour chaque enfant accueilli :


    - le nom et prénom de l'enfant ;

    - la durée de l'accueil ;

    - le caractère continu ou intermittent de l'accueil ;

    - le cas, échéant, la majoration horaire applicable en cas de sujétions exceptionnelles.


    2. Délibération précisant la nature, le montant et les conditions d'attribution des allocations versées dans le cadre du projet individualisé pour l'enfant.

    3. Délibération ou mention au contrat précisant la nature, le montant et les conditions d'attribution des indemnités et fournitures versées.

    4. Pièces prévues au 1 de la rubrique 21021.

    5. Le cas échéant, si la pièce prévue au 4 ne permet pas d'établir la liquidation d'une allocation ou d'une indemnité, décompte.


    217. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changement de résidence (22)


    (22) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.

    2171. Prise en charge des frais de déplacement

    21711. Pièces générales


    1. Etat de frais (voir annexe A).

    2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :


    - délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,


    ou


    - délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l'outre-mer.


    3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.

    4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application.

    5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours.


    21712. Pièces particulières


    a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale

    Ordre de mission (23) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

    b) Tournée (24)

    Décision de l'autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

    c) Intérim exercé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

    Décision de l'autorité territoriale désignant l'intéressé pour assurer l'intérim.

    d) Concours, sélection et examen professionnel

    Convocation.

    e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

    1. Ordre de mission ad hoc.

    2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation.

    f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale

    Décision de l'autorité territoriale.

    g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale

    Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.

    h) Agents territoriaux et autres personnes collaborant aux commissions

    Décision ou attestation désignant l'intéressé en qualité de membre de la commission.


    (23) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.

    (24) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l'étranger et qui effectue un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l'intérieur de sa zone de compétence.

    21713. Indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes à l'intérieur d'une commune


    1. Délibération définissant ces fonctions et fixant le montant de l'indemnité forfaitaire allouée.

    2. Décision de l'autorité territoriale indiquant le nom des bénéficiaires.


    21714. Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire


    1. Demande de remboursement (25).

    2. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.

    3. Factures acquittées.


    (25) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès à peine de forclusion.

    21715. Versement d'avances sur frais de déplacement

    217151. Versement d'avances


    1. Demande de l'agent.

    2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (voir annexe A).


    217152. Paiement du solde


    Pièces prévues à la rubrique 2171.


    2172. Frais de déplacement des personnels des EPIC


    1. Le cas échéant :


    - conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail mentionnant le dispositif de remboursement,


    ou


    - mention du régime de prise en charge au contrat de travail,


    ou


    - décision du conseil d'administration.


    2. Etat liquidatif et pièces prévues par la convention ou décision visée au 1.


    2173. Changement de résidence


    1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (26).

    2. Etat de frais de changement de résidence (Voir annexe B).

    3. Le cas échéant, demande de remboursement (27).


    (26) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).

    (27) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.

    21731. Versement d'avances sur frais de changement de résidence


    1. Demande de l'agent.

    2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de changement de résidence (voir annexe B).


    21732. Paiement du solde


    Pièces prévues à la rubrique 2173.


    2174. Congés bonifiés

    21741. Prise en charge des frais de voyage


    1. Décision de l'autorité territoriale accordant le congé bonifié.

    2. Etat de frais (voir annexe A)


    21742. Prise en charge du supplément de rémunération


    Mention de la durée du congé administratif afférente à la période de rémunération dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif mentionné à la sous-rubrique 21021.


    2175. Remboursement des frais de transport domicile-travail


    Etat de frais, précisant :


    - le tarif de l'abonnement souscrit ;

    - la quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;

    - le montant pris en charge.


    218. Frais divers à la charge de la collectivité territoriale ou de l'établissement

    2181. Frais médicaux

    21811. Médecine préventive


    1. Convention d'adhésion.

    2. Mémoire.


    21812. Frais de transport et autres frais médicaux


    1. Convocation.

    2. Factures.

    3. Le cas échéant (28), décision de l'autorité compétente ou demande de l'intéressé.


    (28) Dans le cas d'une contre-visite.

    21813. Accident du travail

    218131. Remboursement de frais médicaux


    Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de la collectivité.


    218132. Paiement direct de frais médicaux


    1. Certificat de prise en charge.

    2. Pièces justificatives afférentes aux frais.


    218133. Frais d'obsèques suite à accident ou maladie professionnelle


    1. Décision de prise en charge.

    2. Factures afférentes aux frais funéraires à la charge de la collectivité.


    21814. Indemnités journalières de maladie


    1. Décision de l'autorité territoriale prescrivant le versement des indemnités journalières.

    2. Bulletin de paye de référence.

    3. Etat liquidatif.


    21815.Allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie


    1. Décision de l'autorité territoriale prescrivant le versement de l'allocation.

    2. Etat liquidatif.


    2182. Protection fonctionnelle


    1. Décision de l'autorité territoriale autorisant la prise en charge des frais ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.

    2. Factures, notes d'honoraires ou décompte de l'indemnisation.


    2183. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne-temps dans le cadre d'une mutation ou d'un détachement


    1. Convention fixant les modalités financières de transfert des droits à congés accumulés par un agent bénéficiaire d'un compte épargne-temps.

    2. Etat liquidatif.


    2184. Indemnité représentative des dépenses de formation obligatoire et complémentaire des agents récemment titularisés et mutés


    En cas d'accord sur le montant de l'indemnité :


    - convention d'indemnisation établissant le montant de l'indemnité ;

    - délibération autorisant la signature de convention d'indemnisation.


    ou

    En cas de désaccord sur le montant de l'indemnité :


    - titre de recettes émis par l'organisme d'accueil ;

    - état liquidatif des dépenses engagées.


    2185. Formation professionnelle

    21851. Prise en charge des frais de formation engagés par l'agent

    218511. Indemnisation


    1. Délibération autorisant à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent.

    2. Décompte, facture visée par l'autorité disposant du pouvoir de nomination.


    218512. Frais de déplacement


    Pièces prévues à la rubrique 2171.


    22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes (29)


    (29) Y compris les contrats aidés et les contrats d'apprentissage

    220. Rémunération du personnel

    2201. Premier paiement


    1. Pour les personnels de direction et les praticiens hospitaliers, la décision de nomination prise par l'autorité compétente ;

    2. Décision du directeur ou contrat mentionnant :


    - l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;

    - les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel précisant le nombre d'heures hebdomadaires ou mensuelles dans les deux derniers cas ou quotité de temps de travail) ;

    - le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice brut de traitement, le taux horaire ou les modalités de rémunération de l'agent.


    3. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement ;

    4. Pièces requises pour les paiements ultérieurs ;

    5. Cas particulier de la reprise d'activité : contrat dont l'agent disposait antérieurement à la reprise d'activité et acte juridique portant reprise de l'activité.


    2202. Paiements ultérieurs

    22021. Pièces générales


    1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif (bulletin de paye ou journal de paie par exemple) énonçant les mentions suivantes pour chaque agent :


    - le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice majoré et, le cas échéant, l'indication du nombre d'heures travaillées ou, pour les vacataires, le taux de la vacation (horaire ou autre critère) et le nombre d'heures effectives ;

    - la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

    - le traitement brut mensuel ou les émoluments bruts mensuels ;

    - l'indemnité de résidence ;

    - le supplément familial de traitement ;

    - la NBI ;

    - le complément de traitement indiciaire ;

    - chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

    - les indemnités horaires pour travaux supplémentaires ;

    - les indemnités d'astreinte ou de permanence ;

    - le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

    - l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts,

    - le traitement net mensuel ;

    - la somme nette à payer.


    2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

    3. Décision de l'autorité compétente portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d'effet,

    ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.


    22022. Pièces particulières (30)


    (30) Ces pièces doivent être fournies en tant que besoin, à chaque changement des droits de l'agent.

    220221. Supplément familial de traitement


    Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

    a. Nombre d'enfants à charge.

    b. En cas de séparation :


    - le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

    - nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union ;

    - le cas échéant (31), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (32) de chaque ancien conjoint ;

    - le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.


    (31) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.

    (32) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

    220222. Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI)


    Décision du directeur fixant le nombre de points attribués à l'agent.


    220223. Primes et indemnités


    a) Primes et indemnités des personnels de direction :

    Décision d'attribution prise par l'autorité compétente.

    b) Primes et indemnités des personnels médicaux :


    - indemnité d'engagement de service public exclusif : Contrat ou convention d'engagement ;

    - prime d'exercice territorial (PET) : Décision prise par le directeur d'établissement de rattachement mentionnant l'accord du directeur de l'agence régionale de santé.


    Indemnité d'activité sectorielle :

    Décision du directeur.

    Tableau de service établi conformément à l'annexe H.

    Etat récapitulatif.

    c) Primes et indemnités des personnels non médicaux :

    1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires

    Etat de liquidation précisant les mois concernés, s'il s'agit d'un rappel, et indiquant le nombre d'heures effectuées ainsi que les taux appliqués au moment de la réalisation des travaux supplémentaires.

    2. Autres primes et indemnités


    - décision individuelle d'attribution prise par le directeur (33) ;

    - ou, pour les agents contractuels, mention au contrat ;

    - et, pour la prime de service, décompte précisant les modalités de détermination du crédit global affecté au paiement de la prime.


    (33) Cette décision peut être constituée par l'acte de nomination des régisseurs, s'agissant de l'indemnité de maniement de fonds qui leur est versée.

    220224. Service de permanence (personnels médicaux)


    1. Etat récapitulatif périodique.

    2. Tableau mensuel de service (annexe I) définitif (34), distinguant pour chaque praticien, les obligations hebdomadaires de service, le temps additionnel et les heures effectuées au-delà, la nuit, le dimanche ou jour férié.


    (34) Document établi en fin de mois par l'établissement, à partir du tableau mensuel de service initial et tenant compte des modifications apportées en cours de mois.

    220225. Astreintes (personnels non médicaux)


    1. Décision du directeur fixant la liste des activités, des services et des catégories de personnels concernés par les astreintes.

    2. Décision du directeur fixant les modalités du recours à la compensation ou à l'indemnisation.

    3. Le cas échéant, convention passée avec d'autres établissements (35).

    4. Etat liquidatif précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.


    (35) Il s'agit du cas où le service d'astreinte est commun à plusieurs établissements.

    220226. Remboursements opérés au titre des avantages en nature


    1. Décision du directeur précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.

    2. Décision individuelle d'attribution.

    3. Factures acquittées.


    220227. Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire


    1. Décision du directeur ou projet social précisant les conditions d'attribution des prestations.

    2. Décision du directeur précisant les bénéficiaires.

    3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.


    220228. Indemnisation de jours versés sur le compte épargne temps


    Décompte précisant notamment le nombre de jours convertis en indemnité et la liquidation de celle-ci.


    220229. Valorisation de jours de compte épargne temps pour la retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP)


    Etat détaillant la liquidation de l'indemnisation.


    221. Rémunérations des personnels religieux et extérieurs à l'établissement

    2211. Allocation des avantages en nature et paiement des indemnités au personnel congréganiste

    22111. Premier paiement


    1. Convention entre le directeur et la congrégation.

    2. Décision du directeur fixant l'indemnité forfaitaire de vestiaire et les avantages en nature conformément à la convention.

    3. Pièces requises pour paiements ultérieurs.


    22112. Paiements ultérieurs


    1. Etat mensuel de liquidation.

    2. Avenant approuvé dans les mêmes formes que le contrat en cas de révision de l'indemnité.


    2212. Rémunération des agents des cultes, aumôniers

    22121. Premier paiement


    1. Contrat (36).

    2. Etat mensuel de liquidation.


    (36) Etabli suivant les prescriptions contenues dans la circulaire n° DHOS/P1/2006/538 du 20 décembre 2006 relative aux aumôniers des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière complétée par la circulaire n° DGOS/RH4/2011/356 du 5 septembre 2011 relative à la charte des aumôneries dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.

    22122. Paiements ultérieurs


    Etat mensuel de liquidation.


    2213. Personnels de santé extérieurs à l'établissement

    22131. Premier paiement


    1. Convention avec chaque professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.

    2. Décompte visé par le directeur.


    22132. Autres paiements


    Décompte visé par le directeur.


    2214. Stagiaires extérieurs au personnel de l'établissement

    22141. Premier paiement


    1. Décision du directeur ou convention de stage fixant le montant de l'indemnité ;

    2. Pièce requise pour les paiements ultérieurs.


    22142. Paiements ultérieurs


    Etat mensuel de liquidation.


