2.8. Délai et modalités de traitement des écarts

A réception du rapport de synthèse de l'audit et si des écarts sont constatés, le distributeur dispose de 15 jours pour identifier les actions appropriées à mettre en œuvre et leurs délais de réalisation ou mettre en œuvre directement les actions correctives. A la réception du plan d'action de traitement des écarts par le gestionnaire, l'organisme certificateur :

- évalue et accepte la réponse ou l'action corrective ainsi que le délai associé ;
- évalue le résultat de l'action corrective à l'échéance du délai convenu ;
- valide la réponse à l'écart (documentaire ou visuelle selon l'écart).

Si au bout d'un an après la date du rendez-vous de l'audit initial, les écarts constatés n'ont pas été résolus, alors le gestionnaire devra solliciter un nouveau rendez-vous d'audit s'il souhaite poursuivre la démarche de certification.

2.9. Validation des conclusions

Après évaluation des mesures correctives proposées, le cas échéant, transmis par le gestionnaire, l'organisme certificateur formule les décisions à prendre dans l'intérêt du respect des exigences du référentiel et des dispositions générales
Ces décisions peuvent :

- confirmer l'utilisation du référentiel par le gestionnaire selon le référentiel Label Haie - Gestion ;
- demander des actions correctives supplémentaires ou un audit complémentaire ;
- suspendre l'autorisation d'utilisation du référentiel ;
- remettre en cause l'autorisation d'utiliser le référentiel par le gestionnaire en question.

2.9.1. Revue technique

Les modalités de la revue technique sont identiques à celles de l'audit initial.
Cette revue technique est réalisée par une personne de l'organisme certificateur distincte de l'auditeur et consiste à vérifier la complétude et la conformité du dossier composé de :

- la demande de certification ;
- du contrat de certification ;
- le rapport d'audit ;
- le dossier de traitement des écarts ;
- tout autre élément utile à la décision (informations, réclamations…).

Cette revue technique interne à l'organisme certificateur et n'est pas transmise au gestionnaire.

2.9.2. Décision de 1^re certification, maintien, retrait ou suspension de la certification

La décision de maintien de la certification est prise par l'Organisme certificateur après réalisation de la revue technique.
La décision prise est soit :

- favorable ;
- favorable sous réserve : des réserves sont émises qui diffèrent la décision et la conditionne à une action complémentaire de la part du gestionnaire (envoi d'informations ou de documents, audit complémentaire de la part de l'Organisme certificateur…). La levée des réserves par l'organisme certificateur rend la décision favorable ;
- défavorable.

Toute décision est notifiée par écrit au demandeur. La décision défavorable doit être motivée. Elle peut faire l'objet d'un recours auprès de l'organisme certificateur formulé par lettre simple dans un délai de 15 jours après réception.

2.10. Redevances

Pour assurer le fonctionnement du dispositif, le détenteur de la marque Label Haie collecte la redevance auprès des opérateurs engagés. Le système de calcul du montant de la redevance est établi par le détenteur de la marque Label Haie annuellement. Les montants des redevances sont disponibles sur le site du Label Haie ( https://labelhaie.fr/couts-labellisation/).
La redevance est due à compter de la date de l'émission du certificat d'obtention de la certification Label Haie.
En cas de non-acquittement de la redevance, le bénéficiaire perdra l'usage de la marque et la certification associée.

2.11. Certificat Label Haie

La date d'entrée en vigueur du certificat est la date de prise de décision « favorable » ou « favorable sous réserve ».
Le certificat est édité par l'organisme certificateur et est renouvelé tous les 2 ans, à chaque audit de suivi, et sous réserve du paiement de la redevance auprès du détenteur.
Il est établi conformément aux exigences de la norme EN NF ISO/CEI 17065 et mentionne notamment :

- l'identité de l'Organisme certificateur ;
- l'identité du gestionnaire ;
- la qualité du bénéficiaire : « gestionnaire individuel » ;
- le référentiel Label Haie - Gestion et sa version ;
- le logo du Label Haie ;
- la date de rentrée en conformité des pratiques pour l'audit initial (Le certificat va donc permettre de garantir les pratiques sur les 2 phases pleines consécutives précédentes) ;
- le numéro de certificat ;
- le code Label Haie;
- la date d'entrée en vigueur de la certification ;
- la date limite de validité du certificat ;
- la date d'émission du certificat ;
- la signature du responsable de la décision (ou son délégataire).

2.12. Evolutions juridiques et de périmètre du gestionnaire

Plusieurs situations peuvent survenir une fois le gestionnaire engagé dans le Label Haie. En effet, le gestionnaire peut changer de statut juridique ou faire évoluer sa surface de gestion. Le gestionnaire doit notifier l'organisme certificateur et le détenteur de la marque de ces évolutions.
Evolutions juridiques du statut du gestionnaire :
Ces situations sont présentées dans le tableau ci−dessous :

Modification du périmètre de linéaire de haie (représentant légal identique) :
Le gestionnaire doit tenir à jour la modification de son périmètre (sur ses documents, PGDH…) suivant le référentiel gestion du Label Haie et informer à l'organisme certificateur de ces évolutions.
Le gestionnaire est engagé sur l'ensemble de son périmètre et doit donc respecter son engagement dans le Label Haie à la date de l'évolution de son périmètre. Lors de l'audit, ce sont les pratiques des 2 phases pleines qui sont évaluées. Sur les haies nouvellement ajoutées, les pratiques non conformes ne pourront être attribuées au gestionnaire engagé qu'après 2 phases pleines consécutives après la modification du périmètre.
Si l'extension du périmètre n'est pas signalée par le gestionnaire auprès de l'organisme certificateur en amont de l'audit, l'organisme certificateur constatera un écart. Deux situations sont alors possibles :

- si l'écart n'est pas significatif (modification du périmètre inférieure à 20 % d'augmentation par rapport à la surface connue lors du dernier audit) l'échantillonnage des haies à auditer se fera selon les modalité habituelles (paragraphe 1.5.3) ;
- si l'écart est significatif (modification du périmètre supérieure à 20 % d'augmentation par rapport surface connue lors du dernier audit) alors une haie issue de l'extension sera prioritairement auditée.

Transfert à périmètre identique :
Dans le cas d'un transfert d'une exploitation engagée dans le Label Haie, le contrat établi au nom du gestionnaire cédant son exploitation devient caduc.
Si le repreneur souhaite à son tour s'engager dans le Label Haie, il devra signer un nouveau contrat d'engagement avec le détenteur dès sa reprise. Dans la suite des étapes administratives de son engagement, il signalera auprès de l'organisme certificateur que son cédant était déjà labellisé. Cela permet une adaptation des procédures. En effet, il bénéficiera de la certification de son cédant et devra suivre le processus de certification (réalisation de l'audit à la date anniversaire de celui du cédant). Ainsi, il disposera d'un délai d'un an maximum à compter de sa date de reprise. Dans les 2 mois précédant la fin de ce délai, il devra réaliser son audit initial. Il ne sera pas obligé (sous réserve d'autres engagements) d'atteindre les échéances et les niveaux atteints dans le parcours du cédant. Il pourra ainsi repartir du niveau 1 du Label Haie (1^ère année).
Transfert à périmètre différent :
Dans le cas d'un transfert d'une exploitation engagée dans le Label Haie, le contrat établi au nom du gestionnaire cédant son exploitation devient caduc.
Si le repreneur souhaite à son tour s'engager dans le Label Haie, il devra signer un nouveau contrat d'engagement avec le détenteur et déposer une demande de certification individuelle initiale auprès d'un organisme de certification référencé dès sa reprise.

