La convention de stage est adressée au préfet au moyen d'un téléservice, au sens de l'article L. 112-9 du code des relations entre le public et l'administration, ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception au moins deux mois avant la date de début du stage par l'entreprise, l'organisme de formation ou l'établissement de santé public ou privé à but non lucratif qui souhaite accueillir un stagiaire.

Le préfet vise la convention de stage dans les trente jours suivant sa réception ; il la transmet à l'étranger et en informe la personne qui la lui a transmise. Il refuse de viser la convention si la réalité du projet de stage n'est pas établie, si la convention n'est pas conforme aux dispositions prévues par l'article R. 426-19 ou lorsque l'entreprise d'accueil ne respecte pas la législation relative au travail ou à la protection sociale ; dans ce cas, il notifie sa décision de refus à l'étranger et renvoie la convention à la personne qui la lui a transmise. Le silence gardé pendant trente jours par le préfet vaut décision de rejet.

Le délai mentionné au premier alinéa est ramené à un mois, et celui mentionné au deuxième alinéa à quinze jours lorsque le stage relève d'un programme de coopération de l'Union européenne ou intergouvernemental.