Commission de recours amiable - Attributions et composition

La commission de recours amiable statue sur les recours amiables présentés par les bénéficiaires du régime et portant sur l'application des textes en vigueur ainsi que sur les demandes en réduction ou remise des majorations et pénalités de retard.
La commission de recours amiable rapporte annuellement ses décisions devant le conseil d'administration.
Outre son président, la commission de recours amiable est composée de trois membres.

Commission du fonds social (décret n° 87-805 du 30 septembre 1987) - Attributions et composition

1. La commission du fonds social, sur délégation du conseil d'administration, statue sur les demandes de secours individuels urgents et d'aides présentées par les affiliés. Elle statue également sur les réclamations portant sur les refus d'attribution d'aides ou de secours urgents ainsi que sur les demandes de remises totales ou partielles de dettes consécutives aux secours urgents. Elle rend compte au conseil d'administration des décisions prises en application de cette délégation ;
2. Elle prépare les décisions du conseil d'administration en matière de politique d'action sociale, y compris s'agissant des délibérations relatives au budget du fonds social ou du fonds de réserve du fonds social ;
3. Elle réalise toute étude préalable en vue de réaliser une ou plusieurs opérations au titre des actions collectives prévues au b de l'article 3 du décret n° 87-805 du 30 septembre 1987. Ces propositions sont ensuite soumises au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission du fonds social est composée de neuf membres.

Dispositions communes aux commissions permanentes décisionnelles

Les décisions des commissions permanentes décisionnelles sont prises à la majorité des voix des membres présents.
En cas de partage égal des voix, la voix du président de la commission est prépondérante.
Les commissions ne délibèrent valablement que si au moins la moitié de leurs membres sont présents ou représentés.
Les séances des commissions permanentes décisionnelles de l'IRCANTEC ne sont pas publiques.

Commission des comptes et de l'audit - Attributions et composition

La commission des comptes et de l'audit est chargée du suivi de la préparation et de la réalisation du budget, des relations avec les commissaires aux comptes, de la préparation de la convention d'objectifs et de gestion, et du suivi de la performance de la gestion.
Dans le cadre de ses attributions, la commission des comptes et de l'audit prépare les projets de :

- rapport de gestion détaillé relatif au précédent exercice portant notamment sur le fonctionnement du régime et sur l'état de recouvrement des cotisations ;
- rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- bilan et des comptes de résultats de l'institution.

Ces documents sont soumis au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission des comptes et de l'audit est composée de sept membres.

Commission de pilotage technique et financier - Attributions et composition

La commission de pilotage technique et financier est chargée de préparer les travaux du conseil d'administration relatifs à la politique de placement, au pilotage actuariel et à la solvabilité à long terme du régime. Dans le cadre de ses attributions, la commission de pilotage technique et financier prépare les projets :

- de rapport annuel technique et financier du conseil d'administration mentionné au II de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié ;
- de rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- de plan quadriennal prévu au III de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié ;
- de bilan actuariel du régime ;
- d'évolution des paramètres, en tenant compte des objectifs de solvabilité de long terme du régime.

Ces travaux sont communiqués au conseil de tutelle et transmis au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission de pilotage technique et financier est composée de neuf membres.

Election des membres

Les commissions sont constituées pour une durée correspondant à la mandature des administrateurs.
Les membres de chacune des commissions sont élus lors de la première réunion qui suit le renouvellement du conseil d'administration. Ils peuvent être choisis parmi les membres titulaires ou suppléants du conseil d'administration, et s'agissant des commissions décisionnelles sont également répartis entre le collège des membres représentant les bénéficiaires et le collège des membres représentant l'Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics et les établissements publics dont les personnels sont affiliés à l'IRCANTEC.
Les modalités d'élection des membres des commissions sont les mêmes que celles appliquées pour les membres du Bureau.