2.13. Possibilité de continuité vers la certification collective

Le gestionnaire engagé dans le Label Haie en certification individuelle a la possibilité de poursuivre son engagement dans le Label Haie en basculant en certification collective, en intégrant une OCG préalablement constituée.
Il doit alors notifier le détenteur et l'organisme certificateur de cette décision afin que son contrat d'engagement prenne fin et qu'il puisse alors s'engager auprès d'une OCG. L'OCG reprend alors ce gestionnaire au niveau et au délai que le gestionnaire avait atteint en individuel.

2.14. Réengagement dans le Label Haie

Après avoir quitté volontairement le Label Haie, le gestionnaire pourra se réengager, après avoir laissé au minimum 2 phases pleines consécutives (cf. paragraphe III.1.5), uniquement au niveau et du délai acquis précédemment. (Exemple : si l'arrêt dans le Label Haie intervient au bout de 3 ans d'engagement en niveau 1 alors il n'aura plus que 1 an pour obtenir le niveau 2 lors de son réengagement).
Dans le cas d'une perte de la certification Label Haie, le gestionnaire doit laisser au minimum 2 phases pleines consécutives avant de pouvoir se réengager. Le gestionnaire pourra alors se réengager uniquement à partir du niveau acquis et du délai d'avancement dans le Label Haie.

3. Cas 2 : Certification collective

Une OCG (telle que définie au paragraphe 2. Bénéficiaires) dépose une demande de certification collective pour engager un groupe de gestionnaires dont elle se porte garante vis-à-vis du respect des exigences du référentiel auprès d'un organisme de certification référencé.
L'OCG, en tant qu'entité légale, sera le détenteur du certificat une fois certifié.
Une OCG doit disposer d'un système de management rédigé et se conformer aux exigences définies dans le paragraphe 2.6.1.1 Système de Management.

3.1. Inscription d'un opérateur

Attribution du numéro d'identification unique
L'OCG constitue un groupe de gestionnaires souhaitant s'engager dans le schéma de certification et de contrôle Label Haie par la signature d'un contrat d'engagement réciproque entre l'OCG et chaque gestionnaire (modèle en annexe).
Le contrat d'engagement est exclusif, un gestionnaire ne peut pas être engagé auprès de deux OCG distinctes.
L'OCG pourra ensuite ajouter des gestionnaires dans son groupe après l'audit initial et avant le nouvel audit. Sous réserve qu'un audit interne validant le respect du cahier des charge au minimum au niveau 1, ces nouveaux gestionnaires bénéficieront de la certification de groupe. Cette augmentation de périmètre du groupe devra être signalée auprès de l'organisme certificateur afin de bénéficier du certificat Label Haie à jour.
L'OCG souhaitant exploiter le référentiel « Label Haie - Gestion » et bénéficier de la marque Label Haie doit au préalable déposer une demande d'engagement dans la marque Label Haie via le site internet du Label Haie ( https://labelhaie.fr/formulaire-certification-ocg/) ou via le document de demande joint en annexe.
A compter de la réception de la demande d'engagement, le détenteur transmet à l'opérateur dans un délai de 30 jours un contrat d'engagement gestionnaire individuel à signer.
A réception de la signature du contrat d'engagement par l'opérateur, le détenteur transmettra à l'opérateur les éléments suivants :

- les versions en vigueur du référentiel Label Haie - Gestion et des dispositions générales Label Haie ;
- le contrat d'engagement signé par les deux parties ;
- un identifiant unique de l'OCG appelé « Code Label Haie ».

Pour administrer son groupe de gestionnaires, l'OCG devra obligatoirement utiliser l'application Label Haie afin de facilité le suivi des gestionnaires.

