Art. 1er. - L'article 1er de l'arrêté du 26 mai 1984 susvisé est complété par les mots : < < et permettant aux notaires utilisateurs de respecter l'ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis, notamment en matière de fiscalité et de facturation > >.

Art. 2. - I. - Le deuxième alinéa de l'article 2 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité est remplacé par les dispositions suivantes :
< < Le commissaire aux comptes doit être inscrit sur la liste prévue à l'article 219 de la loi du 24 juillet 1966 sur les sociétés commerciales et figurer par ailleurs sur la liste établie chaque année par la Compagnie nationale des commissaires aux comptes, en liaison avec le Conseil supérieur du notariat. Cette liste, qui doit comprendre un nombre suffisant de professionnels, est adressée par le président du Conseil supérieur du notariat à la chancellerie. > > II. - Il est ajouté à l'article 2 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité un troisième alinéa ainsi rédigé :
< < Les commissaires aux comptes chargés de procéder à l'examen de conformité sont inspectés par la Compagnie nationale des commissaires aux comptes dans les conditions prévues à l'article 66, dernier alinéa, du décret no 69-810 du 12 août 1969. > > III. - Au quatrième alinéa de l'article 2 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité, les mots : < < attestation complémentaire > > sont remplacés par les mots : < < attestation nouvelle > >.

Art. 3. - L'article 3 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité est ainsi rédigé :
< < Art. 3. - Le commissaire aux comptes chargé de procéder à l'examen de conformité est saisi par le concepteur. Il peut être assisté dans ses opérations de vérification par un inspecteur inscrit sur la liste des personnes qualifiées en comptabilité prévue à l'article 6 du décret no 74-737 du 12 août 1974 relatif aux inspections des études de notaires.
< < Il établit un rapport relatant ses diligences et comportant son attestation de conformité et l'adresse au Conseil supérieur du notariat.
< < Le Conseil supérieur du notariat s'assure, au vu de ce rapport, de l'existence de l'attestation de conformité ainsi que des conditions de désignation du commissaire aux comptes.
< < Il délivre un récépissé de dépôt de ladite attestation et des pièces qui y sont annexées.
< < Ce document est transmis au concepteur. Lors de chaque installation, il remet une copie à l'office notarial concerné qui doit la conserver.
< < Toute modification qui ne serait pas agréée par une nouvelle attestation d'un commissaire aux comptes, telle que définie plus haut, entraînerait la caducité du récépissé délivré par le Conseil supérieur du notariat. > >

Art. 4. - L'article 4 de l'arrté du 26 mai 1984 précité est remplacé par les dispositions suivantes :

< < Art. 4. - Dans tous les cas, la mise en service dans un office de notaire d'un tel traitement agréé doit être précédée d'une déclaration écrite du titulaire de l'office adressée au conseil régional des notaires et au procureur de la République, mentionnant la date de mise en service et les références précises du système utilisé, ainsi que celles du récépissé de dépôt. > >

Art. 5. - Le second alinéa de l'article 6 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité est abrogé.

Art. 6. - L'article 8 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité est remplacé par les dispositions suivantes :

< < Art. 8. - Lors des inspections des offices notariaux prévues par le décret no 74-737 du 12 août 1974 précité, les inspecteurs ont la faculté d'exiger qu'il leur soit justifié de la conformité du système utilisé dans l'office notarial avec celui objet du récépissé de dépôt. > >

Art. 7. - A l'article 9 de l'arrêté du 26 mai 1984 précité, les mots : < < 1er janvier 1990 > > sont remplacés par les mots : < < 1er juillet 1997 > >.

Art. 8. - Les prescriptions relatives à l'utilisation de traitements automatisés pour la tenue des comptabilités des notaires, qui suivent l'article 9 de l'arrêté du 26 mai 1984 modifié, sont remplacées par les prescriptions suivantes :
< < PRESCRIPTIONS RELATIVES A L'UTILISATION DE TRAITEMENTS AUTOMATISES POUR LA TENUE DES COMPTABILITES DES NOTAIRES

< < Plan

< < I. - Les entrées et la constitution des fichiers

< < 1. Les entrées.
< < 1.1. Entrées nécessaires à la constitution des fichiers de base.
< < 1.2. Saisie des écritures comptables.
< < 2. Les fichiers.
< < 2.1. Paramètres de la comptabilité.
< < 2.1.1. Eléments généraux.
< < 2.1.2. Eléments définissant les entrées.
< < 2.1.3. Eléments définissant les traitements réalisés.
< < 2.1.4. Eléments définissant les éditions.
< < 2.2. Données permanentes.
< < 2.3. Informations de positions.
< < 2.4. Informations de mouvements (écritures).

