La date de l'entretien professionnel est fixée par le supérieur hiérarchique direct et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.
A cette occasion, le supérieur hiérarchique direct transmet au fonctionnaire sa fiche de poste ainsi que le support de l'entretien servant de base au compte rendu, qui figure en annexe du présent arrêté.
Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Il est communiqué à ce dernier qui le complète, le cas échéant, de ses observations.
Il est ensuite visé par l'autorité hiérarchique compétente qui peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations. Le compte rendu est notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.