3.2. Demande de certification

L'OCG prend contact avec l'organisme certificateur et réalise une demande de certification en parallèle de la signature du contrat d'engagement. La demande de certification contient à minima :

- informations sur la personne morale :
- numéro d'identification unique de l'OCG (code Label Haie) ;
- nom prénom ou raison sociale ;
- n° de SIRET ;
- adresse postale ;
- numéro de téléphone (si disponible) ;
- adresse email (si disponible) ;
- document justifiant de l'identité de l'établissement (extrait Kbis ou document équivalent) ;
- interlocuteur (responsable de l'entité juridique) :
- titre/fonction ;
- prénom ;
- nom ;
- numéro de téléphone (si disponible) ;
- adresse email (si disponible).

La demande doit être accompagnée de la liste des gestionnaires engagés, avec par gestionnaire, les informations suivantes :

- code Label Haie ;
- nom prénom ou raison sociale ;
- n° de SIRET (si personne morale) ;
- adresse postale ;
- numéro de téléphone (si disponible) ;
- adresse email (si disponible) ;
- informations sur l'audit interne (date, auditeur, niveau atteint) ;
- date de signature du contrat d'engagement réciproque.

La demande est écrite et signée par le représentant légal de l'OCG.

3.3. Devis et contrat avec l'organisme certificateur

A réception de la demande de contrôle, l'organisme certificateur procède à une revue de la demande.
Si la demande est complète et recevable, l'organisme certificateur émettra au demandeur un contrat de certification ainsi qu'un devis.
Le contrat de certification et le devis devront être signés au plus tard avant l'audit.

3.4. Eléments de transparence

Les éléments de transparence sont :

- nombre d'agriculteurs labellisés ;
- estimation du nombre de kilomètres linéaires labellisés au total pour l'ensemble des gestionnaires de l'OCG ;
- l'export Excel de l'espace « suivi gestionnaire » à jour de l'application Label Haie pour l'ensemble des gestionnaires.

Ces éléments de transparence sont transmis par l'OCG au détenteur ([email protected]).
Modèle de fiche disponible en annexe.
Ces éléments de transparence seront, au préalable, vérifiés par l'organisme certificateur lors de l'audit. En cas de non-validation de l'ensemble des éléments généraux par l'organisme certificateur, la fiche définitive validée à la suite de l'audit devra être transmise au détenteur.
Ces éléments de transparence seront notamment utilisés par le détenteur de la marque pour calculer la redevance au Label Haie de l'OCG et pour suivre les différents engagements dans le Label Haie.

3.5. Processus d'évaluation

L'OCG est garante, vis-à-vis du détenteur et de l'organisme de certification, du respect des exigences du référentiel par les gestionnaires qu'elle engage dans son périmètre de certification.
L'organisation mise en place pour assurer la surveillance et garantir la conformité des gestionnaires engagés collectivement dans le schéma de certification et de contrôle Label Haie s'articule autour du contrôle interne exercé par l'OCG et du contrôle externe exercé par l'organisme certificateur.
Chaque gestionnaire sera audité sur ses pratiques de gestion des haies à raison d'un audit externe conduit tel que décrit au paragraphe 2.6.2 ci-après.
Les fréquences et modalités de contrôle et d'audit sont reprises ci-dessous :
Pour le contrôle interne :

Pour le contrôle externe :

3.6. Fonctionnement et organisation de l'OCG

L'OCG assure le management de son groupe de gestionnaires. Pour cela, l'OCG accompagne la progression des gestionnaires dans le Label Haie en favorisant la montée en compétence par des temps d'animation et d'échanges techniques. L'OCG assure la bonne réalisation et le suivi des audits internes auprès de chacun des gestionnaires engagés, gère les écarts et vérifie les mises en conformité, conformément aux Dispositions générales. Elle assure l'intégration de nouveaux gestionnaires dans le groupe. Elle est l'interlocuteur du détenteur du Label Haie et de l'organisme certificateur.