< < II. - Les sorties

< < 1. Edition des documents de contrôle.
< < 1.1. Etats d'anomalies.
< < 1.2. Modifications des fichiers permanents.
< < 2. Edition des documents comptables.
< < 2.1. Journaux.
< < 2.2. Grand-livre.
< < 2.3. Balance.
< < 2.4. Tableau de contrôle des fonds détenus.
< < 2.5. Compte de résultat.
< < 2.6. Fiche de résultats.
< < 2.7. Statistiques.
< < 2.8. Clôture journalière.
< < 2.9. Clôture de l'exercice.

< < III. - Les contrôles et documentations

< < 1. Le contrôle interne.
< < 1.1. Contrôles figurant dans les programmes.
< < 1.2. Contrôles effectués par les utilisateurs.
< < 2. La documentation.

< < IV. - Les annexes

< < 1. Modèle de tableau de contrôle des fonds détenus et des disponibilités. < < 2. Analyse du fonds de roulement.
< < 3. Origine du fonds de roulement.
< < 4. Modèle de tableau de bord.
< < 5. Incompatibilités et contrôle de certains comptes.
< < PRESCRIPTIONS RELATIVES A L'UTILISATION DE TRAITEMENTS AUTOMATISES POUR LA TENUE DES COMPTABILITES DES NOTAIRES
< < Afin d'assurer la régularité, la sécurité et la conservation des écritures, la comptabilité doit, quel que soit le procédé utilisé, être organisée de telle sorte qu'elle permette :
< < - la saisie complète et exacte, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;
< < - la disponibilité des informations et l'établissement en temps opportun d'états dont la production est requise ou prévue ;
< < - le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement.
< < Les méthodes et moyens ainsi mis en oeuvre doivent, comme pour toute comptabilité générale, assurer au titulaire de l'office et aux contrôleurs : < < - la description exhaustive de la situation comptable des éléments actifs et passifs de l'office à la fin de l'exercice ou de toute autre période ;
< < - le calcul du résultat à la fin de l'exercice ou de toute autre période ;
< < - l'appréciation des flux financiers et l'indication de la position des tiers.
< < Le traitement automatisé de la comptabilité d'un office de notaire doit en conséquence répondre aux exigences minimales ci-après en ce qui concerne : < < - les entrées et la constitution des fichiers ;
< < - les sorties ;
< < - les contrôles et la documentation.

< < I. - Les entrées et la constitution des fichiers

< < 1. Les entrées

< < On appelle entrées l'ensemble des informations qui doivent être fournies pour assurer le traitement.
< < En comptabilité générale, on distingue :
< < - les entrées nécessaires à la création et à la mise à jour des fichiers de base, qui constituent les fichiers permanents ;
< < - les entrées correspondant à la saisie des écritures comptables et alimentant les fichiers mouvements.
< < 1.1. Entrées nécessaires à la constitution des fichiers de base
< < Ces informations décrivent les caractéristiques comptables de l'office notarial, notamment :
< < - la liste des entités juridiques ;
< < - les caractéristiques des journaux utilisés ;
< < - le plan des comptes, conforme au plan comptable en vigueur dans le notariat, qui comprend :
< < - le numéro des comptes ;
< < - l'intitulé des comptes ;
< < - des codes internes ou utilitaires tels que :
< < - la date d'ouverture des comptes ;
< < - la date de fermeture des comptes ;
< < - les codes utilitaires pour des regroupements de comptes en vue de l'édition des documents de synthèse.
< < Pour les comptes de tiers, d'autres informations complémentaires peuvent être indiquées : l'adresse, la domiciliation bancaire, ou toute information nécessaire.