    2215. Indemnités de conseil du comptable public


    Décision du directeur arrêtant le montant de l'indemnité de conseil.


    2216. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

    22161. Remboursement des rémunérations


    1. Convention de mise à disposition.

    2. Etat liquidatif.


    22162. Complément de rémunération versé à l'agent mis à disposition


    1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.

    2. Etat liquidatif.


    222. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération


    Pièces ajoutées pour l'entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019.


    2221. Cas général


    Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer

    ou

    Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur salaire…)

    ou

    Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :


    - décision précisant l'objet du remboursement ;

    - décompte.


    2222. Prélèvement à la source


    Décompte global précisant :


    - la période de versement ;

    - la date d'exigibilité ;

    - le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

    - le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

    - le montant total des sommes mises en paiement.


    223. Indemnisation de la perte d'emploi

    2231. Indemnités de licenciement


    1. Décision de licenciement ou décision relative à la prise en charge des allocations à des agents involontairement privés d'emploi.

    2. Justification de la durée de l'emploi.

    3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

    4. Décompte des droits.


    2232. Indemnité de rupture conventionnelle

    22321. Agents de droit privé


    1. Convention de rupture conventionnelle signée par l'autorité ayant le pouvoir de recrutement et l'agent concerné.

    2. Notification d'homologation de la direction départementale du Travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de notification dans le délai de 15 jours, conformément au 2ᵉ alinéa de l'article L.1237-14 du code du travail ainsi que la copie du formulaire de demande d'homologation.


    22322. Agents de droit public


    1. Convention de rupture conventionnelle fixant le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de recrutement ou son représentant, signée des deux parties.

    2. Décompte déterminant le montant attribué à l'agent bénéficiaire de la rupture, sauf si les éléments liés à la liquidation sont présents dans la convention de rupture.


    2233. Rémunération versée dans le cadre d'un congé spécial

    22331. Premier paiement


    1. Arrêté d'admission en congé spécial précisant la période ainsi que les éléments de la rémunération,

    Ou arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.

    2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.


    22332. Paiements ultérieurs


    Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.


    2234. Rémunération versée dans le cadre d'un placement en recherche d'affectation

    22341. Premier paiement


    1. Arrêté de placement en recherche d'affectation, fixant la période ainsi que les éléments de la rémunération ;

    2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.


    22342. Paiements ultérieurs


    Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.


    2235. Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi

    22351. Avance sur indemnisation des agents involontairement privés d'emploi


    1. Décision d'ouverture des droits autorisant le versement de l'avance dans l'attente des calculs des droits définitifs.

    2. Etat liquidatif du montant de l'avance.


    22352. Indemnisation

    223521. Premier paiement


    1. Décision d'ouverture des droits précisant la durée maximale d'indemnisation.

    2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

    3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs


    223522. Paiements ultérieurs


    Etat de liquidation.


    2236. Indemnités compensatrices de congés non pris


    Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'administration en raison notamment de la définition, par l'autorité investie du pouvoir de nomination, du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.


    2237. Versement de l'aide à la reprise ou à la création d'entreprise (ARCE) ou Aide différentielle de reclassement (ADR)


    Décision du directeur fixant le montant applicable à l'agent.


    224. Paiement du capital décès


    1. Décision de l'ordonnateur précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d'eux.

    2. Etat de liquidation précisant la répartition du capital décès, le cas échéant.

    3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.


    225. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changements de résidence (37)


    (37) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.

    2251. Prise en charge des frais de déplacement

    22511. Pièces générales


    1. Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A).

    2. - pour les EPS : Décision du directeur fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement ;

    ou

    - pour les EPSMS : Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement.


    22512. Pièces particulières


    a) Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale

    Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l'objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.

    b) Mission permanente, fonctions itinérantes

    Ordre de mission (38) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.

    c) Intérim. Gérance d'un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

    Décision portant nomination dans les fonctions d'intérimaire.

    d) Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

    Ordre de mission ad hoc.

    e) Concours ou examen professionnel

    Convocation.

    f) Déplacements à l'intérieur d'une même commune

    Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires.

    g) Personnes extérieures à l'administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci

    Décision du directeur.

    h) Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux " commissions "

    Ordre de mission du directeur.

    i) Déplacements à l'étranger

    1. - Pour les EPS : Décision du directeur précisant les conditions de liquidation du déplacement ;

    - Pour les ESMS : Délibération précisant les conditions de liquidation du déplacement.

    2. Ordre de mission.


    (38) L'ordre de mission permanent est à produire une fois par an.

    22513. Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire


    1. Demande de remboursement (39).

    2. Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur.

    3. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.


    (39) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès sous peine de forclusion.

    2252. Changement de résidence


    1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit.

    2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).

    3. Le cas échéant, demande de remboursement (40).


    (40) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.


    2253. Modalités de prise en charge des indemnités et remboursements de frais

    22531. Versement d'avances sur le paiement des indemnités et remboursement de frais


    1. Demande de l'agent.

    2. Etat liquidatif.


    22532. Paiement du solde


    Etat de frais avec décompte des avances reçues accompagné des pièces prévues selon le cas aux rubriques 2251 ou 2252.


    22533. Avances pour l'achat d'un véhicule nécessaire à l'exécution du service


    Décision d'octroi prise par le directeur.


    22534. Remboursement des frais de transport domicile-travail


    Etat liquidatif.


    22535. Congés bonifiés


    1. Décision d'octroi du congé bonifié prise par l'autorité compétente.

    2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (annexe A).


    226. Formation professionnelle

    2261. Rémunération des enseignants et des membres de jurys


    1. Décision individuelle de nomination dans le cas des membres du jury visant la réglementation applicable pour la rémunération.

    2. Décompte des vacations visé par le directeur.


    2262. Prise en charge des frais de formation

    22621. Indemnisation


    1. Décision relative à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent.

    2. Décompte ou facture visés par le directeur.


    22622. Frais de déplacement


    Pièces prévues à la rubrique 225.


    227. Frais médicaux

    2271. Médecine préventive


    1. Convention d'adhésion.

    2. Mémoire.


    2272. Frais de transport et autres frais médicaux


    1. Convocation.

    2. Factures ou note d'honoraires.

    3. Le cas échéant, décision de l'autorité compétente dans le cas d'une contre-visite ou demande de l'intéressé.


    2273. Frais d'hospitalisation du fonctionnaire en activité


    1. Certificat médical attestant l'urgence de l'hospitalisation ou sa nécessité, lorsque les soins ont lieu dans un autre établissement que celui employeur.

    2. Etat de frais.


    2274. Accident du travail

    22741. Remboursement de frais médicaux


    Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de l'établissement.


    22742. Paiement direct de frais médicaux


    1. Certificat de prise en charge.

    2. Pièces justificatives afférentes aux frais.


    2275. Allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie


    1. Décision du directeur de versement de l'allocation.

    2. Etat liquidatif.


    228. Autres frais

    2281. Protection fonctionnelle


    1. Décision du directeur ou, s'agissant des personnels de direction, du préfet ou du directeur de l'ARS, selon le type d'établissement, autorisant la prise en charge des frais, ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.

    2. Factures, notes d'honoraires.


    2282. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne temps (CET) dans le cadre d'une mutation ou d'un détachement


    1. Décision de mutation.

    2. Etat liquidatif.


    23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires (41)


    (41) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques aux associations régies par des textes particuliers remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 23.

    230. Rémunération du personnel

    2301. Premier paiement


    1. Acte d'engagement mentionnant :


    - l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;

    - les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, incomplet, partiel) ;

    - les modalités de la rémunération de l'agent.


    2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.

    3. Le cas échéant, règlement intérieur.

    4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.


    2302. Paiements ultérieurs

    23021. Pièces générales


    1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :


    - l'indication du temps de travail, le taux horaire ;

    - la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

    - le traitement brut mensuel ;

    - chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

    - les heures supplémentaires ;

    - le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

    - l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;

    - le traitement net mensuel ;

    - la somme nette à payer.


    2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

    3. Décision du président portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.


    23022. Pièces particulières (42) : Primes et accessoires à la rémunération


    Décision du président

    ou

    Mention de la prime ou de l'accessoire dans l'acte d'engagement ou dans le règlement intérieur.


    (42) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.

    231. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

    2311. Cas général


    Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer

    ou

    Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires)

    ou

    Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :


    - décision précisant l'objet du remboursement ;

    - décompte.


    2312. Prélèvement à la source


    Décompte global précisant :


    - la période de versement ;

    - la date d'exigibilité ;

    - le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

    - le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

    - le montant total des sommes mises en paiement.


    232. Perte d'emploi

    2321. Indemnités de licenciement


    1. Décision de licenciement.

    2. Justification de la durée de l'emploi.

    3. Etat récapitulatif des salaires perçus au cours de la période de référence de liquidation des droits.

    4. Décompte des droits.


    2322. Indemnité de rupture conventionnelle (agents de droit privé)


    1. Convention de rupture conventionnelle.

    2. Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2ᵉ alinéa de l'article L.1237-14 du code du travail.


    233. Frais de déplacement


    1. Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l'acte d'engagement de l'agent ou dans une décision du président.

    2. Etat liquidatif et justificatifs prévues par les pièces visées au 1.


    234. Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques

    2341. Rémunération publique accessoire


    a) Premier paiement

    1. Décision du président, fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée.

    2. Le cas échéant, contrat d'engagement (43).

    3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.

    b) Paiements ultérieurs

    Décompte.


    (43) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.

    2342. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique


    1. Convention de mise à disposition.

    2. Etats liquidatifs.


    Conformément à l'article 89 du décret n° 2022-1605 du 22 décembre 2022, ces dispositions sont applicables à compter du 1er janvier 2023 dans les conditions fixées aux II à IV dudit article.

  • Rubrique 3-Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation

    31. Indemnités

    311. Indemnité de fonction d'un élu local

    3111. Premier paiement


    1. Délibération fixant les conditions d'octroi de l'indemnité et son montant (1).

    2. Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.

    3. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.


    (1) Cette pièce n'est pas exigée pour les indemnités des maires automatiquement fixées au taux plafond.

    3112. Paiements ultérieurs


    Etat liquidatif précisant :


    - le montant brut de l'indemnité ;

    - le montant des indemnités soumis aux précomptes, les taux et les montants de ces précomptes ;

    - l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;

    - le montant net versé.


    312. Indemnité d'un membre du conseil économique et social régional

    3121. Premier paiement


    1. Délibération fixant le montant de l'indemnité et les conditions de sa modulation.

    2. Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.

    3. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.


    3122. Paiements ultérieurs


    1. Etat liquidatif précisant le montant brut des indemnités, le montant des précomptes, le montant net versé.

    2. Pièce(s) particulière(s) exigée(s) par la délibération.


    313. Indemnités du président, du vice-président ou des membres du syndicat d'une association syndicale de propriétaires


    1. Délibération de l'assemblée des propriétaires en fixant le principe et le montant.

    2. Etat liquidatif.


    314. Frais de représentation (2)


    1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'élu.

    2. Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :


    - factures ;

    - état de consommation des crédits.


    (2) L'organe délibérant peut :

    - soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;

    - soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.

    315. Charges sociales


    Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer,

    ou

    Etat de redressement suite à un contrôle,

    ou

    Pour le remboursement à un élu d'un trop prélevé :


    - décision précisant l'objet du remboursement ;

    - décompte.


    32. Remboursements de frais (3)


    (3) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.

    321. Frais d'exécution d'un mandat spécial

    3211. Pièce générale


    Délibération accordant un mandat spécial.


    3212. Pièces particulières


    1. Frais de déplacement et de mission :


    - le cas échéant, délibération ;

    - état de frais.


    2. Frais d'aide à la personne et autres frais.


    - le cas échéant (4), délibération ;

    - état de frais.


    (4) Si la décision donnant mandat spécial n'a pas décidé de la prise en charge de ces frais.

    322. Frais de déplacement et de mission


    Etat de frais (voir annexe A de la présente liste).


    323. Indemnités de déplacement et frais de transport des représentants des associations syndicales de propriétaires


    1. Décision du conseil d'administration fixant les conditions de versement des indemnités et frais.

    2. Etat de frais.

    3. Le cas échéant (5), justificatifs.


    (5) Lorsque les indemnités kilométriques compensatrices des frais de transport ne sont pas celles fixées pour les fonctionnaires.


    324. Frais de déplacement et de mission des administrateurs des EPS et EPSMS


    Pièces prévues pour le cas g) de la rubrique 22512.