3.6.1. Système de Management

L'OCG encadre et engage collectivement un groupe de gestionnaires dans la certification et dans la progression dans les niveaux du Label Haie.
Le rôle de l'OCG se décline selon les missions suivantes :

1. Encadrement, suivi technique et formation des gestionnaires.
2. Suivi de la réalisation et mise à jour de la cartographie et du PGDH.
3. Réalisation des audits internes tels que définis dans le 2.6.1.4 Audit interne.
4. Transmission des informations concernant les gestionnaires éligibles à la certification : au détenteur pour identification et à l'organisme certificateur pour mise à jour du périmètre de certification.
5. Information au détenteur et à l'organisme certificateur de tout arrêt d'activité ou de toute modification portée à sa connaissance par les opérateurs.
6. Le traitement des réclamations clients.

L'OCG dispose pour mener à bien l'ensemble de ses missions d'un système de management, sous forme de procédures ou d'instructions écrites, associées à l'encadrement des gestionnaires engagés dans son périmètre.
Celui-ci comprend une description des modalités d'engagement, de surveillance et de retrait d'un gestionnaire.
Le système de management devra être documenté et inclure les personnes responsables :

- de la gestion du système de management ;
- des audits internes de chaque gestionnaire engagé ;
- de la formation des auditeurs (au moins 1 personne).

La direction de l'OCG accorde aux personnes mentionnées ci-dessus les moyens et l'autorité pour prendre les décisions nécessaires et justifiées pendant les audits internes.

3.6.2. Compétence et formation des auditeurs internes

L'OCG confie la réalisation des audits internes à un personnel compétent et formé, salarié ou non de l'OCG (dans ce dernier cas, celui-ci est lié par un contrat de prestation).
Les auditeurs internes doivent à minima :

- être formés sur les exigences du référentiel ;
- être formés sur la technique de réalisation d'un contrôle interne ;
- être formés sur les modalités de réalisation du contrôle du référentiel chez les gestionnaires ;
- être formés à l'usage de l'application audit label haie ;
- être référencés par le détenteur.

Les auditeurs habilités ont une attestation signée par le détenteur ou une structure délégataire et est datée.

3.6.3. Système documentaire

L'OCG développe un système documentaire comprenant :

- procédures internes de l'OCG ;
- instructions de travail internes de l'OCG (Protocole d'audit…) ;
- les formulaires d'enregistrement.

La documentation de l'OCG est suffisamment détaillée afin de démontrer la réalisation effective et efficace du contrôle du référentiel et du fonctionnement du système de management.
A titre d'exemple, une liste des pièces est fournie en annexe.

3.6.4. Audit interne

L'audit interne est réalisé selon les critères du paragraphe III.1.2 Niveaux et progressivité et dans une période définit dans le paragraphe III.1.5 Période d'audit. Il doit être réalisé par un auditeur habilité en présence du gestionnaire. Il convient de distinguer l'audit initial de l'audit de suivi :

- l'audit initial est réalisé avant l'intégration du gestionnaire dans le périmètre de certification (ajout à la liste des gestionnaires engagés transmise à l'organisme de certification) ;
- un audit de suivi est ensuite réalisé tous les 2 ans à la date anniversaire du premier audit à plus ou moins 2 mois d'écart.

Un gestionnaire peut atteindre le niveau 2 ou le niveau 3 dès le premier audit, mais il reste recommandé d'atteindre progressivement les niveaux 2 et 3 car la régression dans les niveaux constitue un écart.
La date d'intégration du gestionnaire dans le périmètre de certification sert de date de référence. La date de l'audit interne conforme est la date d'intégration dans l'OCG et qui est également la date de reconnaissance pour la certification Label Haie.
La durée d'audit interne est d'environ 2 heures.
Les audits internes portent sur l'ensemble des exigences présentes dans le référentiel Gestion :

- une partie des indicateurs est relevée sur le terrain ;
- une autre partie des indicateurs est directement issue de la cartographie des haies de l'exploitation agricole, de la saisi des pratiques, et du linéaire déclaré en dérogations. Ils peuvent être calculés et complétés par avance.