< < 1.2. Saisie des écritures comptables

< < 1.2.1. Chaque écriture doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit. Lorsque les écritures sont passées en vertu d'un ordre interne de l'office notarial (par exemple : virement), il doit être conservé la trace écrite de cet ordre.
< < Plusieurs cas sont possibles :
< < - la saisie directe à partir des pièces comptables : cette solution évite les transcriptions d'information, mais suppose que les pièces soient convenablement référencées ;
< < - la rédaction de bordereaux, dont l'organisation est liée au fonctionnement administratif du service comptable ;
< < - la reprise des "à nouveau" en début d'exercice. La reprise des "à nouveau" peut être faite soit par la reprise d'une seule écriture indiquant le solde de chaque compte, soit de manière détaillée. Elle doit être effectuée dans chaque compte approprié et de manière automatique ou manuelle ;
< < - le transfert automatique d'écriture en provenance d'un autre traitement doit donner lieu à l'édition d'un bordereau de transfert.
< < 1.2.2. Chaque écriture saisie à partir des pièces comptables ou de bordereaux est traitée en fonction des imputations référencées.
< < Il est recommandé de prévoir des totaux de contrôle, par exemple par journal ou par folio ou par saisie de pièce.
< < Les informations suivantes sont nécessaires dans tous les cas :
< < - les numéros des comptes débités et crédités ;
< < - le montant par compte ;
< < - la date de l'opération ;
< < - le libellé (dans certains cas, le libellé pourra être obtenu de manière automatique) ;
< < - le numéro séquentiel de l'écriture et le numéro de classement de la pièce s'il est différent. Il peut être donné automatiquement ou manuellement, mais la séquence numérique doit être respectée sans omission ni doublon.

< < 2. Les fichiers

< < Un système comptable informatique nécessite divers types d'informations organisées en fichiers :
< < - les paramètres de la comptabilité ;
< < - les données permanentes ;
< < - les informations de positions (cumuls comptables) ;
< < - les informations de mouvements (écritures).

< < 2.1. Paramètres de la comptabilité

< < Ils précisent les caractéristiques des entrées, des traitements effectués et des sorties réalisées ; on doit y trouver les éléments suivants :
< < 2.1.1. Eléments généraux :
< < - identification de l'office notarial ;
< < - référence de l'exercice (dates de début et de fin) ;
< < - options d'utilisation des grandes fonctions :
< < - comptabilité générale ;
< < - comptabilité de tiers ;
< < - comptabilité analytique ;
< < - bilan, compte d'exploitation ;
< < - analyses diverses ;
< < - longueur des numéros de comptes par grandes catégories.
< < 2.1.2. Eléments définissant les entrées :
< < - intitulé et code de chaque journal ;
< < - type d'entrée ;
< < - contrôles et calculs à effectuer.
< < Exemples :
< < - description des zones ;
< < - contrepartie simple ou multiple ;
< < - option en matière de journaux de trésorerie (centralisation automatique ou non, indication du compte concerné) ;
< < - calcul ou contrôle automatique de la T.V.A. ;
< < - édition de liste de prise en charge en écritures.
< < 2.1.3. Eléments définissant les traitements utilisés :
< < Pour chaque phase de traitement utilisé, les paramètres précisent les options possibles :
< < Exemples :
< < - traitement avec historique ou non ;
< < - option de clôture et de réouverture ;
< < - édition de liste d'anomalies ;
< < - imputation dans un compte d'attente.
< < 2.1.4. Eléments définissant les éditions :
< < Les paramètres précisent les modalités des éditions.
< < Exemples :
< < - édition de l'historique ou reprise en cumul des mouvements antérieurs à l'édition précédente ;
< < - édition sélective de comptes.

< < 2.2. Données permanentes

< < Ces informations décrivent les éléments permanents utilisés par les traitements. Elles concernent principalement le plan de comptes :
< < - type de comptes (bilan, gestion, tiers, analytique) ;
< < - structure du numéro de compte ;
< < - intitulé ;
< < - codes de regroupement ;
< < - liaisons entre comptes.

< < 2.3. Informations de positions

< < Ce fichier doit comprendre pour chaque compte :
< < - le numéro de compte ;
< < - les montants en capitaux débit et crédit.

