1. Emploi et traitement du français

dans les systèmes d'information et de communication

Les dispositions légales relatives à l'emploi de la langue française sont applicables quels que soient les supports techniques employés. Les spécificités des équipements électroniques et informatiques (renouvellements fréquents dus au rythme accéléré des évolutions techniques et fonctionnelles, achats sur un marché international, etc.) ne doivent pas faire obstacle au respect des règles énoncées ci-après.

1.1. Emploi du français

1.1.1. Modes d'emploi et formations à l'utilisation

des équipements et des logiciels

Conformément à l'article 2 de la loi no 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française, les modes d'emploi des équipements (ordinateurs, télécopieurs, photocopieurs) et des logiciels mis à la disposition des agents publics doivent être rédigés en français. Ainsi que la circulaire d'application du 19 mars 1996 l'a précisé, l'obligation d'utiliser la langue française porte sur tous les modes d'emploi, qu'ils soient accessibles sur papier ou sur écran.
Ces modes d'emploi doivent être formulés dans un français compréhensible et les indications y figurant doivent permettre aux agents de faire appel à toutes les fonctionnalités du produit.
Les formations des agents publics portant sur l'utilisation des équipements bureautiques et informatiques et sur les systèmes d'information et de communication doivent se dérouler en français, à partir de documents de travail rédigés en français.

1.1.2. Emploi des langues sur les nouveaux supports

Ma circulaire du 15 mai 1996 relative à la communication, à l'information et à la documentation des services de l'Etat sur les nouveaux réseaux de télécommunication rappelle que la loi du 4 août 1994 précitée s'applique aux informations communiquées par l'intermédiaire des serveurs Internet mis en place par les services publics.

1.2. Traitement du français

Les caractéristiques techniques des équipements fournis aux agents publics et des systèmes d'information développés par ou pour les services publics doivent permettre le respect intégral des caractères typographiques du français et des autres langues européennes à caractères latins, dans les fonctions de saisie, d'affichage, de tri, d'impression et de circulation sur les réseaux électroniques.
Les modifications qui devront être apportées aux systèmes d'information et aux logiciels existants en raison du passage à l'an 2000 et de l'adoption de la monnaie unique européenne devront être mises à profit, le cas échéant,
pour permettre à ceux-ci d'assurer un traitement typographique correct de la langue française.

2. Conséquences pour les marchés publics

Les cahiers des charges rédigés pour la passation de marchés publics doivent comporter des clauses rappelant l'ensemble des exigences énoncées ci-dessus. La Commission centrale des marchés diffusera prochainement une recommandation dans laquelle figureront des clauses types à l'intention des acheteurs publics.
Lorsqu'un acheteur public veut faire référence à une norme européenne ou internationale, il doit préalablement s'assurer qu'il en existe une traduction en français vérifiée par l'organisme compétent pour la certification des normes dans le secteur d'activité concerné.
Les règlements de consultation doivent informer les candidats de ce que les réunions des commissions d'appels d'offres sur performances et des jurys de concours se tiennent exclusivement en français. Il en va de même pour les réunions et discussions ayant trait à l'exécution des marchés. Il appartient aux titulaires de marchés de désigner une équipe d'encadrement ayant une maîtrise suffisante du français pour pouvoir participer utilement à ces réunions et discussions.
Vous voudrez bien rendre compte à la délégation générale à la langue française de toute difficulté d'application des présentes instructions.