Organisation et fonctionnement

Les commissions décisionnelles et d'études se réunissent au moins quatre fois par an.
Lorsqu'un membre d'une commission est empêché de se rendre à la convocation, il peut désigner un autre administrateur appartenant à la même catégorie de représentants (par organisation syndicale pour les représentants des bénéficiaires, représentants des ministères employeurs, représentants de la Fédération hospitalière de France, de l'Association des maires de France, de l'Association des régions de France, de l'Association des départements de France et personnalités qualifiées).
En cas d'impossibilité d'assister à une séance d'une commission, y compris au moyen d'une connexion à distance, ses membres informent le président de la commission par tout moyen disponible (courrier électronique, envoi postal, téléphone…) en précisant le motif de l'absence et le nom de l'administrateur remplaçant invité à siéger qui doit appartenir à la même organisation et catégorie de représentants que le membre empêché. Cette information doit parvenir au secrétariat administratif avant l'ouverture des débats de la séance concernée.
Un administrateur remplaçant ne peut représenter qu'un seul absent et uniquement pour la séance de la commission pour laquelle ce dernier est empêché. Aucun mandat ne peut être donné.
Les représentants du service gestionnaire, les commissaires du gouvernement, les membres du conseil de tutelle, le président et le vice-président du conseil d'administration peuvent assister aux séances des commissions décisionnelles et d'études sans voix délibérative.
Les convocations et les dossiers sont adressés selon les modalités prévues à l'article 8.
En l'absence d'un président de commission permanente, la séance est présidée par le doyen d'âge des membres présents de la commission concernée.
Les commissions peuvent se réunir dans les conditions prévues au premier alinéa de l'article 20.

Conditions de création

Le conseil d'administration peut en tant que de besoin créer, pour une année au plus, une ou plusieurs commissions pour un objet déterminé.
Au cours de la séance pendant laquelle est prise la décision de créer une commission non permanente, le conseil d'administration désigne les membres de cette commission, qui est composée au plus de quatre administrateurs titulaires ou suppléants. Les modalités de scrutin de l'élection sont les mêmes que celles du bureau.

Fonctionnement

Les représentants du service gestionnaire, les commissaires du gouvernement, les membres du conseil de tutelle, le président et vice-président du conseil d'administration peuvent assister aux réunions des commissions non permanentes sans voix délibérative.
La commission fixe le calendrier prévisionnel de ses réunions.
A l'issue de ses travaux, la commission non permanente établit un rapport qui est remis au conseil d'administration.
Les convocations et les dossiers sont adressés selon les modalités prévues à l'article 8.
Les commissions peuvent se réunir dans les conditions prévues au premier alinéa de l'article 20.

Modalités d'utilisation des moyens dématérialisés

Les instances peuvent être organisées au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle, totale ou partielle, sauf décision contraire dûment motivée de leurs présidents.
Le cas échéant, les décisions sont prises dans les conditions définies à l'article 38.

Vacance d'un siège de membre de commission - Remplacement

Un siège de membre de commission peut se trouver vacant par suite de démission notifiée par écrit au président du conseil d'administration et au président de la commission, d'exclusion déclarée par le conseil d'administration en cas d'absence sans motif valable à trois séances consécutives de la commission, ou de perte de la qualité d'administrateur.
Lorsque la vacance est constatée, le conseil d'administration procède au remplacement du membre de la commission par une nouvelle élection. Ce remplacement intervient pour la durée du mandat restant à courir, soit jusqu'à l'installation du nouveau conseil d'administration.

Absence du président et du vice-président du conseil d'administration

En cas d'absence simultanée du président et du vice-président, la séance est présidée par le doyen d'âge des membres présents du conseil d'administration.

Absence de membres titulaires à une séance du conseil d'administration

En cas d'impossibilité d'assister à une séance du conseil d'administration, y compris au moyen d'une connexion à distance, les membres titulaires informent le président du conseil d'administration par tout moyen disponible (courrier électronique, envoi postal, téléphone…) en précisant le motif de l'absence et le nom du suppléant appelé à siéger qui doit appartenir à la même organisation et catégorie de représentants que le titulaire concerné. Cette information doit parvenir au secrétariat administratif avant l'ouverture des débats de la séance concernée.
Un membre suppléant ne peut représenter qu'un seul titulaire et uniquement pour la séance du conseil pour laquelle le membre titulaire est empêché. Aucun mandat ne peut être donné.