< < 2.4. Informations de mouvements (écritures)

< < Ce fichier contient le détail de toutes les écritures. Ce fichier des écritures doit être accessible en permanence par les programmes de l'application comptable.
< < D'autre part, et pour des raisons de sécurité :
< < - en cas d'incident dans un traitement, la reprise de celui-ci doit se faire sans perte de données ;
< < - la régularisation des écritures erronées ne doit pas entraîner l'effacement de ces dernières (extourne) ;
< < - pour assurer la continuité du traitement et la vérification,
l'historique des écritures doit être conservé sur support informatique pour l'exercice en cours et au moins pour les trois exercices précédents, ainsi que les programmes ;
< < - il doit être impossible de comptabiliser les opérations d'une nouvelle journée avant d'avoir clôturé la journée précédente. Toutefois, il est admis de saisir et d'émettre des chèques et des reçus au cours d'une journée lorsque la comptabilité du jour précédent n'est pas clôturée. Cette saisie n'est autorisée que sur la seule journée suivante et uniquement pour les chèques, les reçus et les remises en banque à l'exclusion de toute autre opération. Dans ce cas, les reçus doivent être numérotés et aucune modification des informations saisies ne doit pouvoir être pratiquée après émission du chèque, du reçu ou du bordereau de remise en banque jusqu'à sa comptabilisation. L'ouverture d'une nouvelle journée comptable doit déclencher la comptabilisation des chèques, des reçus et des remises en banque saisis à cette date ;
< < - après la clôture d'une journée comptable, aucune écriture ne doit pouvoir être saisie ou comptabilisée à une date antérieure. De même, il est impossible d'ouvrir un nouvel exercice avant d'avoir clôturé l'exercice précédent, le plan comptable offrant tous comptes de régularisation nécessaire ;
< < - on doit disposer de procédures de sauvegardes périodiques et fiables.
Les commandes et les programmes du système de sauvegarde doivent faire partie de l'application comptable.

< < II. - Les sorties

< < On appelle sorties l'ensemble des résulats qui sont obtenus au cours d'un traitement.
< < Les sorties obligatoires comportent l'édition des documents de contrôle, l'édition des documents comptables et les fichiers d'écritures comptables en format ASCII sur support magnétique.
< < Ces éditions sont établies sur papier, ou éventuellement sur tout support offrant les conditions de garanties et de conservation définies en matière de preuve ; elles doivent être datées, paginées et comporter tous totaux de bas de page et reports ainsi que les totaux généraux en fin de document, en débit et en crédit, sans compensation. Les balances générales et auxiliaires et les grands-livres auxiliaires et généraux présentent les totaux en solde, débit et crédit, et en capitaux débit et crédit.
< < Toutes les impressions de documents comptables, qu'il s'agisse de documents obligatoires ou édités à la demande, doivent porter mention soit du dernier numéro d'écriture comptabilisée, soit du cumul en capitaux des écritures depuis le début de l'exercice, soit de ces deux indications.

< < 1. Edition des documents de contrôle

< < 1.1. Etats d'anomalies

< < Ce type d'état doit comporter :
< < - le détail des enregistrements erronés, y compris le numéro de l'enregistrement ;
< < - la nature de l'anomalie et toutes les références de l'écriture.
< < Tout état d'anomalie doit être édité journellement et permettre une correction dès que possible.

< < 1.2. Modifications des fichiers permanents et tables

< < Les comptes rendus des modifications des fichiers permanents et des tables (plan de comptes, liste des journaux, changements d'intitulés,
paramètres de comptabilisation, etc.) doivent être :
< < - soit imprimés lors de la clôture de chaque journée concernée, numérotés en séquence et conservés classés les uns à la suite des autres dans les mêmes conditions que les autres documents comptables obligatoires ;
< < - soit imprimés annuellement. Dans ce cas, la consultation de l'historique des modifications depuis le début de l'exercice doit pouvoir être imprimée à tout moment.

< < 2. Edition des documents comptables

< < On distingue les documents suivants, qui doivent être conservés selon les prescriptions légales et réglementaires :

< < 2.1. Journaux

< < On appelle journal un état où figurent toutes les écritures comptables dans l'ordre chronologique.
< < Il peut n'être tenu qu'un journal général.

< < Il peut être tenu, à l'appréciation du notaire, des journaux auxiliaires et un journal général sur lequel devront être reportés, pour chacun des journaux auxiliaires, le cumul des mouvements en débit et en crédit, et le solde.
< < Dans tous les cas, le journal général comportera le cumul des mouvements, en débit et en crédit, et le solde à la clôture de chacune des journées calendaires : ces résultats devront être reportés sur le journal centralisateur coté et paraphé pour chaque journée calendaire.
< < Le journal général contient donc :
< < - les écritures non éditées en journaux auxiliaires ;
< < - la centralisation des journaux auxiliaires.
< < Les mentions à faire figurer pour chaque écriture sont les suivantes :
< < A. - Les caractéristiques de l'opération :
< < - la date de l'opération ;
< < - le numéro de l'écriture ;
< < - le numéro de classement de la pièce comptable s'il est différent ;
< < - le libellé de l'opération (cause) ;
< < B. - Description du jeu des écritures :
< < - les numéros des comptes débités et crédités ;
< < - le montant.
< < L'organisation comptable et informatique de l'office notarial doit permettre, à partir des indications du journal ou du grand-livre, de retrouver immédiatement les pièces justificatives correspondantes.
< < Chaque page de journal doit comporter les totaux des opérations, en débit et en crédit, et le total en fin de chaque journée calendaire avec le report de la page précédente et les totaux de la page.
< < Selon l'appréciation du notaire et l'importance de l'office notarial, le journal général sera édité quotidiennement ou, au moins, de façon hebdomadaire.

< < 2.2. Le grand-livre

< < 2.2.1. Le grand-livre est composé de l'ensemble des comptes généraux et des comptes auxiliaires (comptes clients par exemple).
< < Le grand-livre comprend le détail des écritures enregistrées sur chaque compte ; son édition nécessite un tri des écritures selon un double critère ; le numéro de compte en majeur et la date d'écriture en mineur ; les informations à faire figurer pour chaque compte sont les suivantes :
< < En début de compte : la reprise de l'"à nouveau" du début d'exercice ou des écritures composant cet "à nouveau".
< < Pour chaque ligne :
< < - l'identification de l'écriture (journal, folio, ligne) et le numéro de classement de la pièce s'il est différent ;
< < - la date de l'opération ;
< < - le libellé de l'écriture ;
< < - le montant ;
< < - le compte de contrepartie ou le journal d'origine.
< < En fin de compte, les cumuls des débits et crédits et le solde du compte. < < Le grand-livre doit être mis à jour quotidiennement.
< < Le grand-livre des comptes généraux doit être édité avec une totalisation de tous les comptes en débit et en crédit, tant en cumul qu'en solde, lors de chaque clôture mensuelle et le grand-livre des comptes clients, au moins à la clôture annuelle.
< < 2.2.2. L'édition des comptes peut être faite selon plusieurs modalités :
< < - soit un compte par page ;
< < - soit une édition en continu sans saut de page entre chaque compte.
< < Les comptes doivent chacun, à tout instant, pouvoir être consultés soit sur papier, soit sur écran.
< < Dans ce dernier cas, l'édition d'un compte doit toujours pouvoir être faite à la demande.
< < 2.2.3. La présentation des comptes peut également prendre différentes formes en cours d'exercice :
< < Première option : on édite périodiquement tous les comptes avec pour chacun le détail de toutes les écritures depuis le début de l'exercice ;
< < Deuxième option : on édite périodiquement tous les comptes avec pour chacun la reprise des cumuls en fin de période précédente et le détail de toutes les écritures de la période ;
< < Troisième option : on édite seulement les comptes pour lesquels des écritures sont intervenues au cours de la période avec pour chacun la reprise des soldes en fin de période précédente et le détail des écritures de la période.
< < 2.2.4. Un compte général ne peut être supprimé du grand-livre que si son solde est nul et s'il n'a reçu aucune écriture depuis le début de l'exercice. < < Un compte client ne peut être supprimé du grand-livre que si son solde est nul. Les cumuls en capitaux doivent être maintenus lors de cette suppression et portés à un compte d'apurement jusqu'à la clôture de l'exercice.
< < Cette suppression ne peut se faire sans une édition préalable de toutes les écritures portées sur ce compte.
< < Cette édition doit être archivée à titre définitif pour les besoins de tous contrôles et recherches.
< < Tout compte doit pouvoir faire l'objet d'une présentation immédiate sur un support papier pour les besoins de tous contrôles et recherches.
< < 2.2.5. Il est possible d'ouvrir des comptabilités auxiliaires, notamment pour :
< < - les comptes clients ;
< < - les comptes financiers ;
< < - la taxe des frais d'actes.
< < Ces comptabilités sont centralisées quotidiennement sur le journal général.