    325. Dépenses exceptionnelles d'aide et de secours


    1. Délibération décidant du remboursement des frais d'assistance ou de secours engagés par l'élu.

    2. Justificatifs.


    326. Frais d'aide à la personne


    1. Délibération fixant les conditions du droit à remboursement.

    2. Selon les cas, état de frais ou état liquidatif.


    327. Frais spécifiques des élus en situation de handicap


    Etat de frais précisant les frais engagés mensuellement.


    328. Remboursement des frais exposés par les élus pour leur défense


    1. Délibération autorisant la prise en charge des frais ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.

    2. Factures ou notes d'honoraires ou décompte de l'indemnisation.


    33. Autres dépenses

    331. Compensation des pertes de revenu


    Etat liquidatif précisant, le motif de la perte de revenu, le nombre d'heures compensées et le nombre total d'heures compensées soit au titre de l'année civile soit au titre de la durée du mandat (6).


    (6) Au titre de la durée du mandat pour les congés de formation


    332. Accidents survenus dans l'exercice des fonctions


    1. Certificat de prise en charge.

    2. Etat de frais, factures.


    333. Prise en charge des frais de formation engagés par les élus (7).

    3331. Indemnisation


    1. Délibération autorisant la prise en charge de frais de formation engagés par l'élu.

    2. Décompte.

    3. Facture.


    3332. Frais de déplacement


    Pièces prévues à la rubrique 322 ou 323 selon le cas.


    (7) Les frais acquittés directement auprès d'un prestataire relèvent de la rubrique 4.

  • Rubrique 4-Commande publique (1) (2) (3) (4) (5) (6)

    (1) Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat.

    (2) La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique 4.

    (3) Pour le paiement des marchés conclus avec un titulaire étranger ayant un représentant fiscal ou un mandataire en France, cf. pièces exigées à la rubrique " 05 - Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers ".

    (4) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés du résultat du processus de validation conforme à l'arrêté visé à l'article R. 2182-3 du code de la commande publique, ou à défaut d'un certificat administratif, attestant la présence des signatures et leur lien avec le contrat. Le résultat du processus de validation ou le certificat administratif ne seront plus à produire lorsque l'outil mutualisé de contrôle des signatures sera opérationnel.

    (5) Lorsqu'elles ne sont pas produites sous forme dématérialisée, les pièces constitutives du marché sont adressées au comptable en double exemplaire. Un des exemplaires de l'ensemble des pièces contractuelles du marché est conservé par le comptable pendant toute la durée du marché pour être joint à l'appui du mandat du paiement du solde.

    (6) La décision de rejeter une facture d'un fournisseur ne respectant pas les obligations de dématérialisation des factures appartient à l'ordonnateur. Le comptable n'en reste pas moins responsable du contrôle de la production des factures sur un support, papier ou dématérialisé, lui permettant d'exercer ses contrôles sur la validité de la dette.

    40. Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l'indemnité forfaitaire et de l'indemnisation complémentaire


    1. Contrat, le cas échéant.

    2. Etat liquidatif.


    41. Les marchés publics (7)


    (7) Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.


    411. Les marchés publics inférieurs au montant fixé par voie réglementaire en deçà duquel ils n'ont pas l'obligation d'être écrits

    4111. Les marchés publics non écrits (8) (9)


    Mémoire ou facture.


    (8) Tout versement d'une avance, ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou d'une pénalité de retard doit faire l'objet d'un écrit.

    (9) Quel que soit leur montant, les marchés de maîtrise d'œuvre doivent être écrits (cf. article L.2432-1 du code de la commande publique).

    4112. Les marchés publics non soumis à l'obligation d'écrit mais faisant volontairement l'objet d'un écrit (10)


    (10) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l'annexe G de la présente liste.

    1. Un écrit.

    2. Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à l'écrit.

    3. Mémoire ou facture et toute pièce mentionnée par l'écrit et ayant des incidences financières.


    412. Les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits (11) (12) (13) (14)


    (11) Le contenu du marché public soumis à l'obligation d'écrit ainsi que les mentions devant obligatoirement y figurer sont définis par les articles L. 2112-1 à L. 2112-6 du code de la commande publique. Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites à l'annexe C de la présente liste.

    (12) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l'annexe G de la présente liste.

    (13) Les marchés de maîtrise d'œuvre sont des marchés de service et toute prestation de maîtrise d'œuvre dès le premier euro donne lieu à un contrat écrit, qui fait apparaître une rémunération forfaitaire du maître d'œuvre décomposée par éléments de mission (article L. 2432-1 et R. 2432-6 du code de la commande publique).

    (14) En l'absence de marché écrit pour les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits, l'ordonnateur devra présenter à l'appui de la dépense un certificat administratif attestant qu'il prend la responsabilité de l'absence de marché écrit (CE, Sect. 8 février 2012, CCAS de Polaincourt, req N°340698).


    4121. Les marchés publics écrits ne faisant pas référence à un cahier des clauses administratives générales (CCAG) approuvé par arrêté (15).


    (15) Le recours aux CCAG est facultatif conformément aux articles R. 2112-2 et R. 2112-3 du code de la commande publique. Les CCAG qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits à l'appui du premier mandatement du marché qui s'y réfère.


    41211. Pièces générales


    Toutes pièces du marché rendues nécessaires pour l'exécution financière du contrat.


    41212. Remboursement de la retenue de garantie


    1. Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.

    2. Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

    3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.


    4122. Les marchés publics écrits faisant référence à un CCAG approuvé par arrêté

    41221. Pièces générales

    412211. Pièces à fournir lors du premier paiement


    1. Pièces contractuelles initiales du marché listées au cahier des clauses administratives particulières ou au CCAG, à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté.

    2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables.

    3. S'il y a lieu, la ou les garantie(s) à première demande ou la ou les caution(s) personnelle(s) ou solidaire(s) (16).


    (16) La garantie portant sur l'ensemble du marché ne doit pas être exigée au stade du versement d'une avance.


    412212. Autres pièces générales, le cas échéant


    1. Document matérialisant les modifications apportées au marché, ordre de service, ayant des incidences financières.

    2. Pour les marchés de fournitures et de services :

    2-a. Lorsque le marché ne prévoit pas la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les modifications apportées au marché.

    2-b. Lorsque le marché prévoit la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les conséquences de la clause de réexamen prévue au marché.

    3. Pour les marchés de travaux :

    3-a. Lorsque le marché n'admet pas une augmentation de son montant contractuel :

    En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, document matérialisant les modifications apportées au marché.

    3-b. Lorsque le marché admet une augmentation de son montant contractuel :

    3-b-1. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché :


    - certificat administratif de l'ordonnateur ou mention dans un document du titulaire avisant, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de l'atteinte prochaine du montant contractuel


    ou


    - certificat de l'ordonnateur attestant que le titulaire a bien respecté ses obligations d'information du maître d'œuvre selon la procédure décrite ci-contre.


    3-b-2. En cas de dépassement du montant contractuel au-delà de la limite prévue au marché :

    Document matérialisant les modifications apportées au marché.

    3-c. Lorsque le prix du marché est diminué et que cette diminution n'était pas prévue au marché initialement : document matérialisant les modifications apportées au contrat.

    4. En cas de dépassement de la part du titulaire compensée par la diminution de la part du ou des sous-traitants : document matérialisant les modifications apportées au marché ou acte spécial modificatif diminuant la part du ou des sous-traitant(s) à due concurrence du montant de l'augmentation de celle du titulaire.


    41222. Pièces particulières

    412221. En cas de reconduction expresse


    Décision de reconduction.


    412222. Paiement des primes et des indemnités

    4122221. Primes dans le cadre d'un concours


    1. Règlement du concours prévoyant les modalités d'allocation de primes.

    2. Avis du jury indiquant la répartition des primes à verser aux bénéficiaires.

    3. Etat liquidatif par bénéficiaire.


    4122222. Indemnités à verser aux membres du jury


    Délibération ou décision du directeur pour les établissements publics de santé.


    4122223. Primes dans le cadre d'une procédure de dialogue compétitif


    1. Le règlement de la consultation ou l'avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes.

    2. Etat liquidatif par bénéficiaire.


    412223. Avances


    1. Etat liquidatif.

    2. Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance.


    412224. Acomptes


    1. Etat liquidatif de l'ordonnateur indiquant le montant des sommes dues au titre de l'acompte, établi conformément à l'annexe D.

    2. Le cas échéant, état récapitulatif des actualisations et/ou révisions des prix, établi conformément à l'annexe E.

    3. Etat récapitulatif de l'acompte par catégories de prestations ou facture, ou situation ou mémoire établi conformément à l'annexe C.

    4. Le cas échéant, certificat administratif de l'ordonnateur ou mention indiquant qu'il s'agit du paiement du dernier acompte si le montant initial du marché est atteint.


    412225. Paiement partiel définitif, paiement unique et intégral, paiement du solde

    4122251. Marchés de fournitures et de services


    1. Facture ou mémoire portant les énonciations énoncées à l'annexe C.

    2. Le cas échéant, décision d'admission avec réfaction.

    3. - Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l'ordonnateur sur les paiements, état liquidatif ;

    - En cas d'exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l'autorité compétente prononçant l'exonération ou la réduction.

    4. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe E.

    5. En cas de résiliation du marché, décision de résiliation et décompte de liquidation.


    4122252. Marchés de travaux


    1. Décision de réception prise par l'autorité compétente ou à défaut proposition du maître d'œuvre ou décision de justice portant date d'effet de la réception,

    ou

    En cas de résiliation :


    - décision de résiliation ;

    - procès-verbal portant réception des ouvrages et parties d'ouvrages exécutés.


    2. Décompte général et définitif (17),

    ou

    Le cas échéant, décompte de résiliation.

    3. Constat, situation, relevé, mémoire ou facture justifiant le décompte ;

    En cas de désaccord : décompte général admis par l'ordonnateur et complément éventuel sur solde mandaté sur pièce justifiant l'accord entre les parties ou décision de justice.

    4. - Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l'ordonnateur sur les paiements : état liquidatif.

    - En cas d'exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l'autorité compétente prononçant l'exonération ou la réduction.

    5. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe E.


    (17) En cas d'établissement d'un décompte général et définitif accepté tacitement et afin de déterminer le point de départ du délai de paiement du solde, production d'une attestation, d'un certificat administratif ou d'une mention apposée sur le décompte général définitif (DGD) par le représentant du pouvoir adjudicateur indiquant la date d'expiration du délai de 10 jours prévu à l'article 13.4.4 du CCAG-travaux.

    412226. Remboursement de la retenue de garantie


    1. Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.

    2. Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

    3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.


    413. Les accords-cadres (18)


    (18) Les accords-cadres, quel que soit leur montant, sont susceptibles de se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4122), ou de ne pas se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4121).

    4131. Pièces générales

    41311. Accord-cadre exécuté par bon de commande


    1. Accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.

    2. Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, ou aux pénalités.

    3. Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).

    4. En cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant.


    41312. Accord-cadre exécuté par marché subséquent


    1. Accord-cadre.

    2. Marché subséquent, passé sur le fondement de l'accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.

    3. Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, ou aux pénalités.

    4. Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).

    5. En cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant.


    4132. Remboursement de la retenue de garantie


    1. Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.

    2. Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

    3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.


    414. Sous-traitance et paiement direct

    4141. Paiement direct

    41411. Pièces générales (à fournir lors du premier paiement)


    1. Marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial ou tout document établi par l'ordonnateur et par le titulaire du marché précisant la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance (19).

    2. Pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant,

    ou

    Certificat attestant que cette créance n'a ni été cédée, ni nantie.

    3. En cas de modification des prestations sous-traitées :

    a) Acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la modification de la part du sous-traitant ;

    b) Le cas échéant, document matérialisant l'augmentation du montant global du marché ;

    Et/ou

    Document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la diminution de la part du ou des autres sous-traitant(s) à due concurrence du montant de la modification visée au a).


    (19) Aucun versement ne peut être effectué au profit d'un sous-traitant au titre du paiement direct en l'absence de document écrit, marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, ou acte spécial de sous-traitance établissant les droits du sous-traitant. L'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement peuvent résulter d'un accord tacite du pouvoir adjudicateur (cf. articles L. 2193-13, R. 2193-12, R. 2193-13 du code de la commande publique). Cet accord tacite peut se matérialiser par un certificat administratif appuyé de la déclaration de sous-traitance établie par le titulaire. Cette déclaration énonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées ainsi que les conditions de paiement. Le certificat administratif doit indiquer la date à laquelle l'accord tacite est intervenu (expiration du délai de vingt et un jours prévu aux articles L. 2193-13, R. 2193-12 et R. 2193-13 du code de la commande publique).

    41412. Pièces particulières

    414121. Avances


    1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature.