Quorum

Le président vérifie à l'ouverture de la séance que le quorum est atteint. Si celui-ci n'est pas atteint, le conseil est convoqué à nouveau dans un délai de quinze jours maximum et aucune condition de quorum n'est alors exigée.
L'appréciation du quorum est faite au regard du nombre de membres disposant de la qualité d'administrateur au jour de la séance. Elle s'appuie sur le constat par le président des membres physiquement présents ainsi que, le cas échéant, des membres assistant à la séance par visioconférence ou audioconférence dans les conditions prévues à l'article 20.

Séances ordinaires

Le conseil d'administration se réunit au moins une fois par trimestre.
Les convocations, accompagnées de l'ordre du jour, sont adressées aux administrateurs titulaires et suppléants, par voie électronique, dix jours au moins avant la date de la réunion.

Séances extraordinaires

Le conseil d'administration est convoqué, à titre extraordinaire et sur un ordre du jour déterminé, lorsque la moitié au moins de ses membres ou au moins un des commissaires du gouvernement en exprime la demande par écrit au président du conseil.
La séance extraordinaire est organisée par le service gestionnaire dans un délai de dix jours ouvrés maximum à compter de la date de réception de la demande.
Il en va de même en cas d'urgence déclarée par au moins un des commissaires du gouvernement, par écrit, au président du conseil d'administration.

Première séance suivant le renouvellement du conseil d'administration

Pour la première séance qui suit le renouvellement de ses membres, le conseil d'administration est convoqué par le président en exercice avant la fin de la précédente mandature, dans un délai de 30 jours à compter de la publication de l'arrêté de désignation des administrateurs, sauf hypothèses prévues à l'article 26.
La séance est ouverte par le doyen d'âge des membres titulaires présents nouvellement désignés dans le conseil d'administration.
La première séance qui suit le renouvellement de ses membres est prioritairement consacrée :

- à l'installation de la nouvelle mandature et notamment aux élections et désignations des présidents, vice-présidents et membres des instances de l'Institution ;
- à la désignation des représentants de l'Institution dans les différentes sociétés où cette dernière détient des droits de vote ;
- à donner mandat général à la Caisse des dépôts pour représenter l'IRCANTEC dans les différentes actions contentieuses liées à l'exécution du mandat de gestion prévu au V de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié et pour engager, au titre du fonds, les frais induits par ces procédures.

Etablissement de l'ordre du jour

L'ordre du jour des séances du conseil d'administration est fixé par le président du conseil d'administration, après consultation du bureau, sauf urgence ou séance extraordinaire.
L'inscription à l'ordre du jour d'une séance résulte notamment :

- d'une disposition de la réglementation applicable à l'IRCANTEC (cf. article suivant) ;
- d'une décision du conseil d'administration, d'une demande du bureau ou d'une commission ;
- des oppositions notifiées au président du conseil d'administration.

En outre, l'ordre du jour comporte un point « Informations diverses » dont le contenu doit être arrêté en début de séance. Les questions qui nécessitent une étude préalable ou une décision du conseil d'administration ne peuvent être examinées au titre de cette rubrique.

Point non inscrit à l'ordre du jour

Le conseil d'administration peut, sous réserve que le sujet ait été débattu au préalable au sein du bureau et sur demande expresse d'au moins huit administrateurs titulaires ou à défaut de leurs suppléants, modifier son ordre du jour par une délibération expresse adoptée à la majorité des membres présents ou représentés.

Transmission des documents préparatoires

Chaque point figurant à l'ordre du jour fait l'objet, le cas échéant, d'un rapport ou d'une note. L'avis ou le rapport de la commission compétente ou à défaut du bureau est présenté en séance.
Les dossiers sont adressés par le secrétariat administratif au plus tard cinq jours avant la réunion, sauf urgence ou séance extraordinaire.

Caractère non public des séances du conseil d'administration

Les séances du conseil d'administration de l'IRCANTEC ne sont pas publiques.

Rapports réglementaires

1° Le conseil d'administration délibère sur les documents suivants :

- le règlement intérieur ;
- la convention d'objectifs et de gestion (conclue pour une durée minimale de trois ans) ;
- le plan quadriennal retraçant les conditions de réalisation de l'équilibre de long terme du régime, sur la base des travaux préparatoires de la commission de pilotage technique et financier, accompagné du rapport établi par l'actuaire indépendant.