< < 2.3. La balance

< < La balance donne la position des comptes.
< < Les informations à faire figurer sur la balance sont :
< < - le numéro de compte ;
< < - l'intitulé du compte ;
< < - le total des mouvements en débit et en crédit depuis le début de l'exercice ;
< < - le cumul des mouvements en débit et en crédit depuis le début de l'exercice ;
< < - le solde du compte débiteur ou créditeur ;
< < - la date du dernier mouvement.
< < Pour alléger la lecture et en faciliter l'exploitation, il est conseillé d'ajouter des totaux et sous-totaux intermédiaires en sus du total général.
< < Les balances générales et auxiliaires, s'il y a lieu, doivent être éditées à chaque fin de mois.

< < 2.4. Tableau de contrôle et d'analyse

< < Le système doit permettre, à la fin du traitement de chaque journée calendaire, l'établissement automatique :
< < 1. D'un tableau de couverture de fonds détenus faisant apparaître :
< < - l'encaisse financière ;
< < - le montant des fonds détenus pour le compte du client ;
< < - la couverture "client" (écart entre les deux précédents postes).
< < 2. D'un tableau de bord faisant apparaître en cumul du mois et de l'exercice les résultats de l'office.
< < Ces deux tableaux devront impérativement reproduire les modèles annexés au présent document.
< < Deux autres modèles de tableaux de gestion faisant apparaître l'analyse et l'origine du fonds de roulement sont annexés au présent document. Ils sont facultatifs.

< < 2.5. Compte de résultat

< < Ce compte est établi au moins mensuellement, conformément au plan comptable notarial.

< < 2.6. Déclaration de fin d'année C.S.N.

< < III. - Les contrôles et documentations

< < 1. Le contrôle interne

< < Des contrôles doivent exister à plusieurs niveaux dans le système de traitement :

< < 1.1. Contrôles figurant dans les programmes

< < Contrôles figurant dans les programmes eux-mêmes afin :
< < - de vérifier, ligne par ligne, la présence, lors de la saisie, des renseignements nécessaires au traitement ;
< < - de vérifier l'ordre séquentiel et chronologique des mouvements ;
< < - de s'assurer de l'égalité arithmétique débit/crédit des écritures et des états issus des traitements ;
< < - de contrôler les imputations par rapprochement avec le fichier des comptes ouverts ;
< < - de contrôler les contreparties d'écritures de manière à bloquer les anomalies flagrantes.
< < Une table minimale des incompatibilités absolues figure en annexe.
< < Elle s'attache aux seuls comptes obligatoires du plan comptable notarial. < < Elle peut, éventuellement, être complétée au gré de l'office par d'autres incompatibilités absolues concernant certains comptes facultatifs et par des incompatibilités relatives pouvant être levées selon les procédures particulières (clé par donneur d'ordre, par exemple).

< < < < 1.2. Contrôles effectués par les utilisateurs

< < Contrôles effectués par les utilisateurs pour s'assurer :
< < - que l'intégralité des informations soumises au traitement (mises à jour de fichiers permanents, écritures) est prise en compte. Différentes techniques peuvent être utilisées à ce propos, et l'on doit au minimum :
< < - s'assurer que les cumuls obtenus lors du traitement sont égaux à la somme des cumuls du traitement précédent et du total des mouvements de la période traitée ;
< < - contrôler le nombre d'enregistrements contenus dans les fichiers permanents ;
< < - que toutes les écritures en suspens et qui figurent soit dans un compte d'attente, soit dans un fichier d'anomalies non recyclées, sont traitées, au minimum, en fin d'exercice ;
< < - que les états édités sont corrects quant à leur forme et leur nombre d'exemplaires.
< < Des documents écrits et mis à jour décrivent ces contrôles.
< < Leurs règles de conservation obéissent aux mêmes durées que les traitements auxquels ils s'appliquent.

< < 1.3. Contrôles d'accès aux programmes et aux fichiers

< < Les utilisateurs ne doivent pouvoir saisir et traiter des données comptables qu'en utilisant les fonctions applicatives répondant aux prescriptions du présent arrêté. Aucun accès libre de l'utilisateur à des programmes utilitaires permettant d'écrire directement dans les fichiers comptables sans passer par les fonctions et les contrôles applicatifs ne doit être autorisé par le système. Si, pour des besoins de maintenance à distance et afin de remédier à des incidents sur le matériel, de tels programmes sont implantés sur le système de l'office, l'accès devra être protégé par un mot de passe modifié quotidiennement selon un algorithme connu du seul concepteur.