    2. Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement de l'avance qui lui aurait été versée au titre des prestations sous-traitées.

    3. Etat liquidatif du montant de l'avance.

    4. Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance.


    414122. Acompte, paiement unique et intégral, paiement du solde


    1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature.

    2. Attestation du titulaire, ou facture, ou bordereau de suivi issu de la solution mutualisée (20), comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant,

    ou

    En cas de redressement, liquidation judiciaire ou d'empêchement du titulaire et en l'absence d'attestation de la part du titulaire ou de son représentant, attestation du maître d'ouvrage comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant,

    ou

    Accord amiable ou décision de justice.

    3. Le cas échéant, lorsque le titulaire n'a pas donné son accord ou notifié son refus à l'expiration qui délai qui lui est imparti, la facture du sous-traitant.


    (20) Dans le cadre de la facturation électronique, il est tenu compte de la solution mutualisée, (Chorus Pro), décrite à l'article L. 2192-5 du code de la commande publique.

    4142. Sous-traitance et action directe

    41421. Paiement au sous-traitant


    1. Mise en demeure adressée par le sous-traitant au titulaire du marché d'avoir à lui payer une somme due pour un montant déterminé en vertu d'un contrat de sous-traitance et pour l'exécution du marché.

    2. Demande de paiement accompagnée d'un procès-verbal relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et l'acceptation du titulaire,

    ou

    Décision de justice définitive,

    ou

    Accord entre les parties.


    41422. Paiement au titulaire du marché


    Reçu du sous-traitant attestant le règlement par le titulaire et signé par le titulaire et le sous-traitant ou décision de justice définitive ou accord des intéressés.


    415. Les centrales d'achat, les groupements de commande

    4151. Les groupements de commande (21)


    (21) Articles L. 2113-6 à L. 2113-8 du code de la commande publique.

    41511. Pièces à fournir dans tous les cas


    Convention constitutive du groupement.


    41512. Pièces à fournir selon les cas

    415121. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie


    Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.


    415122. Cas où le coordonnateur exécute le marché au nom de l'ensemble des membres du groupement

    4151221. En cas de participation aux débours du coordonnateur


    1. Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.

    2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation.


    4151222. En cas de remboursement


    1. Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.

    2. Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur.


    4152. Paiement à une centrale d'achat (22)


    (22) Une centrale d'achat est nécessairement un acheteur soumis au code de la commande publique, c'est-à-dire un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice, tels qu'ils sont définis aux articles L. 1211-1 et L. 1212-1 du code de la commande publique.

    41521. Paiement d'une prestation d'achat de fournitures ou de services (23)


    1. Le cas échéant, convention entre la personne publique et la centrale d'achat, ou acte d'adhésion.

    2. Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat.


    (23) 1° de l'article L. 2113-2 du code de la commande publique.

    41522. Paiement d'une prestation d'intermédiation contractuelle pour l'achat de fournitures, services ou travaux (24)


    (24) 2° de l'article L. 2113-2 du code de la commande publique.

    1. Convention de mandat entre la personne publique et la centrale d'achat portant sur la prestation concernée.

    2. Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat, ou le cas échéant, du fournisseur.


    41523. Avance à l'Union des Groupements d'Achat Public (UGAP)


    1. Le cas échéant, convention.

    2. Mémoire.


    416. Paiements à des tiers substitués au créancier initial

    4161. Paiements en cas de cession de créances ou de nantissement

    41611. Pièces communes


    Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.


    41612. Pièces particulières

    416121. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement


    1. Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,

    ou

    Certificat de cessibilité.

    2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (25).

    3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

    4. Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.

    5. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par l'ordonnateur (26).


    (25) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

    (26) L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.

    416122. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun


    1. Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,

    ou

    Certificat de cessibilité.

    2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (27).

    3. Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.

    4. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par l'ordonnateur (28).


    (27) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

    (28) L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.

    41613. Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous- traitant à l'initiative du nantissement)


    Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

    ou

    Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.


    4162. Paiement dans le cadre d'une délégation de créances afférente à un marché public

    41621. Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct

    416211. Pièces communes


    Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.


    416212. Pièces particulières


    - convention de délégation entre la personne publique, le titulaire du marché ou le sous-traitant ayant droit au paiement direct et le délégataire ;

    - pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ;


    ou


    - certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie.


    41622. Paiement à un délégataire sous-traitant de second rang

    416221. Pièces communes


    Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.


    416222. Pièces particulières


    1. Pièces justificatives relatives à la demande du sous-traitant de 1er rang définies à la rubrique 414.

    2. Convention de délégation.

    3. Document établi par le sous-traitant de 1er rang indiquant la somme à verser au sous-traitant de 2ᵉ rang, cette somme ne pouvant pas dépasser la limite du montant reconnu comme étant dû au sous-traitant de 1er rang.

    4. Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible,

    ou

    Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie.


    4163. Paiement à un factor

    41631. Dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement (paragraphe B de l'annexe F de la présente liste)


    Pièces justificatives prévues aux rubriques 41611 et 416121, pièces 1 à 4.


    41632. Dans le cadre subrogation (paragraphe A de l'annexe F de la présente liste)


    1. Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.

    2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe F du présent décret.

    3. En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée.


    417. Paiement en situation exceptionnelle

    4171. Paiement en situation d'urgence

    41711. Réquisition d'une entreprise


    1. Arrêté de réquisition de l'entreprise.

    2. Le cas échéant, pièces justificatives prévues par l'arrêté.

    3. Facture ou mémoire.


    41712. Marchés exécutés en situation d'urgence impérieuse


    1. Marché ou échange des courriers entre la personne publique et l'entreprise.

    2. Le cas échéant, pièces prévues dans le marché ou dans l'échange de courriers.

    3. Facture ou mémoire.


    4172. Paiement dans le cadre d'une transaction


    1. Délibération autorisant la transaction, sauf pour les établissements publics de santé (EPS).

    2. Transaction.

    3. Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévue à la rubrique 412225 (29).


    (29) Lorsque la transaction intègre les opérations de solde du marché, il n'est pas exigé d'autres pièces pour procéder à son paiement.

    4173. Paiement en cas d'exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie des prestations d'un marché public) (30)


    1. Décision de mise en régie aux frais et risques du titulaire.

    2. Constat des travaux exécutés avant la mise en régie.

    3. Décompte(s) afférent(s) aux travaux exécutés après la mise en régie.


    (30) L'exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie) se définit comme le moyen offert à l'acheteur public pour dessaisir son cocontractant de ses prérogatives et poursuivre l'exécution des prestations aux risques et périls du cocontractant défaillant en utilisant ses propres moyens humains et matériels.

    418. Autres marchés publics spécifiques

    4181. Transports scolaires

    41811. Versement à l'autorité organisatrice de " second rang " ou à l'autorité compétente en cas de modification du périmètre urbain

    418111. Premier paiement


    1. Convention fixant les conditions de financement des services de transport dont la responsabilité est transférée.

    2. Délibération autorisant l'ordonnateur à passer la convention.

    3. Délibérations des assemblées délibérantes de l'autorité organisatrice délégante et de l'autorité organisatrice de second rang délégataire approuvant la convention

    4. Etat liquidatif.


    418112. Autres paiements


    Etat liquidatif.


    41812. Versement au titulaire du marché public passé par l'autorité organisatrice de second rang


    Pièces énumérées à la rubrique 412.


    4182. Marché public de crédit-bail

    41821. Crédit-bail immobilier

    418211. Exécution du marché

    4182111. Premier paiement


    1. Marché, avec le cas échéant mention d'inscription au fichier immobilier et mentionnant, en particulier, les droits acquis par le bailleur de l'immeuble.

    2. Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire (31).

    3. Décompte ou facture.


    (31) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.

    4182112. Autres paiements


    Décompte.


    418212. Reprise d'un marché de crédit-bail (32)


    1. Contrat de cession et du marché de crédit-bail.

    2. Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire (33).

    3. Décompte.


    (32) La collectivité se substitue par cession au premier preneur.

    (33) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.

    418213. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché


    1. Acte portant résiliation du marché.

    2. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,

    ou

    Indemnité fixée par le juge.


    418214. Prolongation du marché de crédit-bail


    Document matérialisant les modifications apportées au marché avec, le cas échéant, la mention de publication au fichier immobilier.


    418215. Réalisation de la promesse de vente


    1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option.

    2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.

    3. Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire.


    41822. Crédit bail mobilier

    418221. Exécution du marché

    4182211. Premier paiement


    1. Marché.

    2. Décompte.


    4182212. Autres paiements


    Décompte.


    418222. Reprise d'un marché de crédit-bail

    4182221. Premier paiement


    1. Contrat de cession et marché de crédit-bail.

    2. Décompte.


    4182222. Autres paiements


    Décompte.


    418223. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché


    1. Délibération autorisant la résiliation.

    2. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,

    Ou indemnité fixée par le juge.


    418224. Prolongation du marché de crédit-bail


    Document matérialisant les modifications apportées au marché.


    418225. Réalisation de la promesse de vente


    1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option.

    2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.


    4183. Marché public d'assurance

    41831. Première prime


    1. Marché d'assurance.

    2. Avis de paiement de l'assureur.


    41832. Autres primes


    Avis de paiement de l'assureur.


    41833. Modification des clauses du marché


    1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision.

    2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, marché d'assurance modifié ou document matérialisant les modifications apportées au marché et avis de paiement.


    4184. Paiement d'opérations réalisées sous mandat

    41841. Paiement de la rémunération du mandataire


    1. Convention de mandat.

    2. Décompte.


    41842. Financement des opérations effectuées par le mandataire

    418421. Lorsque le mandataire est un organisme non doté d'un comptable public

    4184211. Avances


    a) Premier paiement

    Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

    b) Autres paiements

    Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de la dernière avance versée, accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations


    4184212. Remboursement des débours


    a) Premier paiement

    1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

    2. Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

    b) Autres paiements

    Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.


    418422. Lorsque le mandataire est un organisme doté d'un comptable public

    4184221. Avances


    a) Premier paiement

    1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

    2. Le cas échéant, délibération fixant le montant de l'avance et ses bases de calcul.

    b) Autres paiements

    Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant-dernière avance, accompagné d'une attestation du comptable certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente liste et qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.


    4184222. Remboursement des débours


    a) Premier paiement

    1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

    2. Décompte des opérations effectuées.

    b) Autres paiements

    Décompte des opérations effectuées.


    4185. Marché d'émission de cartes d'achat

    41851. Premier paiement du marché d'émission de cartes d'achat


    1. Marché d'émission de cartes d'achat.

    2. Le cas échéant, marché exécuté par cartes d'achat.

    3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières.

    4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur.

    5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

    6. Le cas échéant, facture de la prestation d'émission de cartes d'achat.


    41852. Paiements suivants du marché d'émission de cartes d'achat


    1. Relevés d'opérations relatifs à la créance à payer à l'émetteur.

    2. Le cas échéant, facture de la prestation d'émission de cartes d'achat.


    419. Les marchés de partenariat (34)


    (34) Les mentions obligatoires devant figurer dans les marchés de partenariat sont décrites à l'annexe H de la présente liste.


    4191. Pièces générales


    1. Marché de partenariat comportant les mentions obligatoires décrites à l'annexe H y compris un échéancier des paiements.

    2. Certificat attestant que les conditions du versement de la rémunération sont remplies.

    3. Mémoire ou facture.


    4192. Pièces particulières


    1. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans le marché de partenariat, lorsqu'elles emportent des conséquences financières.

    2. Le cas échéant, acte constatant la prise de possession de l'ouvrage.

    3. En cas de versement d'avance prévu dans le marché, marché de partenariat.

    4. En cas de versement d'acompte, état liquidatif.

    5. En cas de sous-traitance, caution personnelle et solidaire d'un organisme financier (ou délégation du maître de l'ouvrage au sous-traitant à concurrence du montant des prestations exécutées par le sous-traitant).

    6. En cas de marché de partenariat conclu par un groupement de commande, convention constitutive du groupement.

    7. En cas de subvention du marché de partenariat, échéancier de versement et écrit fixant les modalités de versement.

    8. En cas de versement de primes aux candidats, règlement de la consultation ou avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes et état liquidatif par bénéficiaire.

    9. En cas de défaillance du titulaire du marché, document constatant le transfert des contrats passés par le partenaire privé vers la personne publique.


    4193. Paiement en cas de cession de créance ou de nantissement

    41931. Paiement à un établissement de crédit ou paiement à un organisme de financement dans le cadre d'une cession prévue aux articles L. 214-169 et suivants du code monétaire et financier.


