Tout logiciel de comptabilité d'un office de notaire fait l'objet par un commissaire aux comptes d'une attestation de sa conformité aux prescriptions énoncées dans le présent arrêté et ses annexes (1).
Cette attestation est délivrée dans un rapport spécial.
Elle intervient préalablement à la mise en service dans l'office d'un logiciel initial ou modifié.
L'attestation est délivrée pour une durée de trois ans, sous réserve de la modification du logiciel dans ce délai.

Pour réaliser l'examen de conformité du logiciel, le commissaire aux comptes a accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation, à l'exécution des traitements et aux résultats des tests réalisés par le concepteur.
Seuls les tests qui auront été réalisés dans des conditions d'exploitation réelle de tenue d'une comptabilité notariale et supervisés par le concepteur pourront être pris en compte.
La vérification effectuée par le commissaire aux comptes doit porter sur l'ensemble de la comptabilité notariale, y compris celle des activités accessoires, la taxe des actes ainsi que tous les modules du logiciel, dès lors qu'ils génèrent des écritures comptables.

A la suite de l'examen de conformité, le commissaire aux comptes établit un rapport auquel est jointe la fiche de synthèse dont le modèle figure en annexe au présent arrêté.
Le rapport identifie précisément les références du logiciel, notamment son nom et son numéro de version, ainsi que les modules qui lui sont rattachés.
Dans le rapport, il atteste ou non de la conformité du logiciel examiné.
Lorsqu'il refuse d'attester de la conformité du logiciel, il en justifie dans son rapport.

Le commissaire aux comptes remet son rapport au Conseil supérieur du notariat, qui centralise les rapports et dresse la liste des logiciels qui ont fait l'objet d'une attestation de conformité.
Lorsque le commissaire aux comptes a attesté de la conformité du logiciel, le Conseil supérieur du notariat délivre, conformément au modèle annexé au présent arrêté, un récépissé de dépôt de ce rapport et des pièces qui lui sont jointes.
Ce récépissé est notifié au concepteur du logiciel.
Lors de l'installation du logiciel dans un office, le concepteur en remet une copie au notaire qui doit la conserver.

Le commissaire aux comptes qui est désigné pour délivrer l'attestation de conformité d'un logiciel de comptabilité d'office de notaire est choisi sur la liste publiée au Journal officiel de la République, arrêtée par le garde des sceaux, ministre de la justice, après avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes, en liaison avec le Conseil supérieur du notariat.
Il est saisi par le concepteur, qui en informe simultanément le Conseil supérieur du notariat.
Il peut être assisté dans ses opérations de vérifications par un expert en informatique.

Lors des inspections des offices notariaux prévues par le décret du 12 août 1974 susvisé, les inspecteurs ont l'obligation de vérifier que le logiciel utilisé dans l'office notarial correspond à celui qui a fait l'objet du récépissé de dépôt et qui figure sur la liste des logiciels de comptabilité qui ont fait l'objet d'une attestation de conformité, établie et diffusée par le Conseil supérieur du notariat.

Le présent arrêté entrera en vigueur à la date du ler juillet 2006 et abrogera l'arrêté du 26 mai 1984.

Le directeur des affaires civiles et du sceau est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.