Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires au vote, établis au frais de l'administration, sont transmis aux fonctionnaires inscrits sur la liste électorale quinze jours francs au moins avant la date fixée pour les élections, soit le 6 octobre 2011 au plus tard.
La transmission du matériel de vote est assurée par le service des ressources humaines du secrétariat général, une fois le dépôt des listes de candidats validé, et ce par tout moyen de communication approprié.