    1. Pièces énumérées aux rubriques 4191 et 4192.

    2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (35).

    3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

    4. En cas de cession en application de l'article L. 313-29-1 du code monétaire et financier, attestation de la personne publique constatant la réalisation des investissements.


    (35) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

    41932. Paiement au cédant (ou au titulaire du contrat)


    Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit ou l'organisme de financement par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

    ou

    Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.


    42. Les contrats de concession (36) (37)


    (36) Le régime juridique des contrats de concession est fixé par le code de la commande publique et par les articles L. 1411-1 et suivants du code général des collectivités territoriales.

    (37) Les mentions obligatoires devant figurer dans les contrats de concession sont décrites à l'annexe J de la présente liste.

    421. Pièces générales des contrats de concession


    1. Contrat de concession, et le cas échéant, cahier des charges.

    2. Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées au contrat, ordre de service, ayant des incidences financières.

    3. Le cas échéant, pièces justificatives prévues dans le contrat, lorsqu'elles emportent des conséquences financières.

    4. Facture ou mémoire du concessionnaire.


    422. Pièces des contrats de concession déléguant un service public dans le domaine de l'eau potable, de l'assainissement et du traitement des ordures ménagères et autres déchets


    1. Pièces énumérées à la rubrique 421.

    2. L'avis du DDFiP ou du DRFiP sur la durée du contrat, si elle dépasse 20 ans (38).


    (38) Les contrats de la présente rubrique ne peuvent avoir une durée supérieure à 20 ans sauf examen préalable du DDFiP/DRFiP (articles L. 3114-8 et D. 3114-3 du code de la commande publique).

    423. Paiement à des tiers substitués au créancier initial

    4231. Pièces communes


    Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon l'objet du contrat.


    4232. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances de droit commun


    1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (39).

    2. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession par l'ordonnateur.


    (39) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.


    4233. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement dans le cadre d'une cession de créance prévue aux articles L. 313-23 et suivants du code monétaire et financier


    1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (40).

    2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.


    (40) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

    4234. Paiement au cédant (ou au titulaire de la concession)


    Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

    ou

    Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.


    4235. Paiement dans le cadre d'une délégation de créance afférente à un contrat de concession


    1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon l'objet du contrat à l'origine de la créance.

    2. Convention de délégation de créance.


    424. Les groupements d'autorités cédantes (41)


    (41) Articles L. 3112-1 à L. 3112-4 du code de la commande publique

    4241. Pièces à fournir dans tous les cas


    Convention constitutive du groupement.


    4242. Pièces à fournir selon les cas

    42421. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie


    Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.


    42422. Cas où le coordonnateur exécute le contrat au nom de l'ensemble des membres du groupement

    424221. En cas de participation aux débours du coordonnateur


    1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.

    2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation.


    424222. En cas de remboursement


    1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.

    2. Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur.


    425. Paiement dans le cadre d'une transaction


    1. Délibération, ou décision du directeur de l'établissement public de santé, autorisant la transaction.

    2. Transaction.


    Conformément à l'article 89 du décret n° 2022-1605 du 22 décembre 2022, ces dispositions sont applicables à compter du 1er janvier 2023 dans les conditions fixées aux II à IV dudit article.

  • Rubrique 5-Opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce

    51. Acquisitions amiables d'immeubles à titre onéreux

    511. Sous forme de vente simple

    5111. Indemnité d'immobilisation


    1. Délibération autorisant l'autorité investie du pouvoir exécutif à conclure la promesse de vente.

    2. Promesse de vente précisant les modalités d'octroi et de paiement d'une indemnité d'immobilisation.


    5112. Acquisition par acte authentique dressé en la forme administrative

    51121. L'acte est déjà publié au fichier immobilier

    511211. Pièces générales


    1. Délibération autorisant l'acquisition.

    2. Expédition du titre de propriété revêtu de la mention d'inscription au fichier immobilier et de la mention d'enregistrement, précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement.

    3. Déclaration de plus-values afférente à la cession ou mention dans l'acte de la nature et du fondement de l'exonération ou de l'absence de taxation (1).

    4. Décompte en principal et intérêts.


    (1) Il est toutefois admis qu'une déclaration ou qu'une annotation de l'acte par laquelle le vendeur déclare sous sa responsabilité que la cession n'entre pas dans le champ d'application de l'imposition des plus-values des particuliers peut se substituer à une mention expresse dans l'acte.


    511212. Pièces particulières

    5112121. Cas de l'immeuble qui n'est pas grevé de charges


    Etat-réponse attestant l'absence d'inscription (2) délivré, daté, signé et certifié (3) par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes :


    - la publication de l'acte de vente ;


    ou


    - deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition de l'immeuble par le vendeur.


    (2) Absence d'inscription d'hypothèques, de privilèges ou de nantissements.

    (3) La signature et la mention de certification n'est pas requise lorsque l'état-réponse est issu de Télé@ctes.

    5112122. Cas de l'immeuble qui est grevé de charges


    Etat-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié (3) par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes :


    - la publication de l'acte translatif de propriété ;


    ou


    - deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition de l'immeuble par le vendeur.


    a) Paiement du prix de vente

    Certificat de radiation délivré par le responsable du service de la publicité foncière, quittance authentique, autre acte notarié ou décision de justice portant mainlevée (4) (5).

    b) Consignation du prix de vente

    Décision prescrivant la consignation.

    c) Dispense d'accomplissement des formalités de purge

    Décision (6) renonçant à la purge des droits réels immobiliers lorsqu'ils n'excèdent pas 7700 euros, conformément à l'article R. 3213-8 du code général des collectivités territoriales.

    d) Acompte sur le prix

    1. Décision de l'autorité investie du pouvoir exécutif prescrivant le versement d'un acompte sur le prix.

    2. Décision prescrivant la consignation du reliquat du prix.


    (4) Toutes les justifications visées ci-contre sont produites en original. Toutefois, lorsque ces pièces ont été déposées au rang des minutes d'un notaire, il peut être suppléé aux originaux par production d'une expédition de l'acte de dépôt et des copies délivrées in extenso par l'officier ministériel.

    (5) Les documents ne sont produits par l'ordonnateur que s'ils lui ont été fournis par le vendeur ; lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard du vendeur par les énonciations de l'état délivré par le responsable du service de la publicité foncière.

    (6) Cette décision relève du directeur pour les établissements publics de santé et de l'organe délibérant dans les autres cas.

    51122. L'acte est en instance de publication au fichier immobilier


    1. Pièces prévues aux 1, 3 et 4 de la rubrique 511211.

    2. Expédition du titre de propriété précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement.

    3. Etat-réponse attestant l'absence d'inscription (2) délivré, daté, signé et certifié (3) par le responsable du service de la publicité foncière dont le certificat de dépôt porte mention de l'acte de mutation concerné et dont l'échéance de la période de certification est postérieure à la plus lointaine des échéances suivantes :


    - au délai d'un mois de la date du dépôt de l'acte (7) ;


    ou


    - au délai de deux mois de la date de l'acte d'acquisition de l'immeuble par le vendeur.


    (7) La couverture de ce dernier délai par l'état réponse n'est pas exigée lorsque l'ordonnateur atteste que l'acte n'a pas fait l'objet d'une notification d'une cause de rejet par le responsable du service de la publicité foncière dans le délai d'un mois suivant le dépôt de l'acte.

    5113. Acquisition par acte notarié


    1. Pièces prévues aux 1 et 4 de la rubrique 511211.

    2. Copies authentiques (8) du titre de propriété précisant que le paiement sera effectué dans la comptabilité du notaire par mandat administratif.

    3. Certificat du notaire par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure.


    (8) Il peut être suppléé à la production de l'original de la copie authentique par une photocopie de cette copie authentique ou par une simple photocopie de la minute.

    512. Sous forme de vente en l'état futur d'achèvement

    5121. Dépôt de garantie


    1. Délibération autorisant la signature du contrat préliminaire.

    2. Contrat préliminaire mentionnant le montant du dépôt de garantie ou les modalités de sa détermination, la date à laquelle le contrat de vente définitif pourra être conclu, le prix prévisionnel de vente et, le cas échéant, ses modalités de révision.


    5122. Prix de vente

    51221. Le paiement est réalisé entre les mains du vendeur

    512211. Premier paiement


    1. Le contrat authentique de vente en l'état futur d'achèvement revêtu de la mention de publication au fichier immobilier précisant le prix (8), ses modalités de paiement et de révision éventuelle.

    2. Pièces prévues à la rubrique 51121 sauf pièces n° 2 de la rubrique 511211.


    512212. Paiements ultérieurs


    Décompte en principal et intérêts.


    51222. Le paiement est réalisé entre les mains d'un notaire

    512221. Premier paiement


    1. Le contrat authentique de vente en l'état futur d'achèvement précisant le prix, ses modalités de paiement et de révision éventuelle et précisant que le paiement est effectué dans la comptabilité du notaire par mandat administratif.

    2. Pièces prévues à la rubrique 5113 sauf pièce n° 2.


    512222. Paiements ultérieurs


    Décompte en principal et intérêts.


    513. Sous forme de vente en viager

    5131. Premier paiement


    Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511.


    5132. Autres paiements


    Décompte.


    514. Acquisition par voie d'échange - soulte


    Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511.


    52. Acquisitions amiables d'immeubles à titre gratuit (9)


    (9) Le caractère gratuit de l'acquisition n'exclut pas l'acceptation de charges honorées dans les conditions fixées par la présente liste.

    521. Administration directe de dons et legs

    5211. Dépenses payées avant l'acceptation définitive

    52111. Premier paiement


    1. Décision de l'assemblée délibérante ou de l'autorité investie du pouvoir exécutif (10).

    2. Copie de l'acte de disposition à titre gratuit.

    3. Le cas échéant (11), demande de délivrance de legs.

    4. Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste.


    52112. Autres paiements


    Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste portant référence au premier mandat.


    (10) L'acceptation provisoire résulte de l'exécutif pour les établissements publics de santé, les établissements publics sociaux et médico-sociaux, les centre communaux ou intercommunaux d'action sociale ; elle peut résulter du maire ou du président de conseil général.

    (11) Sauf lorsqu'en l'absence d'héritier réservataire la collectivité ou l'établissement est légataire universel.

    5212. Dépenses payées après l'acceptation définitive

    52121. Premier paiement


    1. Décision de l'assemblée délibérante ou de l'autorité investie du pouvoir exécutif.

    2. Copie de l'acte de disposition à titre gratuit.

    3. Justification de l'accomplissement des formalités de publicité.

    4. Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié (3) par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification est postérieure d'au moins deux mois à l'acte d'acquisition par le testateur ou le donataire de l'immeuble.

    5. Le cas échéant, décision renonçant à la purge des droits réels immobiliers.

    6. Le cas échéant, copie de l'acte constitutif d'usufruit et copie de la caution produite par l'usufruitier.

    7. Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste.


    52122. Autres paiements


    Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste portant référence au premier mandat.


    522. Administration par des tiers de dons et legs

    5221. Exécution du mandat


    1. Copie du mandat en fixant les conditions d'exécution (à joindre au premier paiement).

    2. Relevé annuel des opérations.

    3. Pièces justificatives des opérations.

    4. Décision approuvant les pièces visées aux numéros 2 et 3.


    5222. A la fin du mandat


    1. Pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 5221.

    2. Compte final.

    3. Décision approuvant les pièces visées aux numéros 1 et 2.


    523. Modification des conditions et charges grevant une libéralité

    5231. Modification amiable (12)


    1. Arrêté du représentant de l'Etat dans le département autorisant la révision des conditions et charges.

    2. Le cas échéant (13), convention conclue entre l'établissement et l'auteur de la libéralité ou ses ayants droit stipulant les nouvelles conditions et charges.

    3. Pièces justificatives des opérations.


    (12) Uniquement pour les établissements publics de santé.

    (13) Cette pièce n'est pas requise si l'arrêté préfectoral précise les nouvelles conditions et charges grevant la libéralité.

    5232. Modification judiciaire


    1. Copie de la décision de justice indiquant les nouvelles conditions et charges grevant la libéralité.

    2. Pièces justificatives des opérations.


    53. Acquisitions d'immeubles selon des procédés de contrainte

    531. Par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique

    5311. Mandatement de l'indemnité allouée au propriétaire de l'immeuble ou au titulaire d'un droit réel exproprié à titre principal (14)


    (14) Les plans, procès-verbaux, certificats, significations, contrats et autres actes, faits en vertu du titre Ier et du chapitre Ier du titre II du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique, sont dispensés de la formalité de l'enregistrement, à l'exception des décisions judiciaires, des contrats de vente, des actes fixant l'indemnité et des quittances qui, lorsqu'il y a lieu, sont soumis gratuitement à l'enregistrement ou à la formalité fusionnée visée à l'article 647 du code général des impôts (article 1045 I du CGI).

