L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent reçu en entretien. Si une raison majeure impose que l'entretien soit conduit par un supérieur hiérarchique différent, il en est fait explicitement mention dans le compte rendu.
Le compte rendu de l'entretien professionnel mentionne la date à laquelle s'est déroulé l'entretien ainsi que l'identité de l'agent, son grade, son échelon, la description des fonctions qui lui sont confiées, et notamment si l'intéressé exerce des fonctions d'encadrement.
Doivent également figurer sur le compte rendu la date à laquelle il a été communiqué à l'agent, afin de lui permettre de le compléter, le cas échéant, de ses observations et la date de sa notification par l'autorité hiérarchique, laquelle ouvre les délais de recours.