3.9. Délai et modalités de traitement des écarts

Tout constat d'écart fait l'objet de la rédaction d'une fiche d'écart ou d'un plan d'action remis à l'entité auditée.
Cette fiche d'écart ou ce plan d'action comprend un descriptif précis de l'écart.
Tout écart doit faire l'objet d'une réponse et d'une action corrective de l'entité auditée, accompagnée d'un délai, transmis à l'émetteur (auditeur interne ou organisme certificateur).
Les écarts relevés lors des audits internes sont traités par l'OCG et les écarts relevés lors de l'audit externe sont traités par l'Organisme certificateur.
A compter de la réception du rapport d'audit dans un délai maximum de 15 jours, le traitement de l'écart consiste à :

- vérifier sa compréhension et sa justification : l'écart est rédigé clairement et met en évidence la défaillance par rapport à une exigence ainsi que l'élément de preuve permettant sa justification, dans les 15 jours suivant la réception du rapport d'audit ;
- évaluer et accepter la réponse ou l'action corrective ainsi que le délai associé ;
- évaluer le résultat de l'action corrective à l'échéance du délai convenu. Lever l'action corrective. Cette levée peut être faite par voie documentaire ou visuelle selon la nature de l'écart.

Le délai maximum de levée des écarts (clôture des actions correctives) est défini dans le tableau de classification des écarts ci-dessus. Le traitement de l'écart est documenté.

3.10. Conditions d'obtention de la certification « Label Haie »
3.10.1. Conformité de l'OCG

L'OCG sera conforme au Label Haie par la validation de son système de management et la validation de l'échantillon.
Validation du Système de Management :
Aucun écart n'a été relevé lors de l'audit du système de management ou celui-ci a été levé dans le délai accordé.
Validation de l'échantillon :
L'échantillon est validé aux conditions suivantes :

- taille de l'OCG inférieure à 7 gestionnaires : aucun écart ne remettant en cause la certification n'est relevé ;
- taille de l'OCG comprise entre 7 et 25 gestionnaires : pas plus d'un écart ne remettant en cause la certification est relevé ;
- taille de l'OCG comprise entre 26 et 100 gestionnaires : pas plus de deux écarts ne remettant en cause la certification relevés ;
- taille de l'OCG supérieure à 101 gestionnaires : pas plus de trois écarts ne remettant en cause la certification relevés.

En cas de non-validation de l'échantillon :
Le système de management est remis en cause, l'OCG doit démontrer sa capacité à assurer la conformité des gestionnaires placés sous sa responsabilité.
Elle s'assurera par des moyens internes du retour à la conformité de l'ensemble des gestionnaires.
Un audit complémentaire dans les six prochains mois portant sur un nouvel échantillon de gestionnaires (tel que décrit au paragraphe 2.6.2.3. Echantillonnage ») sera réalisé.
L'audit complémentaire pourra être fait sur un échantillon inférieur à 5 dans la mesure où le total des deux échantillons est de 5 gestionnaires audités. En effet, cumulés, les deux audits doivent atteindre l'échantillon de 5 gestionnaires minimum.

3.10.2. Validation des conclusions

Après évaluation des mesures correctives proposées, le cas échéant, transmis par le gestionnaire, l'organisme certificateur procède à une revue technique permettant d'identifier les décisions à prendre dans l'intérêt du respect des exigences du référentiel et des dispositions générales.
Ces décisions peuvent :

- confirmer l'utilisation du référentiel par le gestionnaire selon le référentiel Label Haie - Gestion ;
- demander des actions correctives supplémentaires ou un audit complémentaire ;
- suspendre l'autorisation d'utilisation du référentiel ;
- remettre en cause l'autorisation d'utiliser le référentiel par le gestionnaire en question.

Le rapport est transmis au gestionnaire dans un délai de 15 jours

3.10.2.1. Revue technique

Les modalités de la revue technique sont identiques à celles de l'audit initial.
Cette revue technique est réalisée par une personne de l'organisme certificateur distincte de l'auditeur et consiste à vérifier la complétude et la conformité du dossier composé de :

- la demande de certification ;
- du contrat de certification ;
- le rapport d'audit ;
- le dossier de traitement des écarts ;
- tout autre élément utile à la décision (informations, réclamations…).

Cette revue technique est un document interne à l'organisme certificateur et n'est pas transmise à l'OCG.

3.10.2.2. Décision de 1^re certification, de maintien, retrait ou suspension de la certification

La décision de maintien de la certification est prise par l'organisme certificateur après réalisation de la revue technique.
La décision prise est soit :

- favorable ;
- favorable sous réserve : des réserves sont émises qui diffèrent la décision et la conditionne à une action complémentaire de la part de l'OCG ou de l'organisme certificateur (envoi d'informations ou action d'audit interne complémentaire de la part de l'OCG, audit complémentaire de la part de l'organisme certificateur…). La levée des réserves par l'organisme certificateur rend la décision favorable ;
- défavorable.

Toute décision est notifiée par écrit au demandeur. La décision défavorable doit être motivée. Elle peut faire l'objet d'un recours auprès de l'organisme certificateur formulé par lettre simple dans un délai de 15 jours après réception.

3.11. Redevances

Pour assurer le fonctionnement du dispositif, le détenteur de la marque Label Haie collecte la redevance auprès des opérateurs engagés. Le système de calcul du montant de la redevance est établi par le détenteur de la marque Label Haie annuellement. Les montants des redevances sont disponibles sur le site du Label Haie ( https://labelhaie.fr/couts-labellisation/).
La redevance est due à compter de la date d'obtention de la certification Label Haie figurant sur le certificat.
En cas de non-acquittement de la redevance, le bénéficiaire perdra l'usage de la marque et la certification associée.

3.12. Certificat Label Haie

La date d'entrée en vigueur du certificat est la date de prise de décision « favorable » ou « favorable sous réserve ».
Le certificat est édité par l'organisme certificateur pour une durée de 3 années à partir de la date de décision de certification. Ce certificat d'une durée de 3 ans est renouvelé à chaque audit. Il est établi conformément aux exigences de la norme EN NF ISO/CEI 17065 et mentionne notamment :

- l'identité de l'Organisme certificateur ;
- l'identité du gestionnaire ;
- la qualité du bénéficiaire : « gestionnaire individuel » ;
- le référentiel Label Haie - Gestion et sa version ;
- le logo du Label Haie ;
- la date de rentrée en conformité des pratiques pour l'audit initial (Le certificat va donc permettre de garantir les pratiques sur l'année précédant la date de l'audit initial) ;
- le numéro de certificat ;
- le code Label Haie ;
- la date d'entrée en vigueur de la certification ;
- la date limite de validité du certificat ;
- la date d'émission du certificat ;
- la signature du responsable de la décision (ou son délégataire).

Dans le cadre d'une certification de groupe, le détenteur du certificat est uniquement l'Organisation collective de gestionnaires. Une attestation d'appartenance à cet OCG est délivrée au gestionnaire.

3.13. Evolutions juridiques et de périmètre du gestionnaire de l'OCG

Plusieurs situations d'évolution juridiques et de périmètre du gestionnaire peuvent survenir une fois le gestionnaire engagé dans l'OCG. L'OCG doit notifier l'organisme certificateur de ces évolutions dès que possible et avant le prochain audit au plus tard.
Les OCG doivent se mettre en conformité vis-à-vis des nouvelles situations juridiques des gestionnaires engagés. Ces situations sont présentées dans le tableau ci-dessous :

Modification du périmètre de linéaire de haie (représentant légale identique) :
Le gestionnaire doit tenir à jour la modification de son périmètre (sur ses documents, PGDH…) suivant le référentiel gestion du Label Haie et en informer son OCG qui tiendra à jour ces nouvelles informations.
Le gestionnaire est engagé sur l'ensemble de son périmètre et doit donc respecter son engagement dans le Label Haie à la date de l'évolution de son périmètre. Lors de l'audit interne, ce sont les pratiques des 12 derniers mois qui sont évaluées. Elles ne pourront être attribuées au gestionnaire engagé que 12 mois après la modification du périmètre.
Si l'extension du périmètre n'est pas signalée par le gestionnaire auprès de l'organisme certificateur en amont de l'audit, l'organisme certificateur constatera un écart. Deux situations sont alors possibles : Dispositions générales Label Haie :

- si l'écart n'est pas significatif (modification du périmètre inférieure à 20 % d'augmentation par rapport à la surface connue lors du dernier audit) alors l'échantillonnage des haies à auditer se fera selon les modalité habituelles (paragraphe 1.5.3) ;
- si l'écart est significatif (modification du périmètre supérieure à 20 % d'augmentation par rapport surface connue lors du dernier audit) alors une haie issue de l'extension sera prioritairement auditée.

Transfert à périmètre identique
Dans le cas d'un transfert d'une exploitation engagée dans le Label Haie, le contrat d'engagement réciproque établi au nom du gestionnaire cédant son exploitation devient caduc.
Si le repreneur souhaite à son tour s'engager dans le Label Haie, il devra anticiper et signer un nouveau contrat d'engagement avec l'OCG dès sa reprise et sans délai. Dans la suite des étapes administratives de son engagement, il signalera auprès de l'OCG que son cédant était déjà labellisé. Cela permet une adaptation des procédures. En effet, il bénéficiera de la certification de son cédant pendant un délai d'un an à compter de sa date de reprise. A la fin de ce délai, il devra réaliser son audit interne initial.
Transfert à périmètre différent
Dans le cas d'un transfert d'une exploitation engagée dans le Label Haie, le contrat établi au nom du gestionnaire cédant son exploitation devient caduc.
Si le repreneur souhaite à son tour s'engager dans le Label Haie, il devra signer un nouveau contrat d'engagement réciproque avec l'OCG et réaliser l'audit interne initiale, dès la reprise du nouveau périmètre.
Lors de l'audit interne, ce sont les pratiques des 12 derniers mois qui sont évaluées. Elles ne pourront être attribuées au gestionnaire engagé que 12 mois après la modification du périmètre.

3.14. Possibilité de continuité vers la certification individuelle

En cas de dissolution de l'OCG ou d'une volonté de départ de la certification collective, les gestionnaires alors engagés dans l'OCG ont la possibilité de poursuivre leur engagement dans le Label Haie en basculant dans le type de certification individuelle.
L'OCG doit signaler, avec la meilleure anticipation possible, aux gestionnaires la possibilité de ce maintien en certification individuelle et demander à l'organisme certificateur des attestations individuelles pour chacun des gestionnaires. L'OCG devra alors informer chacun des gestionnaires de la fin de validité de leur certification collective.
A partir de la date d'émission de l'attestation individuelle, les gestionnaires disposeront d'un an pour s'engager individuellement dans le Label Haie en suivant les étapes administratives présentées dans le cas 1
« Certification individuelle » des dispositions générales.

3.15. Réengagement dans le Label Haie

Après avoir quitté volontairement le Label Haie, le gestionnaire pourra se réengager uniquement à partir du niveau et du délai acquis précédemment. (Exemple : si l'arrêt dans le Label Haie intervient au bout de 3 ans d'engagement en niveau 1 alors il n'aura plus que 1 an pour obtenir le niveau 2 lors de son réengagement)
Dans le cas d'une perte de la certification Label Haie, le gestionnaire doit laisser au minimum 2 phases pleines consécutives avant de pouvoir se réengager. Le gestionnaire pourra alors se réengager uniquement à partir du niveau et du délai de son acquisition déjà précédemment engagée.

IV. - Dispositions relatives au référentiel Label Haie - Distribution

Le référentiel « Label Haie - Distribution » fait l'objet d'une certification selon la norme NF EN ISO/CEI 17065 par un organisme certificateur indépendant conformément à l'article II.2.

1. Inscription d'un opérateur
1.1. Demande d'engagement dans la marque Label Haie

L'opérateur souhaitant exploiter le référentiel « Label Haie - Distribution » et bénéficier de la marque Label Haie doit au préalable :
Déposer une demande d'engagement dans la marque Label Haie auprès du détenteur du schéma, l'association Afac-Agroforesteries (Réseau Haies France) et signer un contrat d'engagement « Distributeur ». Le détenteur transmettra à l'opérateur à la signature du contrat d'engagement :

- les versions en vigueur du référentiel Label Haie - Distribution et des dispositions générales Label Haie ;
- le contrat d'engagement signé par les deux parties ;
- un identifiant unique du distributeur appelé « Code Label Haie ».

1.2. Demande de certification

La demande de certification contient à minima :

- informations sur la personne morale ou physique :
- numéro d'identification unique ;
- nom prénom ou raison sociale ;
- n° de SIRET ;
- adresse postale ;
- numéro de téléphone (si disponible) ;
- adresse email (si disponible) ;
- interlocuteur (responsable de l'entité juridique) :
- titre/fonction ;
- prénom ;
- nom ;
- numéro de téléphone (si disponible) ;
- adresse email (si disponible).

L'entreprise transmet les informations permettant l'étude de recevabilité de la demande et notamment :

- document justifiant de l'identité de l'établissement (extrait Kbis ou document équivalent) ;
- description des opérations effectuées : collecte, type de produits élaborés, utilisation de la marque sur les produits.

La demande est écrite et signée par le représentant de la structure.

1.3. Devis et contrat avec l'organisme certificateur

A réception de la demande de contrôle, l'organisme certificateur procède à une revue de la demande.
Si la demande est complète et recevable, l'organisme certificateur émettra au demandeur un contrat de certification ainsi qu'un devis.
Le contrat de certification et le devis devront être signés au plus tard avant l'audit.

1.4. Cas des opérateurs en multisites

Si l'opérateur dispose de plusieurs sites avec des numéros SIRET différents, alors l'engagement dans la marque Label Haie doit se faire pour chacun des sites distincts.

2. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation se fait en 2 étapes :

- un audit documentaire qui permet à l'opérateur d'avoir une certification provisoire et donne la possibilité de vendre du bois labélisé ;
- un audit initial qui intervient au plus tard 6 mois après les premières ventes de bois labélisé et 1 an après l'audit documentaire et qui permet d'émettre le certificat de 3 ans.

2.1. Audit documentaire

Cet audit documentaire peut se dérouler à distance.
L'objectif de cet audit est que l'opérateur démontre qu'il a mis en place les dispositions nécessaires pour respecter le référentiel distribution et qu'il a mis en place le cadre de suivi pour le prouver.
Dans le cas d'un audit documentaire valide, un certificat provisoire de labellisation est édité, permettant la vente de bois labélisé jusqu'à l'audit initial, au plus tard 6 mois après les premières ventes de bois labélisé.
L'audit du distributeur est constitué du système documentaire suivant :

- l'examen des procédures et des dispositions d'identification des produits et de l'application future du référentiel. Celui-ci permet de vérifier la préparation de l'établissement à l'application effective du référentiel et du contrat

La liste de documents à transmettre à l'organisme certificateur est détaillée en annexe.
Un rapport d'audit est ensuite établi et remis dans les 15 jours au distributeur.

2.2. Audit initial

Les interventions d'audit sont réalisées sur rendez-vous et sur site, en présentiel. La durée des interventions sera définie par l'organisme certificateur en fonction du périmètre à contrôler.
Pour que l'audit initial puisse avoir lieu, l'entreprise doit avoir déjà vendu du bois issu de gestionnaires certifiés Label Haie afin de permettre un contrôle d'un fonctionnement effectif.
L'audit du distributeur consiste en l'examen sur site de l'application effective des exigences du contrat d'engagement et du référentiel sur la base des procédures établis lors de l'audit documentaire préalable.
La liste de documents à présenter à l'organisme certificateur est détaillée en annexe.
Un rapport d'audit est ensuite établi et remis dans les 15 jours au distributeur.

2.3. Audit de suivi

A partir de la seconde année de labélisation, le contrôle par l'organisme certificateur est réalisé annuellement au premier bilan comptable suivant l'audit initial (plus ou moins 2 mois) et sur rendez-vous sur site. Il porte sur l'ensemble du périmètre d'activité de l'établissement, des exigences du contrat d'engagement et du référentiel.
La liste de documents à présenter à l'organisme certificateur est détaillée en annexe.
Un rapport d'audit est ensuite établi et remis dans les 15 jours au distributeur. Cas particulier des audits de renouvellement
Au bout de 3 ans, et au plus tard 2 mois avant la date anniversaire d'émission du certificat. L'audit de suivi est un audit qui permet le renouvellement du certificat pour une nouvelle durée de 3 ans.

2.4. Rapport d'audit et gestion des écarts
2.4.1. Rapport d'audit

A la fin de l'audit, un rapport de synthèse de l'audit est adressé au distributeur précisant :

- les points forts ;
- les points d'amélioration ;
- les éventuels écarts relevés pour lesquels il doit apporter des réponses, ainsi que mettre en place des actions correctives efficaces.