    Les copies des actes soumis à l'enregistrement et à la publicité foncière doivent relater textuellement la publication et la mention de l'enregistrement. Lorsque l'expropriation vise des biens appartenant à des personnes différentes, les documents communs ne sont produits qu'une fois. Ils sont produits en double exemplaire lorsque les mandatements n'interviennent pas simultanément.

    Lorsque la consignation de l'indemnité est motivée par différents obstacles au paiement, la décision de consignation doit mentionner les diverses causes de consignation. Sauf des cas particuliers, telle la prise de possession avant fixation définitive de l'indemnité, ou des raisons d'ordre pratique tenant à l'organisation mécanographique des services ordonnateurs ou comptables, il n'est, en principe, établi qu'un seul mandatement pour le règlement de la totalité de l'indemnité allouée à un exproprié, quelle que soit la destination des fonds : paiement partiel et consignation partielle.

    53111. Justification de la déclaration d'utilité publique


    1. Délibération d'intention d'acquérir par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique.

    2. Copie de l'acte déclaratif d'utilité publique ou mention dans l'acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation) de cette déclaration d'utilité publique ainsi que, éventuellement, de l'acte en prorogeant la validité.


    53112. Justification de la détermination du bien exproprié ou du droit réel exproprié à titre principal


    Si l'acte déclaratif d'utilité publique ne mentionne pas la liste des biens à exproprier ou des droits réels à exproprier à titre principal, copie de l'arrêté de cessibilité (15) portant :


    - identification du bien à exproprier ou du droit réel à exproprier à titre principal ;

    - identification du titulaire du droit ou mention que cette identification n'a pas été possible ;


    ou


    - certificat attestant que l'exproprié a consenti à la cession amiable de son bien avant l'intervention de l'arrêté de cessibilité.


    (15) Cette copie peut être remplacée par le visa de l'arrêté de cessibilité dans l'acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation).

    53113. Justification du transfert de propriété ou de l'extinction d'un droit réel exproprié à titre principal et justification des droits

    531131. Droit de propriété


    a) Transfert par voie de vente amiable consentie avant l'intervention de la déclaration d'utilité publique (16)

    1. Copie de l'acte de vente, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (17).

    2. Copie de l'ordonnance de donné acte de la vente amiable ainsi consentie, dûment publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification à moins que l'exproprié n'est acquiescé avant la notification de l'ordonnance.

    3. Copie de l'acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue.

    b) Transfert par voie de convention amiable après l'intervention de l'acte déclaratif d'utilité publique

    1. Copie de la convention amiable, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (17).

    2. Selon le cas :


    - état hypothécaire requis du chef de l'exproprié lorsque cet état ne révèle, depuis la transcription ou la publication du titre établissant le droit de l'exproprié, aucun acte translatif ou extinctif portant sur ce droit ;

    - extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié sur les documents cadastraux au titre du bien exproprié ;

    - extrait des documents cadastraux et mention, soit dans la convention amiable, soit dans un acte portant origine de propriété, des conditions dans lesquelles le bien exproprié est passé du propriétaire désigné dans les documents cadastraux à celui qui consent la vente ;

    - acte portant origine de propriété, à moins que celle-ci ne soit mentionnée dans la convention amiable.


    c) Transfert par voie d'ordonnance d'expropriation

    1. Copie de l'ordonnance d'expropriation enregistrée et publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification, à moins que l'intéressé n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance.

    2. Selon le cas :


    - si l'exproprié est identifié dans l'ordonnance d'expropriation, justification de son droit dans les conditions prévues à la rubrique 531131-b, pièce 2 ;

    - si l'exproprié n'est pas identifié dans l'ordonnance d'expropriation, mais s'il a justifié de son droit de propriété selon les règles du droit commun : acte portant origine de propriété, à défaut, décision de consignation fondée sur l'absence de justification du droit de propriété.


    (16) Les effets de l'expropriation sont également attachés à la cession amiable consentie antérieurement à la déclaration d'utilité publique à la double condition que la déclaration d'utilité publique soit intervenue et que, par voie d'ordonnance, le juge de l'expropriation ait donné acte de cette cession amiable. Lorsque la vente amiable n'a pas donné lieu ces formalités le paiement du prix de vente est effectué dans les conditions prévues par la rubrique 511 de la présente liste.

    (17) La mention d'inscription au fichier immobilier et la mention d'enregistrement n'ont pas à être exigées lorsque les fonds sont remis au notaire et que celui-ci produit un certificat par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui, après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier, à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire.


    531132. Droit réel exproprié à titre principal


    a) Extinction par voie amiable avant l'intervention de l'acte déclaratif d'utilité publique

    1. Copie de la convention amiable indiquant l'origine de la propriété, l'origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (17).

    2. Pièces 2 et 3 visées à la rubrique 531131-a.

    b) Extinction par voie de convention amiable après l'intervention de l'acte déclaratif d'utilité publique

    1. Copie de la convention amiable indiquant l'origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (17).

    2. Pièce 2 prévue à la rubrique 531131-b.

    c) Extinction par voie d'ordonnance d'expropriation

    1. Pièces 1 et 2 visées à la rubrique 531131-c.

    2. Certificat administratif indiquant l'origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant.


    53114. Justification du montant de l'indemnité lorsque celui-ci n'a pas été fixé dans l'acte de cession amiable

    531141. Lorsque l'indemnité a été fixée à l'amiable


    1. Copie de la convention amiable dite " traité d'adhésion à expropriation " cet acte étant, le cas échéant, enregistré.

    2. Si l'accord amiable intervient pendant le cours de la fixation judiciaire des indemnités, copie du procès-verbal dressé par le juge de l'expropriation.


    531142. Lorsque l'indemnité a été fixée par décision de justice


    a) Hypothèse où l'indemnité fixée par jugement a un caractère définitif

    1. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l'indemnité, document sur lequel est indiquée la date de signification à la partie intéressée à moins que cette dernière n'ait acquiescé au jugement avant sa notification.

    2. Selon le cas : certificat de non-appel contre le jugement fixant l'indemnité, délivré par le greffe du tribunal à l'expiration du délai d'un mois à dater de la signification du jugement ou copie de l'acte d'acquiescement au jugement rendu.

    b) Hypothèse où l'indemnité fixée par jugement n'a pas un caractère définitif

    1. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l'indemnité et mentionnant le montant des propositions formulées par la collectivité.

    2. Selon le cas :


    - attestation de l'ordonnateur que la collectivité souhaite entrer en possession,

    - si la collectivité conteste le montant fixé par le juge, décision de consignation à concurrence du montant autorisé par le juge de l'expropriation.


    3. Copie de l'acte par lequel la chambre de l'expropriation de la Cour d'Appel a été saisie.

    c) Hypothèse où l'indemnité fixée en appel à un caractère définitif

    1. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l'indemnité et mentionnant le montant des propositions formulées par la collectivité.

    2. Selon le cas : attestation de l'ordonnateur que la collectivité ne conteste pas l'indemnité fixée par jugement,

    ou

    Si la collectivité conteste ce montant, décision de consignation à concurrence de la différence entre les propositions formulées par la collectivité et le montant de l'indemnité fixé par le juge de l'expropriation.

    3. Copie de l'acte par lequel la chambre de l'expropriation de la Cour d'Appel a été saisie.

    d) Hypothèse où l'indemnité fixée en appel n'a pas un caractère définitif (pourvoi en cassation)

    1. Copie ou expédition de l'arrêt motivé fixant l'indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée.

    2. Copie de l'acte par lequel la Cour de Cassation a été saisie.

    e) Hypothèse où le jugement fixant l'indemnité provisionnelle a un caractère définitif (18)

    1. Copie ou expédition du jugement fixant l'indemnité provisionnelle et mentionnant la date de signification à la partie intéressée, à moins que celle-ci n'ait acquiescé à l'arrêt avant notification.

    2. Selon le cas : certificat de non-pourvoi en cassation contre le jugement fixant l'indemnité provisionnelle, délivré par le greffe de la chambre à l'expiration du délai de 2 mois à dater de la signification de l'arrêt ou copie de l'acte d'acquiescement à l'arrêt rendu.

    f) Hypothèse où le jugement fixant l'indemnité provisionnelle n'a pas un caractère définitif (18)

    1. Copie ou expédition du jugement fixant l'indemnité et statuant sur les dépens.

    2. Copie de l'acte par lequel la Cour de Cassation a été saisie.


    (18) Il s'agit du cas particulier d'une indemnité provisionnelle dans la prise de possession d'urgence.

    53115. Justification de la situation hypothécaire du bien exproprié (19)


    (19) Dans le cas d'un droit réel exproprié à titre principal (servitude), c'est le propriétaire du fonds dominant qui a la qualité d'exproprié et, c'est de son chef et sur ce fonds que doit être requis l'état des inscriptions.

    531151. Cas général


    1. Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié (3) par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes :


    - la publication de l'acte translatif de propriété (ordonnance d'expropriation, acte vente ou convention amiable) ;


    ou


    - deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition par le vendeur de l'immeuble objet de la procédure d'expropriation.


    2. S'il existe des inscriptions devenues sans objet, certificat de radiation délivré par le conservateur des hypothèques, quittance authentique, autre acte notarié ou décision de justice portant mainlevée (4) (20).


    (20) Les documents ne sont produits par l'ordonnateur que s'ils lui ont été fournis par l'exproprié ; lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard de l'exproprié par les énonciations de l'état délivré par le responsable du service de la publicité foncière.

    531152. Cas particulier où l'indemnité a été fixée à l'amiable (21)


    Certificat administratif mentionnant la date de la notification aux créanciers inscrits de l'accord amiable intervenu et précisant que ceux-ci n'ont pas exigé que l'indemnité soit fixée par le jugement.


    (21) Lorsque l'indemnité est inférieure ou n'est pas supérieure d'au moins 10 % au montant de la ou des créances et accessoires garantis par les inscriptions.


    53116. Justification de la liquidation du mandatement

    531161. Cas général (22)


    1. Décompte du mandatement, en principal, et, le cas échéant, en intérêts, si l'exproprié en a demandé le versement, et référence, s'il y a lieu, aux mandatements antérieurs. Le décompte porte, éventuellement, déduction des dépens mis à la charge de l'exproprié.

    2. Si des intérêts sont versés, demande de l'exproprié avec mention de la date de réception du pli recommandé.


    (22) La situation hypothécaire telle qu'elle résulte des pièces visées à la rubrique 5112121 atteste l'absence d'inscription d'hypothèque, de privilège ou de nantissement.

    531162. Cas particulier d'une indemnité alternative (22)


    1. Pièce n° 1 de la rubrique 531161.

    2. Demande de l'exproprié.

    3. Décision de consignation pour la différence entre l'indemnité alternative la plus élevée et l'indemnité alternative la moins élevée.


    531163. Cas particulier du mandatement d'une fraction disponible de l'indemnité dans l'hypothèse de l'existence d'inscriptions hypothécaires (23)


    1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 531161.

    2. Demande de l'exproprié.

    3. Décompte de la fraction disponible de l'indemnité dont le versement est admis.

    4. Le cas échéant, attestation des créanciers inscrits quant au montant des sommes restant dues sur le montant des créances garanties par les inscriptions et, le cas échéant, sur les intérêts non payés.


    (23) La situation hypothécaire telle qu'elle résulte des pièces visées à la rubrique 5112121 révèle au moins une inscription d'hypothèque, de privilège ou de nantissement encore valide.

    531164. Paiement de l'indemnité en présence d'inscriptions de privilèges, d'hypothèques ou de nantissement (23) (24)


    1. Décision (6) renonçant à la purge des droits réels immobiliers lorsqu'ils n'excèdent pas 7 700 euros, conformément à l'article R. 3213-8 du code général des collectivités territoriales.

    2. Pièces n° 1 de la rubrique 531161.


    (24) Cette rubrique correspond à la mise en œuvre du 3e alinéa de l'article R 13-69 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique.

    531165. Cas particulier de l'acompte sur indemnités versé au profit des propriétaires occupant de locaux d'habitation ou à usage professionnel (22) (25)


    1. Copie de l'ordonnance d'expropriation enregistrée et publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification, à moins que l'intéressé n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance.

