La direction de l'administration pénitentiaire du ministère de la justice est autorisée à mettre en oeuvre un fichier informatisé de gestion centralisée des dossiers de demande de libération conditionnelle relevant de la compétence du garde des sceaux. Ces dossiers intéressent les détenus pour lesquels la durée de la peine est supérieure à cinq années. Cette activité de l'administration pénitentiaire se situe dans le cadre de sa mission d'exécution des décisions pénales, de maintien de la sécurité publique et de réinsertion des détenus.

Ce traitement a pour finalité l'amélioration de la gestion des dossiers de demande de libération conditionnelle par la centralisation - prévue par la loi - et le traitement automatisé de l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement des dossiers de libération conditionnelle.

Les catégories d'informations nominatives saisies sont :

En ce qui concerne l'identité :

Nom, prénom, surnoms, sexe, nationalité, date, lieu et numéro du département de naissance, prénom du père, nom et prénom de la mère, nom de la personne qui hébergera l'intéressé lors du projet de sortie et son lien de parenté ou autre lien, nom de la personne qui fournira les moyens de subsistance lors du projet de sortie et son lien de parenté ou autre lien ;

En ce qui concerne la situation familiale :

Intitulé et code de la situation familiale, nombre, âge et sexe d'enfants ;

En ce qui concerne la formation, les diplômes, les distinctions :

Stage de formation, stage professionnel, suivi des stages ;

Stage de formation professionnelle pour adultes (stage FPA) : date de début de stage, durée du stage, certificat d'hébergement, rémunération prévue, copie de la convocation officielle ;

En ce qui concerne le logement :

Lieu du domicile, dernier domicile, renseignements sur le lieu et les conditions de logement du stage FPA, nom, lien de parenté ou autre lien et ville de la personne qui hébergera l'intéressé lors du projet de sortie ;

En ce qui concerne la vie professionnelle :

Intitulé et code de la situation professionnelle avant la condamnation et prévue après la sortie en libération conditionnelle, certificat de travail, bénéfice d'un emploi à la sortie en libération conditionnelle ;

En ce qui concerne la situation économique et financière :

Rémunération prévue pour le stage FPA, état des remboursements à la partie civile, moyens de subsistance autres que ceux tirés d'un emploi ou d'un stage lors du projet de sortie et nature de ces moyens ;

En ce qui concerne le déplacement des personnes :

Certificat d'hébergement, titre, date et documents pour expulsion, durée et lieu de l'interdiction de séjour ;

Condamnation : expulsion, arrêté d'expulsion, confirmation d'arrêté d'expulsion, extradition, assignation à résidence, interdiction de séjour, interdiction du territoire français, interdiction définitive du territoire français ;

En ce qui concerne les habitudes de vie et le comportement :

Suivi de soins médicaux, mesures antialcooliques, interdiction de fréquentation de lieux de boisson, demande d'expertise médicale, demande d'expertise psychologique ou psychiatrique, demande d'enquête de personnalité, demande d'expertise actualisée à l'établissement pénitentiaire et au juge d'application des peines, passage au Centre national d'orientation ;

En ce qui concerne les informations en rapport avec la justice et l'administration pénitentiaire :

Remises de peine : dates et durées relatives aux remises de peine, suspension et fractionnement de peine, réduction du temps d'épreuve, quantum des grâces, durée de la période de sûreté, antécédents judiciaires, nombre de parties civiles, montants des dommages et intérêts, montant versé ;

Permission de sortir : date de début, identité de la personne qui assure l'hébergement ;

Titre, date et documents pour expulsion ;

Durée et lieu de l'interdiction de séjour ;

Etablissement pénitentiaire de détention : type, nom, code, ancien code, adresse, direction régionale de rattachement ;

Condamnation/infraction : intitulé de la nature d'infraction, code de la nature d'infraction, code par famille de la nature d'infraction ;

Condamnation : numéro d'ordre, numéro, code de la nature d'infraction, date d'incarcération, début de peine (commutation), durée totale de la peine, durée du sursis, date de la dernière remise de peine, date à partir de laquelle le détenu peut bénéficier d'une libération conditionnelle, date de sortie prévue, type de réclusion, expulsion, arrêté d'expulsion, confirmation d'arrêté d'expulsion, extradition, assignation à résidence, détention provisoire, remise de peine, réduction du temps d'épreuve, interdiction de séjour, interdiction du territoire français, interdiction définitive du territoire français, réclusion criminelle à perpétuité, contrainte judiciaire, extrait des minutes du greffe pour écrou, réquisitoire, arrêt de condamnation, arrêt civil, jugement ou arrêt de condamnation, jugement ou arrêt civil, extrait des minutes du greffe pour écrou, situation pénale, situation en regard de la législation sur les étrangers, expertises judiciaires ;

Dossier de libération conditionnelle : lieu ou service où se trouve le dossier, date de prêt à un service habilité du dossier complet, avis et observations du chef d'établissement pénitentiaire lors de la commission de l'application des peines locales, avis et observations du juge d'application des peines, avis et observations du ministère public lors de la commission de l'application des peines locales, avis et observations du préfet, avis et observations du service socio-éducatif, observations des rédacteurs, avis et observations de la direction de l'administration pénitentiaire, avis et observations de la direction des affaires criminelles et des grâces, avis et observations du comité consultatif de libération conditionnelle, décision du garde des sceaux, observations du garde des sceaux, date d'examen du dossier par la commission d'application des peines de l'établissement, date d'envoi du dossier à la préfecture, date d'arrivée du dossier au service de la libération conditionnelle, nombre de propositions antérieures à l'actuelle proposition, date de révocation de la libération conditionnelle antérieure (arrêté ministériel), reliquat de libération conditionnelle, consentement écrit à la libération conditionnelle sous condition d'expulsion, papiers d'identité, autorisation écrite délivrée par le consulat compétent de libre circulation de l'intéressé, date de fin d'instruction du dossier, date de réunion du comité consultatif de libération conditionnelle ;

Casier judiciaire : demande du bulletin n° 1 du casier judiciaire, demande du bulletin n° 1 du casier judiciaire après modification ;

Numéro d'ordre, numéro d'écrou, ancien numéro d'écrou, existence de complices, détenu particulièrement surveillé, nom, type, code, ancien code, adresse, direction régionale et juridiction d'attache de l'établissement pénitentiaire, objet, délai de relance et nom de la lettre type ;

Dossier de synthèse/décision favorable : date de décision, date de l'exécution de la libération conditionnelle, date de fin de mesure, date d'arrêt rapporté, lieu où le détenu doit se présenter lors de sa sortie, respect des obligations, épreuve préalable, défense de détention d'arme, évasion, défense de fréquentation des complices, autres obligations, demande de révocation, en fuite, soustraction aux mesures de contrôle, incarcération lors de la demande de révocation, date de l'incarcération, lieu de l'incarcération, juridiction, nom et prénom du juge, ordre d'arrestation provisoire, mandat de dépôt, condamnation définitive, rapport sur le suivi du libéré conditionnel par le juge d'application des peines, demande d'avis au juge d'application des peines d'une éventuelle révocation modérée, révocation totale, révocation partielle, date de révocation, instruction de révocation caduque ;

Code, type, nom et adresse de la juridiction, nom, code, adresse et direction régionale de rattachement du juge d'application des peines, nom, code du service pénitentiaire d'insertion et de probation et ville du service pénitentiaire d'insertion et de probation, adresse de la préfecture.

La direction de l'administration pénitentiaire est chargée de la modification et de la mise à jour des informations enregistrées dans le traitement automatisé.

La règle d'épuration des fichiers consiste à effacer les informations nominatives saisies sur support magnétique durant le premier trimestre, au plus tard, de l'année qui suit la date de la fin de la peine (incarcération ou libération conditionnelle). La durée maximale de conservation des informations est de quinze mois après la fin de l'incarcération ou de la mesure de libération conditionnelle.

Les informations rendues anonymes sont conservées afin de réaliser des études statistiques sur des périodes longues.

L'administration pénitentiaire rend compte chaque année à la Commission nationale de l'informatique et des libertés de ses activités de vérification, de mise à jour et d'apurement de son fichier.

Le garde des sceaux, ministre de la justice est le destinataire des informations issues de l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle et relatives à la situation des détenus.

L'ensemble des personnes désignées ci-après ont accès en consultation aux informations issues de l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle :

Les membres du comité consultatif de libération conditionnelle ;

Seules les personnes de la direction des affaires criminelles et des grâces désignées ci-après sont nominativement autorisées en fonction de leur degré d'habilitation à être les destinataires des informations issues de l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle :

- le directeur et son adjoint ;

- le sous-directeur des affaires pénales générales et des grâces ;

- les magistrats, les fonctionnaires et les agents du bureau des grâces et de l'application des peines.

Seules les personnes de la direction de l'administration pénitentiaire désignées ci-après sont nominativement autorisées en fonction de leur degré d'habilitation à accéder aux informations issues de l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle :

- le directeur et son adjoint ;

- le sous-directeur de l'exécution des décisions judiciaires et les fonctionnaires du bureau d'ordre de la sous-direction ;

- les magistrats, les fonctionnaires et les agents du bureau des alternatives à l'incarcération. Seul ce service donne les habilitations d'accès à l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle. Seul ce service gère l'entrée et le traitement des données de l'application de gestion des demandes de libération conditionnelle ;

- les magistrats, les fonctionnaires et les agents du bureau de l'individualisation et des régimes de détention ;

- le chef de l'inspection des services pénitentiaires a accès aux informations relatives à l'identité, à la situation pénale et pénitentiaire, aux événements survenant lors de la libération conditionnelle, à sa demande ;

- les agents du bureau de l'informatique et de l'organisation de l'administration pénitentiaire sont autorisés à accéder à l'application pour en assurer la maintenance.

Sont nominativement autorisés à accéder aux informations qui leur sont nécessaires pour assurer la prise en charge des détenus relevant de leur compétence :

- les directeurs régionaux des services pénitentiaires et leurs adjoints, à leur demande ;

- les chefs d'établissement ou leur représentant, à leur demande ;

- les chefs et les agents habilités des départements de gestion des personnes placées sous main de justice des directions régionales des services pénitentiaires.

Sont nominativement autorisés à accéder aux informations nominatives, et à leur demande :

- le juge d'application des peines ;

- le procureur de la République.

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 susvisé s'exerce auprès du chef de l'établissement pénitentiaire.

Il est interdit de connecter ce traitement automatisé d'informations nominatives avec un autre traitement ne relevant pas de l'administration pénitentiaire.

Le directeur de l'administration pénitentiaire est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.