L'entretien est conduit, pour les professeurs certifiés qui exercent des fonctions d'enseignement relevant de l'enseignement scolaire, par le chef de l'établissement dans lequel ils sont affectés, et pour les autres professeurs certifiés, par le supérieur hiérarchique direct dont ils dépendent au sein du service ou de l'établissement où ils sont affectés. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique intéressé et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.

L'entretien donne lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il est communiqué à l'enseignant qui peut y apporter des observations avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu est notifié à l'enseignant qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance.