Lorsqu'il est établi plusieurs fiches personnelles au nom d'une même personne, ces fiches sont numérotées et portent une mention de référence entre elles ; elles sont classées ensemble, dans l'ordre chronologique de leur création, pour permettre de déterminer immédiatement la situation patrimoniale de chaque personne.

Dans le ressort de chaque conservation des hypothèques, les fiches personnelles préalablement groupées par personne, dans l'ordre croissant de leur numéro de création, font l'objet, pour les personnes physiques, d'un classement alphabétique, par noms patronymiques, dans les conditions fixées par arrêté du directeur général des impôts.

Les fiches établies au nom des personnes morales font l'objet d'un classement à part, selon les modalités fixées par le même arrêté.

Il est procédé périodiquement à l'apurement du fichier. A cet effet, les fiches personnelles sur lesquelles aucune annotation n'a été opérée depuis plus de cinquante ans sont extraites et classées à part.