Le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des régions, des départements et des communes, mentionné à l'article L. 1421-6, porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique.

Il s'exerce sur pièces ou sur place.

Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l'Etat par la direction des Archives de France, sous l'autorité du ministre chargé de la culture, dans les conditions suivantes.

Le directeur des Archives de France et les inspecteurs généraux des archives assurent le contrôle sur l'ensemble des archives des collectivités territoriales.

Les directeurs des services départementaux d'archives des départements chefs-lieux de régions assurent le contrôle sur les archives régionales telles qu'elles sont définies à l'article L. 1421-1.

Les directeurs des services départementaux d'archives assurent le contrôle sur les archives des établissements départementaux et sur les archives communales dans les limites du département.

Le visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant est requis pour l'élimination des documents des collectivités territoriales.

Les fonctionnaires mentionnés à l'article R. 1421-2 s'assurent que les collectivités territoriales conservent leurs archives dans un bâtiment public et que la consultation par le public s'exerce exclusivement dans ce bâtiment.

Ils s'assurent également des mesures prévues par les collectivités territoriales pour la préservation de leurs archives en cas de péril. Ils leur notifient les conclusions de ces contrôles.

Les collectivités territoriales informent le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives.

Les collectivités territoriales informent le préfet de tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments.

Le préfet dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée. Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis.

Toute attribution de subvention en application de l'article L. 1421-5 est subordonnée au visa technique de la direction des Archives de France.

Dans l'année suivant son entrée en fonctions, l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.

Les collectivités territoriales remettent chaque année au préfet un rapport relatif à la situation, à l'activité et au fonctionnement de leur service d'archives, accompagné des éléments statistiques nécessaires à l'élaboration du rapport annuel sur les archives publiques en France, ainsi qu'un programme de travail pour l'année à venir.

Elles adressent au préfet les instruments de recherche élaborés par leur service d'archives. Ces instruments de recherche sont mis à la disposition du public.

Les archives communales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent, sous réserve des dispositions des articles L. 1421-7 à L. 1421-9 :

1° Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics municipaux ;

2° Les documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif.

Le directeur du service départemental d'archives remet à la commune, dans les plus brefs délais, un état sommaire et, ultérieurement, un répertoire détaillé des documents déposés par le maire.

Le directeur du service départemental d'archives assure la conservation, le classement et la communication de ces documents.

La dérogation prévue à l'article L. 1421-7 est accordée par le préfet après avis du directeur du service départemental d'archives.

Le dépôt d'office prévu au deuxième alinéa de l'article L. 1421-8 est prescrit par le préfet, à l'expiration d'un délai de six mois suivant la mise en demeure restée sans effet, lorsque le directeur du service départemental d'archives établit, par un rapport écrit, que la conservation des archives d'une commune n'est pas convenablement assurée.

Dans le cas prévu à l'article L. 1421-9 la mise en demeure est adressée à la commune par le préfet lorsque le directeur du service départemental d'archives établit, par un rapport écrit, que les conditions de conservation des documents mentionnés à cet article les mettent en péril.

Le dépôt d'office prévu par le même article peut être prescrit par le préfet si, à l'expiration d'un délai de six mois après la mise en demeure, celle-ci est restée sans effet.

Les archives départementales conservent, trient, inventorient et communiquent :

a) Les documents provenant des administrations, tribunaux, établissements et organismes de toute nature, antérieurs à la Révolution française, qui leur ont été attribués par la loi ;

b) Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics départementaux depuis 1789 ;

c) Les documents provenant des services déconcentrés de l'Etat et des établissements publics nationaux fonctionnant ou ayant fonctionné sur le territoire du département depuis 1789, sous réserve des dispositions de l'article R. 1421-15 ;

d) Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels exerçant ou ayant exercé sur le territoire du département ;

e) Les documents mentionnés par l'article L. 1421-7, sous réserve de la dérogation prévue audit article, et par les articles L. 1421-8 et L. 1421-9 ;

f) Tous autres documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif.

Les documents visés à l'article 5 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques et provenant des services, organismes et établissements sis hors de Paris peuvent être déposés par les archives nationales aux archives départementales avec l'accord du conseil général du département.

Les archives régionales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent, sous réserve des dispositions de l'article L. 1421-1 :

1° Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics régionaux ;

2° Les documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif.