Les fiches sont annotées de façon nette et lisible, à l'encre noire indélébile ; par exception, la date extrême d'effet des inscriptions de privilège ou d'hypothèque est indiquée à l'encre rouge indélébile.

Les annotations sont rédigées en une forme claire et brève.

L'usage de cachets ou composteurs est autorisé, ainsi que l'emploi des abréviations courantes.

Les traits doivent être tirés à la règle.

Les surcharges et grattages sont interdits.

Au tableau III des fiches personnelles de propriétaires et des fiches d'immeuble, une ligne est laissée en blanc entre chaque formalité.

Les annotations entachées d'erreurs imputables aux agents des conservations sont annulées, par rature à l'encre noire, dès la découverte des erreurs, et rétablies à la suite. L'annulation est émargée de la date de rectification et de la signature ou du paraphe soit du conservateur des hypothèques, soit d'un agent dûment habilité par ce dernier.