Les organisations syndicales qui désirent participer au scrutin doivent déposer ou faire parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception leurs candidatures auprès de l'Institut de France, de l'Académie française, de l'Académie des inscriptions et belles-lettres, de l'Académie des sciences, de l'Académie des beaux-arts, de l'Académie des sciences morales et politiques, de la bibliothèque Mazarine et du domaine de Chantilly, à la date limite de clôture de dépôt des candidatures fixée au plus tard quatre semaines avant la date prévue pour le scrutin.
Les actes de candidature indiquent le nom d'un délégué de liste habilité à représenter son organisation dans toutes les opérations électorales. Ils sont accompagnés d'un exemplaire de la profession de foi de l'organisation candidate, établie au format fixé par le chancelier de l'Institut, par chacun des secrétaires perpétuels, par le directeur de la bibliothèque Mazarine et par l'administrateur du domaine de Chantilly. Ils donnent lieu à envoi ou délivrance d'un récépissé au délégué de liste.

Si un second scrutin est organisé, les actes de candidature doivent être transmis ou déposés dans les mêmes conditions, au plus tard à la date fixée par le calendrier des opérations électorales.
Le chancelier de l'Institut, les secrétaires perpétuels, le directeur de la bibliothèque et l'administrateur du domaine de Chantilly arrêtent, chacun en ce qui le concerne, la liste des organisations admises à participer à la consultation. Cette liste est affichée dans les locaux où est institué le comité dans les deux jours suivant la date de clôture des candidatures.