Un planning d'audit interne devra être défini et mis en place. L'OCG tient à disposition de l'organisme certificateur, la liste des auditeurs internes ainsi que l'ensemble des rapports de contrôle interne. L'auditeur devra utiliser les outils mis à disposition par le détenteur pour réaliser les audits ( protocole d'audit en interne, module « audit » de l'application Label Haie).
Chaque audit interne est matérialisé par un rapport écrit, daté et signé par le gestionnaire. Les dossiers intégrant l'audit interne, les résultats du contrôle et le suivi des mesures correctives résultant des audits internes devront être conservés et disponibles.
Un délai maximum de 2 ans est accepté entre le dernier audit interne des gestionnaires de l'OCG et l'audit initial externe de l'OCG.

3.6.5. Echantillonnage des haies à auditer

L'auditeur détermine un échantillon d'un minimum de 3 haies ou petits bosquets sur les critères suivants (3) :

- localisées sur différents ilots ;
- ayant eu une intervention (sylvicole, entretien d'emprise ou plantation) dans les 5 dernières années ;
- présentant des types de haies différents (selon le référentiel national de typologie des haies) ;
- localisées à des interfaces différentes (prairies permanentes, cultures) ;
- d'une longueur d'au moins 100 m.

L'auditeur de devra vérifier les critères du Label Haie sur un minimum de 3 haies échantillonnées mais pourra également évaluer la conformité des pratiques sur d'autres haies et petits bosquets. L'auditeur vérifie systématiquement, lors de l'audit, que les actions correctives mises en place suites aux éventuelles non-conformités identifiées lors du précédent audit externe sont effectives et efficaces.

3.7. Audit externe

L'audit externe de l'OCG est mis en œuvre par un organisme certificateur référencé par le détenteur à la fréquence d'un audit par an. L'organisme certificateur réalise un audit annuel de suivi de la certification qui intervient 12 mois, plus ou moins 2 mois après la date de début de certification. Les modalités sont identiques à celles de l'audit interne.
La réalisation d'audits par un organisme tierce partie indépendant garantit le respect des exigences.
L'auditeur de l'organisme certificateur vérifie systématiquement, lors de l'audit, que les actions correctives mises en place suites aux éventuelles non-conformités identifiées lors du précédent audit interne ou externe sont effectives et efficaces.
Les audits externes font l'objet d'enregistrements permettant d'apporter la preuve de leur réalisation. Il reprend l'ensemble des points à contrôler chez l'OCG auditée.

3.7.1. Organisation

L'audit externe de l'OCG est constitué de :

- l'audit du système de management, du fonctionnement des audits internes et des engagements contractuels de l'OCG en présence d'un représentant, au minimum, de l'OCG ;
- l'audit d'un échantillon de gestionnaires préalablement engagés et audités en interne dans la période, en présence d'un représentant de l'OCG et/ou du gestionnaire audité.

Le choix des gestionnaires est effectué par l'organisme certificateur conformément au 2.6.2.3. Echantillonnage.
Les audits sont réalisés sur rendez-vous. L'organisme certificateur et l'OCG conviennent des dates ensemble.
L'organisme certificateur établit un plan d'audit qui est transmis préalablement à l'OCG. Ce plan prévoit le périmètre d'audit ainsi qu'une indication de l'organisation prévue. L'OCG a la possibilité de demander une modification de l'organisation prévue dans l'intérêt du déroulement efficace de l'audit.

3.7.2. Réalisation

L'audit est réalisé selon le plan d'audit annoncé et selon les dispositions de la norme ISO 17011. Toute modification du plan fait l'objet d'un accord entre l'OCG et l'auditeur.
Les éventuels écarts relevés sont notifiés par écrit à l'OCG par l'organisme certificateur à la fin de l'audit.
Un rapport d'audit est ensuite établi et remis dans les 15 jours à l'OCG.

3.7.3. Echantillonnage

L'échantillonnage du groupe de gestionnaires est réalisé par l'organisme certificateur parmi les gestionnaires audités en interne dans l'année et de façon représentative de la répartition des gestionnaires dans les différents niveaux.

- Audit externe initial

La taille de l'échantillon est égale à la racine carrée du nombre de gestionnaires engagés arrondie à l'entier supérieur. Cette taille ne peut cependant être inférieure à 5 gestionnaires pour une OCG.

- Audit externe de suivi

La taille de l'échantillon est égale à la racine carrée du nombre de gestionnaires engagés arrondie à l'entier supérieur. Cette taille ne peut cependant être inférieure à 4 gestionnaires pour une OCG.
Si l'OCG a augmenté son périmètre de certification, alors une pression de contrôle deux fois plus importante sera appliquée sur les nouveaux gestionnaires. L'échantillon contrôlé sera réparti ainsi :

- Proportion de nouveaux gestionnaires contrôlés : [(2* nombre d'anciens gestionnaires)/(nombre de nouveaux gestionnaires + 2 * nombre d'anciens gestionnaires)] * nombre total de gestionnaires à échantillonner
- Proportion des anciens gestionnaires contrôlés : [nombre d'anciens gestionnaires/(nombre d'anciens gestionnaires + 2 * nombre de nouveaux gestionnaires)] * nombre total de gestionnaires à échantillonner

Exemple de calcul de l'échantillon contrôlé lors de l'audit de suivi d'une OCG sans augmentation du périmètre de certification :
L'OCG est composée de 53 gestionnaires (n) sans nouveaux gestionnaires intégrés dans l'OCG depuis le dernier audit de contrôle.

1) Calcul du nombre de gestionnaires de l'échantillon : l'échantillon contrôlé lors de l'audit de suivi sera de √n = √53 ~ 7,28. Soit 8 gestionnaires de l'OCG contrôlés (car arrondi à l'entier supérieur).

Ainsi, l'organisme certificateur contrôlera 8 gestionnaires.
Exemple de calcul de l'échantillon contrôlé lors de l'audit de suivi d'une OCG à la suite d'une augmentation du périmètre de certification :
L'OCG est composée de 53 gestionnaires (n), 13 nouveaux gestionnaires (y) depuis le dernier audit de contrôle et 40 gestionnaires déjà labellisés (x).

1) Calcul du nombre de gestionnaires de l'échantillon : l'échantillon contrôlé lors de l'audit de suivi sera de √n = √x+y = √13+40 = √53 ~ 7,28. Soit 8 gestionnaires de l'OCG contrôlés (car arrondi à l'entier supérieur).
2) Calcul de la proportion de nouveaux gestionnaires et d'anciens gestionnaires dans cet échantillon : parmi les 8 gestionnaires de l'échantillon contrôlés, les nouveaux et ceux déjà engagés dans l'OCG seront audités. Pour orienter l'audit vers les nouveaux gestionnaires entrants dans l'OCG pour lesquels la vigilance doit être renforcée, l'organisme certificateur les audite avec une pression deux fois plus importante. Aussi, la répartition du nombre de nouveaux et d'anciens gestionnaires dans l'échantillon audité, est calculée par la formule d'échantillonnage suivante :

- Proportion des nouveaux = (2*y) / (x + 2*y) = (2*13) / (40 + 2*13) ~ 0,394
- Proposition des anciens = x / (x + 2*y) = 40 / (40 + 2*13) ~ 0,606

3) Calcul du nombre de nouveaux gestionnaires et d'anciens gestionnaires dans cet échantillon : parmi les 8 gestionnaires contrôlés, il y aura donc

- Nombre nouveaux contrôlés = n * proportion nouveaux = 7,28 * 0,394 ~ 2,86, soit 3 gestionnaires nouveaux contrôlés
- Nombre anciens contrôlés = n * proportion anciens = 7,28 * 0,606 ~ 4,41, soit 5 gestionnaires anciens contrôlés

Ainsi, l'organisme certificateur contrôlera 8 gestionnaires dont 3 nouveaux et 5 anciens.

