Art. 1er. - Est autorisée la création au ministère de l'équipement, des transports et du logement d'un traitement automatisé dénommé « Mélanie » ayant pour finalité d'offrir un service de messagerie et d'annuaire entre tous les agents du ministère. Cette messagerie est interconnectée avec la messagerie internet et les messageries des autres administrations dans le cadre du projet interministériel AdER.

Art. 2. - Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont les suivantes :

A. - Un annuaire de l'ensemble des agents du ministère.

Cet annuaire sera renseigné au fur et à mesure du raccordement de chaque agent au service de messagerie. Il contient les informations suivantes :

- identité : nom, prénom, photographie ;

- vie professionnelle : grade, fonction, missions, numéro de téléphone, numéro de télécopie, adresse électronique, adresse géographique d'affectation.

Les informations contenues dans l'annuaire sont conservées jusqu'au départ ou au changement de poste de l'agent.

B. - Les messages échangés.

Les informations nominatives contenues dans les messages sont les noms, prénoms et affectation de l'émetteur et des destinataires internes au ministère et les adresses internet des émetteurs et destinataires externes au ministère.

Les messages échangés sont conservés pendant leur durée de vie utile pour l'administration.

Les messages en provenance et à destination des particuliers ne peuvent être consultés, diffusés et conservés que dans le strict cadre de la demande initiale, à l'exception d'éventuels traitements statistiques.

C. - Les agendas personnels des agents.

Pour chaque personne sont stockés les dates et heures des réunions, leur objet et les participants.

La conservation de ces informations relève de l'initiative des agents.

Art. 3. - Les destinataires de ces informations sont :

Pour l'annuaire :

- le personnel du ministère ;

- le personnel des autres administrations (dans le cadre du projet AdER) ;

Pour les messages :

- les destinataires des messages ;

Pour les agendas :

- les personnes auxquelles l'agent aura nominativement ouvert des droits de consultation de son agenda.

Art. 4. - Le droit d'accès de toute personne physique aux informations de l'annuaire la concernant, à l'exception de sa photographie, s'exercera directement à travers le client de messagerie qui permet à tout agent raccordé à la messagerie de consulter la totalité de l'annuaire. Le droit d'accès concernant la photographie s'exercera à partir de n'importe quel poste de travail raccordé au réseau intranet du ministère et disposant d'un butineur.

Les demandes de rectification seront faites auprès du secrétariat général de leur service. Un recours pourra être fait auprès de la direction du personnel et des services, sous-direction de l'informatisation et des services.

Les messages émis et reçus par chaque personne sont consultables par cette personne à partir de son client de messagerie.

Les informations contenues dans l'agenda personnel de chaque agent sont consultables à partir de son poste de travail. Elles peuvent être corrigées directement.

Art. 5. - Le directeur du personnel et des services du ministère de l'équipement, des transports et du logement est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.