Le LPO doit mettre en place une structure adaptée à la nature et au volume des contrôles effectués, ainsi que des installations et des moyens matériels adaptés.

Afin d'assurer un processus d'examens de compétences linguistiques impartial, le LPO doit démontrer qu'il prend les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des sujets d'examens.

Le LPO doit disposer de procédures comportant un « système de gestion de la qualité » qui permet de s'assurer de la conformité à toutes les exigences réglementaires appropriées de manière à établir et maintenir une totale conformité avec les normes de contrôle, les standards et les procédures. Ce système permet de détecter toute déficience et d'y remédier par des actions correctrices. Il met à la disposition des personnels chargés d'organiser les contrôles une documentation technique appropriée exposant les procédures à suivre. Le système de gestion de la qualité doit à tout moment garantir le niveau de qualité des contrôles.

Le LPO démontre qu'il dispose d'un personnel d'encadrement technique et d'examinateurs de compétences linguistiques (LPE) qualifiés et en nombre suffisant pour que les tâches soient assurées conformément aux exigences applicables.

Les examinateurs de compétence linguistique (LPE) doivent répondre aux exigences fixées aux articles 5 et 6 du présent arrêté.
Le LPO établit et tient à jour pour chaque LPE un dossier contenant l'ensemble des pièces rendant compte du niveau initial, de la formation et du maintien des compétences des examinateurs.