Le dossier adressé au ministre chargé de la culture, en application de l'article L. 321-3, comprend les projets de statuts et de règlements généraux et toutes pièces justifiant la qualité professionnelle des fondateurs ainsi que l'état des moyens humains, matériels ou financiers permettant à la société d'assurer effectivement la perception des droits et l'exploitation de son répertoire.

La transmission du dossier est faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Les documents mentionnés à l'article L. 321-5 sont communiqués, sur demande écrite, dans les conditions prévues aux articles 40 à 42 du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978.

Sera puni de la peine d'amende prévue pour la 3e classe de contraventions tout gérant de droit ou de fait qui aura refusé de communiquer tout ou partie des documents mentionnés à l'alinéa précédent.

Dans les sociétés de perception et de répartition des droits, les associés peuvent être convoqués soit par lettre recommandée, soit par un avis inséré dans deux journaux au moins, de diffusion nationale, habilités à recevoir les annonces légales dans le département du siège social et qui sont déterminés par les statuts.

Outre les indications prévues au premier alinéa de l'article 40 du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978, l'avis mentionne la date et le lieu de réunion des assemblées ; cet avis est publié quinze jours au moins avant la date de l'assemblée.

Lorsque les statuts prévoient que certaines assemblées doivent être tenues selon des conditions particulières de quorum ou de majorité, il est fait mention de ces conditions dans l'avis de convocation à ces assemblées.

La date de l'assemblée au cours de laquelle, conformément à l'article 1856 du code civil, il est rendu compte de la gestion sociale est déterminée par les statuts.

Lorsque, dans les conditions prévues par les statuts, cette assemblée ne peut être tenue, les associés doivent en être prévenus au moins quinze jours avant, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par un avis de report publié selon les modalités prévues à l'article R. 321-3. La lettre ou l'avis indique les motifs du report ainsi que la date à laquelle l'assemblée se tiendra.

Tout associé peut demander à être convoqué individuellement aux assemblées ou à certaines d'entre elles par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Lorsque la convocation est faite par avis dans la presse, les frais de l'envoi recommandé sont à la charge de l'intéressé.

Lorsque l'assemblée porte sur la reddition des comptes, les documents mentionnés à l'article 41 du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 précité ne sont, par dérogation aux dispositions dudit article, adressés qu'aux associés qui en auront fait la demande écrite ; cet envoi est fait, selon les modalités prévues au troisième alinéa de l'article 40 de ce décret, quinze jours au moins avant la réunion de l'assemblée.

Les utilisateurs peuvent prendre connaissance du répertoire mentionné à l'article L. 321-7 au siège de la société ou, le cas échéant, dans ses agences régionales. Sur leur demande, il leur en est délivré copie sans qu'il puisse alors leur être réclamé d'autre somme que celle représentant le coût de la copie.