2.4.2. Classification des écarts

2.4.3. Traitement des écarts

A réception du rapport de synthèse de l'audit et si des écarts sont constatés, le distributeur dispose de 15 jours pour identifier les actions appropriées à mettre en œuvre et leurs délais de réalisation ou mettre en œuvre directement les actions correctives.
A la réception du plan d'action de traitement des écarts par le distributeur, l'organisme certificateur :

- évalue et accepte la réponse ou l'action corrective ainsi que le délai associé ;
- évalue le résultat de l'action corrective à l'échéance du délai convenu ;
- lève l'action corrective (documentaire ou visuelle selon l'écart) ;
- valide les éléments de transparence à communiquer au détenteur.

2.5. Eléments de transparence

Les éléments de transparence sont :

- volume de bois labellisé entrant (équivalent tonnes sèches) ;
- taux d'incorporation de bois labellisé Label Haie (%) ;
- taux d'incorporation de bois issu de haies (%).

Ces éléments de transparence validés par l'organisme certificateur sont transmis par le distributeur au détenteur ([email protected]) en mettant l'organisme certificateur en copie avant l'audit.
Les éléments généraux envoyés seront vérifiés par l'organisme certificateur lors de l'audit. En cas de non-validation de l'ensemble des éléments généraux par l'organisme certificateur, la fiche définitive validée à la suite de l'audit devra être transmise au détenteur.
Ces éléments de transparence seront utilisés par le détenteur de la marque pour calculer la redevance au Label Haie du distributeur

2.6. Validation des conclusions

Après évaluation du plan d'action de traitement des écarts transmis par le distributeur, l'organisme certificateur établit un rapport d'audit final formulant les décisions à prendre dans l'intérêt du respect des exigences du référentiel et des dispositions générales.
Ces décisions peuvent :

- confirmer l'utilisation du référentiel par le distributeur et le taux d'incorporation en bois selon le référentiel Label Haie - Distribution ;
- demander des actions correctives supplémentaires ou un audit complémentaire ;
- suspendre l'autorisation d'utilisation du référentiel ;
- remettre en cause l'autorisation d'utiliser le référentiel par le distributeur en question.

Le rapport est transmis au distributeur dans un délai de 15 jours.

2.7. Redevance

Pour assurer le fonctionnement du dispositif, le détenteur de la marque Label Haie collecte la redevance auprès des opérateurs engagés. Le système de calcul du montant de la redevance est établi par le détenteur de la marque Label Haie annuellement. Les montants des redevances sont disponibles sur le site du Label Haie ( https://labelhaie.fr/couts-labellisation/).
La redevance est due à compter de la date de l'émission du certificat d'obtention de la certification Label Haie.
En cas de non-acquittement de la redevance, le bénéficiaire perdra l'usage de la marque et la certification associée.

2.8. Certificat Label Haie

L'organisme certificateur transmet au distributeur, à la fin du processus d'audit, une certification attestant la conformité au référentiel Label Haie - Distribution.
Ce certificat comprend la date d'entrée en vigueur de l'attestation et la date de prise de décision « favorable » ou la date de levée des réserves dans le cas d'une décision « favorable sous réserve ».
Le certificat est édité par l'organisme certificateur pour une durée de 3 années à partir de la date de décision de certification.
Il mentionne notamment :

- l'identité de l'organisme certificateur ;
- l'identité du distributeur ;
- le référentiel Label Haie - Distribution et sa version ;
- la date d'entrée en vigueur et la date limite de validité du document ;
- la date d'émission du document.

La signature du responsable de la décision (ou son délégataire).

[1] Par décision de l'AGE du 6 novembre 2024, l'Afac-Agroforesteries a changé de raison sociale pour adopter le nom de « Réseau Haies France ». Cette modification statutaire sera effective après validation du Conseil d'Etat. Conformément à la décision d'AGO du 26 juin 2024, Réseau Haies France deviendra le nom d'usage de l'Afac-Agroforesteries au 1^er janvier 2025.
(2) Il sera recherché tant que possible l'utilisation de critères différents pour chacune des haies échantillonnées. Si un critère n'est pas applicable, les autres critères s'appliquent.
(3) Il sera recherché tant que possible l'utilisation de critères différents pour chacune des haies échantillonnées. Si un critère n'est pas applicable, les autres critères s'appliquent.