2° Il délibère chaque année sur :

- un rapport de gestion détaillé relatif au précédent exercice, portant notamment sur le fonctionnement du régime et sur l'état du recouvrement des cotisations ; cet examen a lieu au premier semestre ;
- un rapport technique et financier préparé par la commission de pilotage technique et financier ;
- un rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques, notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- un plan de formation des administrateurs pour l'année à venir ;
- un rapport sur la situation du régime qui sera adressé au Conseil commun de la fonction publique (cf. décret n° 2012-148 du 30 janvier 2012 relatif au Conseil commun de la fonction publique).

Approbation des comptes annuels

Avant la fin du premier semestre de chaque année, le conseil d'administration approuve, par délibération, les comptes de l'IRCANTEC pour l'exercice précédent.

Vœux

A la demande d'au moins douze administrateurs, le conseil d'administration peut émettre des vœux sur des sujets qui, bien que ne relevant pas de sa compétence décisionnelle, concernent l'IRCANTEC. Les vœux sont adoptés et notifiés dans les mêmes conditions que les délibérations.

Secrétariat administratif du conseil d'administration

La Caisse des dépôts, gestionnaire, assure le secrétariat administratif du conseil d'administration, du bureau et des commissions, sous l'autorité du président.
Le secrétariat administratif fournit toute assistance au président du conseil d'administration et aux présidents des commissions pour la préparation et l'organisation des réunions.
En particulier, il diffuse les convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus et en assure la rédaction.
Le secrétariat administratif apporte son soutien à la rédaction des délibérations soumises aux votes du conseil d'administration.
Le secrétariat administratif est l'interlocuteur des administrateurs pour toutes les questions matérielles les concernant.

Secrétariat de la présidence

La Caisse des dépôts, gestionnaire, assure le secrétariat administratif de la présidence.

Adoption des délibérations du conseil d'administration

Les votes ont lieu à main levée. Toutefois, les votes ont lieu à bulletin secret pour toutes les nominations individuelles, et pour toutes les autres délibérations, sur décision du président ou à la demande d'un administrateur. Les votes blancs, nuls et les abstentions sont inscrits comme tels au procès-verbal de séance. Ils ne sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés.

Utilisation de la conférence téléphonique et audiovisuelle

Les délibérations peuvent être prises au moyen de conférences téléphoniques ou audiovisuelles, totales ou partielles, hors délibérations à bulletin secret. Afin de permettre l'identification des participants l'image, la voix et le nom associé au compte du logiciel de conférence utilisé devront correspondre au participant. La confidentialité des débats devra être garantie par l'utilisation d'une connexion sécurisée.

Utilisation du vote électronique

Les délibérations nécessitant le respect du secret du vote peuvent être prises par voie électronique au moyen d'un dispositif permettant un dialogue en direct par messagerie. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leurs sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant les débats, afin d'assurer le caractère collégial de la séance. La validité des délibérations organisées selon ces modalités est subordonnée :

- à la mise en œuvre d'un dispositif permettant l'identification certaine des participants ;
- au respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers, à l'utilisation exclusive de ce vecteur de délibération, y-compris pour les administrateurs présents.

Notification

A l'issue de chaque séance du conseil d'administration, le secrétariat administratif rédige un procès-verbal des délibérations. Ce procès-verbal est signé par le président.
Il est adressé aux commissaires du gouvernement et aux membres du conseil de tutelle par courriel accompagné d'une demande d'accusé de réception.

Entrée en application des délibérations

Hors le cas d'exécution immédiate à la suite d'une approbation expresse, les délibérations du conseil d'administration deviennent exécutoires en l'absence d'opposition par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget, dans un délai d'un mois à compter de la date de réception du procès-verbal par ces deux ministères, l'accusé de réception des courriels faisant foi, ou avant l'expiration de ce délai si les délibérations ont fait l'objet d'une approbation explicite. Les ministres chargés de la sécurité sociale et du budget peuvent demander par écrit des informations ou des documents complémentaires relatifs aux délibérations du conseil d'administration. Le délai d'un mois est alors suspendu jusqu'à production de ces informations ou documents par courrier en recommandé avec accusé de réception ou courriel avec avis de réception.

