Le surveillant-chef inscrit chaque jour sur le carnet de chaque surveillant les divers locaux qu'il devra visiter le lendemain, le nombre et l'horaire des rondes qu'il devra effectuer, les détenus qui lui seront confiés ou les parties du service dont il sera chargé.

Le surveillant-chef consigne sur ce carnet les recommandations spéciales faites à un surveillant, notamment pour signaler un détenu dangereux ou à observer particulièrement.