Arrêté du 20 mars 2018 relatif aux modalités d'instruction des demandes d'inscription des collections de ressources génétiques au registre européen des collections et aux modalités de contrôle des procédures de gestion y afférentes

Il est créé, auprès du ministre chargé de la recherche, un comité d'experts chargé de l'instruction des dossiers d'inscription des collections de ressources génétiques au registre européen des collections, du contrôle des procédures de gestion y afférentes et de l'analyse des bonnes pratiques en la matière.

Le comité d'experts est composé de quinze à vingt membres représentatifs des disciplines des sciences du vivant concernées.
Les experts sont désignés par arrêté du ministre chargé de la recherche sur proposition des établissements publics de recherche concernés d'une part, et, d'autre part, pour au plus un tiers d'entre eux, sur proposition des établissements privés de recherche sollicités à cet effet.
Les experts sont nommés pour une période de quatre ans renouvelable une fois.
Les membres du comité d'experts dont le siège devient vacant pour quelque cause que ce soit sont remplacés pour la durée du mandat restant à courir par un membre désigné dans les mêmes conditions que celui qu'il remplace.
Le comité d'experts désigne en son sein un président par scrutin uninominal majoritaire à un tour.
La composition du comité d'experts concourt à assurer une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
L'essentiel de l'activité des experts est effectué selon des procédures dématérialisées. Néanmoins, le comité d'experts se réunit au moins une fois par an à l'initiative de son président, qui en arrête l'ordre du jour.

Le secrétariat du comité d'experts, chargé de préparer les séances, de veiller au suivi et à la mise en œuvre des recommandations, est assuré par les services du Groupement d'intérêt scientifique (GIS) IBISA.
Les frais de fonctionnement du comité d'experts sont également pris en charge par le GIS IBISA.

Les membres du comité d'experts exercent leurs fonctions à titre gratuit. Toutefois, ils peuvent être remboursés de leurs frais de transport et de séjour dans les conditions prévues par la réglementation applicable aux personnels civils de l'Etat.

Un compte rendu annuel d'activité du comité d'experts est établi par son président et transmis aux services dédiés du ministre chargé de la recherche. Il pourra, le cas échéant, comprendre des recommandations sur la mise en œuvre du Protocole de Nagoya en matière de collections et sur l'évolution des dispositions législatives et réglementaires y afférant.

Un règlement intérieur est établi par le comité d'experts dans les six mois suivant sa désignation.
Il est adopté à la majorité des deux tiers des membres et doit être approuvé par le ministre chargé de la recherche.
Ce règlement intérieur précise les modalités d'examen des dossiers et de contrôle du respect des règles de gestion affichées dans les collections inscrites au registre européen. Il prévoit les modalités de réexamen des dossiers lors de contestation. Il définit les règles de déontologie applicables aux membres du comité. Il prévoit à cet effet les conditions dans lesquelles les membres du comité s'abstiennent de prendre part aux travaux en cas de conflit d'intérêts.

L'inscription au registre européen des collections est effectuée dans les conditions prévues au présent article.
Le ministre chargé de la recherche met en place une plate-forme dématérialisée permettant le dépôt, l'analyse et le recueil de l'avis des experts avant transmission éventuelle de la demande d'inscription à la Commission européenne.
Cette plate-forme sécurisée permet de tracer le dépôt ainsi que les échanges entre les experts, le déposant et le ministre chargé de la recherche jusqu'au stade de la soumission à la Commission européenne.
Le président du comité désigne au sein du comité deux experts qui sont chargés de la demande d'inscription.
Chaque demande est examinée par au moins deux experts du comité.
Un troisième expert peut être sollicité en cas de désaccord des deux premiers ou à la demande du déposant.
Si des visites sont nécessaires pour l'instruction du dossier, elles sont suivies de la rédaction d'un rapport.
Le responsable légal de l'établissement souhaitant déposer une demande d'inscription au registre européen prend contact avec le ministre chargé de la recherche à l'aide d'un formulaire dématérialisé qui précise l'objet de la demande et désigne au sein de son établissement un responsable de l'instruction du dossier.
Sous les quinze jours suivant réception de la demande, une procédure sécurisée à la plate-forme dématérialisée est allouée au demandeur.
Le dossier de demande d'inscription peut dès lors être déposé sur la plate-forme, un récépissé de dépôt est émis de manière automatisée à l'intention du déposant ; parallèlement, le président du comité d'expert et son secrétariat sont avertis du dépôt. La date de dépôt du dossier complet marque le début de la procédure.
Au terme de leur examen, ces experts, sous couvert du président du comité, rendent un avis qui est transmis de manière automatisée au ministre en charge de la recherche. Le déposant est informé de cette transmission et du contenu de cet avis. Le ministre chargé de la recherche décide de l'opportunité de porter l'inscription de la collection au registre européen sous un mois à compter de la réception de l'avis du comité d'experts.
En cas de refus, le déposant reçoit une décision motivée du ministre chargé de la recherche.
En cas d'acceptation, il est informé de la saisine officielle des services de la Commission européenne.
En cas d'avis défavorable des experts désignés, un recours peut être engagé par le déposant auprès du ministre chargé de la recherche et suivi éventuellement d'un réexamen tel que prévu dans le règlement intérieur du comité.

Le contrôle de la conformité des collections inscrites au registre européen est effectué dans les conditions prévues au présent article.
Le comité d'experts met en place une procédure de contrôle des collections inscrites au registre européen conformément à l'article 4 du règlement d'exécution européen n° 2015/1866 du 13 octobre 2015 susvisé.
Cette procédure se fonde notamment sur l'analyse des flux enregistrés dans la procédure de déclaration auxquels les experts ont accès et sur des contacts avec les responsables des collections inscrites.
Les procédures d'inspection physique des collections envisagées par le règlement européen sont soumises à autorisation préalable des services dédiés du ministre chargé de la recherche.
L'analyse des flux et les comptes rendus d'inspection sont intégrés au compte rendu d'activité annuel mentionné à l'article 5. Ils servent de base aux informations transmises à la Commission européenne par les services du ministre chargé de la recherche.
Les demandes éventuelles de désinscription de toute ou partie de collection au registre européen sont portées par le ministre chargé de la recherche au terme d'une procédure contradictoire avec le responsable de l'établissement abritant la collection.

La validation des bonnes pratiques est effectuée dans les conditions prévues au présent article.
Le comité d'experts peut être sollicité par le ministre chargé de la recherche pour analyser les demandes de bonnes pratiques telles que définies par le règlement d'exécution européen susvisé.

Le ministre d'Etat, ministre de la transition écologique et solidaire, et la ministre de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.