Notification des oppositions

Les oppositions sont notifiées, par écrit, au président du conseil d'administration par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget, dans les délais précisés à l'article 41 du présent règlement intérieur. Une copie est adressée simultanément dans les mêmes conditions au secrétariat administratif du conseil d'administration.
Le président informe les membres du conseil d'administration, sans délai et par voie électronique, des oppositions formulées par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget.

Publicité des procès-verbaux des délibérations

Les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration approuvés ainsi que tout document administratif détenu par l'Institution peuvent être communiqués et publiés par le secrétariat administratif dans les conditions prévues à la section 1 du chapitre 1er du titre 1er du livre III du code des relations entre le public et l'administration

Rédaction et validation des comptes rendus

Un compte rendu des débats est établi après chaque séance du conseil d'administration par le secrétariat administratif.
Ce compte rendu est une synthèse fidèle des débats assortie des délibérations et vœux du conseil d'administration ainsi que de la liste des membres présents, absents excusés et absents.

Approbation des comptes rendus par le conseil d'administration

Le compte rendu est approuvé lors de la séance qui suit celle dont il rend compte.
Les membres du conseil d'administration peuvent alors émettre des réserves ou des demandes de rectifications qui seront consignées au compte rendu de la séance au cours de laquelle, elles auront été formulées.
Le compte rendu initial validé par le président de séance est mis à jour des modifications acceptées par le conseil d'administration.

Particularités du compte rendu de la dernière séance d'une mandature

Le compte rendu de la dernière séance du conseil d'administration avant son renouvellement est rédigé et diffusé à l'ensemble des membres sortants du conseil.
Les observations des membres sortants sont adressées au secrétariat administratif qui en fait part au nouveau conseil d'administration lorsque le compte rendu est soumis à son approbation.

Conservation

Le procès-verbal des délibérations et le compte rendu des débats sont paraphés et signés par le président de la séance avant d'être conservés dans les archives du régime.

Moyens mis à disposition des administrateurs

Dans l'exercice de leur mandat, et dans les conditions prévues par délibération du conseil d'administration, les administrateurs peuvent utiliser les locaux du siège social de l'IRCANTEC. En outre, un site extranet sécurisé est dédié aux administrateurs de l'IRCANTEC. Il contient tous les documents afférents aux réunions des instances et à leurs travaux, y compris ceux remis en séance.
Le secrétariat administratif du conseil d'administration gère les habilitations des administrateurs et s'assure de la mise en ligne des documents. Il communique un code d'accès confidentiel à chacun des administrateurs. Dès qu'une mise à jour intervient sur le site, les administrateurs en sont aussitôt informés par messagerie électronique.
Un calendrier des réunions est communiqué en séance ordinaire du conseil d'administration par le président une fois par an. Le calendrier régulièrement mis à jour figure sur la page d'accueil du site Extranet.

Formation

Après l'adoption par le conseil d'administration du plan de formation, les administrateurs sont destinataires du calendrier de mise en place des formations accompagné d'un bulletin d'inscription à retourner au secrétariat administratif du conseil d'administration.
Celui-ci adresse aux administrateurs inscrits les convocations et le programme des formations au moins huit jours avant la date de la formation.

Honorariat

L'honorariat est attribué, sur demande, à tout ancien administrateur qui justifie d'un mandat d'une durée de huit ans comme titulaire ou suppléant. La demande est à adresser à l'issue du mandat au secrétariat administratif du conseil d'administration. La notification est signée par le président du conseil d'administration.
L'honorariat est accordé de droit à tout ancien président. L'honorariat ne permet pas de siéger aux instances.

Remboursement des frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et de séjour engagés par les membres du conseil d'administration sont remboursés sur leur demande par le secrétariat administratif du conseil pour toutes les réunions inscrites au calendrier prévisionnel des instances, les réunions faisant l'objet de convocations signées au préalable du président ou président de commissions, ainsi que pour les formations prévues au plan de formation annuel pour lesquelles la convocation tient lieu d'ordre de mission.
Les frais de déplacement et de séjour engagés par les membres suppléants du conseil d'administration ne sont pas remboursés pour les séances du conseil d'administration auxquelles ils assistent en présence de leurs administrateurs titulaires.
En application de l'article 2 de l'arrêté du 30 décembre 1970, toute mission de représentation doit donner lieu à une convocation préalable signée ou visée du président.
Ce remboursement est effectué sur production d'un état des dépenses engagées auquel sont joints les justificatifs nécessaires.
Une avance peut être consentie à titre exceptionnel aux administrateurs sur leur demande.
Les conditions de prise en charge des frais de déplacement et de séjour ainsi que des avances sont précisées dans une note de procédure générale sur les frais engagés dans le cadre de l'exercice de leur mission.
Elle est remise par le secrétariat administratif du conseil à chaque administrateur dès sa désignation.