    2. Selon le cas : certificat de non-pourvoi en cassation contre l'ordonnance d'expropriation délivré à l'expiration du délai de 2 mois à dater de la notification de l'ordonnance ou copie de l'acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue.

    3. Demande de paiement d'acompte de l'exproprié.

    4. Justification du droit de l'exproprié par l'expropriant, précisant notamment que le juge de l'expropriation a été saisi pour fixation de l'indemnité, que le relogement de l'exproprié ne sera pas assuré par l'expropriant et indiquant, en outre, le montant des propositions chiffrées de l'expropriant ainsi que celles du service des domaines.


    (25) Voir article L. 13-28 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique.

    5312. Mandatement d'indemnités mobilières

    53121. Indemnités accessoires allouées à des propriétaires d'immeubles expropriés (26)


    1. Justification du droit de propriété sur le fonds de commerce (27).

    2. Certificat négatif ou état des inscriptions prises sur le fonds de commerce délivré par le greffier du tribunal de commerce, tant du chef du propriétaire du fonds que des précédents propriétaires (28).

    3. Si le montant de l'indemnité fixée à l'amiable n'est pas supérieur de 10 % au montant des inscriptions, certificat administratif mentionnant la date de notification de l'accord intervenu aux créanciers inscrits et l'absence d'une demande tendant à faire fixer l'indemnité par le juge (29).


    (26) Le montant de ces indemnités étant fixé dans le même acte que celui relatif à l'indemnité concernant l'immeuble proprement dit, leur mandatement suit le sort de cette dernière sans qu'il y ait lieu d'exiger d'autres justifications. Toutefois dans l'hypothèse où le propriétaire de l'immeuble exproprié exploite un fonds de commerce sis à la même adresse, il convient de rapporter au soutien du mandatement les justifications complémentaires visées au présent paragraphe.

    (27) Cette justification résulte de l'origine de la propriété du fonds de commerce mentionnée selon le cas dans la convention amiable ou dans un acte séparé portant origine de propriété en tenant compte du délai de validité des inscriptions susceptibles de grever un fonds de commerce.

    (28) L'indemnité allouée correspondant au dommage causé par la perte du droit au bail et aux dommages accessoires, parmi lesquels celui résultant de l'impossibilité d'exercer le commerce dans l'immeuble, il y a lieu de ne rechercher que les créanciers dont l'inscription couvre ces éléments du fonds de commerce. Il s'ensuit que la réquisition de l'état des inscriptions concerne seulement les inscriptions du privilège du vendeur, des nantissements du fonds de commerce, d'hypothèque légale du Trésor, les inscriptions de privilège général de la sécurité sociale.

    (29) Dans le cas d'acquisition antérieure à la déclaration d'utilité publique, la notification à faire aux créanciers inscrits ne peut intervenir que postérieurement à l'ordonnance de donné acte.

    53122. Indemnités allouées à des fermiers, locataires ou autres intéressés


    1. Référence au mandatement de l'indemnité allouée au propriétaire de l'immeuble exproprié ou engagement de l'administration expropriante de différer la possession jusqu'au mandatement de l'indemnité d'expropriation ou,

    Copie de la convention par laquelle le propriétaire accepte la prise de possession avant mandatement de l'indemnité d'expropriation ainsi que la pièce justifiant du transfert de propriété.

    2. Justification des droits des indemnitaires, de la qualité de la partie prenante ou décision de consignation.

    3. Lorsque l'indemnité a été fixée à l'amiable, copie de la convention dûment approuvée.

    4. Lorsque l'indemnité a été fixée par décision de justice, pièces prévues à la rubrique 531142.

    5. Cas particulier d'un exploitant de fonds de commerce, pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 53121.

    6. Justification de la liquidation du mandatement : pièces prévues aux 1 et 2 de la rubrique 531161.


    53123. Acompte sur indemnité


    Pièces prévues à la rubrique 531165.


    5313. Indemnités de prise de possession selon des procédures spéciales définies par la loi et la réglementation (30)


    1. Copie de l'arrêté du représentant de l'Etat dans la région ou dans le département.

    2. Copie de l'évaluation de l'indemnité provisionnelle par le service des domaines.

    3. Justification, selon les formes signifiées prévues à l'article 1er du décret du 13 février 1961, du droit de propriété de l'exproprié.

    4. Etat hypothécaire hors formalité levé du chef de l'exproprié et éventuellement du chef de précédents propriétaires quand le droit de l'exproprié ne découle pas lui-même d'un acte emportant purge des hypothèques.

    5. Déclaration en la forme authentique souscrite par le propriétaire exproprié s'engageant à ne pas consentir de nouvelles inscriptions postérieurement à la prise de possession par l'administration expropriante, publiée au fichier immobilier.


    (30) Exemple : procédure spéciale instituée par la loi n° 70-612 tendant à faciliter la suppression de l'habitat insalubre.

    532. Par voie de préemption (31)


    (31) Ces pièces justificatives de cette rubrique sont valables pour l'acquisition immobilière par voie de préemption exercée dans le cadre du droit de préemption urbain, des zones d'aménagement différé, des espaces agricoles et naturels périurbains et des espaces naturels sensibles des départements.

    5321. Ventes volontaires

    53211. Le prix a été fixé à l'amiable

    532111. Transfert de propriété réitéré par acte authentique


    1. Copie de la proposition d'acquérir (32) ou de la déclaration d'intention d'aliéner (33).

    2. Décision d'acquérir (32) ou décision portant exercice du droit de préemption (33).

    3. Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511 sauf pièce 1 de la rubrique 511211.

    ou

    Appel de fonds signé du rédacteur de l'acte visant l'opération en cause.


    (32) Acquisition sur proposition directe du propriétaire au titulaire du droit de préemption.

    (33) Acquisition lors d'une aliénation volontaire.

    532112. Transfert de propriété non réitéré par acte authentique


    1. Décision de consignation motivée par le refus du vendeur de réitérer la vente.

    2. Pièces 1 et 2 visées à la rubrique 532111.


    53212. Le prix a été fixé par le juge

    532121. Consignation consécutive à la saisine du juge de l'expropriation


    1. Décision de consignation.

    2. Acte par lequel la juridiction a été saisie.

    3. Evaluation établie par l'autorité compétente de l'Etat.


    532122. Le jugement est définitif ou l'arrêt d'appel est intervenu (34)


    (34) En l'absence d'appel interjeté dans un délai d'un mois de sa signification, le jugement est définitif. Un arrêt d'appel est définitif au sens de l'article L. 213-3 du code de l'urbanisme sans qu'il y ait lieu de prendre en considération le pourvoi en cassation.

    5321221. Pièce générale


    a) Le jugement est définitif.

    1. Copie ou expédition du jugement fixant le prix et mentionnant la date de signification à la partie intéressée, à moins que celle-ci n'ait acquiescé à l'arrêt avant sa signification.

    2. Selon le cas : certificat de non-appel contre le jugement fixant le prix, délivré par le greffe à l'expiration du délai d'un mois à dater de la signification du jugement ou copie de l'acte d'acquiescement à l'arrêt rendu.

    b) L'arrêt d'appel est intervenu.

    Copie ou expédition de l'arrêt fixant le prix.


    5321222. Pièces particulières


    a) Le transfert de propriété a été réitéré par acte authentique.

    Pièces visées à la rubrique 532111.

    b) Le transfert de propriété n'a pas été réitéré par acte authentique sans que les parties aient renoncé à la mutation (35).

    1. Pièces 1 et 2 prévues à la rubrique 532111.

    2. Certificat de l'autorité investie du pouvoir exécutif précisant l'absence de renonciation du propriétaire à la mutation dans le délai de deux mois de la décision juridictionnelle devenue définitive.

    3. Décision de consignation.


    (35) Pendant un délai de deux mois de décision devenue définitive les parties peuvent renoncer à la mutation.

    532123. Le jugement n'est pas définitif


    1. Pièces 1 et 2 visées à la rubrique 532111.

    2. Copie ou expédition du jugement fixant l'indemnité.

    3. Acte par lequel la chambre de l'expropriation de la Cour d'Appel a été saisie.

    4. Décision de consignation.


    53213. Honoraires de négociation


    1. Mention des honoraires portée dans la déclaration d'intention d'aliéner.

    2. Note d'honoraire du mandataire du vendeur ou mention de ces honoraires dans l'acte authentique.


    5322. Ventes réalisées sous forme d'adjudication

    53221. Pièce générale


    Décision de se substituer à l'adjudicataire.


    53222. Pièces particulières

    532221. Frais de poursuite, émoluments et déboursés


    1. Etat de frais taxé par le juge établi par l'avocat poursuivant.

    2. Facture.


    532222. Prix d'adjudication


    Titre d'adjudication (36) publié.


    (36) Le titre d'adjudication est délivré par le greffier, il consiste dans l'expédition du cahier des charges tels qu'il a été maintenu ou modifié, et du jugement d'adjudication, non compris les dires de simple formalité, jugement ou pièce de procédure et la décision de se substituer à l'adjudicataire.

    54. Opérations conférant le droit de jouir d'un immeuble

    541. Opérations de louage de choses

    5411. Dépenses exécutées en qualité de preneur à bail

    54111. Loyer d'un bail

    541111. Premier paiement


    a) En cas de bail écrit.

    1. Le cas échéant, décision approuvant la conclusion du bail.

    2. Bail.

    b) En cas de bail verbal.

    Décision récognitive de location, précisant l'identité du bailleur et les conditions de la location.


    541112. Paiements ultérieurs (37)


    1. Avis d'échéance, facture ou décompte.

    2. En cas de révision du montant du loyer, décompte de révision.

    3. En cas de modification des clauses du contrat avenant ou si la modification résulte d'une modification législative qui s'impose aux parties, décompte établi par le bailleur visant la disposition en cause.

    4. En cas de changement de bailleur, acte établissant la qualité et les droits du nouveau bailleur.


    (37) Le mandatement doit porter référence au mandatement à l'appui duquel a été jointe la copie du contrat.


    54112. Charges locatives


    Décompte des charges établi par le bailleur.


    5412. Dépenses exécutées en qualité de bailleur

    54121. Remboursement de dépôt de garantie


    1. Copie du contrat de bail.

    2. Etat liquidatif.


    54122. Indemnité d'éviction d'un bail commercial

    541221. Paiement par l'entremise d'un tiers séquestre


    1. Convention de résiliation.

    2. Délibération autorisant la signature de la convention de résiliation.

    3. Le cas échéant, convention constituant séquestre (38).


    (38) Cette convention de séquestre est nécessaire si la convention de résiliation ne contient pas de clause en ce sens.

    541222. Paiement sans l'entremise d'un tiers séquestre.

    5412221. Paiement au preneur à bail évincé en l'absence de créanciers inscrits.


    1. Convention de résiliation.

    2. Délibération autorisant la signature de la convention de résiliation.

    3. Etat des inscriptions prises (39) négatif ou ne comporte pas de créanciers inscrits.


    (39) Cet état est délivré par le greffier du tribunal de commerce et sa période de certification doit porter effet jusqu'à la date de la convention de résiliation.

    5412222. Paiement (40) au preneur évincé en présence de créanciers inscrits


    1. Attestation de l'exécutif précisant la date de chaque notification faite aux créanciers inscrits.

    2. Etat des inscriptions prises (39) ne comporte pas de créanciers inscrits disposant d'un droit de préférence.


    (40) Le paiement ne peut être réalisé qu'un mois après dernière notification faite aux créanciers inscrits.

    5412223. Consignation de l'indemnité d'éviction.


    1. Décision de consignation.

    2. Etat des inscriptions prises (39) fait mention de créanciers inscrits disposant d'un droit de préférence.


    542. Occupation du domaine public

    5421. Redevances d'occupation du domaine public


    Décision ou contrat fixant le régime de l'occupation et le montant de la redevance.


    55. Opérations portant sur les fonds de commerce

    551. Acquisition des terrains d'assiette d'activités commerciales par exercice du droit de préemption


    1. Décision portant exercice du droit de préemption.

    2. Pièces prévues à la sous-rubrique 511. - " Acquisitions amiables d'immeubles à titre onéreux - Sous forme de vente simple " sauf pièce n° 1 de la sous-rubrique 511211.


    552. Acquisition d'un fonds de commerce à l'amiable ou par voie de préemption

    5521. Paiement du prix au cédant sans intervention d'un intermédiaire


    1. Décision de l'assemblée délibérante décidant de se porter acquéreur du fonds de commerce ou décision portant exercice du droit de préemption.

