Les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac appliquent les règles de procédure des appels d'offres préalablement à la réalisation d'un choix de prestataires.
Les règles de publicité et de mise en concurrence des différents prestataires s'appliquent.
L'appel d'offres doit comporter :
1° La rédaction d'un cahier des charges ;
2° La création de lots ;
3° La définition des critères de choix ;
4° Le choix des soumissionnaires et la diffusion de l'appel d'offres ;
5° La réception et l'analyse des appels d'offres et l'évaluation des soumissionnaires ;
6° Le choix du prestataire et la contractualisation.

Préalablement à l'engagement d'une dépense susceptible de bénéficier d'une aide à la transformation, les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac transmettent à la direction générale des douanes et droits indirects, par courrier recommandé avec accusé de réception, les éléments relatifs aux étapes 1° à 5°) de l'appel d'offres mentionnés à l'article 1er ainsi que les éléments prévisionnels de dépense matérialisés par les propositions de devis ou de contrat.
La direction générale des douanes et droits indirects étudie ces éléments et notifie par courrier recommandé avec accusé de réception aux syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac, l'éligibilité totale ou partielle, ou la non éligibilité de ces dépenses à l'aide.

Une fois les prestations réalisées et les factures acquittées, réglées ou payées, les dossiers de demande d'aide sont transmis par courrier recommandé avec accusé de réception par les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac à la direction générale des douanes et droits indirects.
Le dossier de demande d'aide comporte :
1° Les devis ou contrats signés par les présidents ou les trésoriers des syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac avec les prestataires retenus à l'issue de la procédure d'appel d'offres ;
2° Les factures d'acomptes ou définitives qui doivent respecter les règles générales de facturation prescrites par le code de commerce et le code général des impôts. Ces factures doivent, en outre, comporter la mention « acquittée », « payée », ou « réglée », la date de paiement, le mode de paiement, ainsi que le cachet de l'entreprise et la signature de toute personne habilitée.

L'enveloppe annuelle dédiée au financement de l'aide à la transformation à destination des syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac est la suivante :

- 250 000 euros en 2023 ;
- 500 000 euros en 2024 ;
- 500 000 euros en 2025 ;
- 500 000 euros en 2026 ;
- 500 000 euros en 2027 ;
- 250 000 euros en 2028.

Les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac fournissent chaque année, par courrier recommandé avec accusé de réception, dans les six mois suivant la clôture de chaque exercice, et pour la première fois en 2024, les documents ci-après :
1° Le compte rendu financier conforme à l'arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, qui atteste de la conformité des dépenses effectuées pour bénéficier de l'aide ;
2° Un rapport d'activité précisant les actions menées par les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac afin d'attester que ces dépenses entrent dans le champ d'attribution de l'aide et qu'elles ont permis de concevoir et d'accompagner la transformation du réseau des débitants de tabac.
Les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac fournissent, chaque année, au cours du 4e trimestre, par courrier recommandé avec accusé de réception, les états financiers ou, le cas échéant, les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes prévus par l'article L. 612-4 du code du commerce, ou la référence de leur publication au Journal officiel.

Le ministre délégué auprès du ministre de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, chargé des comptes publics, est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.