3.7.4. Modification du périmètre de certification

L'OCG peut modifier le périmètre de son certificat par introduction de gestionnaires (extension de périmètre) ou par retrait de gestionnaires (réduction de périmètre) entre deux audits externes.
L'OCG veille à grouper les introductions de nouveaux gestionnaires dans son groupe.

- Extension de périmètre

Dès lors qu'une OCG souhaite agrandir son groupe par introduction de nouveaux gestionnaires, il en fait la demande à l'organisme certificateur aux conditions suivantes :

- chaque gestionnaire a signé son engagement réciproque avec l'OCG ;
- un numéro d'identification « Code Label Haie » lui a été attribué par le détenteur ;
- chaque gestionnaire a préalablement été évalué en audit interne ;
- les écarts ont été levés.

Il communique sa demande à l'organisme certificateur et communique les données relatives aux gestionnaires concernés à l'organisme certificateur :

- contrat d'engagement réciproque ;
- code Label Haie ;
- rapport d'audit interne comprenant la levée des écarts.

La date de validation par l'organisme certificateur est la date d'extension du périmètre. L'engagement du gestionnaire dans l'OCG est validé à partir du moment où l'audit interne est conforme et le contrat entre l'OCG et le gestionnaire est daté et signé.

- Diminution de périmètre

La diminution du périmètre par retrait de gestionnaires de la liste doit faire l'objet d'une information à l'Organisme certificateur.
Toute demande de retrait est formulée par l'OCG à l'Organisme certificateur.
Cette information comprend :

- l'identification du gestionnaire ;
- la date à partir de laquelle l'OCG demande le retrait : jusqu'à cette date, les exigences du référentiel s'appliquent pour le gestionnaire et pour l'OCG ;
- le motif.

Cette demande est transmise à l'organisme certificateur moins de 15 jours après la date à partir de laquelle l'OCG demande le retrait.
Le retrait d'un gestionnaire du groupe doit être réalisé dans le respect des dispositions d'engagement entre le gestionnaire et l'OCG.
L'organisme certificateur prend en compte la demande qui prend effet à la date demandée par l'OCG.

3.7.5. Durée d'audit

La détermination de la durée nécessaire est de la responsabilité de l'organisme certificateur.
La durée d'audit du dispositif organisationnel de l'OCG ne peut être inférieure à une demi-journée et ne pas dépasser une journée (pour un auditeur).
L'organisme certificateur adapte la durée au périmètre audité et au nombre gestionnaires engagés.
La durée d'audit d'un gestionnaire ne peut être inférieure à une heure et demie. Il est effectué en présence du gestionnaire et/ou du référent de l'OCG.

3.8. Classification des écarts

Dès lors que les auditeurs constatent des écarts lors des audits internes ou externes entre les exigences des référentiels ou des dispositions générales et les constats faits lors des visites d'audit ou de contrôle, ils sont tenus de les notifier à leur interlocuteur.

(*) Si le gestionnaire peut se mettre en conformité (ex : indicateur de coupe non conforme pendant un audit pendant la période de gestion), alors il peut solliciter un nouvel audit dans les prochains jours/mois. Si le gestionnaire ne peut pas se mettre en conformité (ex : indicateur « désherbage chimique » noté non conforme ou indicateur de coupe pendant un audit après la période de gestion), le gestionnaire doit au minimum attendre deux phases pleines consécutives pour demander un nouvel audit de contrôle pour entrer dans le Label Haie
Nota. - L'organisme certificateur dispose d'une marge d'appréciation octroyée par le détenteur lui permettant de tenir compte au cas par cas des situations non conformes.