Autres frais liés à l'exercice de la fonction d'administrateur

Les administrateurs titulaires et suppléants sont remboursés sur leurs achats en équipement informatique et en frais de fonctionnement nécessaires à l'exercice de leur fonction, dans des conditions précisées dans la note de procédure générale sur les frais engagés.

Régime indemnitaire

La note de procédure générale sur les frais engagés mentionnée aux articles 51 et 52 est adoptée par le conseil d'administration, sur proposition du bureau. Elle est révisée une fois par mandat.

Remboursement aux employeurs des salaires maintenus

Pour l'exercice de leur mandat, les salariés ne relevant pas des ministères de l'Etat disposent d'autorisations d'absence régies par les conventions relatives à l'exercice du droit syndical.
En cas de dépassement du contingent des heures prévues par lesdites conventions, l'IRCANTEC rembourse aux employeurs, le cas échéant, les rémunérations et charges y afférentes des représentants appelés à participer aux travaux des instances de l'Institution.

Assurances

L'IRCANTEC souscrit pour chaque administrateur une assurance destinée à couvrir les risques accident et invalidité encourus dans l'exercice de ses fonctions.

Déontologie

Les administrateurs de l'IRCANTEC doivent agir dans l'intérêt exclusif de l'Institution, avec le souci constant de préserver son image et sa réputation. A cette fin, les administrateurs sont tenus au respect des règles de la Charte de déontologie IRCANTEC adoptée par le conseil d'administration.
Lors de chaque début de séance du conseil d'administration, le président mentionne la charte de déontologie et notamment l'obligation de déport des administrateurs présentant un lien d'intérêt.
Les administrateurs doivent indiquer toute survenance de situation portant à conflit d'intérêts dès lors qu'elle pourrait interférer sur les missions qui leur sont confiées.
Les administrateurs doivent compléter et remettre au président de l'Institution une déclaration des mandats et participations pour leur permettre de recenser et d'indiquer toute survenance de situation portant à conflit d'intérêts dès lors qu'elle pourrait interférer sur les missions qui leur sont confiées. Elle est actualisée à l'initiative de l'intéressé dès que cela est nécessaire. Elle mentionne les liens d'intérêts de toute nature, directs ou par personne interposée, que le déclarant a, ou qu'il a eus pendant les cinq années précédant sa prise de fonctions, avec des entreprises, des établissements ou des organismes qui apportent leur concours au conseil d'administration ou à la commission de pilotage technique et financier (chargée des placements), notamment les gestionnaires ou mandataires.
Les administrateurs ne peuvent prendre part aux travaux, aux délibérations et aux votes du conseil d'administration ou de la commission de pilotage technique et financier qu'une fois la déclaration transmise.
Ils ne peuvent, sous réserve d'encourir des sanctions pénales, prendre part ni aux travaux, ni aux délibérations, ni aux votes de ces instances si elles ont un intérêt, direct ou indirect, à l'affaire examinée.
En matière financière, les administrateurs détenteurs d'une information privilégiée se doivent de ne pas utiliser cette information, ni pour leur compte propre, ni au profit d'un tiers. Tout administrateur doit refuser d'un tiers tout cadeau ou avantage en nature ou en espèces, sous quelque forme et de quelque montant que ce soit, d'une façon directe ou indirecte.
Le service gestionnaire tient un registre des signalements déontologiques. Les membres du conseil d'administration et les membres des commissions sont tenus au secret professionnel selon les règles prévues pour les administrateurs des organismes de la sécurité sociale. Ils sont tenus à la discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président, le vice-président ou le directeur du service gestionnaire.