Le présent arrêté précise les conditions et fixe les modalités de règlement des frais exposés à l'occasion des missions, des stages ou des formations des personnels des ministères sociaux, c'est-à-dire des ministères chargés du travail, de la santé et des solidarités ainsi que des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels de ces ministères. Cet arrêté ne concerne pas les agents des ministères sociaux en service à l'étranger affectés dans un poste diplomatique ou consulaire. Le remboursement des frais de déplacements qu'ils engagent dans l'exercice de leur mission est effectué dans les conditions et selon les taux fixés par l'arrêté du 8 avril 2019 susvisé.

Il concerne tous les déplacements réalisés hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale en France métropolitaine, dans les DOM, les collectivités d'outre-mer, les collectivités à statut spécial ainsi qu'à l'étranger.

L'agent public, la personne privée ou le collaborateur occasionnel des ministères sociaux sont désignés dans le présent arrêté par le terme générique : agent en mission.

L'agent en mission, en formation ou en stage pour le compte de l'administration est incité à recourir au voyagiste sous contrat avec les ministères sociaux pour l'organisation de ses déplacements, c'est-à-dire la réservation et l'émission de titre de transport et toute demande d'hébergement à titre onéreux.

Le recours au voyagiste pour l'organisation des déplacements d'un agent en mission ou en stage constitue un achat de prestation qui dispense l'agent de faire l'avance des frais et se substitue ainsi aux modalités réglementaires de remboursement des frais de déplacement aux agents.

Le coût de l'hébergement ne doit pas excéder en principe le montant des indemnités de nuitée fixées à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant le taux des indemnités de mission.

Les hébergements se font dans des hôtels répondant aux normes standards de qualité avec petit-déjeuner et hébergement en chambre simple. A titre dérogatoire pour les missions dont la durée est supérieure à 5 jours ouvrés, l'hébergement peut se faire dans des lieux loués à cet effet pour la durée du séjour. L'indemnité de remboursement est calculée sur la base de la dépense réelle justifiée et plafonnée au montant qui aurait été dû en référence au forfait journalier.

Lorsque les disponibilités sont limitées, le voyagiste est habilité à proposer des hôtels répondant aux normes standards de qualité supérieure. Après accord des agents concernés, il peut, à titre exceptionnel et afin d'apporter une solution à la demande, proposer à deux agents de partager une chambre double.

Dans le cadre de l'organisation d'un séminaire ou d'un voyage de groupe (10 personnes au moins), le titulaire du marché de voyagiste calculera un tarif de groupe sur la base des informations reçues de l'administration.

Lorsque l'agent en mission fait l'avance des frais, notamment si le délai de commande est trop tardif pour permettre au voyagiste de réaliser la prestation et qu'il n'était pas possible de l'anticiper ou dans le cas où le voyagiste est dans l'impossibilité de fournir la prestation demandée, il est remboursé dans les conditions définies à l'article 6 du présent arrêté et dans la limite des taux de remboursement forfaitaires des frais d'hébergement prévus à l'article 19.

Lorsqu'il bénéficie soit d'un transport, soit d'un hébergement, soit de repas à titre gratuit, l'agent en mission ne peut prétendre à l'indemnité correspondante.

Lorsqu'il bénéficie, à sa demande, de conditions de transport ou d'accueil différentes de celles retenues par l'administration, le complément éventuel est à sa charge.

En application de l'article 7-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, l'agent en mission peut bénéficier de la prise en charge de ses dépenses réelles d'hébergement, dans la limite des sommes effectivement engagées sur production des justificatifs de paiement comme défini à l'article 6 du présent arrêté et d'un ordre de mission, accompagnés d'un certificat administratif signé du directeur de la structure ou du chef de service qui autorise, à titre exceptionnel, le remboursement sur la base des frais réels et justifie la dérogation à la réglementation par l'un des motifs suivant :

- une mission nécessitant, pour des raisons impérieuses de service, une organisation d'hébergement spécifique ;
- la sécurité de l'agent en mission ;
- lorsqu'il s'agit d'un collaborateur ou expert intervenant bénévolement qui est invité par l'administration.

En application de l'article 7-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les membres des délégations ministérielles et les agents nommément désignés par les ministres ou leur chef de cabinet peuvent prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leurs frais d'hébergement, de transport et de restauration aux frais réels. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le déplacement devra être signé par le ministre, le directeur de cabinet ou le chef de cabinet du ministre et comporter la mention « hébergement, restauration, transport aux frais réels ».

Pour le remboursement des frais occasionnés par les déplacements temporaires, l'agent communique, selon les conditions fixées par l'article 11-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les justificatifs de paiement au seul ordonnateur qui en assure le contrôle. Ces justificatifs peuvent lui être fournis sous forme dématérialisée, cette dématérialisation étant native ou duplicative.

Lorsque le montant total de ces frais ne dépasse pas le montant fixé par l'arrêté des ministres chargés du budget et de la fonction publique, une fois les indemnités forfaitaires de repas et d'hébergement déduites, l'agent en mission est dispensé de produire les justificatifs de paiement afférents à l'état de frais.

L'agent en déplacement conserve les justificatifs de paiements dans les conditions prévues à l'article 11-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé.

Par dérogation aux dispositions du 8° de l'article 2 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, constitue une seule et même commune toute commune au sens de l'Institut national de la statistique et des études économiques.