L'organisateur transmet au préfet au moins un mois avant la date prévue de l'ouverture du salon un dossier définitif dont la composition est fixée par le préfet.

Dans ce dossier sont indiqués les moyens privés fournis par l'organisateur dans les domaines de la sûreté et de la sécurité, ainsi que les moyens publics nécessaires.

La mise à disposition de moyens publics s'effectue sur la base de conventions entre l'organisateur et les représentants de l'Etat, qui fixent les modalités d'exécution technique et financière. Les prestations des forces de police et de gendarmerie, qui ne sont pas rattachées aux obligations normales incombant à la puissance publique, donnent lieu à remboursement.

Une copie de la demande d'autorisation et du dossier définitif est adressée :

a) Au ministre de l'intérieur, à l'attention du directeur général de la sécurité civile et de la gestion des crises ;

b) Au ministre de la défense, à l'attention du délégué général pour l'armement et du directeur de la circulation aérienne militaire ;

c) Au ministre chargé de l'aviation civile, à l'attention du directeur général de l'aviation civile.