< < 1.4. Contrôle de l'exploitation

< < Est obligatoire dans chaque office la tenue d'un journal de bord enregistrant chronologiquement tous les événements suivants :
< < - les mises à jour de programmes applicatifs ou systèmes ;
< < - les principales opérations de sauvegarde (mensuelles et annuelles) ainsi que toute restauration ;
< < - les incidents sur les matériels et les programmes et les remèdes apportés ;
< < - les interventions des prestataires (sur site, par télémaintenance, par téléphone, par échange de supports informatiques, ...).
< < Le journal de bord et les documents significatifs permettant de comprendre l'événement (copies d'écran, transcriptions de messages d'erreur, éditions, copies de fichiers ou de pièces, ...) sont conservés dans les mêmes conditions que les autres documents comptables.

< < 2. La documentation

< < L'organisation et le fonctionnement du système de traitement doivent faire l'objet d'une documentation écrite, constamment tenue à jour, qui doit comprendre :
< < - un document décrivant les procédures et l'organisation comptable pour permettre la compréhension du système de traitement et la réalisation des contrôles ;
< < - un manuel d'instructions donnant au personnel les consignes nécessaires pour le fonctionnement et l'exploitation du système ;
< < - lorsque les programmes ont été développés par l'office notarial ou lorsque celui-ci en a acquis les droits de propriété, une documentation relative aux analyses et aux programmes suffisante pour rendre possibles les modifications et mises à jour ultérieures.
< < L'ensemble de la documentation visée ci-dessus doit être conservé dans les mêmes conditions que les autres documents comptables de manière à pouvoir être présenté ultérieurement pour les besoins de tous contrôles et recherches.
< < Une édition au moins doit être stockée dans des conditions propres à assurer la sécurité de sa conservation.

< < A N N E X E I

< < TABLEAU DE CONTROLE DE LA COUVERTURE

DES FONDS DETENUS ET DES DISPONIBILITES

......................................................

......................................................

Vous pouvez consulter le tableau dans le JO no 0291 du 14/12/96 Page 18328 a 18334
......................................................

< < A N N E X E I I

< < ANALYSE DU FONDS DE ROULEMENT

......................................................

< < A N N E X E I I I

< < ORIGINE DU FONDS DE ROULEMENT

......................................................

< < A N N E X E I V

< < TABLEAU DE BORD (EN SOLDES)

......................................................

< < A N N E X E V

< < INCOMPATIBILITES ET CONTROLE

DE CERTAINS COMPTES

< < Le compte 475 est compatible avec tous les autres comptes et doit être soldé en permanence.

< < 1. Incompatibilités avec les comptes clients

< < Les comptes des clients ne doivent être mouvementés qu'en contrepartie d'un mouvement affectant :
< < - un compte de dépôt autorisé ou la caisse ou les chèques à encaisser ;
< < - un autre compte client (41) ;
< < - un compte des droits dus au Trésor sur les opérations effectuées à l'office (compte 442 et compte 445) ;
< < - un compte 40112 ;
< < - un compte de produit (706 - 708 et 709) ;
< < - les comptes 678 ou 778 ;
< < - le compte 654.
< < Il y a incompatibilité des comptes clients avec tous les autres comptes sauf à utiliser le compte exceptionnel de passage no 475, destiné à ce seul usage.
< < Par dérogation, il pourra y avoir compatibilité avec les comptes bilans de clôture et bilans d'ouverture pour l'établissement de ceux-ci ou à l'occasion d'un changement de comptabilité.

< < 2. Incompatibilités entre comptes

du plan comptable

< < Entre 541 (valeurs à encaissement) et les autres comptes de la classe 5, sauf 542 et 544.
< < Entre classe 5 (comptes financiers) et 706 (émoluments et honoraires) et 709 (remises accordées par l'entreprise).

< < 3. Fonctionnement particulier de certains comptes

< < Le compte 58 ne pourra être mouvementé que par des écritures engendrées automatiquement par le programme lors de mouvements entre les comptes financiers.
< < Dans la mesure où le compte principal a fait l'objet de division, ce compte principal ne peut être mouvementé manuellement et l'écriture doit être portée au compte divisionnaire concerné. > >

Art. 9. - Le directeur des affaires civiles et du sceau est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 5 novembre 1996.

Pour le ministre et par délégation :

Par empêchement du directeur

des affaires civiles et du sceau :

Le sous-directeur,

H. Chaubon