    2. Acte de cession du fonds de commerce.

    3. Copie de la publication de la vente au journal d'annonces légales et au BODACC relatant la mention d'enregistrement.

    4. Certificat de l'ordonnateur attestant qu'aucune opposition au paiement n'a été faite entre ses mains.

    5. Copie de la déclaration de la cession totale ou partielle de l'entreprise, prévue à l'article 201 du code général des impôts.

    6. Etat négatif des inscriptions prises sur le fonds de commerce dont la période de certification porte effet au moins 15 jours (41) après la précédente vente (42).

    7. Le cas échéant, mainlevées.


    (41) Ce délai de 15 jours correspond au délai de quinzaine d'inscription du privilège du vendeur par le précédent propriétaire.

    (42) Un état où figurent des inscriptions doit être regardé comme négatif dès lors qu'a été obtenue la radiation des inscriptions prises.

    5522. Paiement du prix au cédant avec l'intervention d'un intermédiaire


    1. Décision de l'assemblée délibérante décidant de se porter acquéreur du fonds de commerce ou décision portant exercice du droit de préemption.

    2. Acte de cession du fonds de commerce constituant séquestre.

    3. Le cas échéant, mémoires de l'intermédiaire.


    553. Acquisition isolée d'un bail commercial


    1. Décision de l'assemblée délibérante décidant l'acquisition du bail commercial ou décision portant exercice du droit de préemption.

    2. Contrat de cession de bail.


    56. Charges de copropriété

    561. Premier paiement


    1. Règlement de copropriété fixant la répartition des charges entre les copropriétaires.

    2. Décision de l'assemblée générale des copropriétaires désignant le syndic.

    3. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.


    562. Paiements ultérieurs


    1. Procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires fixant le montant des charges à répartir.

    2. Appel de fonds du syndic.

    3. Le cas échéant, décision de l'assemblée générale des copropriétaires modifiant la répartition des charges.

    4. Le cas échéant, décision de l'assemblée générale des copropriétaires entérinant un changement de syndic.

  • Rubrique 6 - Interventions sociales et diverses

    61. Dépenses d'aide sociale

    611. Interventions directes

    6111. Aide légale


    1. Le cas échéant (1), délibération précisant les conditions et modalités de versement (2).

    2. Le cas échéant (3), convention passée avec le département.

    3. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.

    4. Etat récapitulatif des bénéficiaires mentionnant le type d'aide, les bénéficiaires, les montants à verser ainsi que la période de versement.

    6112. Aide facultative

    1. Délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide (4).

    2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.

    3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d'urgence.


    (1) Une délibération n'est nécessaire que lorsqu'elle octroie des conditions et des montants plus favorables que la réglementation, par exemple en vertu d'un règlement départemental d'aide sociale.

    (2) Le cas échéant, au moyen d'instruments de paiement (par exemple, les chèques emploi-service universel pour le paiement de l'Allocation personnalisée Autonomie).

    (3) Le cas où un département délègue à une commune ses compétences en matière sociale (art. L.121-6 du code de l'action sociale et des familles).

    (4) Le cas échéant, au moyen d'instruments de paiement (Chèques d'accompagnement personnalisé).

    6113. Prestations effectuées au moyen de bons


    1. Décision fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide.

    2. Mémoire comportant le numéro du bon délivré ou bon comportant les énonciations des mentions prévues à l'annexe C.


    6114. Ressources des personnes hébergées au titre de l'aide sociale

    61141. Reversements au bénéfice du département


    1. Avis des sommes à payer.

    2. Etat des sommes encaissées, par bénéficiaire, pour le compte des personnes hébergées faisant apparaître la part versée au titre de l'argent de poche et le solde à reverser au département.


    61142. Argent de poche


    Ordre de paiement nominatif acquitté,

    ou

    Etat de paiement collectif émargé par les bénéficiaires.


    612. Versements auprès d'établissements d'hébergement

    6121. Pièce commune


    Décision définissant les modalités d'intervention de la collectivité ou décisions individuelles faisant état des conditions de versement.


    6122. Pièces particulières

    61221. Avec le concours d'un EPSMS


    Mémoire portant référence à la décision arrêtant le prix de journée ou bordereau de versement.


    61222. Avec le concours d'une collectivité publique ou d'une personne privée


    1. Convention fixant les conditions de placement.

    2. Mémoire ou décompte.


    613. Versements à un organisme à qui le versement d'aides a été confié (5)


    Pièces prévues à la rubrique 494.


    (5) Le revenu de solidarité active (RSA), le fonds de solidarité pour le logement (FSL), par exemple.

    62. Prêts et bourses

    621. Prêts


    1. Décision de l'assemblée délibérante relative à l'attribution des prêts fixant les conditions d'octroi, les modalités de remboursement et, le cas échéant, les bénéficiaires.

    2. Décision individuelle.

    3. Le cas échéant, engagement sur l'honneur souscrit par le bénéficiaire du prêt ou contrat de prêt comportant un tableau d'amortissement.


    622. Bourses


    1. Décision fixant les modalités d'attribution.

    2. Décision individuelle ou état collectif.

    3. Etat de liquidation des bourses.


    63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules

    6311. Premier paiement


    1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s),

    ou

    Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages.

    2. Décision d'attribution.

    3. Le cas échéant, facture.


    6312. Autres paiements


    Pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 6311.


    64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

    641. Pièce commune


    Certificat administratif attestant que l'intéressé remplit les conditions pour bénéficier des dispositions relatives à la prise en charge des frais de transport des élèves et étudiants gravement handicapés.


    642. Pièces particulières

    6421. En cas de remboursements aux familles des frais exposés par elles (6)

    64211. Premier paiement


    1. Décision fixant les modalités de remboursement.

    2. Etat liquidatif.


    64212. Autres paiements


    Pièce n° 2 prévue à la rubrique 641211.


    6422. En cas d'utilisation de véhicules exploités par des tiers

    64221. Premier paiement


    1. Convention.

    2. Etat de frais.


    64222. Autres paiements


    Pièce n° 2 prévue à la rubrique 641221.


    (6) Les frais peuvent résulter de l'utilisation d'un véhicule personnel, de transports en commun, de taxis.

  • Rubrique 7-Interventions économiques et financières

    71. Prêts et avances

    711. Premier paiement


    1. Décision fixant le caractère de l'avance (du prêt), les conditions d'octroi, les modalités de remboursement, précisant le bénéficiaire et, le cas échéant, la constitution de sûretés.

    2. Contrat comportant un tableau d'amortissement.

    3. Le cas échéant, justification des sûretés.

    4. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité (1).


    712. Autres paiements


    Décompte portant récapitulation des sommes déjà versées.


    (1) Notamment, au regard des dispositions de l'article L. 1523-7 du code général des collectivités territoriales.

    72. Subventions et primes de toute nature

    721. Cas général

    7211. Premier paiement


    1. Décision (2) arrêtant le bénéficiaire, le montant, l'objet et, le cas échéant, les modalités particulières de versement des fonds (3) ainsi que les conditions d'octroi et les charges d'emploi.

    2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision ;

    3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité ou l'établissement (3)


    7212. Autres paiements


    1. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision.

    2. Décompte portant récapitulation des sommes déjà versées.


    (2) Pour les collectivités territoriales, la décision prend la forme d'une délibération. Elle peut intervenir à l'occasion du vote du budget dans les conditions définies au deuxième alinéa de l'article L. 2311-7 du CGCT avec références sur le mandat au budget arrêtant le bénéficiaire et le montant. Elle peut aussi prendre la forme d'une délibération individualisée dans les conditions prévues au 1. Pour les subventions supérieures à 23 000 euros (cf. article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, art. 1er du décret n° 2001-495 du 6 juin 2001), la collectivité fournit soit une délibération individualisée comportant les informations prévues au 1, soit une délibération prise à l'occasion du vote du budget accompagnée de la ou des conventions conclue(s) entre le(s) bénéficiaire(s) et la collectivité ou l'établissement.

    S'agissant de la Corse, la décision est un arrêté du président du conseil exécutif.

    Pour les établissements publics de santé, la décision d'octroi relève du directeur.

    (3) Les conventions ne sont produites que dans l'hypothèse où la décision ne précise pas les modalités particulières de versement des fonds.


    722. Versement des aides aux employeurs d'apprentis

    7221. Premier paiement


    1. Le cas échéant, la convention (4) conclue entre la région et la direction générale des finances publiques fixant les modalités de gestion du dispositif.

    2. Le cas échéant, la décision fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide.

    3. Formulaire ou document établissant les droits de l'employeur.

    4. Etat liquidatif des paiements.


    7222. Autres paiements


    1. Formulaire ou document établissant les droits de l'employeur.

    2. Etat liquidatif des paiements.


    (4) Sur la base de cette convention, le comptable assignataire délègue le contrôle de l'existence des pièces justificatives au directeur régional ou départemental des finances publiques.

    73. Garanties d'emprunts

    731. Fonds de garantie

    7311. Dotation initiale


    1. Décision de constitution du fonds de garantie précisant sa dotation et définissant les modalités de concours du ou des divers organismes parties prenantes ;

    2. Le cas échéant, convention passée avec l'organisme gestionnaire (5).


    7312. Dotation supplémentaire


    Décision d'octroi d'une dotation supplémentaire.


    (5) Notamment, au regard des dispositions de l'article L. 2253-7 ou de l'article L. 4211-1 al. 10 du code général des collectivités territoriales.

    732. Avance en garantie


    1. Décision de l'assemblée délibérante précisant les caractéristiques de la garantie, et autorisant, par ailleurs, le cas échéant, l'exécutif à signer la convention et/ou l'acte formalisant l'engagement.

    2. Le cas échéant, convention d'octroi (6) de la garantie et/ou convention définissant notamment les modalités de concours entre les diverses collectivités ayant accordé leur garantie.

    3. Demande du prêteur fixant le montant de l'échéance non honorée par l'emprunteur à laquelle est joint le tableau d'amortissement du prêt.

    4. Décompte des sommes dues, établi par le prêteur.


    (6) La conclusion d'une convention avec l'organisme prêteur permet à la collectivité locale de négocier les conditions de mise en œuvre de la garantie.


    74. Bonification d'emprunt


    1. Décision fixant les modalités du concours de la collectivité, et notamment le montant de la participation.

    2. Copie du contrat de prêt souscrit par le tiers et du tableau d'amortissement.


    75. Participation au capital de sociétés ou organismes


    1. Décision de l'organe délibérant fixant les conditions de la prise de participation.

    2. Le cas échéant, décret en Conseil d'Etat ou arrêté préfectoral autorisant la prise de participation (7).

    3. Décompte ou certificat du dépositaire ou bulletin de souscription des parts sociales désignant le destinataire des fonds et liquidant la dépense.


    (7) Ce type de pièce est, dans certains cas, prévu par la réglementation, notamment aux articles L. 2253-1 et L. 1115-4 du CGCT.

    76. Fonds de concours


    1. Décision fixant les conditions d'engagement de la collectivité.

    2. Le cas échéant, convention ou délibérations concordantes des autres collectivités concernées (8).

    3. Titre de perception ou état visé pour valoir titre de perception émis par la collectivité gérant le fonds de concours.


    (8) Voir notamment les articles L. 5214-16, L. 5215-26, L. 5216-5 du code général des collectivités territoriales.

    77. Opérations pour le compte d'organismes rattachés à la collectivité

    771. Remboursement de prestations ou de charges (9)


    Etat liquidatif fixant les bases de la liquidation et le montant des prestations ou charges dont le remboursement est demandé.


    (9) Il s'agit d'opérations de dépenses réciproques entre la collectivité et l'organisme rattaché à la collectivité.

    772. Opérations pour le compte de tiers


    1. Décision concernant le débours pour compte de tiers.

    2. Convention de mise à disposition du bien.

    3. Justification de l'achat (voir les rubriques correspondantes).


    78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité (10)

    781. Premier paiement


    1. Le cas échéant, décision autorisant l'autorité compétente à passer la convention ;

    2. Le cas échéant (11), convention entre les collectivités intéressées fixant le montant de la participation,

    ou


    - délibérations concordantes des collectivités concernées ;


    ou


    - décision du (des) préfet(s) fixant le montant des contributions ;


    ou


    - décision de répartition des contributions entre les collectivités concernées prises par le département.


    3. Titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire de la contribution.


    782. Autres paiements


    Titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire de la contribution.


    (10) Il s'agit notamment des participations versées entre collectivités pour certaines dépenses des EPLE.

    (11) Dans le cadre d'une participation légale obligatoire (cf. par exemple l'obligation résultant de l'article L. 212-2 du code de l'Education ou les contingents " incendie " versés au SDIS), le comptable peut effectuer le règlement sur la base de la seule production du titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire.

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